Zusammenfassende Meldung bei EU-Lieferungen an Unternehmer

Welche Lieferungen gemeldet werden

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist die deutsche Umsetzung der Art. 262 bis 264 der Richtlinie 2006/112/EG. Sie erfasst drei Umsatzarten: innergemeinschaftliche Warenlieferungen, Lieferungen im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts (§ 25b Abs. 2 UStG) und im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte steuerpflichtige sonstige Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer in seinem Staat schuldet (§ 18a Abs. 1, 2 und 6 UStG). Für einen Onlineshop ist die erste Gruppe maßgeblich.

Die Definition steht in § 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG: innergemeinschaftliche Warenlieferung ist eine innergemeinschaftliche Lieferung im Sinne des § 6a Abs. 1 UStG, ausgenommen die Lieferung neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. § 6a Abs. 1 UStG verlangt, dass der Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet wird, der Abnehmer ein in einem anderen Mitgliedstaat für Zwecke der Umsatzsteuer erfasster Unternehmer, der den Gegenstand für sein Unternehmen erworben hat, oder eine dort erfasste juristische Person ist — bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs genügt nach Nr. 2 Buchst. c jeder andere Erwerber —, der Erwerb dort der Umsatzsteuer unterliegt und der Abnehmer gegenüber dem Shop eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verwendet; diese Nummer verlangt Nr. 4 nur von Abnehmern im Sinne der Nr. 2 Buchst. a und b.

Aus dieser Definition folgt, was nicht in die Meldung gehört:

• Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Staaten. Dabei verwendet der Kunde keine USt-IdNr., es sind keine innergemeinschaftlichen Warenlieferungen. Wo solche Lieferungen zu versteuern sind, steht in § 3c UStG: Bei einem innergemeinschaftlichen Fernverkauf liegt der Ort im Staat des Kunden (§ 3c Abs. 1 UStG); bleiben Sie nur in Deutschland ansässig und überschreiten die Fernverkäufe und die weiteren dort genannten Leistungen zusammen die Schwelle von 10.000 Euro im vorangegangenen und im laufenden Kalenderjahr nicht, bleibt es nach § 3c Abs. 4 Satz 1 UStG bei der deutschen Umsatzsteuer in Ihrer Voranmeldung; das gilt nicht, wenn Sie dem Finanzamt nach Satz 2 erklärt haben, dass Sie auf die Anwendung des Satzes 1 verzichten — diese Erklärung bindet Sie nach Satz 3 mindestens für zwei Kalenderjahre. Die Steuer im Staat des Kunden können Sie im One-Stop-Shop erklären; die Teilnahme ist freiwillig, vor Beginn des Besteuerungszeitraums anzuzeigen (§ 18j Abs. 1 UStG) und ersetzt die umsatzsteuerliche Registrierung im Staat des Kunden.
• Ausfuhren in Drittländer, etwa in die Schweiz. Der Gegenstand gelangt nicht in das übrige Gemeinschaftsgebiet, die Voraussetzung des § 6a Abs. 1 Nr. 1 UStG fehlt. Die Papiere dazu stehen in Zoll und Ausfuhr aus Deutschland.
• Warenbezüge aus anderen Mitgliedstaaten; nach den FAQ des BZSt sind Erwerbe nicht zu melden.
• Lieferungen an Geschäftskunden ohne gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats; die nach § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG verlangte Nummer fehlt dann, und für Abnehmer im Sinne der Nr. 2 Buchst. a und b ist § 6a Abs. 1 UStG nicht erfüllt. Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. erfüllen § 6a Abs. 1 UStG dagegen über Nr. 2 Buchst. c, doch § 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG nimmt sie von der Meldung aus.
• Umsätze eines Kleinunternehmers nach § 19 Abs. 1 UStG. Für ihn sind § 4 Nr. 1 Buchst. b und § 6a UStG nach § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nicht anzuwenden, und § 18a Abs. 4 UStG nimmt ihn von der Meldepflicht aus.

