Zahlungsdienstleister-Abrechnung im Shop verbuchen

Ein Zahlungsdienstleister fasst die Zahlungen mehrerer Bestellungen zu einer Auszahlung zusammen und zieht seine Gebühren davon ab. In einer solchen Abrechnung stecken damit drei Vorgänge: der Zahlungseingang aus dem Shop, der Aufwand für die Gebühr und, wenn der Dienstleister einen Betrag zurückholt, der Ausgleich der Forderung oder die Berichtigung des Umsatzes.

Was Sie vorab brauchen

• das Auszahlungsavis oder den Abrechnungsbericht des Dienstleisters mit Einzelposten, Gebühren, Rückbuchungen, der Währung der Abrechnung und dem Auszahlungsdatum
• eine Liste der Bestellungen, die in dieser Auszahlung stecken, mit Bruttobetrag, Steuersatz und Belegnummer sowie dem Nachweis, dass die Umsätze ausgeführt sind
• die Gebührenabrechnung des Dienstleisters mit der Angabe, ob die Leistung steuerpflichtig oder umsatzsteuerfrei abgerechnet wird; weist sie deutsche Umsatzsteuer aus, brauchen Sie den Steuersatz, andernfalls klären Sie den Grund (Steuerfreiheit nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG oder Ansässigkeit des Anbieters im Ausland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet nach § 13b Abs. 7 UStG)
• ein eigenes Verrechnungskonto für den Dienstleister; die Kontenrahmen führen dafür das Konto Geldtransit (SKR 03: 1360, SKR 04: 1460)
• den Bankkontoauszug, auf dem die Auszahlung eingeht, und eine Festlegung, in welchem Rhythmus Sie Einzelzahlungen und Sammelauszahlung buchen

Schritt für Schritt: eine Abrechnung verbuchen

Schritt 1: Avis und Bestellungen abgleichen

Vergleichen Sie die Bruttosumme der im Avis genannten Bestellungen mit Ihren Belegen. Jede ausgeführte Bestellung des Zeitraums muss entweder in der Auszahlung oder als offener Betrag auftauchen; Differenzen ordnen Sie den Gebühren, den Rückbuchungen, den Einbehalten oder noch nicht ausgezahlten Beträgen zu. Rechnet der Dienstleister in einer Fremdwährung ab, gehören Währungsangabe und Wechselkurs zur Aufzeichnung (Rz. 77 der GoBD).

Am Ende des Schritts steht eine Liste der ausgeführten Bestellungen mit ihrem Bruttobetrag, die zu dieser Auszahlung gehören.

Schritt 2: Umsatz und Verrechnungskonto buchen

Buchen Sie den Umsatz mit dem Steuersatz, der für ihn gilt. Deutschland: 19 Prozent Regelsatz, daneben 7 Prozent (§ 12 Abs. 1 und 2 UStG). Österreich: 20 Prozent Regelsatz, daneben 10 Prozent, 13 Prozent und 4,9 Prozent (§ 10 Abs. 1, 1a, 2 und 3 UStG 1994). Schweiz: 8,1 Prozent Normalsatz, daneben 2,6 Prozent für die in Absatz 2 genannten Lieferungen und Leistungen sowie 3,8 Prozent für Beherbergungsleistungen (Art. 25 Abs. 1, 2 und 4 MWSTG, Sätze in Kraft seit 1. Januar 2024). Die Gegenbuchung ist das Verrechnungskonto des Dienstleisters.

Den Buchungszeitpunkt bestimmt die Ausführung, nicht die Bestellung. In Deutschland entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist; wird das Entgelt vorher vereinnahmt, entsteht sie für diesen Teil mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist; bei der Berechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht sie mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a und b, § 20 UStG). Handelsrechtlich dürfen Gewinne erst berücksichtigt werden, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Eine bezahlte, aber noch nicht ausgeführte Bestellung trägt deshalb keine Erlösbuchung; erfassen Sie sie bis zur Auslieferung als Anzahlung oder Verbindlichkeit.

