Mahnwesen im Onlineshop: Fristen, Gebühren, Vorlagen

Für das Mahnwesen eines Onlineshops in Deutschland ist diese Reihenfolge eine Empfehlung, keine Voraussetzung: erst außergerichtlich mahnen, dann das gerichtliche Mahnverfahren. Den Mahnbescheid können Sie auch ohne vorherige Mahnung beantragen (§ 688 ZPO); die Schwellen und Kosten sind gesetzlich festgelegt.

Was Sie vorab brauchen

• Belege zur Forderung. Rechnung, Bestellbestätigung und Liefernachweis; daraus ergeben sich Betrag, Fälligkeit und Zugang.
• Die Einordnung des Schuldners. Ob Ihr Kunde Verbraucher ist, entscheidet über Zinssatz und Pauschale (§ 288 Abs. 1, 2 und 5 BGB).
• Ein Zugangsnachweis für jede Mahnung. Der Verzug tritt nach § 286 Abs. 1 Satz 1 BGB mit der Mahnung ein; ohne Datum können Sie ihn nicht belegen.
• Das zuständige Mahngericht und den amtlichen Vordruck. Beides nennt mahngerichte.de (Zuständigkeiten, Einreichungsarten).

Schritt für Schritt: von der offenen Rechnung zum Vollstreckungsbescheid

1. Zahlungsziel setzen. Schreiben Sie ein Zahlungsziel mit Datum in die Rechnung. Gegenüber einem Verbraucher greift die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 Satz 1 BGB nur, wenn die Rechnung oder Zahlungsaufstellung auf diese Folge besonders hinweist; fehlt der Hinweis, tritt der Verzug nicht allein durch Zeitablauf ein, sondern richtet sich nach § 286 Abs. 1 und 2 BGB.
2. Mahnung senden. Eine Mahnung, die nach Eintritt der Fälligkeit zugeht, bringt den Schuldner in Verzug (§ 286 Abs. 1 Satz 1 BGB); auf die Bezeichnung des Schreibens kommt es nicht an, eine Zahlungsaufforderung genügt. Der Mahnung steht die Zustellung eines Mahnbescheids gleich (§ 286 Abs. 1 Satz 2 BGB). § 286 BGB nennt für die Mahnung keine Form. Als redaktionelle Checkliste für den Inhalt: Betrag und Rechnung, Fälligkeitstag, neue Frist mit Datum, Zinssatz und Verzugsbeginn, Ankündigung des Mahnbescheids. Den Zugang halten Sie fest.
3. Zinsen und Pauschale berechnen. Verzugszinsen sind fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; an einem Rechtsgeschäft ohne Verbraucherbeteiligung betragen sie für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Den geltenden Basiszinssatz gibt die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli im Bundesanzeiger bekannt (§ 247 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 BGB). Die Pauschale von 40 Euro schuldet nur ein Schuldner, der kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 Satz 1 BGB); sie wird auf einen geschuldeten Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten angerechnet (Satz 3). Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch des Gläubigers einer Entgeltforderung auf Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam; die Sätze 1 bis 3 gelten aber nicht, wenn sich der Anspruch gegen einen Verbraucher richtet (§ 288 Abs. 6 Satz 1 und 4 BGB). Die §§ 286 und 288 BGB gelten in der Fassung seit dem 29. Juli 2014 und nach der Überleitungsvorschrift für ein Schuldverhältnis, das nach dem 28. Juli 2014 entstanden ist; auf ein früher entstandenes Dauerschuldverhältnis sind sie anzuwenden, soweit die Gegenleistung nach dem 30. Juni 2016 erbracht wird (Art. 229 § 34 EGBGB).
