Versandkostenmatrix für mehrere Länder aufbauen

Sobald Sie in mehr als ein Land liefern, reicht ein Versandpreis nicht mehr. Die Kosten je Paket hängen am Lieferziel, am Gewicht und an Zuschlägen, die im Inland nicht anfallen. Eine Matrix hält diese drei Größen in einer Tabelle zusammen, damit Warenkorb und Rechnung denselben Kundenpreis zeigen und die Frachtrechnung des Monats zu dem Frachtpreis passt, den die Matrix für diese Zone und Stufe ansetzt.

Was Sie vorab brauchen

die Liste der Länder, in die Sie liefern, und je Land die Gebiete mit eigener Behandlung, etwa Inseln und abgelegene Regionen
Gewicht und Maße der versandfertigen Verpackung je Artikel, in Kilogramm und Zentimetern
die Zahl Ihrer Sendungen je Land und Gewichtsstufe aus einem abgeschlossenen Zeitraum, etwa drei Monate
Frachtvertrag oder Preisliste Ihres Versanddienstes mit Gewichtsstufen, Maßgrenzen, Zuschlägen und Beförderungsbedingungen
Verpackungs- und Personalkosten je Sendung aus der Versandkosten-Kalkulation

Schritt für Schritt: Zonen, Stufen und Zuschläge festlegen

Schritt 1: Liefergebiete festhalten

Schreiben Sie auf, in welche Länder Sie liefern und in welche nicht. Diese Liste gehört in die Versandbedingungen, weil sie bestimmt, welche Bedingungen Kunden erwarten dürfen: Wer die Lieferung in ein Land anbietet, muss Kunden aus anderen Mitgliedstaaten dieselben Bedingungen einräumen wie vergleichbaren Kunden in diesem Land (Art. 4 Abs. 1 Buchst. a der Verordnung (EU) 2018/302).

Endzustand: eine datierte Liste „liefern wir“ und „liefern wir nicht“, die mit den Versandbedingungen im Shop übereinstimmt.

Schritt 2: Länder zu Zonen bündeln

Fassen Sie Länder mit ähnlichem Frachtpreis zu einer Zone zusammen. Grundlage ist die Preisliste, nicht die Landkarte: Ein Land mit eigener Stufe Ihrer Preisliste gehört in eine eigene Zone, sonst rechnen Sie jede Zelle nachträglich nach.

Für einen Shop in Deutschland können die Zonen so aussehen:

Zone	Liefergebiete (Beispiel)
Zone 1	Lieferung im Versandland
Zone 2	Nachbarländer im Binnenmarkt
Zone 3	übrige Mitgliedstaaten der Union
Zone 4	Inseln und abgelegene Gebiete in Zone 1 bis 3
eigene Rechnung	Drittländer, etwa die Schweiz

Endzustand: drei bis fünf Zonen, jedes Lieferland genau einer Zone zugeordnet, Zone 4 mit den Postleitzahlen oder Regionen, die einen Ortszuschlag auslösen.

Schritt 3: Gewichtsstufen aus dem Tarif übernehmen

Erfinden Sie die Stufen nicht, sondern übernehmen Sie die Gewichtsgrenzen Ihres Frachtvertrags. Prüfen Sie in den Beförderungsbedingungen außerdem, ob der Tarif neben dem Gewicht das Volumen heranzieht, und mit welchem Teiler; ein sperriges Paket fällt dann in eine höhere Stufe als sein Gewicht vermuten lässt.

Endzustand: eine Stufenliste, die zu den Stufen der Preisliste passt, etwa bis 1, bis 2, bis 5, bis 10 und bis 20 Kilogramm, dazu eine gesonderte Behandlung darüber (Sperrgut und Spedition).

