Zahlungsausfälle im Shop vermeiden: Forderungsmanagement

Was Sie vorab brauchen

Ziel des Mahnlaufs ist eine Forderungsliste, in der jede offene Rechnung eine Stufe mit Datum, eine Zinsberechnung und einen belegten Zugang hat. Dafür brauchen Sie:

• Fälligkeitstag mit Kalenderdatum. Er ist der Ausgangspunkt für Verzug, Zinsen und jede Mahnfrist. In Deutschland greift die 30-Tage-Regel nur mit Fälligkeit, Zugang der Rechnung und gegenüber Verbrauchern einem Hinweis in der Rechnung (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB).
• Rechnungsnummer, Betrag, Währung und vereinbarte Zahlungsart.
• Mahnstufe und Datum des letzten Schreibens, damit Zinsen aus dem richtigen Zeitraum berechnet werden.
• Zugangsnachweis je Mahnung: Versanddatum, Zustellweg, Empfängeradresse. Streitig wird später der Zugang, nicht der Text.
• Vorlagen für Erinnerung, Mahnung, letzte Mahnung und Übergabe.

Die Mahnstufen im Überblick

Wie viele Mahnungen Sie schreiben und in welchen Abständen, ist eine betriebliche Entscheidung; die für diesen Artikel geöffneten Vorschriften nennen keine Anzahl. Die Staffel unten ist eine redaktionelle Empfehlung mit Beispieltagen ab dem Fälligkeitstag. Kosten entstehen auf drei Wegen: Verzugszinsen, eine gesetzliche Pauschale und die Kosten der Rechtsverfolgung.

Stufe	Beispieltag	Inhalt	Kosten und Rechtsgrundlage
Zahlungserinnerung	Fälligkeit + 7 Tage	Betrag, Fälligkeitstag, neue Frist, freundlicher Ton	Verzug kann schon hier eintreten: In Deutschland setzt § 286 Abs. 1 BGB den Verzug an eine Mahnung nach Fälligkeit; in der Schweiz setzt die Mahnung den Verzug, sofern kein Verfalltag verabredet ist (Art. 102 OR); in Österreich kommt es auf den durch Gesetz oder Vertrag bestimmten Zahlungstag an, sonst auf die Einmahnung (§ 1334 ABGB)
Erste Mahnung	Fälligkeit + 14 Tage	Mahnung mit Verzugsfolgen, Zinssatz, neue Frist	Verzugszinsen nach dem Recht des Landes, in Deutschland 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB) und 9 Prozentpunkte bei einer Entgeltforderung, an der kein Verbraucher beteiligt ist (§ 288 Abs. 2 BGB)
Zweite und letzte Mahnung	Fälligkeit + 28 Tage	Zinsenaufstellung, Ankündigung der nächsten Schritte, letzte Frist	wie Stufe 2; in Deutschland zusätzlich 40 Euro Pauschale, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB), in Österreich im Geschäftsverkehr 40 Euro nach § 458 UGB
Übergabe an Inkasso oder Kanzlei	Fälligkeit + 30 bis 45 Tage	Vollmacht, Forderungsaufstellung, Rechnungskopien, Zustellnachweise	Kosten der Rechtsverfolgung als weiterer Schaden (Deutschland § 288 Abs. 4 BGB, Österreich § 1333 Abs. 2 ABGB, Schweiz Art. 106 Abs. 1 OR)
Gerichtliches Mahnverfahren (Deutschland)	nach der letzten Mahnung	Antrag auf Mahnbescheid beim Mahngericht	Gerichtsgebühr 0,5, mindestens 38,00 Euro (Anlage 1 Nr. 1100 GKG, § 34 GKG); der Mahnbescheid soll erst nach Zahlung der Gebühr erlassen werden, bei maschineller Erstellung erst der Vollstreckungsbescheid (§ 12 Abs. 3 GKG)
Betreibung (Schweiz)	nach der letzten Mahnung	Betreibungsbegehren an das Betreibungsamt	7 bis 400 Franken nach Forderungshöhe (Art. 16 Abs. 1 GebV SchKG), dazu 7 Franken je Zustellungsversuch (Art. 16 Abs. 3 GebV SchKG); Vorschuss durch den Gläubiger (Art. 68 Abs. 1 SchKG)

