Zahlungsziele und Kreditlimits im B2B-Shop

Ein Shop, der Geschäftskunden auf Rechnung beliefert, trägt das Ausfallrisiko bis zum Zahlungseingang. Wie viel Kredit ein Kunde bekommt und was bei einer Überschreitung passiert, entscheidet die Konfiguration und nicht das Geschick der Sachbearbeitung.

Worauf es ankommt

Eine Zahlungsbedingung ist ein Datenobjekt mit vier Angaben: Fälligkeitsbasis (Rechnungszugang, Lieferdatum oder Bestellzeitpunkt), Zahlungsziel in Tagen, Skonto mit Zahlungsfenster und Mahnstufen. Fehlt die Fälligkeitsbasis, ist die Frist nicht berechenbar; Auswertungen wie “seit 40 Tagen offen” hängen dann daran, welches Datum die Software ersatzweise nimmt.

Das Kreditlimit bezieht sich auf die gebundene Summe, also auf offene Rechnungen plus Bestellungen, die noch nicht fakturiert sind. Wer nur die offenen Rechnungen prüft, übersieht mehrere gleichzeitig laufende Aufträge. Prüfen Sie das Limit an jedem Punkt, an dem eine Bestellung entsteht: im Checkout, in der Auftragsfreigabe und beim Import aus einem Beschaffungssystem.

Zwei Berechtigungen gehören dazu: Wer darf ein Limit setzen, und wer darf es im Einzelfall überschreiten. Beides gehört ins Protokoll. Wenn Geschäftskunden über ein Kundenkonto bestellen, zeigt das Portal Fälligkeit und Restlimit an (siehe B2B-Kundenportal: Selbstbedienung für Geschäftskunden).

Zahlungsbedingungen und ihr Standardverhalten

Die Übersicht zeigt fünf Bedingungen mit den Feldern, die der Shop je Bedingung braucht; die Skontosätze sind Beispiele (Beispielrechnung).

Zahlungsbedingung	Fälligkeitsbasis	Zahlungsziel	Kreditlimit-Belastung	Standardverhalten bei Überschreitung
Vorkasse	Bestellzeitpunkt	0 Tage	kein Limit	Freigabe erst nach Zahlungseingang
Rechnung 14 Tage netto	Rechnungszugang	14 Tage	14 Tage	Bestellung zurückstellen, Vorkasse anbieten
Rechnung 30 Tage netto, 2 Prozent Skonto bei 10 Tagen	Rechnungszugang	30 Tage	30 Tage	Freigabe nur, wenn das Restlimit reicht
Anzahlung 30 Prozent, Rest 30 Tage nach Lieferung	Lieferdatum	30 Tage	ab Lieferung, 30 Tage	ohne Anzahlung keine Kommissionierung
Rechnung 60 Tage netto, nur ausdrücklich vereinbart	Rechnungszugang	60 Tage	60 Tage	nur Teillieferung oder Vorkasse

Zwei Bedingungen mit gleichem Zahlungsziel binden unterschiedlich viel Kredit: Bei “30 Tage nach Rechnungszugang” hängt die Dauer vom Rechnungsversand ab, bei “30 Tage nach Lieferung” vom Liefertermin. Halten Sie die Fälligkeitsbasis deshalb als Feld fest.

So legen Sie das Kreditlimit fest

Das Limit soll den Kredit decken, der bei gleichmäßigem Bestellfluss im Mittel gleichzeitig gebunden ist. Die Rechnung ist eine Durchschnittsschätzung: gebundener Kredit = Monatsumsatz netto × Zahlungsziel in Tagen ÷ 30 + Bestellungen im Zulauf; dazu kommt ein Puffer, der Preis-, Mengen- und Bestellschwankungen auffängt.

