Angebote und Freigabeprozesse im B2B-Shop

Ein B2B-Kunde fragt an, verhandelt und gibt erst danach frei. Läuft im Shop nur eine Bestellung durch, fehlt dieser Ablauf, und die Abstimmung wandert ans Telefon oder in E-Mails. Der folgende Ablauf trennt beide Vorgänge und hält die Freigabe dort fest, wo sie entsteht.

Was Sie vorab brauchen

• den Einkaufsablauf eines echten Kunden, aufgeschrieben: wer anfragt, wer den Preis verhandelt, wer freigibt, wer bezahlt
• die Rollen im Firmenkonto, getrennt nach Anfragen, Bestellen und Freigeben (B2B-Kundenportal)
• die Entscheidung, ob Ihr Angebot bindend ist und welche Annahmefrist es trägt (Schritte 2 und 3)
• eine Preisquelle für kundenspezifische Preise und Staffeln (Kundenspezifische Preise und Staffeln)
• ein Mindestdatensatz je Angebot: Kundennummer, Positionen, Mengen, Nettopreise, Gültigkeit, Liefertermin, Zahlungsziel
• eine Ablage, in der jede Freigabe mit Person, Zeitpunkt und Betrag steht

Der Ablauf im Überblick

Der Vorgang hat fünf Zustände, und jeder Zustand wechselt durch eine Handlung einer bestimmten Seite.

Zustand	Wer handelt	Ergebnis
Anfrage	Kunde	Positionen, Mengen, Liefertermin, Lieferadresse
Angebot	Shop	Nettopreise, Annahmefrist, Zahlungsziel
Freigabe	Kunde	Status freigegeben, mit Person und freigegebenem Betrag
Bestellung	Kunde	Annahme des Angebots
Auftragsbestätigung	Shop	bestätigter Vertrag, Grundlage für Lieferschein und Rechnung

Schritt für Schritt: von der Anfrage zur freigegebenen Bestellung

Schritt 1: Anfrage und Bestellung trennen

Eine Angebotsanfrage ist eine Frage, kein Auftrag. Sie verpflichtet weder den Kunden noch Sie. Erst Ihr Angebot ist die Erklärung, zu den genannten Bedingungen liefern zu wollen, und die Bestellung des Kunden ist die Antwort darauf. Geben Sie deshalb beiden Vorgängen eigene Nummernkreise und eigene Statuswerte. Läuft die Anfrage als Bestellung durch, entstehen Aufträge, die niemand freigegeben hat.

Die Anfrage trägt die Angaben, die den Preis bestimmen: Positionen, Mengen, gewünschter Liefertermin, Lieferadresse und Kundennummer. Fehlt eine davon, ist die Rückfrage der erste Schritt Ihres Angebots. Das gilt auch dann, wenn der Kunde einzelne Positionen ohne Mengenangabe schickt.

Schritt 2: Angebotspositionen und Gültigkeit festlegen

Jedes Angebot braucht mehr als Preise. Nehmen Sie diese Angaben auf:

• Positionsnummer, Artikel, Menge und Einheit
• Nettopreis je Einheit, mit dem Hinweis, dass der Preis ohne Umsatzsteuer gilt
• Gültigkeitsdatum, also den letzten Tag der Annahmefrist
• Liefertermin oder Lieferzeitraum, Lieferort und Versandart
• Zahlungsziel und Skonto
• die Preisliste, auf der der Preis beruht

Ohne Gültigkeitsdatum richtet sich die Bindungsdauer nach dem Einzelfall (Schritt 3). Setzen Sie das Datum deshalb in jeden Angebotsvorgang, auch bei Katalogartikeln, deren Preis sich ändern kann.

Schritt 3: Die Verbindlichkeit des Angebots regeln

Ein an den Kunden gerichtetes Angebot ist rechtlich ein Antrag. Ob Sie daran gebunden sind, unterscheidet sich nach Land.

In Deutschland sind Sie an den Antrag gebunden, wenn Sie die Gebundenheit nicht ausschließen (§ 145 BGB). Sie können die Bindung also mit einem Vorbehalt ausschließen, etwa mit dem Wort “freibleibend”. Haben Sie eine Annahmefrist bestimmt, kann die Annahme nur innerhalb dieser Frist erfolgen (§ 148 BGB).

