Versandverlust und Warenschwund: Steuer und Buchung

Ein Paket geht verloren, ein Artikel zerbricht im Lager, eine Sendung erreicht den Kunden beschädigt: In allen drei Fällen fehlt Ware, doch die Buchung sieht jedes Mal anders aus. Sie hängt an drei Fragen: Wurde der Verkauf schon gebucht, ändert sich die Bemessungsgrundlage, und zahlt ein Dritter den Schaden? Wer sie vor der Buchung beantwortet, hält Verlust, Erstattung und Entschädigung auseinander.

Worauf es ankommt

Warenschwund ist die Differenz zwischen dem gebuchten und dem tatsächlich vorhandenen Bestand, die durch Bruch, Verderb, Diebstahl oder einen Erfassungsfehler entsteht. Versandverlust heißt der Untergang der Ware auf dem Transportweg, Versandschaden ihre Beschädigung dort.

Ob der Shop den Verlust wirtschaftlich trägt, folgt aus dem Vertrag und dem Verbraucherrecht des Landes; für die Buchung zählt, ob der Verkauf schon gebucht ist und ob sich die Bemessungsgrundlage ändert. Fehlt der Verkauf ganz, bleibt der Verlust ohne Umsatzsteuerfolge; den zusätzlichen Aufwand bucht nur ein bilanzierender Shop, der die Ware im Bestand führt.

Die Fälle und ihre Buchung

Die Übersicht ordnet jedem Fall die Buchung und die umsatzsteuerliche Folge zu; die Konten gelten für einen bilanzierenden Shop mit Warenbestandskonto (beim Einnahmen-Überschuss-Rechner steht der bezahlte Einkauf schon als Betriebsausgabe, § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG).

Fall	Soll	Haben	Umsatzsteuer
Ware im Lager untergegangen (Bruch, Verderb, Diebstahl)	Warenverluste	Warenbestand	keine, weil keine Leistung und keine Entnahme vorliegt (DE § 3 Abs. 1b UStG; AT § 3 Abs. 2 UStG 1994; CH Art. 31 Abs. 2 MWSTG)
Ware beschädigt, aber noch am Lager, und der Wert am Abschlussstichtag liegt unter den Anschaffungs- oder Herstellungskosten	Abschreibung auf den niedrigeren Wert (in der Schweiz Wertberichtigung)	Warenbestand	keine (DE § 253 Abs. 4 HGB; AT § 207 UGB; CH Art. 960a Abs. 3 OR)
Paket verloren, Ersatzlieferung	Warenverluste (Einkaufswert der Ersatzware)	Warenbestand	unverändert, weil sich die Bemessungsgrundlage nicht ändert
Paket verloren, Kaufpreis erstattet	Umsatzerlöse und Umsatzsteuer	Bank oder Verrechnungskonto	Berichtigung, in Deutschland erst mit der tatsächlichen Rückzahlung des vereinnahmten Entgelts (DE § 17 Abs. 2 Nr. 2 und 3 UStG; AT § 16 Abs. 3 Z 2 und 3 UStG 1994; CH Art. 41 Abs. 1 MWSTG)
Entgelt uneinbringlich geworden (Kundin oder Kunde zahlt trotz Rechnung nicht)	Umsatzerlöse und Umsatzsteuer	Forderung	Berichtigung ohne Geldfluss in Deutschland und Österreich (DE § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG; AT § 16 Abs. 3 Z 1 UStG 1994); in der Schweiz setzt Art. 41 Abs. 1 MWSTG die Korrektur des bezahlten oder vereinbarten Entgelts voraus
Versicherung oder Frachtführer ersetzt den Schaden	Bank	sonstige betriebliche Erträge	keine, solange dem Zahlenden keine Leistung des Shops gegenübersteht (DE BFH XI R 6/11; CH Art. 18 Abs. 2 lit. i MWSTG)

Buchungsbeispiele mit Beträgen

Die folgenden Vollzüge sind eine Beispielrechnung für einen bilanzierenden Shop: Beträge netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, doppelte Buchführung; Österreich und die Schweiz haben eigene Kontenrahmen und Steuersätze.

Schwund im Lager. Beim Umbau zerbrechen 40 Artikel mit Anschaffungskosten von je 12,50 Euro netto.

• Buchung: Warenverluste 500,00 Euro an Warenbestand 500,00 Euro.
• Beleg: Ohne Fremdbeleg tritt nach Rz. 61 der GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) ein Eigenbeleg an seine Stelle; er nennt Menge, Wert und Anlass, weil der Beleg Mengen- oder Wertangaben enthalten muss, aus denen sich eine Veränderung des Umlaufvermögens ergibt (Rz. 77).
• Umsatzsteuer: keine. Der Schwund ist keine Lieferung und keine Entnahme.

