Geschäftskunden freischalten: Onboarding und Bonität im B2B-Shop

Ein Geschäftskunde soll bestellen können, ohne dass jemand im Backend nachfragt. Vor der Freigabe müssen Sie wissen, mit wem Sie den Vertrag schließen, ob die Angaben zutreffen, ob der Kunde zahlen kann und ob eine Geldwäschepflicht greift.

Was Sie vorab brauchen

• die Firmendaten: Firma, Rechtsform, Sitz, Geschäftsanschrift, Name der bestellenden Person
• einen Registerauszug oder eine eigene, dokumentierte Registereinsicht
• die Steuernummer (Deutschland: USt-IdNr. und die vom Finanzamt vergebene Steuernummer, Österreich: UID-Nummer, Schweiz: MWST-Nummer)
• die Rechtsgrundlage der Bonitätsprüfung und, bei einer Auskunftei, deren Vertrag
• die Schwelle Ihres Landes (Deutschland: 10.000 Euro bar über sonstige Güter, 2.000 Euro bar über Edelmetalle, Kunstgegenstände ab 10.000 Euro Wert unabhängig von der Zahlungsart; Österreich: 10.000 Euro bar, Kunsthandel auch unbar; Schweiz: mehr als 100’000 Franken bar, mehr als 15’000 Franken bei den Edelmetallen und Edelsteinen nach Art. 15a der Geldwäschereiverordnung)
• eine Ablage mit Löschfrist für alle Unterlagen

Preise und Zahlungsziele setzen Sie danach über Kundenspezifische Preise und Staffeln und Zahlungsziele und Kreditlimits.

Schritt für Schritt: Geschäftskunden freischalten

Schritt 1: Vertragspartner und Rechtsform feststellen

Notieren Sie Firma, Rechtsform, Sitz und die Person, die bestellt. Nicht jede Rechtsform steht im Register: In Deutschland muss sich nach § 29 HGB jeder Kaufmann eintragen lassen; ein Betrieb, der nach Art oder Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, ist kein Handelsgewerbe (§ 1 Abs. 2 HGB) und kann die Eintragung nach § 2 HGB nur freiwillig herbeiführen. In der Schweiz trifft die Pflicht ein Einzelunternehmen ab 100’000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; ausgenommen sind Angehörige der freien Berufe und Landwirte, die kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben, und darunter ist die Eintragung freiwillig (Art. 931 Abs. 1 und 3 OR).

Schritt 2: Registereintrag und Vertretungsbefugnis prüfen

Deutschland: Das Handelsregister wird von den Gerichten elektronisch geführt (§ 8 Abs. 1 HGB); die Einsichtnahme ist jedem zu Informationszwecken gestattet (§ 9 Abs. 1 HGB), die Abfrage läuft über das Registerportal der Länder. Prüfen Sie Firma, Sitz, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen und den Fortbestand. Bekannt gemachte Eintragungen muss ein Dritter gegen sich gelten lassen; das gilt nicht für Rechtshandlungen, die innerhalb von fünfzehn Tagen nach der Bekanntmachung vorgenommen werden, wenn der Dritte beweist, dass er die Tatsache weder kannte noch kennen musste (§ 15 Abs. 2 HGB). Auf eine unrichtige Eintragung können Sie sich berufen, wenn Sie die Unrichtigkeit nicht kannten (§ 15 Abs. 3 HGB).

Österreich: Zur Einsicht in das Hauptbuch und die Urkundensammlung des Firmenbuchs ist jedermann befugt; Auszüge sind auf Verlangen zu beglaubigen (§ 9 Abs. 1 und 2 UGB). Eintragungen gelten mit Beginn des Tages ihres Vollzugs als bekannt gemacht (§ 10 Abs. 1 UGB).

Schweiz: Das Handelsregister ist öffentlich; die Öffentlichkeit umfasst Einträge, Anmeldungen und Belege, nicht die AHV-Versichertennummer (Art. 936 Abs. 1 OR). Einträge, Statuten und Stiftungsurkunden sind im Internet gebührenfrei zugänglich (Art. 936 Abs. 2 und 3 OR); wirksam werden sie mit der Veröffentlichung im Handelsamtsblatt (Art. 936a Abs. 1 OR).

