E-Rechnung im B2B-Webshop: Versand und Empfang
Kurz gesagt
In Deutschland müssen Sie Rechnungen für B2B-Umsätze als E-Rechnung in einem strukturierten Format ausstellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Halbsatz 2 UStG) – ansässig ist ein Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte im Inland, in Ermangelung eines Sitzes mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG) –, soweit der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist; übergangsweise bleibt Papier für Umsätze bis 31. Dezember 2026 zulässig, jedes andere elektronische Format wie PDF daneben nur mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das noch bis 31. Dezember 2027, wenn Ihr Vorjahresgesamtumsatz nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, und für EDI-Rechnungen unabhängig vom Umsatz, dann aber nur elektronisch und mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro und Rechnungen über Kleinunternehmerumsätze nach § 19 Abs. 1 UStG dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung übermittelt werden (§§ 33 Satz 4, 34a Satz 4 UStDV); für Kleinbetragsrechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt das nicht (§ 33 Satz 3 UStDV). Akzeptieren müssen Kunden E-Rechnungen, die der EN 16931 entsprechen, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL, seit 1. Januar 2025.
Das Wichtigste
- Pflicht: Bei Umsätzen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind, ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Halbsatz 2 UStG); ansässig im Inland ist ein Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte im Inland oder, in Ermangelung eines Sitzes, mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Für Umsätze bis 31. Dezember 2026 ist Papier ohne weitere Voraussetzung zulässig, jedes andere elektronische Format wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG).
- Empfang: Jeder inländische Unternehmer muss seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 40), eine Übergangsfrist gibt es nicht (Rn. 62).
- Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL, erfüllen die Anforderungen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 25).
- Eine PDF-Datei ohne eingebetteten XML-Datensatz ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 7).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV), nicht jedoch Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV); dauerhaft als sonstige Rechnung zulässig sind außerdem Rechnungen über Kleinunternehmerumsätze nach § 19 Abs. 1 UStG (§ 34a Satz 4 UStDV).
- Für Umsätze des Jahres 2027 dürfen Rechnungen noch bis zum 31. Dezember 2027 als sonstige Rechnung ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format); unabhängig vom Umsatz ist bis dahin bei Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) ein nicht strukturiertes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers zulässig, Papier aber nicht (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 und 3 UStG); ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ohne diese Erleichterungen.
Was Sie vorab brauchen
Der Ablauf setzt einen Shop mit Sitz, Geschäftsleitung oder am Umsatz beteiligter Betriebsstätte in Deutschland voraus; dieser Artikel behandelt, in welcher Form der Shop Rechnungen an Geschäftskunden versendet und wie er E-Rechnungen empfängt. Was der Shop darüber hinaus beim Erzeugen und Nummerieren beachten muss, steht in Rechnungen im Onlineshop in Deutschland.
Vor der Formatentscheidung brauchen Sie:
- je Bestellung die Empfängerart (Unternehmer, juristische Person ohne Unternehmereigenschaft, Privatkunde) und die Ansässigkeit des Empfängers nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG (Sitz, Geschäftsleitung oder am Umsatz beteiligte Betriebsstätte),
- den Gesamtumsatz Ihres Shops im Vorjahr nach § 19 Abs. 2 UStG, wenn Sie die Übergangsfrist des Jahres 2027 nutzen wollen,
- die Liste der Rechnungsformate, die Ihr Shopsystem oder Rechnungssystem erzeugen kann,
- ein Postfach oder einen Eingangskanal, über den eingehende E-Rechnungen bei der Buchhaltung landen,
- einen Ablageort, der eine Rechnung unveränderbar in ihrer ursprünglichen Form aufnimmt.
Schritt für Schritt: E-Rechnungen ausstellen und empfangen
Schritt 1: Prüfen, ob die E-Rechnungspflicht für die Bestellung gilt
Die Pflicht, als E-Rechnung auszustellen, gilt für Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG zwischen Unternehmern, wenn Leistender und Empfänger beide im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Halbsatz 2 UStG). Sie gilt nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro Gesamtbetrag und Rechnungen über Kleinunternehmerumsätze nach § 19 Abs. 1 UStG dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV); bei Kleinbeträgen gilt das nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Ist der Kunde nicht im Inland ansässig, greift die Pflicht nicht; ansässig im Inland ist er nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG auch dann, wenn er im Ausland sitzt, aber eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland unterhält, und dann bleibt es bei der E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 13). Ohne eine solche Ansässigkeit dürfen Sie auf Papier ausstellen oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch in einem anderen Format (Rn. 16). Ob der Kunde Unternehmer ist, dürfen Sie nach dem BMF-Schreiben bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns anhand seiner Angaben beurteilen; die Angabe einer USt-IdNr. oder W-IdNr. ist ein Indiz dafür (Rn. 15).