In Österreich gilt § 862 ABGB: Das Angebot muss innerhalb der von Ihnen bestimmten Frist angenommen werden, und vor Ablauf dieser Frist können Sie den Antrag nicht zurücknehmen. Ohne bestimmte Frist gilt für einen elektronisch übermittelten Antrag die Frist, innerhalb der Sie bei ordnungsgemäßer Absendung der Antwort deren Eintreffen erwarten dürfen. Setzen Sie deshalb kurze, klare Fristen.

In der Schweiz sind Sie an den Antrag gebunden, wenn Sie für die Annahme eine Frist setzen, und zwar bis zu deren Ablauf (Art. 3 Abs. 1 OR). Ohne Frist bleibt die Bindung nur bis zu dem Zeitpunkt bestehen, zu dem Sie die Antwort erwarten dürfen (Art. 5 Abs. 1 OR). Sie können dem Angebot eine die Bindung ablehnende Erklärung beifügen und damit die Bindung ausschließen (Art. 7 Abs. 1 OR). Ein versandter Tarif oder eine Preisliste ist für sich kein Antrag (Art. 7 Abs. 2 OR).

Legen Sie in Ihren Bedingungen fest, wann der Vertrag zustande kommt: mit der Bestellung, mit Ihrer Auftragsbestätigung oder mit dem Versand. Die Bestätigung ist der Nachweis, den Sie im Streitfall vorlegen.

Schritt 4: Freigabestufen im Shop abbilden

Eine Vorschrift, die im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern eine bestimmte Freigabestufe verlangt, haben wir in den hier geöffneten Quellen (BGB, HGB, ABGB, UGB, OR) nicht gefunden; Freigabegrenzen sind danach Sache des Kunden. Der Shop muss sie abbilden, weil sonst jede anfragende Person unmittelbar bestellen kann. Drei Bausteine genügen:

• eine Freigabeberechtigung je Rolle, getrennt von der Bestellberechtigung
• eine Grenze je Person oder Rolle, ab der eine zweite Freigabe nötig ist
• ein Status “freigegeben” mit Person, Zeitpunkt und freigegebenem Betrag

Die folgende Stufung ist eine erfundene Beispielkonfiguration (redaktionelle Empfehlung), keine Rechtsangabe:

Bestellwert netto	Freigabe durch
bis 1.000,00 Euro	bestellende Person
über 1.000,00 bis 10.000,00 Euro	Abteilungsleitung
über 10.000,00 Euro	Geschäftsführung

Ein interner Freigabeschritt schützt Sie nicht davor, dass die anfragende Person das Unternehmen wirksam verpflichtet. Handelt sie im Rahmen ihrer Vollmacht, wirkt die Bestellung für das Unternehmen (§ 164 Abs. 1 BGB; Art. 32 Abs. 1 OR; § 54 Abs. 1 UGB). Sonstige Beschränkungen der Handlungsvollmacht muss der Verkäufer in Deutschland und Österreich nur dann beachten, wenn er sie kannte oder kennen musste (§ 54 Abs. 3 HGB; § 55 UGB). Lassen Sie die Freigabe deshalb vor der Bestellung einholen und bei hohen Auftragswerten die Vollmacht der bestellenden Person bestätigen.

Schritt 5: Preise aus einer Quelle ziehen

Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung müssen denselben Preis zeigen. Führen Sie kundenspezifische Preise nur an einer Stelle, im Shopsystem oder im ERP, und übernehmen Sie sie von dort in das Angebot. Zwei Preisquellen erzeugen Abweichungen, und die Abweichung fällt im ungünstigsten Fall erst auf, wenn der Kunde die Rechnung prüft.

Schritt 6: Das Angebot in die Bestellung überführen

Die Bestellung des Kunden ist die Annahme. Im Portal heißt das: Der Kunde öffnet das Angebot und bestätigt es ohne Änderung. Der Vorgang wechselt in den Status Bestellung und erhält eine Auftragsnummer.