Ein Kunde bestellt jeden Monat netto 12.000 Euro, das Zahlungsziel beträgt 30 Tage, bis zur Fakturierung vergehen zehn Tage (Beispielrechnung):

Position	Rechnung	Betrag in Euro
Offene Rechnungen im Mittel	12.000 × 30 ÷ 30	12.000
Bestellungen im Zulauf	12.000 × 10 ÷ 30	4.000
Gebundener Kredit	Summe	16.000
Puffer von 20 Prozent	16.000 × 0,20	3.200
Kreditlimit, gerundet	19.200	19.000

Beide Hebel erhöhen die Bindung (mit den Werten der Beispielrechnung): Eine Verdoppelung des Umsatzes auf 24.000 Euro hebt den gebundenen Kredit auf 32.000 Euro, eine Verdoppelung des Zahlungsziels auf 60 Tage auf 28.000 Euro. Ein längeres Zahlungsziel bindet also mehr Kredit, nicht weniger. Häufen sich Überschreitungen, ist das Limit zu klein; eine Verlängerung des Zahlungsziels verschärft die Bindung. Das ist eine Entscheidung über den Kunden, nicht über die Software (siehe Geschäftskunden freischalten: Onboarding und Bonität).

Was für Zahlungsfristen und Verzug gilt

Art. 3 Abs. 5 der Richtlinie 2011/7/EU (in Kraft seit 15. März 2011) gibt für Geschäfte zwischen Unternehmen in der EU vor, dass eine Zahlungsfrist 60 Kalendertage nicht überschreitet, es sei denn, es ist ausdrücklich etwas anderes vereinbart und dies ist für den Gläubiger nicht grob nachteilig im Sinne von Art. 7 der Richtlinie. Deutschland und Österreich haben die Vorgabe als Mitgliedstaaten in nationales Recht gefasst; die Schweiz ist nicht Mitgliedstaat und an die Richtlinie nicht gebunden.

Deutschland: Eine Vereinbarung, nach der Sie als Verkäufer die Zahlung erst nach mehr als 60 Tagen nach Empfang der Gegenleistung verlangen können, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf Ihre Belange als Gläubiger nicht grob unbillig ist; geht die Rechnung später zu, tritt ihr Zugang an die Stelle dieses Zeitpunkts (§ 271a Abs. 1 BGB). Die Absätze 1 bis 3 gelten nicht für Abschlags- und Ratenzahlungen und nicht für ein Schuldverhältnis, aus dem ein Verbraucher die Entgeltforderung schuldet (§ 271a Abs. 5 BGB); ist eine Vereinbarung nach den Absätzen 1 bis 3 unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam (§ 271a Abs. 4 BGB). Gegenüber einem öffentlichen Auftraggeber nach § 99 Nr. 1 bis 3 GWB braucht schon eine Vereinbarung über mehr als 30 Tage eine ausdrückliche Abrede und einen sachlichen Grund; mehr als 60 Tage sind unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB). Der Verzug tritt ohne Mahnung ein, wenn die Zeit kalendermäßig bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), sonst spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung; ist der Zugang unsicher, kommt ein Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug, und gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, greift die 30-Tage-Frist nur, wenn die Rechnung oder Zahlungsaufstellung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Bei Entgeltforderungen, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, betragen die Verzugszinsen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB), dazu kommen 40 Euro Pauschale, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB). Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch auf Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam (§ 288 Abs. 6 Satz 1 BGB). Die §§ 271a, 286 und 288 BGB gelten in der seit dem 29. Juli 2014 geltenden Fassung und sind nach der Überleitungsvorschrift auf ein Schuldverhältnis anzuwenden, das nach dem 28. Juli 2014 entstanden ist; auf ein früher entstandenes Dauerschuldverhältnis sind sie anzuwenden, soweit die Gegenleistung nach dem 30. Juni 2016 erbracht wird (Art. 229 § 34 EGBGB).