Schritt 2: Format aus den erlaubten Formaten wählen
Eine E-Rechnung ist in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen oder vom Empfänger vereinbart und für die Extraktion der Pflichtangaben in ein normkonformes Format geeignet sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Welches zulässige Format Sie konkret verwenden, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen Ihnen und dem Kunden (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 27). Die Tabelle vergleicht die beiden in Deutschland verbreiteten E-Rechnungsformate mit der PDF-Rechnung ohne Datensatz.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF ohne Datensatz |
|---|---|---|---|
| Aufbau | reines XML-Dokument (BMF-Schreiben Rn. 29) | XML eingebettet in ein PDF/A-3-Dokument (FeRD-Produktseite; BMF-Schreiben Rn. 30) | Bilddatei ohne strukturierten Teil (BMF-Schreiben Rn. 7) |
| E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG | ja (BMF-Schreiben Rn. 25) | ja, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben Rn. 25) | nein, sonstige Rechnung (BMF-Schreiben Rn. 7) |
| Sichtprüfung ohne Zusatzprogramm | nein, Darstellung über Visualisierungsprogramm (BMF-Schreiben Rn. 28) | ja, Lesedarstellung im PDF-Anteil enthalten | ja |
| Einsatzgebiet | als deutsche Umsetzung (CIUS) der EN 16931 für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt und dort im Einsatz (e-rechnung-bund.de) | B2B, B2G und B2C (FeRD-Produktseite) | B2C und Übergangszeit B2B |
| Shop-Anbindung | Erzeugt Ihr Rechnungsmodul oder Dienstleister XML aus den Bestelldaten? Zur Visualisierung genügt ein Visualisierungsprogramm (LfSt-Themenseite) | Erzeugt Ihr Rechnungssystem ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML aus den Bestelldaten? | Papier- oder PDF-Ausgabe ohne strukturierten Datensatz; bei B2B nur bis zum Auslaufen der Übergangsfristen zulässig, außer bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen über Kleinunternehmerumsätze nach § 19 Abs. 1 UStG, die dauerhaft als sonstige Rechnung zulässig bleiben (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV); bei Kleinbeträgen gilt das nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV) |
| Aufbewahrung | XML im Ursprungsformat, unveränderbar und maschinell auswertbar (BMF-Schreiben Rn. 60) | XML-Anteil in ursprünglicher Form, unveränderbar und maschinell auswertbar; Bildteil zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame Aufzeichnungen enthält (BMF-Schreiben Rn. 60) | wie eine sonstige Rechnung nach den GoBD (BMF-Schreiben Rn. 61) |
Die Zeile Shop-Anbindung nennt Fragen an die vorhandene Software und keine Produkte.
Zu den E-Rechnungsformaten zählen nicht nur deutsche Standards: Formate wie Peppol-BIS Billing oder Factur-X sind zulässig, soweit sie der EN 16931 entsprechen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 26). Eine Extension der XRechnung, etwa für branchenbezogene Angaben, berührt die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht; diese stehen im Kern-Datenmodell, die Extension ergänzt es (Rn. 29 und 38).
Schritt 3: Übergangsfristen je Umsatzjahr einhalten
Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, dürfen Sie bis zum 31. Dezember 2026 eine sonstige Rechnung auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF ausstellen (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (Nr. 2). Unabhängig von Ihrer Umsatzgröße dürfen Sie Rechnungen für Umsätze des Jahres 2027 bis zum 31. Dezember 2027 außerdem mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermitteln, auch wenn das verwendete Format nicht § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht; diese Erleichterung betrifft nur die elektronische Übermittlung, setzt die Zustimmung des Empfängers voraus und erlaubt keine Papierrechnung (Nr. 3). Ab dem 1. Januar 2028 sind E-Rechnungen für B2B-Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern ohne diese Erleichterungen auszustellen; unberührt bleiben die Dauererleichterungen für Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen über Kleinunternehmerumsätze (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV); für Kleinbetragsrechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt die Erleichterung nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).
Zustimmung des Empfängers zu einem elektronischen Format bedarf keiner Form; sie kann konkludent erfolgen, etwa durch eine Rahmenvereinbarung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder durch widerspruchslose Annahme (Rn. 20 und 63).
Schritt 4: E-Rechnung übermitteln
Übermittlungsweg und Format sind zwischen den Vertragsparteien zu klären; das BMF-Schreiben nennt als Beispiele den Versand per E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicherort oder einen Download über ein Internetportal (Rn. 36). Ein zusätzliches menschenlesbares Dokument ist nicht erforderlich, aber optional (Rn. 6). Verweigert der Empfänger die Annahme oder kann sie technisch nicht bewältigen, hat er keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung; Ihre Pflicht gilt als erfüllt, wenn Sie eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich, etwa mit einem Sendeprotokoll, um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht haben (Rn. 42). Binden Sie einen Dienstleister für Erstellung und Übermittlung ein, stellen Sie sicher, dass er die formalen Voraussetzungen der §§ 14, 14a UStG einhält (Rn. 37).
