Rechnungen im Onlineshop in Deutschland: Erzeugung und Versand

Was Sie vorab brauchen

Der Ablauf setzt einen Shop mit Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland voraus. Österreich hat eigene Regeln; dieselbe Kette für dort beschreibt Rechnungen im Onlineshop in Österreich.

Vor dem ersten Schritt brauchen Sie:

• die Empfängerart je Bestellung (anderer Unternehmer, juristische Person ohne Unternehmereigenschaft, Privatkunde) und die Ansässigkeit des Empfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Shops; wie Sie sie erhalten, steht in USt-IdNr. beantragen,
• einen Nummernkreis, der nur für Rechnungen gilt,
• die Formatentscheidung je Empfängergruppe,
• einen Aufbewahrungsort nach § 14b Abs. 2 UStG (im Inland oder in einem der Gebiete des § 1 Abs. 3 UStG, elektronisch auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet) und ein Verfahren, das Rechnungen unveränderbar ablegt,
• die Preis- und Steuerlogik des Shopsystems und seine Dokumentation zu Nummernkreisen, Vorlagen und Exporten.

Schritt für Schritt: von der Bestellung zur archivierten Rechnung

Diese sieben Schritte führen von der eingehenden Bestellung bis zur abgelegten Rechnung. Der Ablauf endet mit der Ablage, weil Nummernvergabe und Archivierung zusammenhängen.

1. Empfängerart und Rechnungspflicht klären. Eine Rechnung müssen Sie ausstellen für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft sowie über steuerpflichtige Werklieferungen und grundstücksbezogene Leistungen an andere Empfänger; ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Für diese Fälle beträgt die Frist sechs Monate nach Ausführung der Leistung; beim Verkauf an Privatkunden besteht außerhalb dieser Fälle keine Pflicht.
2. Nummernkreis festlegen. Die Rechnungsnummer ist Pflichtangabe: fortlaufend, mit einer oder mehreren Zahlenreihen, für jede Rechnung einmalig vergeben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Führen Sie Rechnungen in einer eigenen Reihe und Angebots-, Auftrags- und Lieferscheinnummern in anderen. Nach den GoBD muss jedem Geschäftsvorfall ein Beleg mit eindeutiger Belegnummer zugrunde liegen, als Beispiel nennt das Schreiben die fortlaufende Rechnungsausgangsnummer (GoBD Rz. 77). Prüfen Sie Lücken und Mehrfachvergaben nach dem Vorbild einer Lücken- und Mehrfachbelegungsanalyse (Rz. 40) und zeichnen Sie denselben Geschäftsvorfall nicht zweimal auf (Rz. 41).
3. Rechnung aus dem Bestelldatensatz erzeugen. Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG sind unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Gegenstände, Zeitpunkt der Leistung sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag; eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen die Angaben nach § 33 Satz 1 UStDV, bei Umsätzen, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, die Angaben nach § 34a Satz 1 UStDV; für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt die Kleinbetragsvereinfachung nicht (§ 33 Satz 3 UStDV). Solche Rechnungen dürfen Sie immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV); in einem elektronischen Format (etwa PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Ziehen Sie die Daten aus dem Bestell- und Kundendatensatz; nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
4. Format wählen. Sind Leistender und Empfänger im Inland oder in einem der Gebiete des § 1 Abs. 3 UStG ansässig, ist die Rechnung an einen anderen Unternehmer als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Halbsatz 2 UStG). Eine E-Rechnung ist in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG); ihr Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder vereinbart und zur Extraktion in ein normkonformes oder interoperables Format geeignet sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Anforderungen nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, nicht aber die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Rn. 25).
5. Übergänge und Ausnahmen nutzen. Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, dürfen Sie bis zum 31. Dezember 2026 Papier verwenden oder mit Zustimmung des Empfängers ein elektronisches Format ohne strukturierten Datensatz; für Umsätze des Jahres 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, und unabhängig davon für Rechnungen, die Sie per elektronischem Datenaustausch übermitteln (§ 27 Abs. 38 Satz 1 UStG).
6. Rechnung übermitteln. Für den Empfang einer E-Rechnung reicht es nach dem BMF-Schreiben, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach bereitstellt (Rn. 40); für den Empfang besteht keine Übergangsregelung (Rn. 62). Verweigert er die Annahme, hat er keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung; Ihre Pflicht ist erfüllt, wenn Sie sich nachweislich, etwa mit einem Sendeprotokoll, um die Übermittlung bemüht haben (Rn. 42). Rechnungen an Privatkunden und andere Rechnungen ohne Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gehen elektronisch nur mit Zustimmung des Empfängers, die formfrei und nach dem BMF-Schreiben auch konkludent möglich ist (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG, Rn. 20).
7. Unveränderbar ablegen. Bewahren Sie ein Doppel jeder Ausgangsrechnung und jede empfangene Rechnung mindestens acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung auf; die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch läuft (§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG; § 147 Abs. 3 Satz 1 und 5 AO). Aufzubewahren ist im Inland oder in einem der Gebiete des § 1 Abs. 3 UStG; elektronisch ist auch das übrige Gemeinschaftsgebiet, das Gebiet von Büsingen oder die Insel Helgoland zulässig, wenn ein vollständiger Online-Zugriff (Fernabfrage) gewährleistet ist und Sie den Aufbewahrungsort dem Finanzamt mitteilen (§ 14b Abs. 2 UStG). Außerhalb des Gemeinschaftsgebiets dürfen Sie nur mit Bewilligung des Finanzamts elektronisch aufbewahren (§ 14b Abs. 5 UStG, § 146 Abs. 2b AO). Von einer E-Rechnung genügt der strukturierte Teil im Ursprungsformat (GoBD Rz. 119 und 131 in der ab 14. Juli 2025 geltenden Fassung); eine Konvertierung darf die maschinelle Auswertbarkeit nicht einschränken (Rz. 131), einen Bildteil bewahren Sie nur bei zusätzlichen oder abweichenden steuerlich bedeutsamen Angaben auf (Rz. 119), und Papierrechnungen erfassen Sie so, dass die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt (Rz. 130).