Schritt für Schritt: Mahnlauf aufsetzen

Schritt 1: Zahlungsziel mit Datum in die Rechnung schreiben

Der Mahnlauf beginnt mit dem Fälligkeitstag, nicht mit dem ersten Schreiben. Nennen Sie in jeder Rechnung ein Zahlungsziel mit Kalenderdatum und wiederholen Sie Fälligkeitstag, Rechnungsnummer und Betrag in jeder Mahnung. Gegenüber Verbrauchern in Deutschland müssen Fälligkeit, Zugang der Rechnung und der Hinweis auf die 30-Tage-Folge zusammenkommen (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB). Zahlungsziele gegenüber Geschäftskunden behandelt Zahlungsziele und Kreditlimits im B2B-Shop.

Schritt 2: Zahlungseingänge abgleichen

Ordnen Sie jede Zahlung der Rechnung zu und markieren Sie drei Fälle: keine Zahlung, Teilzahlung, Rückläufer. Eine Rückgabe oder Rückbuchung beendet den Zahlungsvorgang, nicht die Forderung; bleibt der Betrag offen, läuft der Mahnlauf weiter (Chargebacks im Onlineshop). Eine Rückzahlung ist ein getrennter Vorgang (Rückerstattung über die Zahlart).

Schritt 3: Zahlungserinnerung senden

Die Erinnerung ist die freundliche Stufe: Betrag, Fälligkeitstag, neue Frist, keine Drohung. Der Ton ändert nichts an dieser Wirkung: In Deutschland knüpft § 286 Abs. 1 BGB den Verzug an eine Mahnung nach Fälligkeit, ohne eine Form vorzugeben; in der Schweiz setzt die Mahnung den Verzug, sofern kein Verfalltag verabredet ist (Art. 102 OR). In Österreich entscheidet der Zahlungstag: Dort fällt die Verzögerung an dem durch Gesetz oder Vertrag bestimmten Zahlungstag zur Last; ist eine Zahlungszeit sonst nicht bestimmt, trägt der Schuldner die Folgen erst, wenn er sich nach dem Tag der gerichtlichen oder außergerichtlichen Einmahnung nicht mit dem Gläubiger abgefunden hat (§ 1334 ABGB).

Schritt 4: Erste Mahnung mit Verzugsfolgen schreiben

In der Mahnung stehen Rechnungsnummer, offener Betrag, Fälligkeitstag, Verzugszeitraum, Zinssatz und die neue Frist. In Deutschland tritt der Verzug durch die Mahnung nach Fälligkeit ein; entbehrlich ist sie in den Fällen des § 286 Abs. 2 BGB, etwa wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist. Nach der 30-Tage-Regel kommt er spätestens auch ohne Mahnung in Verzug, wenn Fälligkeit, Zugang der Rechnung und bei Verbrauchern der Hinweis zusammenkommen (§ 286 Abs. 3 BGB). Solange er die Verzögerung nicht zu vertreten hat, tritt kein Verzug ein (§ 286 Abs. 4 BGB).