Schritt 3: Steuernummer und USt-IdNr. abgleichen

In Deutschland bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern auf Anfrage die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat erteilten USt-IdNr. sowie Name und Anschrift (§ 18e Nr. 1 UStG); das Verfahren betrifft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, nicht die vom Finanzamt vergebene Steuernummer. Die Bestätigung bezieht sich auf den Zeitpunkt der Abfrage und sagt über die Unternehmereigenschaft und den Warenweg nichts aus. Für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der Abnehmer eine gültige, von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. verwendet haben (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG). Ablauf und Nachweise stehen in USt-ID-Prüfung im Checkout. In der Schweiz besteht die MWST-Nummer nach der Eidgenössischen Steuerverwaltung aus der Unternehmens-Identifikationsnummer mit dem Zusatz «MWST» (CHE-123.456.789 MWST); der Eintrag im UID-Register des Bundesamts für Statistik ist kostenlos.

Schritt 4: Bonität prüfen und Zahlungsziel festlegen

Enthält eine Unternehmensauskunft ausschließlich Angaben über eine juristische Person, verarbeiten Sie keine personenbezogenen Daten: Nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind personenbezogene Daten Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, und nach Erwägungsgrund 14 gilt die Verordnung nicht für die Daten juristischer Personen. Betrifft die Auskunft Einzelunternehmer, Gesellschafter, Vertreter oder andere natürliche Personen, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage: In Deutschland und Österreich trägt Art. 6 Abs. 1 DSGVO die Verarbeitung, Buchst. b nur bei einer Vertragspartei, die die betroffene Person selbst ist, sonst Buchst. f mit Abwägung und Mitteilung nach Art. 13 Abs. 1 Buchst. d DSGVO; für Daten von einer Auskunftei gilt zusätzlich Art. 14 DSGVO. In Deutschland darf ein Wahrscheinlichkeitswert nur unter den vier Voraussetzungen des § 31 Abs. 1 BDSG verwendet werden; werden Anschriftendaten genutzt, ist die Person vorher zu unterrichten (§ 31 Abs. 1 Nr. 4 BDSG). Mit Forderungsinformationen muss zusätzlich eine der fünf Voraussetzungen des § 31 Abs. 2 BDSG erfüllt sein; die Variante der Mahnungen verlangt zwei schriftliche Mahnungen, deren erste mindestens vier Wochen zurückliegt, eine Unterrichtung über eine mögliche Berücksichtigung durch eine Auskunftei, die frühestens mit der ersten Mahnung erfolgt ist, und eine unbestrittene Forderung (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 BDSG). In der Schweiz darf die Bearbeitung nach Art. 30 Abs. 1 DSG die Persönlichkeit der betroffenen Person nicht widerrechtlich verletzen; widerrechtlich ist eine Persönlichkeitsverletzung nach Art. 31 Abs. 1 DSG nur, wenn sie nicht durch Einwilligung, ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder ein Gesetz gerechtfertigt ist. Für Kreditwürdigkeitsdaten nennt Art. 31 Abs. 2 Buchst. c DSG einen Fall des überwiegenden Interesses mit vier Voraussetzungen: Es handelt sich weder um besonders schützenswerte Personendaten noch um ein Profiling mit hohem Risiko, die Daten werden Dritten nur bekanntgegeben, wenn diese sie für den Abschluss oder die Abwicklung eines Vertrags mit der betroffenen Person benötigen, sie sind nicht älter als zehn Jahre, und die betroffene Person ist volljährig; die Aufzählung in Abs. 2 ist nicht abschliessend. Löschen Sie die Auskunft, sobald der Zweck entfällt (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).

Schritt 5: Geldwäschepflichten prüfen

Die Geldwäschepflichten greifen nicht bei jedem Auftrag, sondern bei bestimmten Transaktionen oder Anlässen; sie hängen nicht an der Bonität des Kunden.

Deutschland: Güterhändler ist, wer gewerblich Güter veräußert (§ 1 Abs. 9 GwG), und damit Verpflichteter nach § 2 Abs. 1 Nr. 16 GwG. Die Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 6a Nr. 1 GwG greifen in drei Fallgruppen: bei Transaktionen im Wert von mindestens 10.000 Euro über Kunstgegenstände unabhängig von der Zahlungsart, bei Transaktionen über hochwertige Güter nach § 1 Abs. 10 Satz 2 Nr. 1 (Edelmetalle wie Gold, Silber und Platin) ab 2.000 Euro Barzahlung und bei Transaktionen über sonstige Güter ab 10.000 Euro Barzahlung. Unabhängig von diesen Schwellen greifen sie nach § 10 Abs. 3 GwG bei Tatsachen, die auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten (Nr. 3), und bei Zweifeln an der Richtigkeit der nach diesem Gesetz erhobenen Angaben (Nr. 4). Dann erheben Sie die Angaben nach § 11 Abs. 4 GwG (bei juristischen Personen Firma, Rechtsform, Registernummer, Sitz und Vertretungsorgane) und überprüfen sie nach § 12 Abs. 2 GwG per Registerauszug, Gründungsdokumenten oder eigener Registereinsicht. Ohne erfüllte Sorgfaltspflicht darf die Geschäftsbeziehung nicht begründet werden (§ 10 Abs. 9 GwG); Aufbewahrung fünf Jahre, Vernichtung spätestens nach zehn Jahren (§ 8 Abs. 4 GwG).