Verlorenes Paket, Ersatzlieferung. Der Kunde bestellt zwei Artikel zu je 100,00 Euro netto und hat noch nicht gezahlt; das Paket geht verloren, der Shop liefert neu. Es bleibt bei der einen Rechnung; der Verlust ist der Einkaufswert der zweiten Sendung, im Beispiel 100,00 Euro.

• Buchung: Warenverluste 100,00 Euro an Warenbestand 100,00 Euro.
• Umsatzsteuer: unverändert, weil nur einmal abgerechnet wird.

Verlorenes Paket, Kaufpreis erstattet. Der Kunde will keine Ersatzlieferung und erhält 238,00 Euro zurück.

• Buchung: Umsatzerlöse 200,00 Euro und Umsatzsteuer 19 Prozent 38,00 Euro an Bank 238,00 Euro; lief die Zahlung über einen Zahlungsdienstleister, laufen beide Rückbuchungen über dessen Verrechnungskonto.
• Umsatzsteuer: berichtigen, soweit sie für den Umsatz geschuldet war – Deutschland für den Besteuerungszeitraum der Änderung (§ 17 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 und 3 UStG), Österreich für den Veranlagungszeitraum der Entgeltänderung (§ 16 Abs. 1 UStG 1994), Schweiz im Zeitpunkt der Buchung der Korrektur (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). In Deutschland setzt die Minderung voraus, dass das bereits vereinnahmte Entgelt tatsächlich zurückgezahlt ist; ein bloßer Rückzahlungsanspruch genügt nicht (BFH, Urteile vom 2. September 2010, V R 34/09, Leitsätze 1 und 2, und vom 13. November 2024, XI R 5/23, Leitsatz 1). Wird das Entgelt dagegen nicht bezahlt und uneinbringlich, ist in Deutschland und Österreich ebenfalls zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG; § 16 Abs. 3 Z 1 UStG 1994). Ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG, der keine Umsatzsteuer geschuldet hat, hat nichts zu berichtigen.

Versicherung ersetzt den Schaden. Die Transportversicherung zahlt 500,00 Euro für die verlorene Sendung.

• Buchung: Bank 500,00 Euro an sonstige betriebliche Erträge (Ersatzleistung) 500,00 Euro. Verrechnen Sie die Entschädigung nicht mit dem Verlustaufwand: In Deutschland verbietet § 246 Abs. 2 HGB die Verrechnung von Aufwendungen mit Erträgen, in der Schweiz Art. 958c Abs. 1 Ziff. 7 OR.
• Umsatzsteuer: Eine echte Entschädigung ist kein Entgelt, wenn die Zahlung nicht für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Shops erfolgt, sondern weil der Zahlende für den Schaden einstehen muss (so der Bundesfinanzhof, Urteil vom 20. März 2013, XI R 6/11). In der Schweiz sind Zahlungen für Schadenersatz mangels Leistung kein Entgelt (Art. 18 Abs. 2 lit. i MWSTG). Anders prüfen Sie es, wenn Sie dem Versicherer die beschädigte Ware übereignen.

Was in Deutschland steuerlich gilt

Der Untergang von Ware im Betrieb ist keine Entnahme: § 3 Abs. 1b UStG stellt der Lieferung gegen Entgelt nur die Entnahme für Zwecke außerhalb des Unternehmens, Zuwendungen an das Personal und andere unentgeltliche Zuwendungen gleich. Ein Schwund- oder Transportschaden ist keine dieser Verwendungen, deshalb löst er keine Umsatzsteuer aus. Die im Einkauf gezahlte Vorsteuer ist nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG abziehbar, wenn die Ware von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen bezogen wurde und eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG vorliegt; ausgeschlossen ist der Abzug, soweit der Unternehmer die Ware zur Ausführung steuerfreier Umsätze nach § 15 Abs. 2 UStG verwendet, doch tritt der Ausschluss nach § 15 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 lit. a UStG nicht ein, wenn diese Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG steuerfrei sind, etwa als Ausfuhrlieferung (§ 6 UStG) oder als innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a UStG). Eine Berichtigung nach § 15a UStG setzt voraus, dass sich die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgebenden Verhältnisse ändern. Das Gesetz regelt das für Wirtschaftsgüter, die nicht nur einmalig für Umsätze verwendet werden, innerhalb von fünf Jahren ab der erstmaligen Verwendung (Absatz 1) und für nur einmalig verwendete Wirtschaftsgüter für den Besteuerungszeitraum ihrer Verwendung (Absatz 2); Absatz 8 nennt daneben die Veräußerung oder die Lieferung nach § 3 Abs. 1b UStG vor Ablauf des Berichtigungszeitraums. Der Untergang von Ware steht nicht unter den in Absatz 1, 2 und 8 genannten Fällen.