Schritt 5: Zinsen und Pauschale berechnen

Rechnen Sie Zinsen als Betrag mal Zinssatz mal Verzugstage geteilt durch 365. Beispielrechnung mit dem im Gesetzestext abgedruckten Basiszinssatz von 3,62 Prozent: Angenommen, der Vertrag bestimmt die Zahlungszeit auf den 1. September 2026, und die Verzögerung ist vom Schuldner zu vertreten. Damit ist eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, und der Verzug beginnt mit dem Ablauf dieses Tages, ohne dass es einer Mahnung bedarf (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB); eine Verzögerung, die der Schuldner nicht zu vertreten hat, löst keinen Verzug aus (§ 286 Abs. 4 BGB). Rechnung 480,00 Euro, Zahlungseingang 15. Oktober 2026, also 44 Verzugstage. Gegenüber einem Verbraucher: 480,00 × 8,62 Prozent × 44/365 = 4,99 Euro. Ohne Verbraucherbeteiligung: 480,00 × 12,62 Prozent × 44/365 = 7,30 Euro, dazu 40,00 Euro Pauschale. Die Werte sind ein Beispiel; den geltenden Basiszinssatz gibt die Deutsche Bundesbank im Bundesanzeiger bekannt, er ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli (§ 247 Abs. 1 und 2 BGB).

In Österreich beträgt der Zinssatz 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz des Halbjahresbeginns, aber nur in Rechtsgeschäften zwischen Unternehmern und mit juristischen Personen des öffentlichen Rechts (§§ 455, 456 UGB); ist der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich, schuldet er nur die Zinsen des § 1000 Abs. 1 ABGB von vier Prozent (§ 456 UGB), und dieser Satz gilt auch gegenüber Verbrauchern, für die § 455 UGB nicht greift. In der Schweiz fünf Prozent (Art. 104 Abs. 1 OR). Die 40-Euro-Pauschale steht in Deutschland nur zu, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB), in Österreich nur im Anwendungsbereich des § 455 UGB (§ 458 UGB).

Schritt 6: Letzte Mahnung mit Frist und Androhung

Die letzte Mahnung setzt ein Kalenderdatum und kündigt an, was folgt. Ein weiterer Schaden neben den Zinsen ist ersatzfähig, wenn er anfällt: in Deutschland ist seine Geltendmachung nicht ausgeschlossen (§ 288 Abs. 4 BGB; § 280 Abs. 1 und 2 BGB), in Österreich sind die notwendigen Kosten zweckentsprechender außergerichtlicher Betreibungsmaßnahmen zu ersetzen, soweit sie in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen (§ 1333 Abs. 2 ABGB), in der Schweiz ein größerer Schaden bei Verschulden (Art. 106 Abs. 1 OR). Eine eigene Mahngebühr gegenüber Verbrauchern ist von der Pauschale des § 288 Abs. 5 BGB nicht gedeckt; ob Sie dort eine Mahnpauschale vereinbaren können, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Schritt 7: Die Übergabe vorbereiten

Wer fremde Forderungen gewerblich einzieht, braucht dafür in Deutschland eine Erlaubnis; für Inkassodienstleister ist das die Registrierung beim Bundesamt für Justiz. Inkassodienstleistung ist die Einziehung fremder oder zum Zweck der Einziehung auf fremde Rechnung abgetretener Forderungen (§ 2 Abs. 2 Satz 1 RDG); registrierte Personen dürfen sie nach § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 RDG erbringen. Die Registrierung setzt persönliche Eignung, Sachkunde und eine Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 250.000 Euro je Versicherungsfall voraus (§ 12 Abs. 1 RDG); prüfen Sie den Dienstleister in der Registersuche des Bundesamts. In Österreich braucht die Einziehung fremder Forderungen eine Gewerbeberechtigung für das Gewerbe der Inkassoinstitute (§ 118 Abs. 1 GewO 1994); diese Betriebe dürfen Forderungen nicht gerichtlich eintreiben und sich Forderungen nicht abtreten lassen (§ 118 Abs. 2 GewO 1994). Ihre eigenen Forderungen führen Sie selbst weiter.

Schritt 8: Ergebnis je Stufe auswerten

Notieren Sie für jede offene Rechnung, in welcher Stufe sie bezahlt wurde oder ausgefallen ist. Daraus entstehen die Quote der nach der ersten Mahnung bezahlten Rechnungen und der Aufwand je eingezogener Forderung. Wie Sie Ausfälle verbuchen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung (Buchhaltung für Onlinehändler).