Was Sie vorab brauchen

• Ihre eigene USt-IdNr.; nach den Angaben des BZSt ist sie bei der Abgabe der Meldung anzugeben.
• Zugang zu ELSTER oder zum BZStOnline-Portal. Eine Registrierung ist einmalig nötig, im BZStOnline-Portal zusätzlich eine Freischaltung für das Fachverfahren ZM.
• Die USt-IdNr. jedes EU-Geschäftskunden; die Gültigkeit bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern auf Anfrage (§ 18e UStG). Wie Sie eine eigene Nummer erhalten, steht unter USt-IdNr. beantragen.
• Die Summen der Bemessungsgrundlagen je Kunde, getrennt nach Warenlieferung, sonstiger Leistung und Dreiecksgeschäft.
• Eine Auswertung aus Shop oder Buchhaltung, die sich als CSV-Datei in das Online-Formular importieren lässt.

Schritt für Schritt: die Meldung abgeben

1. Meldepflicht prüfen. Sammeln Sie die Lieferungen des Zeitraums an Abnehmer in anderen Mitgliedstaaten, für die der Kunde eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats verwendet hat. Eine gültige Nummer allein genügt nicht: Hinzukommen müssen der Warenweg in das übrige Gemeinschaftsgebiet und die Erwerbsbesteuerung beim Abnehmer (§ 6a Abs. 1 UStG, § 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG). Sendungen an Privatkunden bleiben draußen.
2. Meldezeitraum bestimmen. Rechnen Sie die Bemessungsgrundlagen der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und der Dreiecksgeschäfte des laufenden Kalendervierteljahres zusammen und vergleichen Sie sie mit jedem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre (§ 18a Abs. 1 Sätze 2 und 3 UStG). Bleibt jedes dieser fünf Vierteljahre bei höchstens 50.000 Euro, melden Sie vierteljährlich; sonst monatlich.
3. Beträge je Kunde und Zeitraum zuordnen. Maßgeblich ist nach § 18a Abs. 8 Satz 1 UStG der Meldezeitraum, in dem die Rechnung ausgestellt wird, spätestens der Meldezeitraum, in dem der auf die Ausführung folgende Monat endet. Spätere Minderungen und Erhöhungen, etwa Rabatte, Uneinbringlichkeiten oder Stornierungen, erfassen Sie nach § 17 UStG, der über § 18a Abs. 7 Satz 3 UStG sinngemäß gilt, in dem Meldezeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist; den Änderungsbetrag saldieren Sie dabei mit der Summe der Bemessungsgrundlagen derselben Umsatzart an denselben Erwerber, sodass nur der Saldo gemeldet wird (Anleitung USt ZM 1/2021, Abschnitt IV Nr. 10).
4. Datensatz erfassen und übermitteln. Die Meldung wird nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle übermittelt (§ 18a Abs. 1 Satz 1 UStG). In ELSTER und im BZStOnline-Portal füllen Sie das Online-Formular aus; alternativ importieren Sie eine CSV-Datei in dieses Formular. Das Online-Formular nimmt bis zu 1.500 Meldezeilen auf, auch beim CSV-Import; für mehr Meldezeilen ist das Massendatenverfahren ELMA5 im BZStOnline-Portal vorgesehen, für das eine Freischaltung nötig ist. Für jeden Meldezeitraum mit solchen Umsätzen ist eine eigene Meldung zu erstellen; bewahren Sie die Übermittlungsbestätigung zu den Unterlagen auf (Aufbewahrung im Onlineshop).
5. Anzeige setzen, falls Sie monatlich melden wollen. Wer die Quartalsregel des § 18a Abs. 1 Satz 2 UStG nicht in Anspruch nimmt, hat das dem BZSt anzuzeigen (§ 18a Abs. 1 Satz 4 UStG). Nach dem Vordruckmuster bindet diese Anzeige bis zum Widerruf, mindestens zwölf Kalendermonate. Auch die Angaben nach § 18a Abs. 3 UStG, also sonstige Leistungen in der Monatsmeldung, verlangen eine Anzeige gegenüber dem BZSt (§ 18a Abs. 3 Satz 2 UStG).
6. Fehler innerhalb eines Monats nach der Erkenntnis berichtigen. Erkennen Sie nachträglich, dass eine abgegebene Meldung unrichtig oder unvollständig ist, müssen Sie die ursprüngliche Meldung innerhalb eines Monats nach dieser Erkenntnis berichtigen (§ 18a Abs. 10 UStG).

