USt-IdNr. beantragen und prüfen als Onlinehändler

Was Sie vorab brauchen

• Eine Steuernummer und eine abgeschlossene umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt. Das BZSt erteilt die USt-IdNr. auf Grundlage der übermittelten Daten; vorher ist keine Vergabe möglich.
• Ihre letzte Steuernummernmitteilung oder den letzten Steuerbescheid, um Name und Anschrift abzugleichen; weichen sie ab, berichtigt nur das Finanzamt die Daten.
• Ihre eigene deutsche USt-IdNr., wenn Sie die Nummer eines Geschäftspartners prüfen wollen; das BZSt verlangt sie bei jeder Abfrage.
• Für den Checkout die Angaben eines Firmenkunden: Firma samt Rechtsform, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort und USt-IdNr.

Wann Sie eine USt-IdNr. brauchen – und wann nicht

Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmer zusätzlich zur Steuernummer erhalten; nach § 27a Abs. 1 UStG erteilt sie das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag. Sie ist unter anderem in der Zusammenfassenden Meldung anzugeben.

Sie brauchen sie in den Fällen, in denen das Gesetz sie verlangt: für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG), für innergemeinschaftliche Erwerbe, bei denen Sie die Erwerbsschwelle durch Verwendung Ihrer USt-IdNr. ausschalten (§ 1a Abs. 3 und 4 UStG), für Dreiecksgeschäfte (§ 25b Abs. 2 UStG) und für sonstige Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 2 in einem anderen Mitgliedstaat, deren Steuer der Empfänger schuldet (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG). Maßgeblich ist der einzelne Umsatz, nicht allein die Tatsache, dass der Kunde Unternehmer ist: Umsätze, für die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt, lösen die Nummernangabe nicht aus.

Die folgende Übersicht zeigt, wer die Nummer braucht.

Fall	Wessen USt-IdNr. ist nötig?
Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat, für die die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung greift	die gültige USt-IdNr. des Abnehmers, die ihm ein anderer Mitgliedstaat erteilt hat (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG); beide Nummern stehen auf der Rechnung (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG)
Sonstige Leistung im Sinne des § 3a Abs. 2 an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat mit Übergang der Steuerschuld	Ihre Nummer und die Nummer des Empfängers (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG)
Waren an Privatkunden in einem anderen EU-Staat	keine USt-IdNr. des Kunden; maßgeblich sind die Regeln zum Fernverkauf und zur Lieferschwelle
Inlandsgeschäft mit Privatkunden oder Unternehmen in Deutschland	keine USt-IdNr. nötig; auf der Rechnung genügt Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG)
Umsätze, für die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt	keine; § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG), die Angabe der USt-IdNr. in der Rechnung (§ 14a Abs. 1 Satz 3, Abs. 3 Satz 2, Abs. 7 Satz 2 UStG) und die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG aus, ausgenommen innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge (§ 19 Abs. 6 Satz 1 UStG)

Für Privatkunden im EU-Ausland gilt die Fernverkaufsregelung mit der Lieferschwelle (OSS im Onlinehandel); Lieferungen in Drittländer wie die Schweiz folgen den Zollvorschriften (Zoll und Ausfuhr aus Deutschland).

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, braucht für seine Kleinunternehmerumsätze keine USt-IdNr.; § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt unter anderem § 6a UStG, die Angabe der USt-IdNr. in der Rechnung (§ 14a Abs. 1 Satz 3, Abs. 3 Satz 2, Abs. 7 Satz 2 UStG) und die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG aus. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen neuer Fahrzeuge gilt die Regelung nach § 19 Abs. 6 Satz 1 UStG nicht, und für neue Fahrzeuge und verbrauchsteuerpflichtige Waren greift auch die Erwerbsschwelle des § 1a Abs. 3 UStG nicht (§ 1a Abs. 5 UStG). Für die Kleinunternehmerbefreiung in einem anderen Mitgliedstaat erteilt das BZSt nach § 19a UStG stattdessen eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (Kleinunternehmer mit Onlineshop).

