Deckungsbeitrag pro Bestellung berechnen

Eine Bestellung kann Umsatz bringen und trotzdem Geld kosten. Ob sie etwas beiträgt, zeigt der Deckungsbeitrag: der Betrag, der nach Abzug der Kosten dieser Bestellung übrig bleibt und zur Deckung der Fixkosten des Shops dient. Dieser Artikel rechnet eine typische Bestellung in drei Stufen durch, mit Zahlungsgebühren, Versand, Retouren und Werbekosten.

Was Sie vorab brauchen

• aus dem Shopsystem: den Warenwert und das Versandentgelt der Bestellung, getrennt ausgewiesen
• aus der Buchhaltung oder der Wareneingangsrechnung: den Einstandspreis der verkauften Ware und die Bezugskosten wie Eingangsfracht und Zoll
• aus dem Tarifblatt des Zahlungsdienstleisters: den Gebührensatz in Prozent und, falls vorgesehen, den Fixbetrag je Transaktion
• aus dem Tarifblatt des Paketdienstes: die Versandkosten je Sendung
• aus den Retourendaten: die Retourenquote und den Verlust je Retoure, also den erstatteten Erlös abzüglich des zurückgewonnenen Wareneinsatzes plus Rückversand, Prüfung und Wiederaufbereitung
• aus dem Werbekonto: den Werbeaufwand, der mit der Bestellzahl steigt, als Betrag je zusätzliche Bestellung
• die Fixkosten des Monats, getrennt nach zugerechneten und verbleibenden, wenn Sie prüfen wollen, ob die Beiträge reichen; die laufende Gegenrechnung zeigt das Kennzahlenblatt für den Monat

Was der Deckungsbeitrag misst

Der Deckungsbeitrag ist die Differenz zwischen Erlös und variablen Kosten. Das Existenzgründungsportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz nennt ihn den Betrag, den ein Produkt oder eine Leistung zur Deckung der Fixkosten leistet. Variable Kosten fallen nur mit der Menge an, etwa Wareneinkauf; Fixkosten wie Miete fallen unabhängig davon an.

Nach dem KMU-Portal des Schweizer Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) zählen Wareneinkauf und Bezugskosten wie Transport und Zoll zu den variablen Kosten. Der Gründerservice der Wirtschaftskammer Österreich führt dasselbe Grundschema: geplante Erlöse minus geplante variable Kosten ergeben den Deckungsbeitrag, dort auch Rohertrag genannt; erst nach Personalkosten und sonstigen Fixkosten bleibt das Betriebsergebnis.

Bei einem Deckungsbeitrag von null sind die variablen Kosten gerade gedeckt. Nach dem Existenzgründungsportal ist das die absolute Preisuntergrenze, die nur kurzfristig tragfähig ist.

Maßgeblich für die kurzfristige Entscheidung ist der Beitrag vor den zurechenbaren Fixkosten. Nach dem Existenzgründungsportal ist ein Produkt erst aus dem Angebot zu nehmen, wenn seine Umsatzerlöse die variablen Kosten nicht mehr decken, der Deckungsbeitrag also negativ wird. Das Controlling-Wiki der Hochschule Luzern hält dasselbe fest: Ein negativer Deckungsbeitrag deckt nicht einmal die variablen Kosten, sodass mit jedem abgesetzten Stück Geld verloren geht. Ein negativer Deckungsbeitrag III sagt dagegen nur, dass der der Bestellung zugerechnete Fixkostenblock nicht gedeckt ist; wie hoch dieser Anteil je Bestellung ausfällt, hängt von der Bestellzahl ab, über die der Block verteilt wird.

Die einstufige Rechnung zieht alle variablen Kosten in einem Schritt ab. Die mehrstufige Rechnung zieht Block für Block ab. Nach dem Controlling-Wiki der Hochschule Luzern ist die Aufteilung der Fixkostenblöcke je Unternehmen verschieden; dort folgen auf den Deckungsbeitrag 1 (Erlös minus variable Selbstkosten) weitere Stufen nach Erzeugnis-, Erzeugnisgruppen- und Bereichsfixkosten. Für eine einzelne Bestellung übertragen wir das auf drei Stufen. Welche Kosten in welcher Stufe stehen, legt der Betrieb selbst fest; diese Zuordnung ist unsere redaktionelle Rechnung und keine gesetzliche Vorgabe.

Für die Frage, ob ein Betrieb an einer typischen Bestellung verdient, ist der Deckungsbeitrag je Bestellung die passende Zahl. Er beantwortet sie aber nur zur Hälfte: Er sagt, was die Bestellung zur Deckung beiträgt, nicht, ob der Shop insgesamt Gewinn macht. Das zeigt erst der Vergleich der Summe aller Deckungsbeiträge III mit den verbleibenden Fixkosten des Monats. Weil die Stufe III die der Bestellung zugerechneten Fixkosten schon abzieht, wäre ein zweiter Abzug dieses Blocks eine Doppelzählung; die Quelle zieht jeden Fixkostenblock einmal ab.