Der Abgabekalender

Frist ist der 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (§ 18a Abs. 1 Satz 1 UStG). Der Meldezeitraum ist der Kalendermonat, das Kalendervierteljahr oder in Ausnahmefällen das Kalenderjahr. Die Jahresfrist gilt nur, wenn das Finanzamt Sie nach § 18 Abs. 2 Satz 3 UStG von der Abgabe der Voranmeldungen und der Entrichtung der Vorauszahlungen befreit hat, die Summe Ihrer Lieferungen und sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr 200.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird, die Summe Ihrer innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr 15.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird und es sich bei den innergemeinschaftlichen Warenlieferungen nicht um Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer mit USt-IdNr. handelt (§ 18a Abs. 9 UStG). Für Bemessungsgrundlagen bis 50.000 Euro im Kalendervierteljahr genügt die vierteljährliche Meldung; für die Zeit vom 1. Juli 2010 bis 31. Dezember 2011 nennt § 18a Abs. 1 Satz 5 UStG stattdessen 100.000 Euro. Dieselbe Grenze von 50.000 Euro steht in Art. 263 Abs. 1a der Richtlinie 2006/112/EG.

Zwei Punkte verschieben den Termin. Das Ende einer Frist, das auf einen Sonnabend, einen Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag fällt, verschiebt sich nach § 108 Abs. 3 AO auf den nächsten Werktag. Die Dauerfristverlängerung der Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt für die Meldung nicht; nach den FAQ des BZSt können Sie aber vor Ablauf der Frist eine Verlängerung beantragen und begründen.

Überschreiten die Bemessungsgrundlagen im laufenden Quartal 50.000 Euro, wechselt die Pflicht automatisch zur monatlichen Meldung; eine Mitteilung des BZSt dazu kommt nicht. Beispiel: Sie melden vierteljährlich, und im Mai erreicht die Quartalssumme 62.000 Euro. Dann reichen Sie bis zum 25. Juni eine Meldung für Mai und für den abgelaufenen April ein und danach jeweils monatlich (§ 18a Abs. 1 Satz 3 UStG).

Für das Jahr 2027 ergeben sich daraus diese Termine:

Meldezeitraum	Frist
Januar 2027	25. Februar 2027
Februar 2027	25. März 2027
März 2027	26. April 2027 (25. April ist ein Sonntag)
April 2027	25. Mai 2027
Mai 2027	25. Juni 2027
Juni 2027	26. Juli 2027 (25. Juli ist ein Sonntag)
Juli 2027	25. August 2027
August 2027	27. September 2027 (25. September ist ein Sonnabend)
September 2027	25. Oktober 2027
Oktober 2027	25. November 2027
November 2027	27. Dezember 2027 (25. Dezember ist ein Sonnabend und ein Feiertag)
Dezember 2027	25. Januar 2028

Meldezeitraum	Frist
1. Quartal 2027	26. April 2027 (25. April ist ein Sonntag)
2. Quartal 2027	26. Juli 2027 (25. Juli ist ein Sonntag)
3. Quartal 2027	25. Oktober 2027
4. Quartal 2027	25. Januar 2028

Die erste Tabelle gilt bei monatlicher Meldepflicht, die zweite, solange Sie die Quartalsregel nutzen dürfen. Für andere Jahre rechnen Sie den 25. Tag nach dem Ende des Meldezeitraums aus und verschieben ihn nach § 108 Abs. 3 AO; prüfen Sie dabei die Feiertage Ihres Bundeslandes.

