Zahlungsgebühren im Onlineshop berechnen: Prozent, Fix, Zusatzkosten

Der Weg von der Preisliste zur Kostenquote führt über drei Schritte: Entgeltpositionen sammeln, Formel aufstellen, Bestellwerte einsetzen. Die beiden Tabellen unten rechnen zehn Bestellwerte durch drei Tarifmodelle.

Was Sie vorab brauchen

die aktuelle Preisliste und den Vertrag Ihres Zahlungsdienstleisters, beide mit Datum
die Abrechnungen der letzten drei Monate, möglichst je Vorgang
Bestellzahl, Bestellwerte und Zahlungsart je Bestellung aus dem Shopsystem
die Zahl der Erstattungen und der Rückbuchungen im gleichen Zeitraum
die Währung, in der abgerechnet und ausgezahlt wird
eine Tabellenkalkulation für Formel und Rechenblatt

Wovon das Entgelt einer Zahlung abhängt

Prüfen Sie in Preisliste und Vertrag, welche Position bei Ihnen vorkommt und mit welchem Wert:

Position	Wie sie in die Rechnung eingeht
Prozentsatz des Betrags	Entgelt = Satz × Betrag des Zahlungsvorgangs
Fixbetrag je Vorgang	fester Eurobetrag unabhängig vom Bestellwert
Grundgebühr oder Mindestentgelt	fester Betrag je Monat
Erstattung und Rückbuchung	eigenes Entgelt je Vorgang, wenn vorgesehen
Währungsumrechnung	eigener Satz, wenn Abrechnung und Auszahlung in verschiedenen Währungen laufen
Einrichtung und Anbindung	einmaliges Entgelt für Konto, Modul oder Integration

Die Aufteilung des Händlerentgelts ist nicht beliebig: Acquirer nehmen in ihre Vereinbarungen mit Zahlungsempfängern nach Kartenart und -marke individuell aufgeschlüsselte Angaben zur Höhe der Händlerentgelte, Interbankenentgelte und Entgelte des Kartenzahlverfahrens auf, es sei denn, der Zahlungsempfänger verlangt in der Folge schriftlich etwas anderes (Art. 9 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2015/751). Diese drei Bestandteile sind das Gerüst für den Vergleich mit Ihrer Preisliste.

Was die Verordnung (EU) 2015/751 begrenzt – und was nicht

Für kartengebundene Zahlungsvorgänge, bei denen Zahler- und Empfänger-Zahlungsdienstleister in der Union niedergelassen sind, begrenzt die Verordnung das Interbankenentgelt je Zahlungsvorgang auf höchstens 0,2 Prozent des Transaktionswerts bei Debitkartentransaktionen (Art. 3 Abs. 1) und höchstens 0,3 Prozent bei Kreditkartentransaktionen von Verbrauchern (Art. 4). Für inländische Debitkartentransaktionen können die Mitgliedstaaten niedrigere Obergrenzen festlegen (Art. 3 Abs. 2).

Die Grenze trifft nicht Ihre Rechnung: Das Interbankenentgelt wird zwischen Emittent und Acquirer gezahlt, das Händlerentgelt zahlen Sie dem Acquirer (Art. 2 Nr. 10 und Nr. 12). Ein Händlerentgelt von einem Prozent oder mehr verstößt damit nicht gegen die Obergrenzen der Art. 3 und 4. Als Umgehung gilt jede vereinbarte Vergütung mit gleicher Wirkung (Art. 5). Kapitel II gilt nicht für Firmenkartentransaktionen, Bargeldabhebungen und Karten aus Drei-Parteien-Kartenzahlverfahren (Art. 1 Abs. 3). Diese Ausnahme trägt nur, solange das Verfahren tatsächlich drei Parteien hat: Vergibt es Lizenzen zur Ausgabe von kartengebundenen Zahlungsinstrumenten oder zur Annahme und Abrechnung von kartengebundenen Zahlungsvorgängen an andere Zahlungsdienstleister, gibt es Instrumente gemeinsam mit einem Co-Branding-Partner oder mittels eines Vertreters heraus, so wird es als Vier-Parteien-Kartenzahlverfahren betrachtet; Kapitel II erfasst es dann (Art. 1 Abs. 5).

Die Verordnung gilt seit 8. Juni 2015; Art. 3, 4, 6 und 12 gelten seit 9. Dezember 2015, Art. 7 bis 10 seit 9. Juni 2016 (Art. 18 Abs. 2). Ob sie für einen Vorgang greift, hängt an der Niederlassung beider Zahlungsdienstleister, nicht am Sitz des Shops: Sind der Zahlungsdienstleister des Zahlers und der des Zahlungsempfängers in der Union niedergelassen, gilt die Verordnung auch für einen Shop in der Schweiz; ist einer der beiden in der Schweiz niedergelassen, ist der Vorgang nicht erfasst (Art. 1 Abs. 1).