Schritt 4: Zuschläge als eigene Zeilen festlegen

Alles, was nicht mit dem Gewicht steigt, gehört nicht in die Zelle, sondern in eine eigene Zeile. Sonst ist nicht mehr erkennbar, welcher Teil des Preises für die Beförderung und welcher für eine Zusatzleistung steht. Prüfen Sie die Positionen in Ihrer Preisliste und in den Beförderungsbedingungen:

Zuschlag	Auslöser, den Sie in der Preisliste prüfen	Wie er in die Matrix kommt
Orts- oder Inselzuschlag	Zielort in einer Sonderzone	eigene Zeile Zone 4
Sperrgut- oder Übermaßzuschlag	Maß über der Standardgrenze	eigene Zeile für alle Zonen
Servicezuschlag	Rufabholung, Wunschtermin, Abendzustellung	eigene Zeile „Service“
veränderlicher Preisanteil	Treibstoff- oder Energieanteil	Prozentsatz auf jede Zelle, keine Pauschale
Haftung über der Regelgrenze	Warenwert über der Haftungsgrenze	eigene Zeile je Sendung (Paketverlust und Haftung)
Rückläufer	Retoure aus dem Ausland	eigene Zeile (Retourenlabel einrichten)

Endzustand: jede Zuschlagsart hat eine Zeile, einen Prozentsatz oder eine Entscheidung, dass sie nicht angeboten wird.

Schritt 5: Preise je Zelle eintragen und decken

Tragen Sie in jede Zelle den Preis ein, den Kunden zahlen, und vergleichen Sie ihn mit den Kosten derselben Kombination: Frachtpreis der Zone und Stufe, Verpackung, Arbeitszeit für Packen und Etikett, anteilige Zuschläge. Die folgende Matrix ist eine Beispielrechnung mit erfundenen Beträgen, netto, für einen Shop mit fünf Stufen und vier Zonen.

Zone	bis 1 kg (Euro)	bis 2 kg (Euro)	bis 5 kg (Euro)	bis 10 kg (Euro)	bis 20 kg (Euro)
Zone 1: Inland	4,50	5,50	7,50	10,50	16,00
Zone 2: Nachbarländer im Binnenmarkt	8,90	10,50	14,50	19,50	28,00
Zone 3: übrige Mitgliedstaaten der Union	12,50	14,90	19,90	26,00	38,00
Zone 4: Inseln und abgelegene Gebiete	20,50	22,90	27,90	34,00	46,00

Beispiel (Beträge erfunden, netto): Eine Bestellung nach Zone 3 wiegt 4,2 Kilogramm, die Verkaufsverpackung hat 0,4 Kilogramm. Das Paket fällt in die Stufe bis 5 kg, der Preis ist 19,90 Euro. Kostet die Fracht dieser Kombination 16,20 Euro, kommen 0,90 Euro Verpackung und 1,10 Euro Arbeitszeit hinzu, dann bleiben 1,70 Euro vor den übrigen Kosten. Diesen Vergleich führen Sie für jede Zelle; er setzt die Kosten je Sendung aus der Kalkulation voraus und mündet in den Deckungsbeitrag je Bestellung. Leere Zellen sind zu vermeiden: Ob ein Land ohne eigenen Betrag im Shop auf einen Standardtarif zurückfällt oder gar keinen Versandpreis anzeigt, hängt von der Konfiguration ab; prüfen Sie diesen Fall je Land, statt ihn anzunehmen.

Endzustand: jede Kombination aus Zone und Stufe hat einen Betrag, der die Kosten dieser Kombination deckt; jede Ausnahme ist als Zuschlag ausgewiesen.

Schritt 6: Matrix im Shop abbilden und prüfen

Hinterlegen Sie die Matrix als Versandregeln: die Zone ergibt sich aus dem Lieferland, die Stufe aus Gewicht und Maß, die Zuschläge sind eigene Positionen im Warenkorb. Prüfen Sie dann je Zone zwei Testbestellungen, eine leichte und eine schwere.

Endzustand: Der Warenkorb zeigt für jede Testbestellung genau den Betrag der Matrixzelle, und die Frachtrechnung des Monats weist je Sendung den Frachtpreis aus, den die Matrix für diese Zone und Stufe als Kosten ansetzt.