Die Felder des Formulars

Das Vordruckmuster des BZSt (Fassung mit Stand Januar 2020) und die Anleitung zur Zusammenfassenden Meldung (USt ZM 1/2021) gelten in gleicher Weise für die Papierform und die vom Menü geführten Online-Formulare; die Bezeichnungen der folgenden Tabelle stammen aus diesen beiden Dokumenten.

Feld	Inhalt
Kennzahl 01	Ihre eigene USt-IdNr. mit dem Länderkennzeichen DE und neun Ziffern
Kennzahl 02	genau ein Meldezeitraum: Monat, Zweimonatszeitraum (Januar/Februar, April/Mai, Juli/August, Oktober/November), Quartal oder Kalenderjahr
Kennzahl 03	Kreuz, wenn die Abgabe eine frühere Meldung berichtigt
Kennzahl 04	Anzahl der Einlagebögen, nur in der Papierform
Anzeige nach § 18a Abs. 1 UStG	Kreuz, wenn Sie die Quartalsregel nicht in Anspruch nehmen und künftig monatlich melden; darunter der Widerruf
Spalte 1	USt-IdNr. des Erwerbers oder Leistungsempfängers mit dem Länderkennzeichen des erteilenden Mitgliedstaats
Spalte 2	Summe der Bemessungsgrundlagen je Erwerber und Umsatzart in einer Zeile, im Vordruck getrennt nach vollen Euro und Cent; Beträge in fremder Währung rechnen Sie nach § 16 Abs. 6 UStG um, der über § 18a Abs. 7 Satz 3 UStG sinngemäß gilt. Einen nachträglichen Änderungsbetrag, etwa aus einem Rabatt, einer Uneinbringlichkeit oder einer Stornierung, geben Sie für jeden Erwerber gesondert in dem Meldezeitraum an, in dem die Änderung eingetreten ist, und saldieren ihn mit der Summe der Bemessungsgrundlagen derselben Umsatzart an denselben Erwerber in diesem Meldezeitraum; gemeldet wird nur der Saldo, und nur ein negativer Saldo trägt ein Minuszeichen (Anleitung USt ZM 1/2021, Abschnitt IV Nr. 10)
Spalte 3	„1“ bei einer innergemeinschaftlichen sonstigen Leistung, „2“ bei einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft; bei Warenlieferungen bleibt das Feld leer

Für einen Abnehmer sind bis zu drei Zeilen möglich: eine für die Warenlieferungen, eine für die sonstigen Leistungen, eine für die Dreiecksgeschäfte. Mehrere Lieferungen an denselben Abnehmer innerhalb eines Meldezeitraums werden in einer Zeile zusammengefasst. Beförderungen im Rahmen eines Konsignationslagers (§ 6b UStG) haben nach den FAQ des BZSt ein eigenes Formular, weil sie im ZM-Verfahren noch nicht abgebildet sind; planen Sie das Lager im Ausland, gehört das in die Entscheidung, die unter Lager im Ausland steht.