Schritt für Schritt: USt-IdNr. beantragen

1. Erfassung prüfen. Klären Sie zuerst, ob Ihr Unternehmen beim Finanzamt umsatzsteuerlich erfasst und an das BZSt übermittelt ist; vorher ist keine Vergabe möglich.
2. Weg wählen. Nach Angabe des BZSt stehen drei Wege zur Verfügung: bei einer Neugründung der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt mit angekreuztem Feld für die USt-IdNr.; ein Online-Formular des BZSt; oder ein schriftlicher Antrag über das Kontaktformular beziehungsweise per Post an das BZSt, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis.
3. Angaben bereithalten. Beim Online-Antrag sind das zuständige Finanzamt, die Steuernummer und die Rechtsform anzugeben, bei Einzelunternehmen zusätzlich Name, Vorname und Geburtsdatum, bei anderen Rechtsformen Firmenname, Postleitzahl und Ort. Der schriftliche Antrag verlangt Name und Anschrift, Finanzamt und Steuernummer.
4. Automatischen Abgleich beachten. Beim Online-Antrag gleicht das BZSt Ihre Eingaben automatisch mit dem Datenbestand des Finanzamts ab; bei Abweichung wenden Sie sich zuerst an das Finanzamt.
5. Bekanntgabe abwarten. Die USt-IdNr. wird ausschließlich per Post mitgeteilt; bei der Online-Beantragung nur an das Unternehmen selbst, nicht an eine bevollmächtigte Person. Eine Mitteilung per E-Mail oder Telefon ist nach Angabe des BZSt nicht möglich.
6. Gültigkeit notieren. Die Gültigkeit beginnt mit dem Datum des Bekanntgabebescheids und endet, wenn Sie die Beendigung beim BZSt beantragen oder beim Finanzamt nicht mehr umsatzsteuerlich geführt werden. Für das gesamte Unternehmen wird eine Nummer erteilt, auch bei mehreren Gewerben.

So prüfen Sie die Nummer eines Geschäftspartners

Das BZSt bestätigt auf Anfrage die Gültigkeit einer USt-IdNr., die ein anderer EU-Mitgliedstaat erteilt hat, sowie Name und Anschrift des Inhabers (§ 18e Nr. 1 UStG). Die Abfrage führt der Inhaber einer deutschen USt-IdNr. durch und gibt seine eigene Nummer an.

Die einfache Bestätigung sagt nur, ob die ausländische Nummer gültig ist; sie muss vor einer qualifizierten Bestätigung durchgeführt werden. Die qualifizierte Bestätigung gleicht zusätzlich Firmenname einschließlich Rechtsform, Ort, Postleitzahl sowie Straße und Hausnummer mit den im Mitgliedstaat registrierten Daten ab.

Für die Abfrage stehen nach Angabe des BZSt eine Online-Einzelabfrage und eine Schnittstelle für Mehrfachabfragen (REST-API) bereit. Als Nachweis der qualifizierten Abfrage dient der vom BZSt empfangene Datensatz oder ein Ausdruck beziehungsweise Screenshot; eine schriftliche Bestätigung versendet das BZSt nicht. Für zurückliegende Zeitpunkte sind Bestätigungen nicht möglich.

Für eine Sichtprüfung, die nicht über das BZSt läuft, bietet die Europäische Kommission den Dienst VIES an; Deutschland ist in der aktuellen Verfügbarkeitsliste des Dienstes als abfragbarer Mitgliedstaat geführt. Die rechtliche Würdigung, etwa die Steuerfreiheit einer Lieferung, verweist das BZSt an das zuständige Finanzamt.

Deutsche USt-IdNrn. kann ein deutscher Shop über dieses Verfahren nicht bestätigen lassen. Nach § 18e Nr. 3 UStG bestätigt das BZSt die Gültigkeit einer inländischen USt-IdNr. sowie den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers nur Betreibern elektronischer Schnittstellen im Sinne des § 25e Abs. 1 UStG; die Zulassung beantragen sie formlos beim zuständigen Finanzamt. Die Bestätigung für Lagerhalter, die § 18e Nr. 2 UStG bis zum 31. Dezember 2025 vorsah, ist entfallen; § 27 Abs. 40a UStG wendet sie in der am 31. Dezember 2025 geltenden Fassung nur noch auf Umsätze an, die vor dem 1. Januar 2026 nach § 4 Nr. 4a Satz 1 UStG steuerfrei waren, und auf deren Auslagerung. Mit Ablauf des 30. Dezember 2029 gelten nicht ausgelagerte Gegenstände als ausgelagert (§ 27 Abs. 40a Satz 2 UStG).