4. Mahnbescheid beantragen. Wegen eines Anspruchs auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro erlässt das Amtsgericht auf Ihren Antrag einen Mahnbescheid (§ 688 Abs. 1 ZPO). Ausschließlich zuständig ist das Amtsgericht Ihres allgemeinen Gerichtsstands; haben Sie im Inland keinen, das Amtsgericht Wedding in Berlin (§ 689 Abs. 2 ZPO). Die Länder weisen Mahnverfahren einzelnen Amtsgerichten zu (§ 689 Abs. 3 ZPO); Ihre Zuständigkeit steht in der Tabelle von mahngerichte.de. Der Antrag enthält die Parteien, das Gericht, den Anspruch mit Haupt- und Nebenforderungen gesondert und einzeln, die Erklärung, dass der Anspruch nicht von einer Gegenleistung abhängt oder die Gegenleistung erbracht ist, und das für ein streitiges Verfahren zuständige Gericht (§ 690 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 ZPO). Dem Schuldner wird der Antrag nicht mitgeteilt (§ 702 Abs. 3 ZPO).
5. Einreichen. Für den Antrag ist ein amtlicher Vordruck vorgeschrieben (§ 703c Abs. 1 und 2 ZPO). Mit dem Online-Mahnantrag der Mahngerichte erfassen Sie die Daten im Browser (Online-Mahnantrag.de). Die Variante Barcode drucken Sie aus und unterschreiben sie; den eID-Antrag übermitteln Sie mit dem elektronischen Identitätsnachweis aus dem Personalausweis (§ 702 Abs. 2 Sätze 1 und 3 ZPO; mahngerichte.de, eID-Antrag).
6. Zustellung und Frist überwachen. Der Mahnbescheid wird dem Schuldner von Amts wegen zugestellt (§ 166 Abs. 2, § 693 Abs. 1 ZPO). Er fordert den Schuldner auf, binnen zwei Wochen seit der Zustellung zu zahlen oder mitzuteilen, ob er widerspricht; ob Ihnen der Anspruch zusteht, hat das Gericht nicht geprüft (§ 692 Abs. 1 Nr. 2 und 3 ZPO). Der Widerspruch ist schriftlich bei dem Gericht zu erheben, das den Mahnbescheid erlassen hat, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist (§ 694 Abs. 1 ZPO); ein verspäteter Widerspruch wird als Einspruch behandelt (§ 694 Abs. 2 ZPO). Mit der Zustellung ist die Verjährung gehemmt (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB); die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Sie von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müssten (§ 195, § 199 Abs. 1 Nr. 1 und 2 BGB). Nach einem Widerspruch ist das Mahnverfahren beendet; in das streitige Verfahren geht die Sache nur, wenn eine Partei – Sie oder der Schuldner – dessen Durchführung beantragt und die weitere Gebühr gezahlt ist (§ 696 Abs. 1 Satz 1 ZPO; § 12 Abs. 3 Satz 3 GKG; mahngerichte.de, Widerspruch).
7. Vollstreckungsbescheid beantragen. Ohne rechtzeitigen Widerspruch erlässt das Gericht auf Ihren Antrag den Vollstreckungsbescheid (§ 699 Abs. 1 Satz 1 ZPO). Den Antrag können Sie nicht vor Ablauf der Widerspruchsfrist stellen; er muss angeben, welche Zahlungen auf den Mahnbescheid geleistet wurden (§ 699 Abs. 1 Satz 2 ZPO). Der Antrag muss binnen sechs Monaten nach der Zustellung des Mahnbescheids bei Gericht eingehen, sonst fällt die Wirkung des Mahnbescheids weg (§ 701 ZPO). Die bisher entstandenen Kosten nimmt das Gericht in den Bescheid auf (§ 699 Abs. 3 ZPO).
8. Einspruchsfrist abwarten, dann vollstrecken. Der Vollstreckungsbescheid steht einem für vorläufig vollstreckbar erklärten Versäumnisurteil gleich (§ 700 Abs. 1 ZPO); der Schuldner kann binnen zwei Wochen Einspruch einlegen (§ 339 Abs. 1 ZPO). Legt er Einspruch ein, gibt das Gericht den Rechtsstreit an das im Mahnbescheid bezeichnete Prozessgericht ab (§ 700 Abs. 3 in Verbindung mit § 696 Abs. 1 ZPO). Bleibt es beim Bescheid, betreiben Sie die Zwangsvollstreckung aus der vollstreckbaren Ausfertigung; nach mahngerichte.de wird dafür in der Regel zunächst ein Gerichtsvollzieher beauftragt.