Schritt für Schritt: Deckungsbeitrag je Bestellung berechnen

Schritt 1: Nettoerlös der Bestellung festlegen

Tragen Sie den Warenwert und das Versandentgelt getrennt ein und addieren Sie beide zum Nettoerlös. Das Versandentgelt des Kunden ist Erlös, die Versandkosten an den Paketdienst sind Kosten; verwechseln Sie die beiden Posten nicht. Rechnen Sie alle Beträge auf einer Basis, in diesem Beispiel netto. Im Beispiel: Warenwert 60,00 Euro plus Versandentgelt 4,90 Euro ergibt einen Nettoerlös von 64,90 Euro. Am Ende des Schritts steht ein Betrag, der den gesamten Erlös der Bestellung enthält.

Schritt 2: Warenkosten abziehen und Deckungsbeitrag I bilden

Ziehen Sie vom Nettoerlös den Einstandspreis der verkauften Ware und die Bezugskosten ab. Beide gehören nach dem SECO-KMU-Portal zu den variablen Kosten. Im Beispiel: Wareneinsatz 30,00 Euro und Bezugskosten 2,00 Euro. Deckungsbeitrag I = 64,90 − 30,00 − 2,00 = 32,90 Euro. Dieser Betrag steht für alles zur Verfügung, was der Vertrieb der Bestellung kostet.

Schritt 3: Bestellbezogene Vertriebskosten abziehen und Deckungsbeitrag II bilden

Jetzt folgen die Kosten, die mit dieser Bestellung entstehen. Im Beispiel: Verpackung 0,80 Euro, Zahlungsgebühr 1,62 Euro (2,5 Prozent des Zahlbetrags von 64,90 Euro, kaufmännisch gerundet, Satz aus dem Tarifblatt), Versandkosten an den Paketdienst 5,50 Euro, erwarteter Retourenverlust 4,00 Euro (Retourenquote 10 Prozent mal Verlust je Retoure 40,00 Euro) und Werbekosten 8,00 Euro, sofern der Werbeaufwand mit der Bestellzahl steigt. Ein festes Monatsbudget gehört zu den Fixkosten und nicht in diese Zeile. Die fünf Posten ergeben 19,92 Euro. Deckungsbeitrag II = 32,90 − 19,92 = 12,98 Euro.

Der Verlust je Retoure darf nur den Verlust enthalten, nicht den vollen Erlös: Er besteht im Beispiel aus dem erstatteten Warenwert von 60,00 Euro abzüglich des zurückgewonnenen Wareneinsatzes von 30,00 Euro plus 10,00 Euro für Rückversand, Prüfung und Wiederaufbereitung. Wer nur die Bearbeitungskosten ansetzt und den Erlös retournierter Bestellungen voll stehen lässt, rechnet zu gut.

Schritt 4: Zurechenbare Fixkosten abziehen und Deckungsbeitrag III bilden

Ein Teil der Fixkosten lässt sich einer Bestellung, ihrer Produktgruppe oder ihrem Verkaufskanal zuordnen. Im Beispiel rechnen wir 1,50 Euro je Bestellung an. Deckungsbeitrag III = 12,98 − 1,50 = 11,48 Euro. Diese Stufe sagt, was von der Bestellung übrig bleibt, nachdem auch die ihr zurechenbaren Fixkosten abgezogen sind. Je nach Betrieb stehen in dieser Stufe andere Positionen; halten Sie die Zuordnung über alle Bestellungen gleich, sonst sind die Werte nicht vergleichbar.

Schritt 5: Quote bilden und Annahmen prüfen

Teilen Sie den Deckungsbeitrag III durch den Nettoerlös: 11,48 ÷ 64,90 × 100 = 17,7 Prozent. Die Quote drückt den Beitrag als Anteil des Erlöses aus; deshalb lässt sie sich auch zwischen Bestellungen mit unterschiedlichem Nettoerlös vergleichen, über die absolute Höhe des Beitrags sagt sie allein aber nichts. Prüfen Sie danach zwei Annahmen, die den Beitrag deutlich bewegen. Steigt die Retourenquote von 10 auf 20 Prozent, steigt der Retourenverlust auf 8,00 Euro, der Deckungsbeitrag II sinkt auf 8,98 Euro und der Deckungsbeitrag III auf 7,48 Euro. Steigen die Werbekosten von 8,00 auf 14,00 Euro, sinken beide Stufen um 6,00 Euro auf 6,98 und 5,48 Euro. Im Beispiel bewegt der Werbeaufwand den Beitrag stärker als die Retourenquote.