Schritt für Schritt: Prüfung im Checkout für B2B-Kunden

1. Firmenkundenerkennung einbauen. Bieten Sie das Feld für Firma und USt-IdNr. nur dort an, wo der Kunde als Unternehmen auftritt, etwa über einen B2B-Modus. Die Prüfung betrifft Fälle, in denen die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung oder der Übergang der Steuerschuld von einer gültigen USt-IdNr. abhängt.
2. Eingabeformat prüfen, bevor Sie abfragen. Vergleichen Sie Ländercode und Stellenformat der eingegebenen Nummer mit dem Merkblatt des BZSt zum Aufbau der USt-IdNr. in den EU-Mitgliedstaaten. Offensichtliche Tippfehler filtern Sie so vor der Abfrage aus.
3. Einfache Bestätigung durchführen. Fragen Sie die Gültigkeit der Nummer beim BZSt ab, für eine schnelle Sichtprüfung bei VIES. Bei Verzögerungen oder Timeouts empfiehlt das BZSt eine erneute Abfrage zu einer anderen Tageszeit und rät von einem unmittelbaren Wiederholen ab; zwischen 23:00 und 05:00 Uhr sind Wartungsarbeiten möglich, in dieser Zeit kann es zu Verzögerungen kommen.
4. Qualifizierte Bestätigung nachschalten. Fragen Sie beim BZSt die qualifizierte Bestätigung ab und vergleichen Sie Firmenname einschließlich Rechtsform, Ort, Postleitzahl sowie Straße und Hausnummer mit den Angaben aus dem Checkout. Bei Abweichung fordern Sie den Kunden auf, seine Daten zu korrigieren; die registrierten Daten gibt das BZSt nicht heraus.
5. Ergebnis speichern. Legen Sie den Datensatz oder einen Ausdruck beziehungsweise Screenshot mit Datum und Uhrzeit zur Bestellung; das ist nach der BZSt-Angabe der Nachweis der qualifizierten Abfrage.
6. Steuerbehandlung prüfen. Die Bestätigung belegt die Gültigkeit der Nummer sowie Name und Anschrift, für sich allein aber nicht die Unternehmereigenschaft des Kunden; sie entscheidet die Steuerbehandlung nicht. Für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung müssen zusätzlich die übrigen Voraussetzungen des § 6a Abs. 1 UStG vorliegen und nachgewiesen sein (§ 6a Abs. 3 UStG). Bei einer sonstigen Leistung an einen Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet dürfen Sie nach Art. 18 Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 von dessen Unternehmereigenschaft ausgehen, solange Ihnen keine gegenteiligen Informationen vorliegen: nach Buchst. a, wenn Sie die Gültigkeit der Nummer samt Name und Anschrift bestätigt bekommen haben, nach Buchst. b, wenn der Kunde die Nummer erst beantragt hat, anhand eines anderen Nachweises und der üblichen Sicherheitsmaßnahmen. Weichen die Angaben ab, klären Sie die Steuerbehandlung mit Ihrer Steuerberatung.
7. Beide Nummern auf die Rechnung. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG), bei einer sonstigen Leistung im Sinne des § 3a Abs. 2 in einem anderen Mitgliedstaat (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG) und bei einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft (§ 14a Abs. 7 Satz 2 UStG) stehen Ihre Nummer und die des Kunden auf der Rechnung; speichern Sie die Kundennummer in den Stammdaten.
8. Deutsche Kundennummern gesondert behandeln. Ist der Kunde in Deutschland ansässig, bestätigt das BZSt seine Nummer einem Shop nicht; das ist nur Betreibern elektronischer Schnittstellen möglich (§ 18e Nr. 3 UStG). Prüfen Sie dort nur das Eingabeformat und dokumentieren Sie die Angaben. Einen Übergang der Steuerschuld setzen Sie nur an, wenn die Voraussetzungen der jeweiligen Fallgruppe des § 13b Abs. 2 UStG vorliegen; bei Bauleistungen nach Nummer 4 Satz 1 gehört dazu, dass der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt, was ihm das Finanzamt bescheinigt (§ 13b Abs. 5 Satz 2 UStG). Für die innergemeinschaftliche Lieferung siehe Dropshipping und Umsatzsteuer.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was hilft
Keine Vergabe der USt-IdNr.	Umsatzsteuerliche Erfassung fehlt, oder die Adressdaten weichen von den beim Finanzamt hinterlegten ab	Daten beim Finanzamt klären lassen und den Antrag erneut stellen
Bestätigung meldet die Nummer als ungültig	Nummer falsch übertragen, oder der Kunde ist beim Finanzamt seines Staates nicht mehr erfasst	Nummer beim Kunden erfragen und beim BZSt erneut abfragen; ohne gültige USt-IdNr. fehlt eine Voraussetzung der Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG)
Qualifizierte Bestätigung: „stimmt nicht überein“	Firmenname, Ort, Postleitzahl oder Straße weichen ab, etwa bei abweichender Geschäftsadresse	Angaben beim Kunden erfragen; der Kunde kann bei seiner Behörde eine abweichende Adresse hinterlegen lassen
Keine schriftliche Bestätigung erhalten	Das BZSt versendet keine schriftliche Bestätigungsmitteilung	Datensatz, Ausdruck oder Screenshot aufbewahren
Deutsche Kundennummer lässt sich nicht bestätigen	Das BZSt bestätigt inländische Nummern nur Betreibern elektronischer Schnittstellen (§ 18e Nr. 3 UStG)	Eingabeformat prüfen, die Kundenangaben dokumentieren und die Steuerbehandlung gesondert prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei einer Organschaft, einer Fiskalvertretung oder einem im Ausland ansässigen Unternehmen unterscheidet sich der Weg zum BZSt. Klären Sie solche Fälle mit Ihrer Steuerberatung, ebenso Umsätze, deren Behandlung von Tatsachen abhängt, die der Shop nicht kennt, etwa der Ort einer sonstigen Leistung. Ob eine Lieferung steuerfrei ist, entscheidet im Zweifel das zuständige Finanzamt. Wird Ware in einem anderen Staat gelagert, kann dort eine Registrierung nötig werden (Ware im EU-Ausland lagern).