Den PDF-Doppeldruck können Sie sich sparen: Nach GoBD Rz. 76 genügt es, wenn jederzeit ein inhaltsgleiches Doppel erzeugt werden kann; dafür sind Stammdaten und AGB zu historisieren, das Originallayout als Muster zu speichern und die Daten maschinell auswertbar und unveränderbar vorzuhalten. Wechseln Sie das Shopsystem, sind die Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig zu überführen, sonst ist die ursprüngliche Hard- und Software für die Dauer der Frist vorzuhalten (Rz. 142 und 143). Solange noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, genügt es bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder bei einer Auslagerung aus dem Produktivsystem, nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO). Einzelheiten: GoBD im Onlineshop.

Wo Nummernvergabe und Archivierung brechen

Die Tabelle folgt dem Weg einer Bestellung und nennt die Stellen, an denen die Nummernfolge oder die spätere Nachprüfbarkeit reißt.

Stelle im Ablauf	Wie es bricht	Folge	Abhilfe
Bestelleingang	Die Nummer wird beim Eingang vergeben, die Bestellung wird storniert	Die Nummer ist verbraucht	Nummer erst bei der Rechnungsstellung vergeben, Lücke dokumentieren (GoBD Rz. 40, 152)
Zweiter Kanal	Hauptshop und Marktplatz führen getrennte Zähler	Zwei Rechnungen tragen dieselbe Nummer (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG)	Gemeinsame Reihe oder Reihen je Kanal mit Präfix
Shopwechsel	Das neue System beginnt die Reihe wieder bei 1	Nummern wiederholen sich über die Jahre	Startwert über den letzten Wert des Altsystems setzen, Migration dokumentieren (GoBD Rz. 142)
Bestellbestätigung	Das Schreiben rechnet über die Leistung ab und weist Umsatzsteuer aus	Es ist eine Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG); ein unberechtigter Steuerausweis wird nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldet, wenn das Dokument die Rechnungsmerkmale erfüllt, bei Rechnungen an Endverbraucher nach der Rechtsprechung jedoch nicht (BFH V R 46/25)	Keine Steuerbeträge in Dokumenten, die keine Rechnung sind
Korrektur	Die Rechnung wird im Shop überschrieben	Der ursprüngliche Inhalt ist nicht mehr feststellbar (§ 146 Abs. 4 AO)	Berichtigung als eigenes Dokument mit Bezug auf die Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV)
Retoure	Die Gutschrift bekommt die Nummer der Ursprungsrechnung	Zwei Dokumente tragen dieselbe Nummer	Eigene Reihe für Gutschriften, Ablauf in Gutschriften und Stornos
E-Rechnung	Vom strukturierten Teil bleibt nur ein PDF oder Ausdruck übrig	Die Rechnung ist nicht mehr maschinell auswertbar (GoBD Rz. 125, 131)	Strukturierten Teil im Ursprungsformat ablegen

Die Spalte Abhilfe nennt Vorschläge der Redaktion, keine gesetzlichen Pflichten.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Vergleichen Sie in einer Woche mit stornierten Bestellungen die Rechnungsnummern mit den Bestellungen: Jede vergebene Nummer hat eine Rechnung oder eine dokumentierte Stornierung.
2. Ziehen Sie die Rechnungsliste als maschinenlesbare Datei aus dem Shop und lassen Sie sie auf doppelte Nummern prüfen.
3. Öffnen Sie eine E-Rechnung aus dem Archiv mit einem Anzeigeprogramm: Der strukturierte Teil ist vorhanden, nicht nur ein Bild.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Lücke in der Nummernfolge	Nummern werden im Bestellprozess vergeben und bei Stornierungen nicht erfasst	Nummernkreis in die Rechnungsstellung verlegen, Stornierungen dokumentieren
Zwei Rechnungen, eine Nummer	Zwei Systeme oder zwei Reihen mit gleichem Aufbau	Eine gemeinsame Reihe oder Präfixe je System, Prüfung auf doppelte Nummern
Kunde erhält zwei Rechnungen	Bestellbestätigung und Rechnung rechnen beide ab	Zweite Rechnung nur als Berichtigung mit Bezug ausstellen
Steuerberatung kann die Belege nicht einlesen	Rechnungen liegen nur als Bild oder Druckdatei vor	Strukturierten Teil und maschinell auswertbaren Export einrichten (GoBD Rz. 131, 144; § 147 Abs. 6 AO)
Prüfer kann eine Rechnung nicht lesbar machen	Nur der Papierausdruck steht zur Verfügung	Elektronische Dokumente für die Dauer der Frist über das System lesbar halten (GoBD Rz. 157)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn Ihr Shop an Kunden in anderen EU-Staaten oder in Drittstaaten verkauft, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen oder aufgeben (siehe Kleinunternehmer im Onlineshop), wenn Sie Entgelte vor der Lieferung abrechnen oder wenn Ihr Shopsystem keine zulässigen E-Rechnungsformate erzeugt. Diese Fälle hängen von Daten ab, die dieser Artikel nicht kennt.