Führen Sie Ihre Forderungen stattdessen gegen die Kundschaft, bucht die Auszahlung später auf dieses Forderungskonto. Beide Wege sind zulässig; entscheidend ist, dass der Vorgang von der Bestellung bis zum Kontoauszug nachvollziehbar bleibt. Für Deutschland verlangt § 238 Abs. 1 Satz 3 HGB, dass sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Am Ende des Schritts zeigt das Verrechnungskonto (oder das Forderungskonto) den Bruttobetrag der ausgeführten Bestellung.

Schritt 3: Auszahlung und Gebühr buchen

Verbuchen Sie die Auszahlung in einem Satz, wenn der Dienstleister deutsche Umsatzsteuer in Rechnung stellt: der Eingang auf dem Bankkonto, die Gebühr netto als Aufwand und, soweit die Leistung steuerpflichtig ist und der Abzug nicht nach § 15 Abs. 2 UStG ausgeschlossen ist, die deutsche Steuer auf die Gebühr als Vorsteuer, alles zusammen gegen das Verrechnungskonto. Die Gebühr ist Entgelt für eine Leistung des Dienstleisters an Sie; sie kürzt deshalb nicht den Erlös aus der Bestellung, sondern erhöht den Aufwand.

Ob die Gebühr Umsatzsteuer trägt, hängt zuerst von der Leistung ab. Umsätze im Zahlungs- und Überweisungsverkehr können nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfrei sein; ist die Leistung des Dienstleisters steuerfrei, weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, und ein Vorsteuerabzug entfällt. Ist die Leistung steuerpflichtig, entscheidet die Ansässigkeit des Dienstleisters nach § 13b Abs. 7 UStG über den Steuerausweis:

• In Deutschland ansässig: Der Dienstleister weist 19 Prozent aus (§ 12 Abs. 1 UStG). Diese Steuer ziehen Sie nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG als Vorsteuer ab, wenn die Leistung für Ihr Unternehmen bezogen ist und eine Rechnung vorliegt, die den Anforderungen der §§ 14, 14a UStG entspricht.
• Im Ausland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig (§ 13b Abs. 7 UStG): Die Rechnung weist keine deutsche Umsatzsteuer aus, weil der Ort der sonstigen Leistung an dem Ort liegt, von dem aus Sie Ihr Unternehmen betreiben (§ 3a Abs. 2 Satz 1 UStG). Als Unternehmer schulden Sie die Steuer dann selbst (§ 13b Abs. 5 UStG; § 13b Abs. 1 UStG für Anbieter im übrigen Gemeinschaftsgebiet, § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG für Anbieter außerhalb der EU) und ziehen sie nach § 15 Abs. 1 Nr. 4 UStG ab. Hat der Dienstleister im Inland eine Betriebsstätte, die an diesem Umsatz beteiligt ist, gilt er insoweit nicht als im Ausland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig; dann bleibt es bei der Rechnung mit deutschem Steuerausweis.

Weist der Dienstleister keine deutsche Steuer aus, weil er im Ausland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig ist, buchen Sie gegen das Verrechnungskonto nur den Nettobetrag der Gebühr. Die Steuer, die Sie nach § 13b Abs. 5 UStG schulden, buchen Sie gesondert als Steuer und zugleich nach § 15 Abs. 1 Nr. 4 UStG als Vorsteuer; sie erhöht nicht den an den Dienstleister abzurechnenden Betrag und läuft nicht über dessen Verrechnungskonto.

Der Vorsteuerabzug steht unter dem Vorbehalt des § 15 Abs. 2 und 3 UStG: Ausgeschlossen ist die Steuer insbesondere dann, wenn Sie den Leistungsbezug zur Ausführung steuerfreier Umsätze verwenden (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). § 15 Abs. 3 UStG nennt Ausnahmen von diesem Ausschluss; nach seinem Satz 2 gilt Satz 1 nicht für Umsätze, die auch unter § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 oder § 19 UStG fallen.