Österreich: Der Geldwäscheabschnitt der Gewerbeordnung gilt für Handelsgewerbetreibende und Versteigerer nur, soweit sie Zahlungen von mindestens 10.000 Euro in bar tätigen oder entgegennehmen, auch gestückelt (§ 365m1 Abs. 2 Z 1 lit. a GewO 1994); für Handelsgewerbetreibende, die mit Kunstwerken handeln oder den Kunsthandel vermitteln, gilt er auch bei unbaren Transaktionen ab 10.000 Euro Wert (lit. b). Die Pflichten bestehen bei Begründung einer Geschäftsbeziehung (Z 1), bei gelegentlichen Barzahlungen ab 10.000 Euro (Z 3 lit. a), im Kunsthandel ab 10.000 Euro Wert (Z 3 lit. b), bei Verdacht, ausdrücklich ungeachtet von Ausnahmen und Schwellenwerten (Z 4), und bei Zweifeln an der Echtheit oder Angemessenheit von Kundenidentifikationsdaten (Z 5) (§ 365o GewO 1994). Bei juristischen Personen verlangt § 365p Abs. 1 Z 1 lit. b GewO 1994 beweiskräftige Urkunden und die Prüfung von aufrechtem Bestand, Name, Rechtsform, Sitz und Vertretungsbefugnis; bei WiEReG-Rechtsträgern kommt der Registrierungsnachweis hinzu (§ 365q Abs. 1 GewO 1994). Aufbewahrung: fünf Jahre (§ 365y Abs. 1 Z 1 GewO 1994).

Schweiz: Das Geldwäschereigesetz gilt für Händler, die gewerblich mit Gütern handeln und dabei Bargeld entgegennehmen (Art. 2 Abs. 1 lit. b GwG). Die Pflichten nach Art. 8a Abs. 1 GwG greifen, wenn im Rahmen eines Handelsgeschäfts mehr als 100’000 Franken in bar entgegengenommen werden; bei Handelsgeschäften mit Edelmetallen oder Edelsteinen setzt Art. 8a Abs. 2bis GwG die massgebende Schwelle des Abs. 1 auf 15’000 Franken herab, sodass die Pflichten ab mehr als 15’000 Franken greifen (in Kraft seit 1. Oktober 2026); nach Art. 15a der Geldwäschereiverordnung sind davon Schmelzprodukte, Schmelzgut und Halbfabrikate aus Edelmetallen sowie nicht aufgereihte, nicht montierte und nicht gefasste Rubine, Saphire, Smaragde und Diamanten erfasst. Barzahlungen in mehreren Tranchen werden zusammengezählt (Abs. 3). Unabhängig vom Betrag müssen Hintergründe und Zweck des Geschäfts abgeklärt werden, wenn es ungewöhnlich erscheint, es sei denn, seine Rechtmässigkeit ist erkennbar, oder wenn Anhaltspunkte für eine Herkunft aus einem Verbrechen oder qualifizierten Steuervergehen vorliegen (Abs. 2 lit. a und b). Finanzintermediäre, die berufsmässig mit Bankedelmetallen im Sinne der Edelmetallgesetzgebung handeln, fallen nach Abs. 2ter nicht unter die Absätze 1 bis 2bis. Zu erfüllen sind Identifizierung, Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person und Dokumentation (Art. 3 Abs. 1, Art. 4, Art. 7 GwG); bei einer juristischen Person sind die Bevollmächtigungsbestimmungen zur Kenntnis zu nehmen und die handelnden Personen zu identifizieren (Art. 3 Abs. 1 GwG). Belege: mindestens zehn Jahre (Art. 7 Abs. 3 GwG).

Schritt 6: Kundenkonto freischalten und Unterlagen ablegen

Aktivieren Sie das Konto erst nach Schritt 2 bis 5 und hängen Sie die Prüfung an die Kundennummer. Ordnen Sie Kundenkreis, Preisliste und Zahlungsziel zu und halten Sie in der Kundenakte fest, welche Unterlage wann geprüft wurde. Prüfen Sie erneut, wenn sich die Rechtsform ändert, ein höheres Zahlungsziel verlangt wird oder der Sitz außerhalb der EU und des EWR liegt (redaktionelle Empfehlung).

