Versandkosten kalkulieren: Pauschale, Staffel oder Gratisversand
Kurz gesagt
Legen Sie Versandkosten fest, indem Sie zuerst die Kosten je Sendung ermitteln (Frachtpreis, Verpackung, Arbeitszeit) und dann entscheiden, ob Kunden eine Pauschale, eine Staffel nach Gewicht oder Gratisversand ab einem Warenwert erhalten. Eine Gratis-Schwelle rechnet sich nur, wenn der zusätzliche Rohertrag aus größeren Warenkörben und zusätzlichen Bestellungen die wegfallenden Versandeinnahmen ausgleicht.
Das Wichtigste
- Die Kosten je Sendung bestehen mindestens aus Frachtpreis laut Ihrem Vertrag, Verpackungsmaterial und der Arbeitszeit fürs Packen und Etikettieren.
- Steigen Ihre Frachtkosten mit dem Gewicht, bildet eine Staffel nach Gewicht sie genauer ab als eine Pauschale; sie braucht saubere Gewichtsdaten je Artikel.
- Gratisversand ab einer Schwelle lässt sich mit einer Beispielrechnung prüfen: Im Beispiel unten fehlen ohne zusätzliche Bestellungen 242,50 Euro auf 100 Bestellungen.
- Alle Beträge im Beispiel sind netto und erfunden; die Umsatzsteuer auf Versandkosten behandeln die Länderartikel.
Versandkosten sind ein fester Kostenblock je Sendung und gehören in jede Preiskalkulation. Die Kalkulation unten arbeitet mit einem Bogen, den Sie mit Ihren eigenen Zahlen ausfüllen. Alle Zahlen im Beispiel sind erfunden.
Was Sie vorab brauchen
- den Tarif Ihres Versanddienstes aus Ihrem Vertrag, nach Gewicht und Zielland geordnet
- das Gewicht und die Maße jedes Artikels samt Verpackung
- die Zahl Ihrer Bestellungen je Monat und die Verteilung der Warenwerte
- Ihre Handelsspanne je Artikel (Verkaufspreis minus Einkaufspreis)
- eine Annahme zur Arbeitszeit je Sendung (Packen, Etikett, Übergabe) und zu Ihrem Stundensatz
Schritt für Schritt: Von den Kosten zum Versandmodell
Schritt 1: Kosten je Sendung ermitteln
Rechnen Sie pro Gewichtsstufe: Frachtpreis, Verpackungsmaterial, Arbeitszeit. Die Frachtpreise lesen Sie aus Ihrem Vertrag; dieser Artikel nennt keine Tarife. Im Beispiel gelten drei Stufen, Beträge netto: Bis 2 kg kostet die Fracht 4,20 Euro, bis 5 kg 5,90 Euro, bis 10 kg 7,80 Euro. Das Verpackungsmaterial kostet 0,90 Euro, die Arbeitszeit 3 Minuten bei 22 Euro je Stunde, also 1,10 Euro.
Schritt 2: Gewichtsstufen bilden
Ordnen Sie jede Bestellung einer Stufe zu und tragen Sie die Kosten in die Tabelle ein. Die Spalte „Preis an Kunden“ ist ein Vorschlag aus dem Beispiel, in dem Sie auf die Kosten runden.
| Stufe | Fracht (Annahme) | Verpackung | Arbeitszeit | Kosten je Sendung | Preis an Kunden (Beispiel) | Über- oder Unterdeckung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| bis 2 kg | 4,20 Euro | 0,90 Euro | 1,10 Euro | 6,20 Euro | 5,90 Euro | -0,30 Euro |
| bis 5 kg | 5,90 Euro | 0,90 Euro | 1,10 Euro | 7,90 Euro | 7,90 Euro | 0,00 Euro |
| bis 10 kg | 7,80 Euro | 0,90 Euro | 1,10 Euro | 9,80 Euro | 9,90 Euro | +0,10 Euro |
Zusätzliche Stufen brauchen Sperrgut und Auslandssendungen (Sperrgut und Spedition, Versandkosten ins EU-Ausland). Die Frage, wie Sie Versandanbieter vergleichen, behandelt Versanddienstleister vergleichen.
Schritt 3: Modell wählen
| Modell | Wie es funktioniert | Wann es zur Rechnung passt |
|---|---|---|
| Pauschale | Ein Preis für jede Bestellung | Ihre Sendungen unterscheiden sich im Gewicht kaum |
| Staffel | Preis je Gewichts- oder Wertstufe | Gewicht oder Größe schwanken stark |
| Gratis ab Schwelle | Ab einem Warenwert zahlt der Kunde nichts | Die Marge trägt die Kosten, die Rechnung unten geht auf |
| Gratis für alle | Versand ist im Warenpreis enthalten | Der Warenpreis trägt die Fracht, siehe Hinweis zu Preisangaben |
Die Angabe der Versandkosten gegenüber Kunden folgt den Preisangabenvorschriften Ihres Landes; sie stehen in Preisangaben im Onlineshop in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Umsatzsteuer auf Versandkosten behandeln Deutschland, Österreich und Schweiz.