Die Beispielrechnung im Überblick

Die Tabelle zeigt die Rechnung vollständig. Negative Vorzeichen stehen für Abzüge.

Position	Betrag je Bestellung
Warenwert netto	60,00 €
Versandentgelt des Kunden	4,90 €
Nettoerlös der Bestellung	64,90 €
Wareneinsatz	-30,00 €
Bezugskosten	-2,00 €
Deckungsbeitrag I	32,90 €
Verpackung	-0,80 €
Zahlungsgebühr (2,5 Prozent des Zahlbetrags, gerundet)	-1,62 €
Versandkosten an den Paketdienst	-5,50 €
Erwarteter Retourenverlust (10 Prozent mal 40,00 Euro)	-4,00 €
Werbekosten je zusätzliche Bestellung	-8,00 €
Deckungsbeitrag II	12,98 €
Zurechenbare Fixkosten je Bestellung	-1,50 €
Deckungsbeitrag III	11,48 €
Deckungsbeitragsquote (Deckungsbeitrag III ÷ Nettoerlös)	17,7 %

Alle Beträge sind erfundene Beispielwerte für eine Durchschnittsbestellung, in der die Rücksendungen anteilig enthalten sind; der Zahlungsgebührensatz ist eine Annahme und kein Tarif eines Anbieters. Die Rechnung ist auf Nettobasis; mischen Sie netto und brutto nicht. Mit dem Beitrag je Bestellung und Ihrer Bestellzahl rechnen Sie weiter bis zur Gewinnschwelle: Wie viele Bestellungen die verbleibenden Fixkosten decken, zeigt die Break-even-Analyse.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die Summe aller Abzüge ergibt den Deckungsbeitrag III; die Probe über die Tabelle stimmt (64,90 − 30,00 − 2,00 − 0,80 − 1,62 − 5,50 − 4,00 − 8,00 − 1,50 = 11,48 Euro).
• Warenwert und Versandentgelt sind getrennt erfasst, ebenso Versandentgelt und Versandkosten.
• Der Retourenverlust steht genau einmal in der Rechnung, nicht zusätzlich als Abschlag auf den Erlös retournierter Bestellungen.
• Der variable Beitrag je Bestellung (Deckungsbeitrag II) liegt über null; ist er negativ, deckt die Bestellung nicht einmal ihre variablen Kosten, und jede weitere Bestellung senkt das Ergebnis. Bei genau null sind die variablen Kosten gerade gedeckt; das Ergebnis bleibt dann unverändert, solange die Fixkosten gleich bleiben.
• Die Summe der Deckungsbeiträge III aller Bestellungen deckt die verbleibenden Fixkosten des Monats, also die der Bestellung nicht zugerechneten Fixkosten, mindestens.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Deckungsbeitrag III negativ	Variable Kosten und zurechenbare Fixkosten liegen über dem Nettoerlös	Preis erhöhen oder Warenkosten, Versand-, Retouren- und Werbekosten je Bestellung senken
Rechnung wirkt zu gut	Versandkosten an den Paketdienst oder Retourenverlust fehlen, oder der Erlös retournierter Bestellungen steht voll in der Rechnung	Versand- und Retourenverlust je Bestellung ergänzen und den erstatteten Erlös abziehen
Deckungsbeitrag schwankt stark	Wareneinsatz oder Versandgewicht unterscheiden sich je Bestellung	mit Durchschnittswerten je Produktgruppe rechnen statt mit einem Gesamtdurchschnitt
Kosten doppelt enthalten	Der Retourenverlust steht sowohl in den bestellbezogenen Kosten als auch als Abschlag auf den Erlös retournierter Bestellungen	nur eine der beiden Methoden verwenden
Beitrag sinkt nach einer Werbeaktion	Werbekosten je zusätzliche Bestellung steigen stärker als der Erlös	Werbekosten je Bestellung neu erheben und mit dem Beitrag je Bestellung vergleichen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung dazu, wenn Sie den Wareneinsatz und die Kosten je Bestellung mit der Betriebswirtschaftlichen Auswertung abstimmen müssen; welche Position in welcher Zeile steht, hängt von Ihrer Buchführung ab. Für die Kalkulation der Verkaufspreise einzelner Produkte hilft die Preisgestaltung im Onlineshop, für die Werbewirkung die Planung des Werbebudgets. Wie Sie die Zahlungsgebühr aus einem Tarifmodell herausrechnen, zeigt der Artikel Zahlungsgebühren im Shop berechnen; wie Sie die Versandkosten festlegen, der Artikel Versandkosten kalkulieren. Sinkt der Beitrag durch Rücksendungen, prüfen Sie zuerst Maßnahmen mit der Senkung der Retourenquote.