Anders liegt es, wenn sich die Bemessungsgrundlage ändert. Bei uneinbringlich gewordenem Entgelt (Nr. 1) setzt die Berichtigung keinen Geldfluss voraus; wird das Entgelt später doch vereinnahmt, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug erneut zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Ist das Entgelt dagegen für eine nicht ausgeführte Lieferung (Nr. 2) entrichtet oder eine Lieferung rückgängig gemacht worden (Nr. 3), tritt die Minderung erst mit der tatsächlichen Rückzahlung des bereits gezahlten Entgelts ein; ein bloßer Rückzahlungsanspruch genügt nicht (BFH, Urteile vom 2. September 2010, V R 34/09, Leitsätze 1 und 2, und vom 13. November 2024, XI R 5/23, Leitsatz 1). Die Steuer ist für den Besteuerungszeitraum der Änderung zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG).

Für den Bestand gilt: Kaufleute nehmen die Ware ins Inventar auf (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB), untergegangene Ware erscheint dort nicht mehr. Für Ware, die noch am Lager liegt, aber an Wert verloren hat, gilt das Niederstwertprinzip: das Umlaufvermögen ist am Abschlussstichtag höchstens mit dem ihm beizulegenden niedrigeren Wert anzusetzen (§ 253 Abs. 4 HGB). Steuerlich kann der niedrigere Teilwert angesetzt werden, wenn die Wertminderung voraussichtlich dauernd ist (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG).

Was in Österreich gilt

Die Berichtigung trifft den Veranlagungszeitraum der Entgeltänderung (§ 16 Abs. 1 UStG 1994). Absatz 3 gilt sinngemäß, wenn das Entgelt uneinbringlich geworden ist (Z 1), wenn ein Entgelt für eine nicht ausgeführte Lieferung entrichtet wurde (Z 2) oder wenn eine Lieferung rückgängig gemacht worden ist (Z 3). Eine Entnahme ist nur für Zwecke außerhalb des Unternehmens, für den Bedarf des Personals oder als unentgeltliche Zuwendung steuerbar (§ 3 Abs. 2 UStG 1994); Schwund und Transportschaden fallen nicht darunter.

Bilanzierende erfassen den Bestand zum Schluss jedes Geschäftsjahrs im Inventar (§ 191 Abs. 2 UGB), im Regelfall durch körperliche Bestandsaufnahme (§ 192 Abs. 1 UGB). Wertminderungen sind unabhängig davon zu berücksichtigen, ob das Geschäftsjahr mit Gewinn oder Verlust abschließt (§ 201 Abs. 2 Z 4 lit. c UGB); Gegenstände des Umlaufvermögens sind auf den niedrigeren Börsenkurs, Marktpreis oder beizulegenden Wert abzuschreiben (§ 207 UGB). Steuerlich kann der niedrigere Teilwert angesetzt werden (§ 6 Z 2 lit. a EStG 1988). Die Bücher müssen einem sachverständigen Dritten einen Überblick vermitteln und die einzelnen Geschäftsvorfälle verfolgbar lassen (§ 131 Abs. 1 BAO).

Was in der Schweiz gilt

Die Steuer wird vom tatsächlich empfangenen Entgelt berechnet (Art. 24 Abs. 1 MWSTG). Abgerechnet wird grundsätzlich nach vereinbarten Entgelten (Art. 39 Abs. 1 MWSTG); die Umsatzsteuerschuld entsteht in diesem Fall mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 lit. a MWSTG), also unabhängig davon, ob die Kundschaft bezahlt. Auch bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Vereinnahmung, wenn der Shop Vorauszahlungen für nicht befreite Leistungen oder Leistungen ohne Rechnungsstellung vereinnahmt (Art. 40 Abs. 1 lit. c MWSTG); geben die Leistungen zu aufeinander folgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass, entsteht sie mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung (Art. 40 Abs. 1 lit. b MWSTG). Rechnet der Shop nach vereinnahmten Entgelten ab, was die ESTV auf Antrag gestattet oder anordnet, entsteht sie in allen Fällen mit der Vereinnahmung (Art. 39 Abs. 2 und 4, Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Wird das bezahlte oder vereinbarte Entgelt korrigiert, ist die Umsatzsteuerschuld im Zeitpunkt der Buchung der Korrektur oder der Vereinnahmung des korrigierten Entgelts anzupassen (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). Eigenverbrauch setzt nach Art. 31 Abs. 2 MWSTG eine Entnahme von Gegenständen oder Dienstleistungen aus dem Unternehmen voraus, für die beim Bezug ein Vorsteuerabzug vorgenommen wurde oder die im Meldeverfahren bezogen wurden, und zwar für eine der vier dort genannten Verwendungen: außerhalb der unternehmerischen Tätigkeit (lit. a), für eine unternehmerische Tätigkeit, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (lit. b), unentgeltlich ohne unternehmerischen Grund (lit. c) oder bei Wegfall der Steuerpflicht noch in der Verfügungsmacht (lit. d). Untergegangene oder verdorbene Ware wird nicht entnommen, deshalb erfüllt der Schwund im Betrieb keine dieser Verwendungen.

