Gutschriften und Stornos bei Retouren im Shop richtig buchen

Was Sie vorab brauchen

Bevor Sie eine Retoure buchen, halten Sie die ursprüngliche Rechnung mit ihrer fortlaufenden Nummer bereit. Sie brauchen außerdem den Grund für die Rückabwicklung: volle Retoure, Teilerstattung oder Preisanpassung. Der Grund bestimmt, ob Sie die ursprüngliche Buchung vollständig umkehren (volle Retoure) oder nur einen Teilbetrag (Teilerstattung, Preisanpassung). Ob Sie das Dokument Stornorechnung oder Gutschrift nennen, ist eine kaufmännische Entscheidung; das Gesetz stellt auf die Abrechnung ab, nicht auf den Namen (§ 14 Abs. 1 UStG). Halten Sie den Steuersatz der ursprünglichen Rechnung bereit, denn die Stornobuchung verwendet denselben Satz.

Die Buchung selbst folgt dem gleichen Muster in allen drei Ländern: Sie buchen die Stornobuchung in die Gegenrichtung der ursprünglichen Buchung. Der Zeitpunkt der Umsatzsteuerberichtigung hängt vom Land ab: in Deutschland bei bereits vereinnahmtem Entgelt im Besteuerungszeitraum der Rückgewähr, in Österreich im Veranlagungszeitraum der Entgeltänderung, in der Schweiz im Zeitpunkt der Buchung der Korrektur oder der Vereinnahmung des korrigierten Entgelts. In Deutschland verlangen die GoBD, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sind (Rz. 64).

Drei Fälle, drei Buchungssätze

Die Beispielrechnung ist erfunden. Annahmen: ein Shop verkauft zwei Jacken zu je 100 Euro netto, zusammen 200 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, also 238 Euro brutto. Der Kunde zahlt per Karte. Die ursprüngliche Buchung lautet: Debit Kundenkonto 238 Euro, Kredit Erlöse 200 Euro, Kredit Umsatzsteuer 38 Euro.

Fall	Dokument	Betrag brutto	Buchung
Volle Retoure	Stornorechnung	238 Euro	Debit Erlöse 200, Debit Umsatzsteuer 38, Kredit Kundenkonto 238
Teilerstattung (eine Jacke von zwei)	Gutschrift	119 Euro	Debit Erlöse 100, Debit Umsatzsteuer 19, Kredit Kundenkonto 119
Preisanpassung (20 Euro Nachlass)	Gutschrift	23,80 Euro	Debit Erlöse 20, Debit Umsatzsteuer 3,80, Kredit Kundenkonto 23,80

Bei der vollen Retoure storniert die Stornorechnung die gesamte ursprüngliche Rechnung. Die Buchung hebt die ursprüngliche Buchung vollständig auf. Bei der Teilerstattung mindert die Gutschrift die Rechnung um den Teilbetrag für die zurückgegebene Jacke. Bei der Preisanpassung mindert die Gutschrift die Rechnung um den Nachlass. In allen drei Fällen tragen Sie die Nummer der ursprüngliche Rechnung in das Storno- oder Gutschriftsdokument ein.

Die Buchung wirkt auf beiden Seiten. Der Shop als ausführender Unternehmer mindert die Erlöse und die Umsatzsteuer. Der Kunde als Leistungsempfänger berichtigt den Vorsteuerabzug um den Steuerbetrag der Gutschrift oder Stornorechnung, sofern er Unternehmer ist, den Vorsteuerabzug in Anspruch genommen hat und durch die Änderung wirtschaftlich begünstigt wird. Der Zeitpunkt der Steuerberichtigung hängt vom Land ab: in Deutschland bei bereits vereinnahmtem Entgelt im Besteuerungszeitraum der Rückgewähr, in Österreich im Veranlagungszeitraum der Entgeltänderung. In der Schweiz nimmt die steuerpflichtige Person die Anpassung der Umsatzsteuerschuld im Zeitpunkt vor, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird (Art. 41 Abs. 1 MWSTG); der Leistungsempfänger passt den Vorsteuerabzug im Zeitpunkt an, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt bezahlt wird (Art. 41 Abs. 2 MWSTG).