Die Mahnleiter: Beispielbeträge und Termine

Die Tabelle ist ein redaktionelles Modell mit erfundenen Beträgen und Daten für einen Privatkunden; die Fristen folgen den genannten Vorschriften, der Zinssatz der Zinsrechnung ist eine Annahme.

Stufe	Datum im Beispiel	Inhalt und Betrag	Grundlage
Rechnung	25. März 2026	Hauptforderung 149,90 Euro, Zahlungsziel 8. April 2026	–
Zahlungserinnerung, erste Mahnung	15. April 2026	Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit; mit dem Zugang tritt der Verzug ein; Zinssatz 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz	§ 286 Abs. 1 Satz 1, § 288 Abs. 1 BGB
Verzugszeitraum	15. April bis 17. Juni 2026, 63 Tage	Zinsen 1,62 Euro (Beispielrechnung: 149,90 Euro × 6,27 Prozent × 63/365, angenommener Satz)	§ 288 Abs. 1 BGB
Zweite und letzte Mahnung	6. Mai 2026, Frist bis 20. Mai 2026	Ankündigung des Mahnbescheids	redaktionelles Modell
Antrag auf Mahnbescheid	21. Mai 2026	Gerichtsgebühr 38,00 Euro	§ 688 Abs. 1 ZPO; Nr. 1100 des Kostenverzeichnisses zum GKG
Zustellung des Mahnbescheids	2. Juni 2026	Zahlung oder Widerspruch binnen zwei Wochen; Verjährung gehemmt	§ 692 Abs. 1 Nr. 3, § 693 Abs. 1 ZPO; § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB
Ende der Widerspruchsfrist	16. Juni 2026	fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag	§ 222 Abs. 2 ZPO; mahngerichte.de, Vollstreckungsbescheidsantrag
Antrag auf Vollstreckungsbescheid	17. Juni 2026	Antragsfrist bis 2. Dezember 2026 (sechs Monate ab Zustellung)	§ 699 Abs. 1, § 701 ZPO
Einspruchsfrist	zwei Wochen ab Zustellung des Bescheids	der Bescheid gilt als vorläufig vollstreckbares Versäumnisurteil	§ 700 Abs. 1, § 339 Abs. 1 ZPO

Geht die Zahlung nach dem Verzugsbeginn ein, endet der Verzug; die geleistete Zahlung geben Sie im Antrag auf Vollstreckungsbescheid an (§ 699 Abs. 1 Satz 2 ZPO).

Geschäftskunde statt Privatkunde

Zwei Positionen hängen davon ab, wer der Schuldner ist. Ist er kein Verbraucher, steigen die Zinsen auf neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB), und die Pauschale von 40 Euro entsteht — im Beispiel also 40,00 Euro zusätzlich, anzurechnen auf einen Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten (§ 288 Abs. 5 Sätze 1 und 3 BGB). Bei einer Abschlags- oder Ratenzahlung gilt die Pauschale ebenfalls (§ 288 Abs. 5 Satz 2 BGB); die Regeln für Ratenzahlung im Shop stehen unter Ratenzahlung und Buy-now-pay-later. Verzugszinsen und Pauschale weisen Sie in der Aufstellung getrennt aus, weil sie verschiedenen Anspruchsgrundlagen folgen.

Was das gerichtliche Verfahren kostet

Die Gerichtskosten rechnet das Mahngericht aus und nimmt sie in den Mahn- und den Vollstreckungsbescheid auf (mahngerichte.de, Kostenbehandlung).