Verjährung: die äußere Grenze des Mahnlaufs

Land	Frist	Beginn der Frist
Deutschland	drei Jahre für die regelmäßige Verjährungsfrist (§ 195 BGB)	mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Sie von den Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müssten (§ 199 Abs. 1 BGB)
Österreich	drei Jahre für Forderungen aus der Lieferung von Sachen, der Ausführung von Arbeiten oder sonstigen Leistungen in einem gewerblichen, kaufmännischen oder sonstigen geschäftlichen Betrieb (§ 1486 Z 1 ABGB); grundsätzlich 30 Jahre, soweit keine besondere Frist gilt (§ 1478 ABGB)	die Frist knüpft an den Nichtgebrauch des Rechts an (§ 1478 ABGB)
Schweiz	fünf Jahre für die Fälle des Art. 128 OR, darunter Lebensmittellieferungen (Z 2) sowie Handwerksarbeit und Kleinverkauf von Waren (Z 3); im Übrigen grundsätzlich zehn Jahre, soweit das Bundeszivilrecht keine andere Frist bestimmt (Art. 127 OR)	mit der Fälligkeit der Forderung (Art. 130 Abs. 1 OR)

Bei einer Betreibung in der Schweiz läuft daneben eine Verfahrensfrist: Das Fortsetzungsbegehren ist frühestens 20 Tage nach der Zustellung des Zahlungsbefehls möglich, und nur, wenn die Betreibung nicht durch Rechtsvorschlag oder durch gerichtlichen Entscheid eingestellt ist; der Rechtsvorschlag bewirkt diese Einstellung (Art. 88 Abs. 1, Art. 78 Abs. 1 SchKG). Dieses Recht erlischt ein Jahr nach der Zustellung des Zahlungsbefehls. Ist Rechtsvorschlag erhoben worden, steht die Frist zwischen der Einleitung und der Erledigung eines dadurch veranlassten Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens still, also nur für die Dauer dieses Verfahrens (Art. 88 Abs. 2 SchKG). Der Rechtsvorschlag selbst ist gebührenfrei (Art. 18 GebV SchKG).

Vorlagen für jede Stufe

Die für diesen Artikel geöffneten Vorschriften regeln die Voraussetzungen des Verzugs und die Höhe der Zinsen; einen Mustertext für Mahnungen enthalten sie nicht. Die folgenden Formulierungen sind redaktionelle Vorschläge mit Platzhaltern und kein Rechtsrat.

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Guten Tag [Name],

unsere Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro ist am [Fälligkeitstag] fällig geworden. Einen Zahlungseingang haben wir dazu noch nicht festgestellt. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [neues Datum] auf das bekannte Konto. Sollte sich die Zahlung überschnitten haben, betrachten Sie dieses Schreiben als erledigt.

Stufe 2: Mahnung mit Verzugsfolgen

Betreff: Mahnung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Name],

die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro ist seit dem [Fälligkeitstag] fällig und bis heute nicht ausgeglichen. Ab dem [Datum] sind Sie in Verzug. Wir berechnen Ihnen Verzugszinsen von [Zinssatz] auf den offenen Betrag, das sind bis zum [Datum] [Betrag] Euro. Bitte zahlen Sie den Gesamtbetrag von [Summe] Euro bis zum [Frist].

Stufe 3: Letzte Mahnung

Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Name],

trotz unserer Mahnung vom [Datum] ist der Betrag von [Summe] Euro einschließlich [Betrag] Euro Verzugszinsen nicht eingegangen. Wir fordern Sie letztmalig auf, bis zum [Frist] zu zahlen. Danach geben wir die Forderung ab. Die weiteren Kosten der Rechtsverfolgung machen wir geltend.