Am Ende des Schritts sind Bankeingang, Gebühr und die zugehörigen Bestellungen in einer Buchung gegenübergestellt.

Schritt 4: Rückbuchung und Rückabwicklung unterscheiden

Eine Rückbuchung (Chargeback) bedeutet nicht, dass der Umsatz entfällt. Bleibt der Kauf bestehen und holt der Dienstleister nur den Betrag zurück, buchen Sie die Forderung gegen die Kundschaft wieder ein und behandeln die Rückbuchungsgebühr wie jede andere Gebühr. Wird der Kauf dagegen rückgängig gemacht, berichtigen Sie Erlös und Steuerbetrag nach § 17 UStG: Absatz 1 bei einer Preisminderung, Absatz 2 Nummer 3, wenn die Lieferung rückgängig gemacht wird. Die Berichtigung gehört in den Voranmeldungszeitraum, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG). Ist das Entgelt uneinbringlich geworden, gilt § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG; beide Vorschriften stehen im deutschen Umsatzsteuergesetz. Wie Sie eine Rückbuchung gegenüber dem Kunden aufarbeiten, steht in Rückbuchungen im Shop, die Buchung von Gutschriften und Retouren in Gutschriften und Stornos.

Am Ende des Schritts gibt es zu jeder Rückbuchung eine Buchung mit Bestellnummer und eine Entscheidung: Forderung wieder offen oder Umsatz berichtigt.

Schritt 5: Abstimmen und den Belegweg schließen

Stimmen Sie das Verrechnungskonto nach jeder Auszahlung ab: Bankeingang plus Gebühren und Einbehalte müssen die gebuchten Bestellungen erklären. Ein verbleibender Saldo ist kein Fehler, solange er sich aus noch offenen Auszahlungen, Einbehalten oder noch nicht ausgeglichenen Rückbuchungen erklären lässt. § 238 Abs. 1 HGB verlangt, dass sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen, nicht einen Nullsaldo. Legen Sie das Avis mit einem eindeutigen Index zu den Buchungen ab (Rz. 122 GoBD) und halten Sie fest, wie Buchungen aus dem Shop und Auszahlungen des Dienstleisters zusammengeführt werden; bei DV-gestützten Prozessen verlangt die GoBD den Nachweis der programminternen Vorschriften, nach denen die Buchungen entstehen (Rz. 80 GoBD).

In Deutschland beanstandet die Finanzverwaltung es nach Rz. 87 der GoBD nicht, wenn die Verbuchung im Journal des Hauptsystems erst bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt und die einzelnen Geschäftsvorfälle schon im Vor- oder Nebensystem fortlaufend aufgezeichnet und die Einzeldaten aufbewahrt werden. Das ist eine Verwaltungsanweisung, keine gesetzliche Frist.

Am Ende des Schritts stimmen Verrechnungskonto, Bankkonto und Avis überein; jede Abweichung und jeder verbleibende Saldo ist begründet.