Was in der EU für unterschiedliche Preise je Land gilt

Ihre Matrix sieht für verschiedene Länder verschiedene Preise vor. Im Binnenmarkt ist das zulässig, solange die Unterschiede nicht an Staatsangehörigkeit, Wohnsitz oder Ort der Niederlassung des Kunden anknüpfen: Ein Anbieter darf allgemeine Geschäftsbedingungen für den Zugang, einschließlich Nettoverkaufspreisen, anbieten, die sich von einem Mitgliedstaat zum anderen oder innerhalb eines Mitgliedstaats unterscheiden, wenn sie den Kunden in einem bestimmten Gebiet oder bestimmten Kundengruppen in nichtdiskriminierender Weise angeboten werden (Art. 4 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2018/302, geltend ab 3. Dezember 2018).

Nichtdiskriminierend heißt: Die Bedingung hängt nicht an der Staatsangehörigkeit, dem Wohnsitz oder dem Ort der Niederlassung des Kunden (Art. 4 Abs. 1). Deshalb richtet sich der Preis nach dem Lieferziel, nicht nach der Herkunft: Wer die Lieferung in ein Land anbietet, muss Kunden aus anderen Mitgliedstaaten dieselben Bedingungen wie vergleichbaren Kunden dort einräumen (Erwägungsgrund 23). Eine Zone mit einem eigenen Tarif ist also zulässig, ein Aufschlag allein wegen des Wohnsitzes eines Kunden nicht.

Die Verordnung verpflichtet nicht dazu, in jeden Mitgliedstaat zu liefern, und begründet keine zusätzliche Pflicht, Versandkosten zu tragen, die über das Vereinbarte hinausgehen (Erwägungsgrund 28). Sie gilt in jedem Mitgliedstaat der Union, also in Deutschland und Österreich. Für die Schweiz als Drittland kommt die Einfuhrabwicklung hinzu: eigene Zone, eigene Positionen, eigene Rechnung (Versand in die Schweiz).

Dazu tritt eine Informationspflicht aus der Paketzustellungsverordnung. Wer mit Verbrauchern Kaufverträge abschließt, die den grenzüberschreitenden Versand von Paketen umfassen, informiert sie – soweit möglich und anwendbar – schon vor Vertragsabschluss über die Zustelloptionen dieses Vertrags, über die Gebühren für die grenzüberschreitende Paketzustellung und, falls vorhanden, über die eigenen Beschwerderegelungen (Art. 7 der Verordnung (EU) 2018/644, geltend ab 22. Mai 2018). Die Verordnung knüpft dabei an Verträge im Geltungsbereich der Richtlinie 2011/83/EU an, also an Verträge zwischen einem Unternehmer und einem Verbraucher, bei denen der Verbraucher den Preis zahlt oder zusagt (Art. 3 Abs. 1 der Richtlinie). Käufe von Geschäftskunden fallen nicht darunter, weil die Vorschrift Kaufverträge mit Verbrauchern betrifft.

Wie der Versandpreis im Shop ausgewiesen wird, regelt das Recht des Landes, in dem Sie anbieten: Preisangaben in Deutschland, Preisangaben in Österreich, Preisangaben in der Schweiz. Die Umsatzsteuer auf Versandkosten behandeln Umsatzsteuer Deutschland, Umsatzsteuer Österreich, Umsatzsteuer Schweiz.

Woher Vergleichszahlen für Auslandstarife kommen

Ohne eigenen Vertrag für ein Land können Sie eine veröffentlichte Quelle heranziehen. Die Verordnung (EU) 2018/644 verpflichtet Anbieter von grenzüberschreitenden Paketzustelldiensten, die nicht unter die Ausnahmeregelung des Art. 4 Abs. 6 und 7 fallen, ihrer nationalen Regulierungsbehörde jedes Jahr bis zum 31. Januar die am 1. Januar geltende öffentliche Tarifliste zu übermitteln; die Behörden leiten sie bis zum 28. Februar an die Europäische Kommission weiter, die sie bis zum 31. März veröffentlicht (Art. 5 Abs. 1 und 2). Die Liste umfasst die 15 Kategorien des Anhangs, bei Paketen 1, 2 und 5 Kilogramm, sie gilt jeweils ab dem 1. Januar und enthält keine Mehrwertsteuer. Ausgenommen sind nach Art. 4 Abs. 6 Anbieter, bei denen im vorausgegangenen Kalenderjahr durchschnittlich weniger als 50 Personen tätig und an der Erbringung von Paketzustelldiensten in dem Mitgliedstaat beteiligt waren, in dem sie niedergelassen sind, und die nur in einem Mitgliedstaat niedergelassen sind; die Regulierungsbehörde kann in diese Berechnung auch die für Unterauftragnehmer tätigen Personen einbeziehen und die Liste nach Abs. 7 von Anbietern mit durchschnittlich 25 bis 49 Personen verlangen, wenn die besonderen Gegebenheiten des Mitgliedstaats es erfordern.