Stufe 4: Auftrag an Dienstleister oder Kanzlei

Forderung [Rechnungsnummer], Schuldner [Name, Anschrift]

Offener Betrag [Betrag], Fälligkeit [Datum], Verzug seit [Datum], Zinsen [Betrag]

Beigefügt: Rechnung, Mahnungen mit Versanddatum, Zahlungs- und Liefernachweise, Verzugsberechnung

Bitte ziehen Sie die Forderung ein. Ohne Erfolg bitte ich um Rückmeldung, ob ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Betreibung sinnvoll ist.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Fälligkeitstag: Steht auf jeder Rechnung ein Kalenderdatum, und ist bei Verbrauchern in Deutschland der Hinweis nach § 286 Abs. 3 Satz 1 BGB enthalten?
2. Zugang: Gibt es zu jeder Mahnung einen Versand- oder Zustellnachweis mit Datum?
3. Zinsberechnung: Sind Betrag, Zinssatz, Basiszinssatz, Verzugstage und Ergebnis einzeln nachvollziehbar (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB)?
4. Pauschale: Haben Sie die 40 Euro nur Schuldnern berechnet, die keine Verbraucher sind (Deutschland, § 288 Abs. 5 BGB), und in Österreich nur in Rechtsgeschäften zwischen Unternehmern und mit juristischen Personen des öffentlichen Rechts (§§ 455, 458 UGB)?
5. Übergabe: Haben Sie den Dienstleister in der Registersuche des Bundesamts für Justiz gefunden (Deutschland) oder eine Gewerbeberechtigung nach § 118 GewO 1994 geprüft (Österreich)?
6. Verjährung: Steht je Forderung im System, in welchem Jahr die Frist abläuft?

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was hilft
Der Kunde zahlt nach zwei Mahnungen nicht	Die Forderung ist berechtigt, der Schuldner zahlt trotzdem nicht	Dritte Mahnung mit Frist, dann Übergabe; ohne Verzug entstehen keine Verzugszinsen (Deutschland: § 288 Abs. 1 BGB)
Der Kunde bestreitet den Erhalt der Mahnung	Es fehlt ein Zugangsnachweis	Versanddatum festhalten, Einschreiben oder E-Mail mit Zustellprotokoll nutzen und den Zugang anders belegen
Der Schuldner hält die Zinsen für zu hoch	Falsche Basis oder zu früher Verzugsbeginn	Verzugsbeginn und Zinssatz getrennt prüfen und die Berechnung mit Verzugstagen und Basiszinssatz offenlegen
Der Kunde verlangt eine Mahnpauschale zurück	Pauschale gegenüber einem Verbraucher berechnet	Pauschale stornieren, nur den dargelegten weiteren Schaden verlangen (§ 288 Abs. 4 und 5 BGB)
Die Übergabe bringt nichts	Forderung bestritten oder Nachweise unvollständig	Rechnung, Bestellbestätigung, Mahnungen und Liefernachweis vollständig übergeben
Die Betreibung kommt nicht voran	Der Schuldner hat Rechtsvorschlag erhoben; der Rechtsvorschlag stellt die Betreibung ein	Die Beseitigung des Rechtsvorschlags durch einen vollstreckbaren Entscheid erwirken (Art. 78 Abs. 1, Art. 79 SchKG); die Jahresfrist steht zwischen der Einleitung und der Erledigung dieses Verfahrens still (Art. 88 Abs. 2 SchKG)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Rechtsberatung gehört dazu, wenn der Schuldner den Zugang oder die Forderung bestreitet, wenn er in der Schweiz Rechtsvorschlag erhebt, wenn eine Verjährungsfrist ausläuft oder wenn Sie gegenüber Verbrauchern eine Mahnpauschale einführen oder eine Forderung ins Ausland abgeben wollen. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Shopsystem Mahnstufen und Zinssätze je Land richtig ansetzt. Das deutsche Mahnverfahren mit Mahnbescheid, Widerspruch und Vollstreckungsbescheid behandelt Mahnwesen im Onlineshop.