Buchungsvorlage mit Konten

Die Vorlage zeigt die Vorgänge einer Abrechnung mit den Konten des DATEV-Kontenrahmens SKR 03 und SKR 04 in der für 2026 gültigen Fassung (Deutschland); sie geht davon aus, dass der Dienstleister deutsche Umsatzsteuer in Rechnung stellt. Sie erfasst ausgeführte Umsätze mit dem Regelsatz von 19 Prozent. Bei ermäßigt besteuerten Lieferungen ändert sich nur der Ausgangssteuersatz der Bestellung; der Vorsteuerabzug aus der Gebühr bleibt davon unberührt. Ob eine steuerfreie Ausgangsleistung den Abzug ausschließt, ist getrennt zu prüfen. Der Ausschluss nach § 15 Abs. 2 UStG tritt nach § 15 Abs. 3 UStG in den folgenden Fallgruppen nicht ein: nach Satz 1 Nr. 1 Buchst. a, wenn die Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7, § 25 Abs. 2 oder den in § 26 Abs. 5 bezeichneten Vorschriften steuerfrei sind — darunter Ausfuhrlieferungen nach § 4 Nr. 1 Buchst. a UStG —, nach Satz 1 Nr. 1 Buchst. b, wenn sie nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis g, Nr. 10 oder Nr. 11 steuerfrei sind und sich unmittelbar auf Gegenstände beziehen, die in das Drittlandsgebiet ausgeführt werden, und nach Satz 1 Nr. 2 in den Fällen des § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG (Auslandsumsätze): nach Nr. 2 Buchst. a, wenn die Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7, § 25 Abs. 2 oder den in § 26 Abs. 5 bezeichneten Vorschriften steuerfrei wären, und nach Nr. 2 Buchst. b, wenn sie nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis g, Nr. 10 oder Nr. 11 steuerfrei wären und der Leistungsempfänger im Drittlandsgebiet ansässig ist oder sich diese Umsätze unmittelbar auf Gegenstände beziehen, die in das Drittlandsgebiet ausgeführt werden. Nach Satz 2 gilt Satz 1 nicht für Umsätze, die auch unter § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 oder § 19 UStG fallen. Trifft keine dieser Ausnahmen zu, bleibt es beim Ausschluss nach § 15 Abs. 2 UStG. Die Beträge sind eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten, die Kontonummern sind Vorschläge: Klären Sie die Kontowahl mit Ihrer Steuerberatung, weil sie von Ihrem Kontenplan und davon abhängt, ob Sie die Forderung gegen den Dienstleister oder gegen die Kundschaft führen.

Nr.	Vorgang	Soll	Haben	Betrag
1	Umsatz, Ware ausgeführt und Rechnung gestellt	Verrechnungskonto Zahlungsdienstleister (SKR 03: 1360 Geldtransit / SKR 04: 1460 Geldtransit)	Erlöse 19 % USt (SKR 03: 8400 / SKR 04: 4400) 5.950,00 € brutto mit automatischer Steuerberechnung (950,00 € USt)	5.950,00 €
2	Sammelauszahlung aus dem Avis	Bank (SKR 03: 1200 / SKR 04: 1800) 5.879,19 €, Nebenkosten des Geldverkehrs (SKR 03: 4970 / SKR 04: 6855) 59,50 € und Abziehbare Vorsteuer 19 % (SKR 03: 1576 / SKR 04: 1406) 11,31 €	Verrechnungskonto Zahlungsdienstleister 5.950,00 €	5.950,00 €
3	Rückbuchung, Kauf bleibt bestehen	Forderungen aus Lieferungen (SKR 03: 1400 / SKR 04: 1200) 119,00 €, Nebenkosten des Geldverkehrs 15,00 € und Abziehbare Vorsteuer 19 % 2,85 €	Verrechnungskonto Zahlungsdienstleister 136,85 €	136,85 €
4	Rückbuchung, Kauf wird rückgängig gemacht	Erlöse 19 % USt (SKR 03: 8400 / SKR 04: 4400) 119,00 € brutto mit automatischer Steuerberechnung (19,00 € USt), Nebenkosten des Geldverkehrs 15,00 € und Abziehbare Vorsteuer 19 % 2,85 €	Verrechnungskonto Zahlungsdienstleister 136,85 €	136,85 €
5	Uneinbringliche Forderung nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG	Forderungsverluste 19 % USt (SKR 03: 2406 / SKR 04: 6936) 119,00 € brutto mit automatischer Steuerberechnung (19,00 € USt)	Forderungen aus Lieferungen 119,00 €	119,00 €