Position	Betrag	Grundlage
Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids	0,5 der Wertgebühr, mindestens 38,00 Euro; bei einem Streitwert bis 500 Euro beträgt die Wertgebühr 40,00 Euro, sodass die Mindestgebühr greift	Nr. 1100 des Kostenverzeichnisses zum GKG; § 34 Abs. 1 GKG
Kostenvorschuss	im maschinellen Mahnverfahren kein Vorschuss vor dem Erlass des Mahnbescheids; die Gebühr soll erst vor dem Erlass des Vollstreckungsbescheids gezahlt sein, die Kostenrechnung kommt mit dem Mahnbescheid	§ 12 Abs. 3 Sätze 1 und 2 GKG; mahngerichte.de, Kostenbehandlung
Zustellungen	neben der Verfahrensgebühr im Regelfall keine Auslagen; angesetzt werden sie erst bei mehr als zehn Zustellungen	Nr. 9002 des Kostenverzeichnisses zum GKG; mahngerichte.de, Kostenbehandlung
Streitiges Verfahren nach Widerspruch	3,0 der Wertgebühr, im Beispiel bei einem Streitwert von 149,90 Euro also 120,00 Euro; darauf wird die Gebühr 1100 nach dem Wert des Streitgegenstands angerechnet	Nr. 1210 des Kostenverzeichnisses zum GKG; § 12 Abs. 3 Satz 3 GKG
Anwaltliche Vertretung	im Mahnverfahren nicht vorgeschrieben; beauftragen Sie eine Kanzlei, rechnet sie ihre Vergütung gesondert ab	mahngerichte.de, Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Fälligkeit und Zugang belegen. Datum der Rechnung, Zahlungsziel und Versandnachweis im Shop-Protokoll; bei Verbrauchern zusätzlich der Hinweis nach § 286 Abs. 3 Satz 1 BGB.
2. Verzugsbeginn festhalten. Datum des Zugangs der Mahnung notieren, sonst fehlt die Grundlage für die Zinsen (§ 286 Abs. 1 Satz 1 BGB).
3. Zinsen nachrechnen. 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, 9 ohne Verbraucherbeteiligung (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB); Verzugstage und Satz getrennt ausweisen.
4. Pauschale prüfen. Sie entsteht nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 Satz 1 BGB), und wird auf einen Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten angerechnet (Satz 3).
5. Fristen im Kalender führen. Zwei Wochen ab Zustellung des Mahnbescheids und sechs Monate für den Antrag auf Vollstreckungsbescheid (§ 699 Abs. 1, § 701 ZPO).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was hilft
Der Antrag kommt mit einer Monierung zurück	Angaben fehlen oder sind widersprüchlich; das Mahngericht prüft die Angaben vor dem Erlass (mahngerichte.de, Monierung)	den amtlichen Vordruck und die Ausfüllhinweise von mahngerichte.de verwenden und die Monierung fristgerecht beantworten
Der Schuldner widerspricht	Mit dem Widerspruch ist das Mahnverfahren abgeschlossen (mahngerichte.de, Widerspruch)	Entscheiden, ob Sie die Durchführung des streitigen Verfahrens beantragen; die Abgabe erfolgt erst nach Zahlung der weiteren Gebühr (§ 696 Abs. 1 Satz 1 ZPO; § 12 Abs. 3 Satz 3 GKG)
Der Schuldner zieht um, die Zustellung scheitert	Die Anschrift im Antrag ist nicht mehr aktuell	Neuzustellung beantragen; die von der Post mitgeteilten Angaben in den neuen Antrag aufnehmen (mahngerichte.de, Vollstreckungsbescheidsantrag)
Der Vollstreckungsbescheid wird nicht erlassen	Der Schuldner hat gezahlt oder der Antrag kam verspätet	Gezahlte Beträge im Antrag angeben; die Frist von sechs Monaten nach § 701 ZPO einhalten
Die Zinsen sind zu hoch berechnet	Falscher Zinssatz oder falscher Verzugsbeginn	Verzugsbeginn und Prozentsatz getrennt prüfen; nur 5 oder 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Für den Mahnantrag brauchen Sie keinen Anwalt; bei einem streitigen Verfahren vor dem Landgericht ist eine anwaltliche Vertretung nach mahngerichte.de erforderlich. Holen Sie eine Kanzlei, wenn der Schuldner die Forderung bestreitet oder mit einer Gegenforderung aufrechnet; Ihre Steuerberatung prüft, wie eine uneinbringliche Forderung zu behandeln ist. Für die außergerichtlichen Stufen und die Rechtslage in Österreich und der Schweiz siehe Zahlungsausfälle im Shop und Kauf auf Rechnung.