Schritt 5: Empfang im eigenen Shop einrichten
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 62). Für die Empfangsbereitschaft genügt nach dem BMF-Schreiben ein E-Mail-Postfach; ein gesondertes Postfach ist nicht nötig, und abweichende Wege können vereinbart werden (Rn. 40). Die Pflicht trifft jeden Unternehmer unabhängig von Größe und Umsätzen, also auch Kleinunternehmer (Themenseite des Bayerischen Landesamts für Steuern).
Zum Lesen eingehender E-Rechnungen mit reinem XML-Format brauchen Sie ein Visualisierungsprogramm, das den strukturierten Teil menschenlesbar darstellt (Themenseite des Bayerischen Landesamts für Steuern). Bei ZUGFeRD entfällt das Visualisierungsprogramm, weil die Lesedarstellung im PDF-Anteil enthalten ist (Themenseite des Bayerischen Landesamts für Steuern).
Im B2B-Webshop betrifft der Empfang zwei Kanäle: Rechnungen Ihrer Lieferanten und Rechnungen Ihrer Kunden an Sie, zum Beispiel Gutschriften (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Richten Sie den Eingang so, dass die empfangene Datei unverändert in die Ablage gelangt; bewahren Sie sie acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung auf (§ 14b Abs. 1 UStG).
Schritt 6: Archivieren, prüfen und Fehler beheben
Bewahren Sie den strukturierten Teil einer E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form auf, so dass er unveränderbar und maschinell auswertbar bleibt; ein zusätzlich übersandter Bildteil ist nur aufzubewahren, wenn er für die Besteuerung bedeutsame Aufzeichnungen enthält (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 60; die Themenseite E-Rechnung des Bayerischen Landesamts für Steuern stellt am 14. Oktober 2026 ebenfalls auf die unversehrte ursprüngliche Form des strukturierten Teils und die maschinelle Lesbarkeit ab). Prüfen Sie vor dem Rollout mit einer Beispielrechnung, dass die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG im strukturierten Teil stehen; ergänzende Angaben können in einem Anhang stehen, ein Link auf externe Daten genügt nicht (Rn. 35).
Fehlt die E-Rechnung in der Pflichtzeit, ist die sonstige Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung, und Ihr Kunde kann daraus dem Grunde nach keinen Vorsteuerabzug nehmen (Rn. 55 und 56). Heilen können Sie den Fehler, indem Sie eine E-Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung berichtigend ausstellen; das wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung zurück (Rn. 57).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Shop erzeugt nur PDF-Rechnungen an Geschäftskunden | Kein Rechnungsmodul für strukturierte Formate | Formaterzeugung nachrüsten; bis Ende 2026 bleibt Papier zulässig, PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG) |
| Kunde lehnt die XRechnung ab, weil sein System ZUGFeRD erwartet | Format ist zivilrechtlich zu vereinbaren (BMF-Schreiben Rn. 27) | Format je Kunde im Kundendatensatz hinterlegen und bei der Rechnungserzeugung auswählen |
| Eingehende E-Rechnung bleibt im Postfach liegen | Kein Prozess vom Postfach zur Buchhaltung | Postfach oder Eingangskanal an Ablage und Buchhaltung anbinden; Empfangsbereitschaft ist seit 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist Pflicht (BMF-Schreiben Rn. 40 und 62) |
| XML und PDF-Bildteil weichen ab | Getrennte Erzeugung beider Teile | Strukturierter Teil führt; Bildteil nur als identisches Mehrstück erzeugen (BMF-Schreiben Rn. 31) |
| Rechnung wurde als PDF statt E-Rechnung ausgestellt, obwohl Pflicht bestand | Formatfrage bei B2B nicht geprüft | Berichtigende E-Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die Ursprungsrechnung ausstellen (BMF-Schreiben Rn. 57) |
Die Spalte Abhilfe nennt Vorschläge der Redaktion, keine gesetzlichen Pflichten.
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn Sie grenzüberschreitend an Unternehmer liefern, wenn Ihr Gesamtumsatz nahe an der 800.000-Euro-Grenze des § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG liegt, wenn Sie auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wechseln oder wenn juristische Personen des öffentlichen Rechts zu Ihren Kunden gehören (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 52 bis 54). Diese Fälle hängen von Daten ab, die dieser Artikel nicht kennt.