Zwei Konten der Vorlage tragen im DATEV-Kontenrahmen die Funktion AM, also automatische Errechnung der Umsatzsteuer: Erlöse 19 % USt (SKR 03: 8400, SKR 04: 4400) und Forderungsverluste 19 % USt (SKR 03: 2406, SKR 04: 6936). Buchen Sie dort den Bruttobetrag; das Programm rechnet den Steueranteil selbst heraus. Wollen Sie stattdessen netto buchen und den Steuerbetrag getrennt auf das Steuerkonto (SKR 03: 1776, SKR 04: 3806) setzen, müssen Sie die Automatik vorher mit dem Buchungsschlüssel 4 aufheben; der Kontenrahmen beschreibt ihn als Schlüssel 4 „Aufhebung der Automatik“ für Konten mit AV- oder AM-Funktion. Auf den übrigen Konten der Vorlage (Bank, Geldtransit, Forderungen) liegt keine Automatik; als Konten mit allgemeiner Funktion beziehungsweise Sammelkonten tragen sie den tatsächlichen Zahlungs- oder Forderungsbetrag, im Beispiel die Bruttobeträge. Netto gebucht und mit gesondert ausgewiesener Vorsteuer versehen wird nur der Gebührenaufwand (Nebenkosten des Geldverkehrs).

Die Annahmen der Beispielrechnung: Die Auszahlung enthält ausgeführte Bestellungen mit 5.950,00 € brutto, also 5.000,00 € netto und 950,00 € Umsatzsteuer; alle Bestellungen unterliegen dem Regelsatz von 19 Prozent. Die Gebühr beträgt angenommen 1,0 Prozent des Bruttobetrags, das sind 59,50 € netto und 11,31 € Steuer; die Leistung des Dienstleisters ist steuerpflichtig, er stellt als in Deutschland ansässiger Anbieter 19 Prozent deutsche Umsatzsteuer in Rechnung, und Sie sind zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt. Ausgezahlt werden 5.879,19 €. Bei der Rückbuchung geht es um eine Bestellung von 119,00 € brutto und eine angenommene Rückbuchungsgebühr von 15,00 € netto (2,85 € Steuer). Rechenprobe: 5.950,00 € − 59,50 € − 11,31 € = 5.879,19 €; 119,00 € + 15,00 € + 2,85 € = 136,85 €; 119,00 € = 100,00 € + 19,00 €.

Im SKR 04 trennt der Kontenrahmen Forderungsverluste in üblicher Höhe (Konto 6930, mit Steueranteil 6936) von unüblich hohen Verlusten (Konto 6280, mit Steueranteil 6286); im SKR 03 stehen dafür das allgemeine Konto 2400 Forderungsverluste und das Konto 2406 Forderungsverluste 19 % USt. Für den Fall, dass die Ware zurückkommt und der Kunde sein Geld bereits erhalten hat, finden Sie die Reihenfolge der Buchungen im Artikel Gutschriften und Stornos.

Wie lange die Belege aufzubewahren sind

Die Frist für die Abrechnung des Dienstleisters folgt der Frist für Buchungsbelege des jeweiligen Landes. Die Jahre in der Tabelle sind Mindestfristen; in Deutschland und Österreich kann sich die Frist verlängern: in Deutschland, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), in Österreich, solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren über die Abgabenerhebung oder für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Unternehmer Parteistellung hat (§ 132 Abs. 1 BAO, § 212 Abs. 1 UGB).

In Österreich trägt die Abgabenordnung die sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege (§ 132 Abs. 1 BAO). Die siebenjährige Aufbewahrung von Buchungsbelegen nach § 212 Abs. 1 und 2 UGB trifft nach § 189 UGB Kapitalgesellschaften, bestimmte eingetragene Personengesellschaften und andere Unternehmer, die hinsichtlich der einzelnen einheitlichen Betriebe jeweils mehr als 700 000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen; die Rechtsfolgen dieses Schwellenwerts treten nach § 189 Abs. 2 UGB ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er um mindestens 300 000 Euro überschritten wird. Nach § 189 Abs. 4 UGB gilt sie nicht für Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit Überschussrechnung, ausgenommen jedoch eine Personengesellschaft im Sinn des § 189 Abs. 1 Z 2 UGB.