Weicht die Bestellung ab, ist sie keine Annahme. In Deutschland gilt eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB); dasselbe gilt für eine verspätete Annahme (§ 150 Abs. 1 BGB). In Österreich und der Schweiz beurteilt sich dieselbe Frage nach der übereinstimmenden Willensäußerung: Ohne übereinstimmende Erklärungen kommt kein Vertrag zustande (§ 861 ABGB; Art. 1 Abs. 1 OR). Behandeln Sie jede Abweichung als neue Runde: Angebot anpassen, erneut freigeben lassen, erneut bestätigen.

Schritt 7: Vertragsschluss und Belege festhalten

Halten Sie den angenommenen Stand fest: Angebotsversion, Bestellung, Bestätigung, Freigabe. Senden Sie die Auftragsbestätigung mit den Konditionen des bestätigten Angebots. Für Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland prüfen Sie die Regeln zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung im B2B-Webshop). Prüfen Sie bei Bestellungen mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die Nummer, bevor Sie die Rechnung stellen (USt-ID im Checkout).

Schritt 8: Den Ablauf dokumentieren und auswerten

Schreiben Sie auf, welchen Ablauf Ihr Shop abbildet: Vorgangsarten, Statuswerte, Rollen, Grenzen, Fristen. Diese Aufzeichnung ist die Grundlage jeder Einarbeitung und jedes Streitfalls. Messen Sie dazu vier Werte: Zahl der Anfragen, Anteil der Anfragen, die zu Bestellungen werden, Zeit von der Anfrage bis zur Bestellung, Anteil der Bestellungen, die nach der Freigabe noch geändert werden.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Ein Testangebot trägt Annahmefrist, Nettopreis, Liefertermin und Zahlungsziel.
• Eine Bestellung ohne Freigabe ist im Portal nicht möglich; der Vorgang bleibt im Status Angebot.
• Nach der Freigabe wechselt der Vorgang zu Bestellung, und die Auftragsbestätigung nennt dieselben Mengen und Preise.
• Eine Bestellung mit anderer Menge oder anderem Preis löst keine Bestellung aus, sondern eine Rückfrage.
• Die Rechnung trägt die bestellte Menge und den Preis des bestätigten Angebots.
• Ein zweiter Testlauf mit einer anderen Person zeigt, dass die Rollenrechte greifen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Kunde beruft sich auf ein Angebot nach dem Gültigkeitsdatum	Annahmefrist fehlt oder steht nicht im Dokument	Frist in jeden Angebotsvorgang aufnehmen (§ 148 BGB; § 862 ABGB; Art. 3 Abs. 1 OR)
Geänderte Menge wird ohne Rückfrage ausgeliefert	Abweichung wurde als Annahme verbucht	Abweichung als neuen Vorgang behandeln (§ 150 Abs. 2 BGB); in Österreich und der Schweiz kommt ohne übereinstimmende Erklärung kein Vertrag zustande (§ 861 ABGB; Art. 1 Abs. 1 OR)
Zwei Personen bestellen ohne Freigabe	Rechte je Rolle fehlen im Konto	Freigabeberechtigung von der Bestellberechtigung trennen
Angebotspreis und Rechnungspreis weichen ab	zwei Preisquellen	Preise aus einer Quelle in das Angebot übernehmen
Bestellte Position fehlt in der Auftragsbestätigung	angenommener Stand nicht gespeichert	bestätigten Stand mit Versionsnummer sichern
Kunde bestreitet die Bestellung seiner Mitarbeiterin	Vollmacht unklar	Vollmacht der bestellenden Person klären (§ 164 Abs. 1 BGB; Art. 32 Abs. 1 OR; § 54 Abs. 1 UGB)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie rechtliche Beratung dazu, wenn Ihr Angebot eine Preisbindung über mehrere Monate trägt, wenn Bestellungen aus Konzern- oder Filialstrukturen mit eigenen Einkaufsrichtlinien kommen oder wenn ein Kunde eine Bestellung bestreitet, die eine einzelne Person im Firmenkonto ausgelöst hat. Für die Abbildung im Shopsystem genügt die technische Dokumentation des Systems; sie ersetzt nicht die Prüfung, welcher Status zu welchem Zeitpunkt einen Vertrag begründet.