Österreich: Zwischen Unternehmern und gegenüber juristischen Personen des öffentlichen Rechts gilt der achte Abschnitt des UGB (§ 455 UGB). Eine Vertragsbestimmung über Zahlungstermin, Zahlungsfrist, Verzugszinssatz oder Betreibungskosten ist nichtig, wenn sie für den Gläubiger grob nachteilig ist; aus einer ebenso nachteiligen Geschäftspraktik können keine rechtlichen Wirkungen abgeleitet werden (§ 459 Abs. 1 UGB). Eine Zahlungsfrist von bis zu 60 Tagen ist keinesfalls grob nachteilig (§ 459 Abs. 3 UGB), der Ausschluss von Verzugszinsen dagegen jedenfalls grob nachteilig (§ 459 Abs. 4 UGB). Der gesetzliche Zinssatz beträgt 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; ist der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich, schuldet er nur vier Prozent nach § 1000 Abs. 1 ABGB (§ 456 UGB). Die Pauschale für Betreibungskosten beträgt 40 Euro (§ 458 UGB). Verzug liegt vor, wenn der durch Gesetz oder Vertrag bestimmte Zahlungstag nicht eingehalten wird; ist keine Zahlungszeit bestimmt, trägt der Schuldner die Folgen erst ab der Einmahnung (§ 1334 ABGB).

Schweiz: Der Schuldner kommt durch Mahnung in Verzug oder, wenn ein bestimmter Verfalltag verabredet ist, mit dessen Ablauf (Art. 102 OR). Der Verzugszins beträgt fünf Prozent für das Jahr, auch wenn vertraglich weniger vereinbart ist; höhere vertraglich ausbedungene Zinsen bleiben auch während des Verzugs geschuldet, und unter Kaufleuten kann für die Zeit, in der der übliche Bankdiskonto am Zahlungsort fünf Prozent übersteigt, zu diesem höheren Satz gerechnet werden (Art. 104 Abs. 1 bis 3 OR). Ein Shop, der kein Verfalltagsdatum setzt, muss also mahnen, um Verzugszinsen zu begründen.

Typische Fehler

• Die Fälligkeit wird für alle Bedingungen pauschal vom Bestelldatum gerechnet. Bei Vorkasse passt das; beim Rechnungskauf liegt die Fälligkeit dann vor dem Zugang der Rechnung. Führen Sie die Fälligkeitsbasis je Bedingung als Feld.
• Das Limit gilt nur für offene Rechnungen. Mehrere noch nicht fakturierte Aufträge liegen dann über dem Limit, ohne dass der Shop warnt.
• Es gibt kein Standardverhalten je Bedingung. Jede Überschreitung wird neu entschieden, gleichartige Fälle laufen unterschiedlich, und die Bestellung hängt.
• Geprüft wird nur im Checkout. Bestellungen per Schnittstelle, per E-Mail oder über ein Beschaffungssystem umgehen die Prüfung.
• Die Mahnstufen hängen nicht an der Fälligkeit. In Deutschland setzt eine Mahnung nach § 286 Abs. 1 BGB voraus, dass die Fälligkeit bereits eingetreten ist; eine Mahnung davor löst keinen Verzug aus.

So gehen Sie vor

1. Legen Sie die Zahlungsbedingungen als Liste an: Fälligkeitsbasis, Zahlungsziel, Skonto mit Zahlungsfenster, Mahnstufen.
2. Berechnen Sie die Fälligkeit an einer Stelle im System aus dem Rechnungszugang (der hier gewählten Fälligkeitsbasis) und zeigen Sie das Datum im Kundenkonto und auf der Rechnung.
3. Stellen Sie die Limitformel auf: gebundener Kredit plus Puffer, kaufmännisch gerundet auf einen glatten Betrag.
4. Führen Sie das Limit als Feld am Kundendatensatz und prüfen Sie es an jedem Bestellweg, auch beim Import.
5. Konfigurieren Sie je Bedingung das Standardverhalten: Vorkasse, Teillieferung oder Sperre mit Prüfung.
6. Protokollieren Sie jede Limitänderung und jede Ausnahme mit Datum, Betrag, Begründung und Person. Wie Sie danach mahnen, steht im Mahnwesen im Onlineshop; was ein Ausfall kostet, im Forderungsmanagement bei Zahlungsausfall.