Was die Abrechnung ausweisen muss

Bei kartengebundenen Zahlungsvorgängen im Anwendungsbereich der Verordnung übermittelt der Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers nach jedem Vorgang die Höhe der Entgelte und weist darin Händlerentgelt und Interbankenentgelt gesondert aus (Art. 12 Abs. 1 Buchst. c). Die Angaben dürfen nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung des Zahlungsempfängers zusammengefasst werden; der Vertrag darf vorsehen, dass sie regelmäßig, mindestens einmal im Monat, speicherbar und reproduzierbar übermittelt werden (Art. 12 Abs. 1 und 2).

Was in der Schweiz gilt

Die Verordnung (EU) 2015/751 ist EU-Recht. Für einen Shop in der Schweiz stellt sich zuerst die Frage der Niederlassung nach Art. 1 Abs. 1 und nicht die nach Schweizer Recht: Ist Ihr Acquirer in der Union niedergelassen und der Zahlungsdienstleister des Zahlers ebenfalls, greifen die Obergrenzen der Art. 3 und 4 für diesen Vorgang; ist einer der beiden in der Schweiz niedergelassen, greifen sie nicht.

Obergrenzen für die Entgelte von Online-Zahlungen enthalten die beiden Verfügungen der Wettbewerbskommission zu inländischen Interchange-Entgelten von Debitkarten (vom 6. Mai 2024 und vom 18. Juli 2025) nicht: Beide regeln Card-Present-Transaktionen, also Zahlungen vor Ort am Point of Sale, und damit nicht die Zahlungen, um die es in diesem Artikel geht. Interchange-Entgelte fallen zwischen den Banken an; Ihr Händlerentgelt steht im Vertrag mit Acquirer oder Zahlungsdienstleister.

Schritt für Schritt: Gebühren je Zahlung rechnen

Schritt 1: Entgeltpositionen sammeln

Tragen Sie aus Preisliste und Vertrag jede Position mit Wert und Stand ein, samt Bedingungen: ab welchem Monatsumsatz ein anderer Satz gilt, ob der Satz für alle Kartenarten gilt und ob Erstattungen und Rückbuchungen ein eigenes Entgelt auslösen. Ergebnis: eine Liste, in der zu jedem Wert das Datum der Preisliste steht.

Schritt 2: Abrechnung auswerten

Suchen Sie eine Abrechnung mit Vorgangsdetails. Prüfen Sie, ob das ausgewiesene Entgelt dem Satz Ihrer Preisliste entspricht und auf welchen Betrag es gerechnet wurde (Art. 12 Abs. 1 Buchst. b und c). Wurden die Händlerentgelte gebündelt, hat das nach Art. 9 Abs. 1 nur Bestand, wenn Sie die Bündelung schriftlich erbeten haben.

Schritt 3: Formel aufstellen

Schreiben Sie zwei Formeln auf, eine je Vorgang und eine für den Monat:

Entgelt je Zahlung = Prozentsatz × Betrag + Fixbetrag + (Grundgebühr ÷ Zahl der Zahlungen im Monat)
Gebührenquote = Summe der Entgelte ÷ Summe der Zahlungsbeträge × 100

Ein Posten, den Ihr Tarif nicht vorsieht, wird null gesetzt: Ein Tarif ohne Prozententgelt hat dann nur den Fixbetrag und die umgelegte Grundgebühr, wie Modell C in Schritt 4.

Prozentwerte werden nach Umsatz gewichtet, nicht nach Zahl der Bestellungen: Die Gebührenquote ist der Quotient aus zwei Summen, nicht der Mittelwert der Einzelquoten.

Schritt 4: Zehn Bestellwerte durchrechnen

Die folgenden Werte sind Beispielannahmen für dieses Rechenbeispiel, keine Preisliste eines Anbieters: Modell A rechnet 1,90 Prozent des Betrags plus 0,25 Euro je Zahlung, Modell B 2,90 Prozent ohne Fixbetrag, Modell C 0,10 Euro je Zahlung plus 9,90 Euro Grundgebühr im Monat, jeweils ohne Erstattungen und Rückbuchungen. Die Spalte von Modell C enthält nur den Betrag je Zahlung; die Grundgebühr von 9,90 Euro im Monat kommt in Schritt 5 dazu.