Welche Unterlage welchen Punkt belegt

Unterlage	Woher	Was sie belegt	Was sie nicht belegt
Registerauszug oder dokumentierte Registereinsicht	Deutschland: Registerportal der Länder; Österreich: Firmenbuch (§ 9 UGB); Schweiz: Handelsregister (Art. 936 OR)	Firma, Rechtsform, Sitz, vertretungsberechtigte Personen, Fortbestand	Bonität, Zahlungsverhalten, wirtschaftlich Berechtigte
Nachweis zum wirtschaftlich Berechtigten	Österreich: Registrierungsnachweis nach § 365q GewO 1994; Deutschland: Angaben beim Vertragspartner erheben, ein Transparenzregisterauszug genügt dafür nicht (§ 11 Abs. 5 GwG)	wer wirtschaftlich berechtigt ist	Bonität und Zahlungsfähigkeit
Bestätigung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Deutschland) oder Eintrag im UID-Register (Schweiz)	Deutschland: Bundeszentralamt für Steuern (§ 18e Nr. 1 UStG); Schweiz: UID-Register des Bundesamts für Statistik	Deutschland: Gültigkeit der von einem anderen Mitgliedstaat erteilten USt-IdNr. sowie Name und Anschrift zum Abfragezeitpunkt; Schweiz: Eintrag und MWST-Nummer	Unternehmereigenschaft, Warenweg und Steuerfreiheit; die Bestätigung betrifft die USt-IdNr., nicht die Steuernummer
Bonitätsauskunft	Auskunftei	Einschätzung, wenn die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO (Deutschland und Österreich) sowie in Deutschland § 31 BDSG eingehalten ist und in der Schweiz keine widerrechtliche Persönlichkeitsverletzung vorliegt (Art. 30 Abs. 1 und Art. 31 Abs. 1 DSG)	Zahlungsfähigkeit als Tatsache
Ausweis und Vollmacht der bestellenden Person	Kunde	Identität und Vertretung, soweit eine Geldwäschepflicht greift	Bonität des Kunden

So prüfen Sie das Ergebnis

• Der Registerauszug passt zu Firma, Rechtsform und Sitz des Kunden, und die bestellende Person ist als vertretungsberechtigt ausgewiesen.
• Die USt-IdNr. des Kunden ist mit Datum und Ergebnis der BZSt-Abfrage bestätigt (§ 18e Nr. 1 UStG); bei einem Schweizer Kunden stimmt die MWST-Nummer mit dem UID-Register überein.
• Die Rechtsgrundlage der Bonitätsprüfung ist vermerkt und die Information nach Art. 13 oder 14 DSGVO versandt.
• Die Schwelle Ihres Landes ist gegen Waren- und Zahlungsart geprüft: Barzahlung, Kunstgegenstand oder Edelmetall, in der Schweiz zusätzlich gegen die Formen des Art. 15a der Geldwäschereiverordnung; alle Unterlagen liegen mit Prüfdatum und Löschfrist bei der Kundennummer.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was Sie tun
Der Kunde hat keinen Registereintrag	kein Handelsgewerbe nach § 1 Abs. 2 HGB; in der Schweiz ein Einzelunternehmen unter 100’000 Franken Umsatzerlös oder ein freier Beruf beziehungsweise Landwirt ohne nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe (Art. 931 Abs. 1 OR)	Rechtsform und Vertretung an den Urkunden prüfen und die Rechnung auf den tatsächlichen Vertragspartner ausstellen
Die Nummernabfrage schlägt fehl	die USt-IdNr. ist nicht registriert oder enthält einen Tippfehler	Nummer erneut einholen; die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung setzt voraus, dass der Abnehmer eine gültige, von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. verwendet hat (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG)
Barzahlung über der Schwelle oder Kunstkauf ab 10.000 Euro, keine Identifizierung	die Pflicht greift nach § 10 Abs. 6a Nr. 1 GwG, § 365o Z 3 GewO 1994 oder Art. 8a Abs. 1 oder 2bis GwG	Identifizierung vor der Transaktion nachholen; in Deutschland darf die Geschäftsbeziehung ohne erfüllte Sorgfaltspflicht nicht begründet werden (§ 10 Abs. 9 GwG)

Wann Sie helfen lassen sollten

Holen Sie Rechts- oder Steuerberatung dazu, wenn Kunden regelmäßig bar nahe der Schwellen zahlen, wenn der Registereintrag mehrere Gesellschaften einer Gruppe betrifft, wenn Zweifel an der Vertretungsbefugnis bleiben oder wenn der wirtschaftlich Berechtigte außerhalb der EU und des EWR sitzt. Für das Konto hilft B2B-Kundenportal: Selbstbedienung, für die Anforderungen B2B-Onlineshop aufbauen.