So prüfen Sie das Ergebnis

Vergleichen Sie nach jeder Meldung drei Zahlen: die Summe je Erwerber aus Ihrer Auswertung, die Summe in der Übermittlungsbestätigung des Portals und den Betrag, den Sie für dieselben Umsätze in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erklärt haben. Nach § 18b UStG sind diese Bemessungsgrundlagen dort gesondert und nach demselben zeitlichen Zuordnungskriterium zu erklären; beide Erklärungen müssen daher übereinstimmen. Passen die Summen nicht zusammen, klären Sie zuerst die zeitliche Zuordnung nach § 18a Abs. 8 UStG, bevor Sie berichtigen, und prüfen Sie die ausländischen USt-IdNr.: Nach Eingang der Meldung gleicht das BZSt die gemeldeten Umsatzarten mit den Angaben in Voranmeldung und Jahreserklärung ab und prüft die Nummern auf Plausibilität und Gültigkeit; bei Abweichungen kommt ein automatisiertes Schreiben.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Aufforderung des BZSt, eine USt-IdNr. zu berichtigen	Die Nummer ist ungültig oder im Zeitraum nicht vergeben	Vor der Berichtigung die Nummer im Bestätigungsverfahren nach § 18e UStG prüfen; in der Berichtigungsmeldung die fehlerhafte Zeile unter der beanstandeten Nummer mit der Bemessungsgrundlage 0 stornieren und den Betrag in einer zweiten Zeile unter der richtigen Nummer eintragen (Anleitung USt ZM 1/2021, Abschnitt IV Nr. 12.1)
Mehr als 1.500 Meldezeilen in einem Meldezeitraum	Das Online-Formular nimmt nach den Angaben des BZSt höchstens 1.500 Meldezeilen auf	Die Meldung über ELMA5 im BZStOnline-Portal übermitteln; nach den Angaben des BZSt ist eine Freischaltung zu ELMA5 für Datenlieferer vorgesehen, die mehr als 1.500 Meldezeilen abgeben. Ein CSV-Import führt in dasselbe Online-Formular und überschreitet dessen Grenze nicht
Aufforderung zur Abgabe, obwohl Sie keine Umsätze im EU-Binnenmarkt hatten	Die Aufforderung folgt nach den Angaben des BZSt automatisiert aus den Angaben der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder -Jahreserklärung	Die Umsatzsteuererklärung berichtigen und die Korrektur vom Finanzamt bestätigen lassen; eine Meldung ist nach den Angaben des BZSt nicht abzugeben, wenn im Zeitraum keine der genannten Umsatzarten ausgeführt wurde
Geschäftskunde (Unternehmer oder juristische Person) verwendet keine gültige USt-IdNr., liefert aber in die EU	Nach § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG muss ein Abnehmer im Sinne der Nr. 2 Buchst. a und b eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige USt-IdNr. verwendet haben; sonst ist § 6a Abs. 1 UStG nicht erfüllt	Die Lieferung ist nicht steuerfrei; erklären Sie sie in der Voranmeldung und fordern Sie die Nummer beim Kunden nach

Was bei versäumter Meldung droht

Nach § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG entfällt die Steuerfreiheit, wenn der Unternehmer der Meldepflicht nicht nachkommt oder die Meldung im Hinblick auf die einzelne Lieferung unrichtig oder unvollständig abgibt. Die betroffene Lieferung wird damit umsatzsteuerpflichtig und ist mit dem Entgelt in der Voranmeldung zu erfassen.

Zusätzlich handelt ordnungswidrig, wer die Meldung vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgibt oder nicht rechtzeitig berichtigt; § 26a Abs. 3 UStG sieht dafür eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro vor, zuständige Verwaltungsbehörde ist nach § 26a Abs. 4 UStG das BZSt. Die Abgabe kann nach § 18a Abs. 11 UStG mit den Mitteln der Abgabenordnung erzwungen werden; das einzelne Zwangsgeld darf nach § 329 AO 25.000 Euro nicht übersteigen. Ein Verspätungszuschlag nach § 152 AO kommt für die Meldung nicht in Betracht, weil § 18a Abs. 11 UStG diese Vorschrift ausdrücklich ausnimmt.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn ein Kunde eine Nummer verwendet, deren Bestätigung nicht zum Lieferzeitpunkt passt, wenn Sie Waren über ein Lager im Ausland versenden, wenn Reihen- oder Dreiecksgeschäfte beteiligt sind oder wenn die 50.000-Euro-Grenze im Quartal überschritten wird. Für Fristfragen und die Freischaltung im Portal ist das BZSt, Dienstsitz Saarlouis, der Ansprechpartner; es führt auch die Korrespondenz zu beanstandeten Nummern.