Schritt 4: Eine Gratis-Schwelle simulieren
Die Beispielrechnung vergleicht zwei Modelle an 100 erfundenen Bestellungen. Annahmen: Die Sendungen verteilen sich zu 60 Prozent auf die Stufe bis 2 kg, 30 Prozent auf bis 5 kg und 10 Prozent auf bis 10 kg. Der durchschnittliche Kostenwert je Sendung ist damit 0,6 × 6,20 + 0,3 × 7,90 + 0,1 × 9,80 = 3,72 + 2,37 + 0,98 = 7,07 Euro. Die Handelsspanne beträgt 35 Prozent des Warenwerts netto. Modell A ist eine Pauschale von 5,90 Euro netto; Modell B liefert ab 60 Euro Warenwert gratis und verlangt darunter 5,90 Euro.
Verteilung der Bestellungen in Modell A: 20 Bestellungen zu 22 Euro, 40 zu 45 Euro, 40 zu 90 Euro. In Modell B stocken 10 der 40 Bestellungen zu 45 Euro auf 60 Euro auf, um die Schwelle zu erreichen (Annahme).
| Posten (100 Bestellungen) | Modell A: Pauschale 5,90 Euro | Modell B: gratis ab 60 Euro |
|---|---|---|
| Warenwert | 20 × 22 + 40 × 45 + 40 × 90 = 5.840,00 Euro | 440 + 30 × 45 + 10 × 60 + 3.600 = 5.990,00 Euro |
| Rohertrag aus Waren (35 Prozent) | 2.044,00 Euro | 2.096,50 Euro |
| Versandeinnahmen | 100 × 5,90 = 590,00 Euro | 50 × 5,90 = 295,00 Euro |
| Versandkosten | 100 × 7,07 = 707,00 Euro | 707,00 Euro |
| Ergebnis des Versands | -117,00 Euro | -412,00 Euro |
| Rohertrag nach Versand | 1.927,00 Euro | 1.684,50 Euro |
Modell B liegt im Beispiel 242,50 Euro unter Modell A. Der Rohertrag einer zusätzlichen Bestellung von 60 Euro mit Gratisversand beträgt 0,35 × 60 − 7,07 = 13,93 Euro. Um die Lücke zu schließen, bräuchte Modell B 242,50 ÷ 13,93 = 17,4, also 18 zusätzliche Bestellungen auf 100. Ob so viele zusätzliche Bestellungen kommen, zeigt Ihnen nur ein Test in Ihrem Shop; ein Wert aus einer Studie ersetzt ihn nicht. Weitere Schwellenwerte: Schwelle für kostenlosen Versand berechnen.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Die Summe aus Versandeinnahmen und Warenrohertrag deckt die Versandkosten und die übrigen Kosten je Bestellung (Deckungsbeitrag je Bestellung).
- Zwei Probebestellungen (leicht, schwer) zeigen im Shop genau die Versandpreise der Tabelle.
- Die Kosten je Sendung stimmen mit der Rechnung des Versanddienstes eines Monats überein; weichen sie ab, passen Sie Gewichtsangaben oder Stufen an.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Behebung |
|---|---|---|
| Versand kostet mehr, als Kunden zahlen | Verpackung und Arbeitszeit fehlten in der Rechnung | Schritt 1 mit allen drei Kostenarten wiederholen |
| Schwere Bestellungen drücken den Ertrag | Pauschale bildet Gewichtsunterschiede nicht ab | Staffel nach Gewicht einführen |
| Abbrüche an der Kasse nach Versandpreis | Mögliche Ursache: Versandkosten erscheinen erst spät | Webanalyse prüfen, an welcher Stelle abgebrochen wird; Versandpreis früher zeigen und vergleichen |
| Gewichte weichen von der Rechnung ab | Artikeldaten sind nicht gepflegt | Gewicht je Artikel samt Verpackung neu wiegen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Rat, wenn Sie in mehrere Länder versenden (Zoll und Mehrwertsteuer), Gefahrgut oder Lebensmittel verschicken oder wenn die Preisangabe der Versandkosten in Ihrem Land unklar ist. Die Länderartikel zu Preisangaben und die Steuerberatung beantworten das; hier steht nur die Kalkulation.