Land	Aufbewahrung der Buchungsbelege	Grundlage
Deutschland	mindestens acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist; die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist	§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5 und Abs. 4 AO, Achtjahresfrist seit 1. Januar 2025
Österreich	mindestens sieben Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht, und darüber hinaus, solange die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren über die Abgabenerhebung oder für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Unternehmer Parteistellung hat	§ 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 und 2 UGB — Anwendungsbereich nach § 189 UGB: rechnungslegungspflichtige Unternehmer, also Kapitalgesellschaften, bestimmte eingetragene Personengesellschaften und andere Unternehmer mit mehr als 700 000 Euro Umsatzerlösen je einheitlichem Betrieb im Geschäftsjahr, Eintritt der Rechtsfolgen des Schwellenwerts nach § 189 Abs. 2 UGB, Ausnahmen nach § 189 Abs. 4 UGB
Schweiz	zehn Jahre für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres; Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren	Art. 958f Abs. 1 und 2 OR (SR 220)

In Deutschland sind Daten, Datensätze und elektronische Dokumente, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind, in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Frist nicht gelöscht werden (Rz. 119 GoBD). Der Nachweis, der nur die technische Abwicklung einer elektronischen Zahlung dokumentiert, ist dagegen nach Rz. 121 der GoBD in der ab 14. Juli 2025 geltenden Fassung nicht aufbewahrungspflichtig, außer er wird als Buchungsbeleg verwendet, ist die einzige Abrechnung mit dem Zahlungsabwicklungsdienst oder erlaubt nur er die eindeutige Abgrenzung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung. In Österreich sollen Belege so geordnet aufbewahrt werden, dass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO); werden Geschäftsvorfälle maschinell festgehalten, soll der Zusammenhang zwischen Buchungen und Belegen durch Verweisungen oder Buchungszeichen klar nachweisbar sein (§ 131 Abs. 2 BAO). In der Schweiz gilt als Buchungsbeleg jede Aufzeichnung, die nötig ist, um den einer Buchung zugrunde liegenden Vorgang nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR, dazu der Belegnachweis in Abs. 2 Ziff. 2).