Bestellwert (Euro)	Modell A: 1,90 % + 0,25 €	Modell B: 2,90 %	Modell C: 0,10 € (ohne Grundgebühr)
10	0,44	0,29	0,10
20	0,63	0,58	0,10
30	0,82	0,87	0,10
50	1,20	1,45	0,10
80	1,77	2,32	0,10
100	2,15	2,90	0,10
150	3,10	4,35	0,10
200	4,05	5,80	0,10
250	5,00	7,25	0,10
500	9,75	14,50	0,10

Als Anteil am Bestellwert in Prozent, aus den gerundeten Eurobeträgen der ersten Tabelle gerechnet:

Bestellwert (Euro)	Modell A	Modell B	Modell C ohne Grundgebühr
10	4,40	2,90	1,00
20	3,15	2,90	0,50
30	2,73	2,90	0,33
50	2,40	2,90	0,20
80	2,21	2,90	0,12
100	2,15	2,90	0,10
150	2,07	2,90	0,07
200	2,02	2,90	0,05
250	2,00	2,90	0,04
500	1,95	2,90	0,02

Der Vergleich der Zeilen zeigt den Unterschied, den der Fixbetrag macht: Bei Modell A sinkt der Anteil von 4,40 Prozent bei 10 Euro auf 1,95 Prozent bei 500 Euro, weil der feste Eurobetrag mit wachsendem Bestellwert an Gewicht verliert. Modell A und Modell B sind bei einem Bestellwert von 25 Euro gleich teuer (je 0,73 Euro); darunter ist Modell B günstiger, darüber Modell A.

Schritt 5: Grundgebühr und Monatskosten einrechnen

Setzen Sie Ihre Zahlungszahlen ein. Beispielrechnung für 250 Zahlungen zu durchschnittlich 60 Euro im Monat, also 15.000 Euro Zahlungsumsatz: Modell A kostet 347,50 Euro (2,32 Prozent), Modell B 435,00 Euro (2,90 Prozent), Modell C 34,90 Euro (0,23 Prozent). Weisen Sie die Grundgebühr als eigenen Posten aus, sonst verzerrt sie die Quote kleiner Monate. Für die Entscheidung zwischen zwei Modellen genügt die Differenz je Zahlung: Gegenüber Modell A spart Modell C hier 1,29 Euro je Zahlung (1,39 Euro gegen 0,10 Euro), bevor die Grundgebühr gerechnet ist; über 250 Zahlungen verteilt kostet die Grundgebühr 0,04 Euro je Zahlung, die Ersparnis beträgt damit 1,25 Euro je Zahlung. Die Grundgebühr von 9,90 Euro ist ab etwa acht Zahlungen im Monat gedeckt (9,90 ÷ 1,29 = 7,67).

Schritt 6: Zahlungsmix gewichten und abgleichen

Gewichten Sie die Entgelte mit dem tatsächlichen Mix aus Zahlungsarten und Bestellwerten. Vergleichen Sie das Ergebnis am Monatsende mit der Summe der Abrechnung. Ergebnis: Sie sehen je Zahlungsart, was ein Euro Umsatz kostet, und können Auswahl der Zahlungsarten und Zahlungsdienstleister wählen entlang dieser Zahlen prüfen.

So prüfen Sie das Ergebnis

Jeder Wert im Rechenblatt stammt aus Preisliste, Vertrag oder Abrechnung und trägt ein Datum.
Die Summe der Einzelentgelte stimmt mit der Monatssumme der Abrechnung überein (Abweichung nur durch Rundung).
Die Grundgebühr ist auf die Zahl der Zahlungen im Monat umgelegt und zusätzlich als eigener Posten ausgewiesen.
Erstattungen und Rückbuchungen sind mit ihrem eigenen Entgelt enthalten.
Ein Stichprobenvergleich von fünf Vorgängen zeigt, dass Satz und Rechengrundlage mit der Abrechnung übereinstimmen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Rechenblatt und Abrechnung weichen um Cent je Vorgang ab	andere Rechengrundlage oder Rundung	Entgelt eines Vorgangs nachrechnen und die Grundlage schriftlich bestätigen lassen
Der Prozentsatz aus der Preisliste fehlt in der Abrechnung	Händlerentgelte wurden gebündelt oder getrennt abgerechnet	prüfen, ob eine schriftliche Bitte um Bündelung vorliegt; sonst aufgeschlüsselte Abrechnung nach Art. 9 Abs. 1 anfordern
Die Gebührenquote steigt ohne Tarifänderung	mehr kleine Bestellwerte, mehr Erstattungen oder Rückbuchungen	Verteilung der Bestellwerte und Sonderfälle im gleichen Zeitraum prüfen
Auszahlung und Bestellliste passen nicht zusammen	Grundgebühren, Erstattungen, Rückbuchungen oder Währungsumrechnung fehlen	Auszahlung je Monat gegen die Bestellliste rechnen (Payment-Abrechnung verbuchen)
Ein Entgelt für eine Rückbuchung überrascht	es steht nur in der Preisliste	Entgelt je Rückbuchung mit der erwarteten Zahl der Rückbuchungen einrechnen (Chargebacks handhaben)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Fragen Sie Ihren Zahlungsdienstleister, wenn eine Entgeltposition in der Abrechnung nicht erklärbar ist oder die Aufschlüsselung fehlt. Ob Sie ein Entgelt an Kunden weitergeben dürfen, steht im Länderrecht (Kartenzahlung einrichten). Für die Verbuchung und die steuerliche Behandlung der Entgelte ist Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung die richtige Stelle.