Für die Buchhaltung gilt: Ab 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr führen Einzelunternehmen und Personengesellschaften Bücher und Rechnungslegung nach dem Obligationenrecht, juristische Personen ohnehin; kleinere Unternehmen buchen nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, wobei die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sinngemäß gelten (Art. 957 OR). Die Buchführung erfasst die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch, mit Belegnachweis (Art. 957a Abs. 2 OR); Aufwand und Ertrag dürfen nicht verrechnet werden (Art. 958c Abs. 1 Ziff. 7 OR), und der Bestand der einzelnen Positionen in der Bilanz und im Anhang ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c Abs. 2 OR). Anderweitige Wertverluste sind durch Wertberichtigungen zu berücksichtigen (Art. 960a Abs. 3 OR).

Typische Fehler

• Entschädigung als Umsatz buchen. Die Ersatzleistung erhöht dann die Erlöse, obwohl keine Leistung an den Zahlenden erbracht wurde; sie gehört in die sonstigen betrieblichen Erträge.
• Entschädigung mit dem Verlust verrechnen. In Deutschland und in der Schweiz verbietet das Verrechnungsverbot eine Buchung “Verlust minus Entschädigung” (§ 246 Abs. 2 HGB, Art. 958c Abs. 1 Ziff. 7 OR).
• Berichtigung vergessen. Der Umsatz bleibt mit voller Umsatzsteuer in der Abrechnung stehen, obwohl der Kunde das bereits gezahlte Entgelt zurückerhalten hat oder das Entgelt uneinbringlich geworden ist.
• Private Mitnahme als Schwund buchen. Wer Ware für sich entnimmt, hat eine Entnahme (§ 3 Abs. 1b UStG in Deutschland, § 3 Abs. 2 UStG 1994 in Österreich, Art. 31 Abs. 2 MWSTG in der Schweiz) und keine Inventurdifferenz.
• Beschädigte Ware zu Einkaufspreisen liegen lassen, obwohl der Wert am Abschlussstichtag darunter liegt. Der Bestand ist dann zu hoch, die Abschreibung fehlt.

So gehen Sie vor

1. Halten Sie den Verlust fest: Datum, Menge, Einkaufswert, Anlass und, wenn vorhanden, das Speditionsprotokoll; ohne Fremdbeleg erstellen Sie einen Eigenbeleg.
2. Prüfen Sie, ob für den Vorgang schon Umsatzsteuer entstanden ist; die Rechnung ist dafür nur ein Anlass. In Deutschland entsteht sie auch mit der Vereinnahmung einer Anzahlung vor der Leistung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 lit. a UStG), in der Schweiz auch bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten mit der Vereinnahmung von Vorauszahlungen und für Leistungen ohne Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 lit. c MWSTG). Ist Steuer entstanden, prüfen Sie den Berichtigungstatbestand; ist keine entstanden, bleibt der Verlust ohne Umsatzsteuerfolge.
3. Prüfen Sie den Geldfluss und die Forderung: Erstattung an den Kunden heißt Umsatz und Steuer umbuchen und die Steuer berichtigen; in Deutschland tritt die Berichtigung für ein bereits vereinnahmtes Entgelt erst mit der tatsächlichen Rückzahlung ein, während das uneinbringlich gewordene Entgelt in Deutschland und Österreich ohne Geldfluss zu berichtigen ist. Ersatzlieferung heißt den zweiten Wareneinsatz als Verlust buchen.
4. Buchen Sie die Ersatzleistung auf ein eigenes Ertragskonto und lassen Sie den Verlustaufwand daneben stehen.
5. Passen Sie den Bestand an: untergegangene Ware ausbuchen, beschädigte Ware auf den niedrigeren Wert abschreiben (in der Schweiz wertberichtigen), sofern der Wert am Abschlussstichtag unter den Anschaffungskosten liegt, und den Vorgang in die Inventurunterlagen aufnehmen.
6. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wer den Verlust trägt, wenn die Ware schon beim Kunden war oder ein Frachtführer beteiligt ist.