Rechtliche Pflichten je Land

Deutschland. Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz geändert, berichtigt der ausführende Unternehmer den Steuerbetrag, und der Unternehmer, an den der Umsatz ausgeführt wurde, berichtigt den Vorsteuerabzug, soweit er durch die Änderung wirtschaftlich begünstigt wird (§ 17 Abs. 1 Satz 1 und 2 UStG). Die Berichtigung erfolgt für den Besteuerungszeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG). Gleiches gilt, wenn eine steuerpflichtige Lieferung rückgängig gemacht wird (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG). Bei bereits vereinnahmtem Entgelt entsteht der Berichtigungsanspruch erst mit der Rückgewähr des Entgelts (BFH, Urteil vom 2. September 2010, V R 34/09). Eine Gutschrift des Kunden gilt als dessen Rechnung nur, wenn die Parteien vorher vereinbart haben, dass der Leistungsempfänger die Rechnung für den Shop ausstellt; das gilt nur für Lieferungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Shop dem Dokument widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 5 und 6 UStG). Die Stornorechnung und die Gutschrift sind acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem sie entstanden sind (§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG, § 147 Abs. 3 und 4 AO); die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Belege für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Österreich. Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz geändert, berichtigt der ausführende Unternehmer den Steuerbetrag, und der Unternehmer, an den der Umsatz ausgeführt worden ist, den dafür in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug (§ 16 Abs. 1 UStG 1994). Die Berichtigung erfolgt für den Veranlagungszeitraum, in dem die Änderung des Entgelts eingetreten ist. Absatz 1 gilt sinngemäß, wenn eine steuerpflichtige Lieferung rückgängig gemacht wird (§ 16 Abs. 3 Z 3 UStG 1994). Die Stornorechnung und die Gutschrift sind sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren, auf den sie sich beziehen, und darüber hinaus, solange sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Als Buchungsbelege sind sie darüber hinaus noch solange aufzubewahren, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind (§ 212 Abs. 1 UGB).

Schweiz. Wird das vom Leistungsempfänger bezahlte oder mit ihm vereinbarte Entgelt korrigiert, nimmt die steuerpflichtige Person im Zeitpunkt, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird, eine Anpassung der Umsatzsteuerschuld vor (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). Die nachträgliche Korrektur einer Rechnung kann durch ein empfangsbedürftiges Dokument erfolgen, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft (Art. 27 Abs. 4 MWSTG). Die Geschäftsbücher und Belege sind bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren, das sind zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist (Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6 MWSTG).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Das Storno- oder Gutschriftsdokument trägt die Nummer der ursprünglichen Rechnung.
• Der Nettobetrag und der Steuerbetrag der Stornobuchung entsprechen den Beträgen der ursprünglichen Rechnung.
• Die Stornobuchung kehrt die ursprüngliche Buchung um: Debit Erlöse, Debit Umsatzsteuer, Kredit Kundenkonto.
• Die Umsatzsteuer ist im richtigen Zeitraum berichtigt: in Deutschland bei bereits vereinnahmtem Entgelt im Besteuerungszeitraum der Rückgewähr, in Österreich im Veranlagungszeitraum der Entgeltänderung, in der Schweiz im Zeitpunkt der Buchung der Korrektur oder der Vereinnahmung des korrigierten Entgelts.
• Die Stornobuchung ist auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar (GoBD Rz. 64).
• Das Dokument ist für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelegt: acht Jahre in Deutschland ab Schluss des Kalenderjahres der Entstehung, sieben Jahre in Österreich ab Schluss des Kalenderjahres, auf den sich der Beleg bezieht, in der Schweiz bis zur absoluten Verjährung (zehn Jahre).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Stornobuchung ist nicht der ursprünglichen Buchung zuzuordnen	Fehlende Referenz auf die Rechnungsnummer	Rechnungsnummer in das Storno- oder Gutschriftsdokument eintragen und die Buchung verlinken
Umsatzsteuer ist im falschen Zeitraum berichtigt	Korrektur wurde im Zeitpunkt der Rücksendung statt im Zeitpunkt der Rückgewähr gebucht (Deutschland)	Berichtigung in den Besteuerungszeitraum der Rückgewähr verlegen (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG, BFH V R 34/09)
Gutschrift des Kunden wird vom Shop nicht als Rechnung anerkannt	Die Gutschrift wurde nicht vorher vereinbart	Gutschrift vorher vereinbaren und dem Shop zuleiten (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)
Steuerbetrag der Gutschrift stimmt nicht	Steuer wurde auf den Bruttobetrag statt auf den Nettobetrag berechnet	Steuerbetrag neu berechnen: Nettobetrag mal Steuersatz

Wann Sie Hilfe holen sollten

Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wenn die Retoure grenzüberschreitend ist, etwa eine Rücksendung aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, oder wenn der Kunde die Gutschrift bestreitet. In diesen Fällen hängt die steuerliche Behandlung von Umständen ab, die dieser Artikel nicht kennt.