Für Ihr Sendungsprofil bleibt der eigene Frachtvertrag maßgeblich. Die veröffentlichte Liste eignet sich als Plausibilitätsprüfung Ihrer Zonen: Liegt ein Zonenpreis deutlich über den veröffentlichten Beträgen vergleichbarer Kategorien, prüfen Sie Zone und Stufen erneut.

So prüfen Sie das Ergebnis

Jedes Lieferland steht in genau einer Zone, und die Liste deckt sich mit den Versandbedingungen im Shop.
Für jede Kombination aus Zone und Gewichtsstufe existiert ein Betrag, und kein Land bleibt ohne eigenen, geprüften Betrag.
Für jede Zelle deckt der Preis die Kosten der Kombination aus Fracht, Verpackung, Arbeitszeit und anteiligen Zuschlägen.
Zwei Testbestellungen je Zone, eine leicht und eine schwer, zeigen im Warenkorb genau die Beträge der Matrix, einschließlich der Zuschläge.
Nach der ersten Frachtrechnung des Monats stimmen die im Shop abgerechneten Kundenpreise je Zone mit der Matrix überein, und die Frachtrechnung nennt je Sendung den Frachtpreis, den die Matrix für Zone und Stufe als Kosten ansetzt; jede Abweichung führt zu einer Korrektur der Stufe, des Zuschlags oder der Zonenzuordnung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Behebung
Der Warenkorb zeigt für ein Land keinen Versandpreis	Das Land fehlt in der Zonenliste	Land einer Zone zuordnen oder die Lieferung ausschließen und die Versandbedingungen anpassen
Die Frachtrechnung liegt über dem Frachtpreis, den die Matrix für Zone und Stufe ansetzt	Maßgrenze, Volumengewicht oder ein Zuschlag fehlt in der Matrix	Grenze und Zuschlag aus den Beförderungsbedingungen nachtragen und die betroffene Zelle neu rechnen
Eine Region kostet in der Abrechnung dauerhaft mehr als ihre Zone	Das Gebiet gehört in eine Sonderzone	Postleitzahlen oder Regionen in Zone 4 verschieben
Bestellungen aus einem Land brechen im Bestellprozess ab	Der Versandpreis erscheint erst spät	Abbruchstelle im Bestellprozess feststellen und den Versandpreis früher im Warenkorb zeigen; die Angabepflichten prüft der Länderartikel zu Preisangaben
Zwei Kunden im selben Lieferland sehen verschiedene Preise	Die Shop-Regel knüpft an ein Merkmal des Kunden an statt an das Lieferziel	Regel auf das Lieferziel umstellen; ein Anknüpfen an Staatsangehörigkeit, Wohnsitz oder Ort der Niederlassung ist unzulässig, unterschiedliche Preise für bestimmte Kundengruppen erlaubt Art. 4 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2018/302, wenn die Gruppe sie in nichtdiskriminierender Weise erhält

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn mit den Auslandslieferungen Umsatzsteuerfragen verbunden sind; die Länderartikel zu Versandkosten und die Übersicht zum Versand in Drittländer führen dort weiter. Für Frachtverträge mit Mindestmengen, Laufzeiten und Exklusivklauseln hilft der Kriterienvergleich der Anbieter (Paketdienste vergleichen). Und bevor Sie ein Land ausschließen oder die Bedingungen eines Landes ändern, prüfen Sie zuerst die Grenzen der Geoblocking-Verordnung.