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Das Verrechnungskonto ist nach der letzten Auszahlung des Monats abgestimmt: Bankeingang, Gebühren und Einbehalte erklären die gebuchten Bestellungen, und ein verbleibender Saldo ist durch offene Auszahlungen, Einbehalte oder Rückbuchungen begründet.
2. Die Summe der Bestellungen im Avis stimmt mit der Summe der gebuchten Bruttobeträge überein; als Erlös ist der Bruttobetrag der Bestellungen gebucht, nicht der um die Gebühr kleinere Auszahlungsbetrag.
3. Ist die Gebühr steuerpflichtig und stellt der Dienstleister deutsche Steuer in Rechnung, ist sie nachgerechnet: Nettobetrag mal Steuersatz ergibt den Steuerbetrag (Beispiel: 59,50 € × 0,19 = 11,31 €, gerundet). Ist er im Ausland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig (§ 13b Abs. 7 UStG), buchen Sie die selbst geschuldete Steuer gesondert als Steuer und Vorsteuer und nicht über das Verrechnungskonto des Dienstleisters.
4. Jede Rückbuchung hat eine Bestellnummer, einen Kundennamen und eine dokumentierte Veranlassung.
5. Avis und Kontoauszug liegen mit einem Index bei den Buchungen, und die Frist des Landes ist gewahrt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Das Verrechnungskonto bleibt mit einem Saldo stehen, der sich nicht erklären lässt	Der Zeitraum des Avis ist nicht abgegrenzt oder ein Teil der Auszahlung fehlt	Zeitraum abgrenzen, offene Auszahlungen und Einbehalte gesondert ausweisen und die fehlenden Bestellungen nachbuchen
Der Erlös ist zu niedrig	Als Bruttoerlös wurde der Auszahlungsbetrag gebucht, der um die Gebühr und die Steuer darauf kleiner ist als der Umsatz aus den Bestellungen	Als Erlös den Bruttobetrag der ausgeführten Bestellungen buchen und die Auszahlung aufteilen: Bankeingang, Gebühr netto und Steuer auf die Gebühr getrennt
Die Rückbuchung mindert den Umsatz, obwohl der Kauf besteht	Rückbuchung und Retoure wurden gleich behandelt	Die Forderung wieder einbuchen und das Mahnwesen starten, siehe Zahlungsausfall im Shop
Die Steuer auf eine Gebühr aus dem Ausland fehlt	Die Leistung ist steuerpflichtig, der Anbieter ist nach § 13b Abs. 7 UStG im Ausland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig (eine im Inland belegene Betriebsstätte steht dem nur entgegen, wenn sie an dem Umsatz beteiligt ist), und die Rechnung weist keine deutsche Steuer aus (Reverse Charge)	Die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG selbst anmelden und nach § 15 Abs. 1 Nr. 4 UStG als Vorsteuer abziehen, soweit der Abzug nicht nach § 15 Abs. 2 UStG ausgeschlossen ist (die Ausnahmen des § 15 Abs. 3 UStG bleiben zu prüfen); die Steuer gesondert buchen, nicht über das Verrechnungskonto des Dienstleisters (Deutschland)
Die Vorsteuer aus der Gebühr passt nicht	Die Leistung des Dienstleisters ist nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfrei, oder die Gebühr gehört zu Umsätzen, die den Vorsteuerabzug ausschließen	Den Steuerausweis der Rechnung prüfen; ohne Steuerausweis und bei Ausschluss nach § 15 Abs. 2 UStG entfällt der Abzug, es sei denn, der Umsatz fällt unter eine Ausnahme des § 15 Abs. 3 UStG (Satz 1 Nr. 1: § 4 Nr. 1 bis 7, § 25 Abs. 2 UStG, die in § 26 Abs. 5 bezeichneten Vorschriften oder ein nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis g steuerfreier Umsatz mit unmittelbarem Drittlandsbezug; Satz 1 Nr. 2: Auslandsumsätze nach § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG (Nr. 2 Buchst. a: dieselben Vorschriften wie Nr. 1 Buchst. a; Nr. 2 Buchst. b: § 4 Nr. 8 Buchst. a bis g, Nr. 10 oder Nr. 11, dort auch bei Ansässigkeit des Leistungsempfängers im Drittlandsgebiet); nach Satz 2 nicht für Umsätze, die auch unter § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 oder § 19 UStG fallen)
Die Steuer passt nach einer Rückabwicklung nicht	Die Berichtigung nach § 17 UStG wurde nicht gebucht	Die Berichtigung im Voranmeldungszeitraum der Änderung nachholen
Sie buchen einen Umsatz, bevor die Ware ausgeliefert ist	Die Bestellung wurde wie eine ausgeführte Lieferung behandelt	Eine Anzahlung oder Verbindlichkeit buchen und den Umsatz erst mit der Ausführung erfassen; die Steuer auf ein vorher vereinnahmtes Entgelt entsteht schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG, Deutschland)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn Sie in mehreren Ländern abwickeln und die Umsätze über den One-Stop-Shop melden, wenn Sie Gebühren aus Staaten außerhalb der EU verbuchen, wenn Sie Factoring nutzen oder wenn Ratenzahlungs- und Kauf-auf-Rechnung-Anbieter im Spiel sind. Zwei weitere Punkte gehören in die Hand der Beratung: die Wahl der Konten und die Frage, ob Sie die Forderung gegen den Dienstleister oder gegen die Kundschaft führen. Wie die laufende Buchhaltung eines Shops aufgebaut ist, beschreibt Buchhaltung im Onlineshop.