GoBD im Onlineshop: Aufbewahrung von Bestelldaten und Belegen

Was Sie vorab brauchen

Der Ablauf setzt einen Onlineshop mit Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland voraus. Österreich und die Schweiz haben eigene Fristen; dieser Artikel behandelt nur die deutsche Rechtslage.

Vor dem ersten Schritt brauchen Sie:

• eine Liste aller Unterlagen im Shop: Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Zahlungs- und Kanalabrechnungen, Kunden-E-Mails,
• die Einordnung jeder Unterlage als Buch oder Aufzeichnung, Buchungsbeleg, Handels- oder Geschäftsbrief oder sonstige steuerlich bedeutsame Unterlage,
• die Frist und den Fristbeginn je Unterlage, wie sie in Rechnungen im Onlineshop in Deutschland für die Rechnung beschrieben sind,
• einen Aufbewahrungsort und ein Archiv, das Daten unveränderbar hält,
• eine Zuständigkeit im Betrieb und eine Verfahrensdokumentation.

Die Pflicht trifft Sie in unterschiedlicher Rolle. Handelsrechtlich gilt § 257 HGB für Kaufleute, also für Gewerbebetriebe, die einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern (§ 1 Abs. 2 HGB); Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils höchstens 800 000 Euro Umsatzerlöse und höchstens 80 000 Euro Jahresüberschuss ausweisen, brauchen nach § 241a Satz 1 HGB die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden; bei einer Neugründung genügen die Werte am ersten Abschlussstichtag. Steuerlich gilt § 147 Abs. 1 AO auch für Betriebe, die ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (GoBD Rz. 115); Rechnungen kommen aus § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG hinzu. Bücher führen Sie, wenn das Finanzamt feststellt, dass Sie mehr als 800 000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80 000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr hatten (§ 141 Abs. 1 AO); die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO).

Schritt für Schritt: von der Belegart zur unveränderbaren Ablage

Diesen acht Schritten folgt die Aufbewahrung im Shop. Der letzte Schritt ist die Aussonderung, weil Fristablauf und Löschung zusammengehören.

1. Unterlagen einordnen. Entscheiden Sie für jede Belegart, welche Funktion sie hat. Nach GoBD Rz. 121 kommt es auf Inhalt und Funktion an, nicht auf die Bezeichnung: Eine E-Mail mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs ist aufbewahrungspflichtig, eine E-Mail, die nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung dient, nicht.
2. Frist und Fristbeginn festlegen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt, die letzte Eintragung in das Buch gemacht oder die Aufzeichnung vorgenommen worden ist (§ 147 Abs. 4 AO; § 257 Abs. 5 HGB; § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Hinterlegen Sie Frist und Beginn im Archiv, statt sie von Hand zu rechnen.
3. Übergang prüfen. Für Buchungsbelege gelten seit 1. Januar 2025 acht Jahre statt zehn (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 23. Oktober 2024, BGBl. 2024 I Nr. 323), und zwar auch für Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO; für Handels- und Umsatzsteuerrecht Art. 95 EGHGB und § 27 Abs. 40 UStG); ein Buchungsbeleg aus dem Jahr 2018 endet damit am 31. Dezember 2026 statt am 31. Dezember 2028.
4. Sonderfristen und Verlängerung beachten. Bei Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die steuerliche Frist mit dem Erhalt beziehungsweise dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO). Für einen Kaufmann bleibt daneben die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren nach § 257 Abs. 4 HGB bestehen, soweit der Lieferschein ein Handelsbrief nach § 257 Abs. 2 HGB ist; die steuerliche Erleichterung verdrängt sie nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO; regulär vier Jahre, § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO). Die genannten Fristen sind Mindestfristen.
5. Aufbewahrungsort festlegen. Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind nach § 146 Abs. 2 Satz 1 AO im Geltungsbereich der Abgabenordnung zu führen und aufzubewahren. In einem anderen EU-Mitgliedstaat ist die elektronische Aufbewahrung erlaubt, wenn der Datenzugriff in vollem Umfang möglich ist (§ 146 Abs. 2a AO; § 147 Abs. 6 AO); für einen Drittstaat brauchen Sie die Bewilligung des Finanzamts (Abs. 2b). Wer ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert oder einer Rückverlagerungsaufforderung nicht nachkommt, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2 500 bis 250 000 Euro (Abs. 2c). Rechnungen dürfen nach § 14b Abs. 2 UStG im Inland oder mit vollständigem Online-Zugriff im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegen; bewahren Sie sie nicht im Inland auf, teilen Sie den Aufbewahrungsort mit.
6. Unveränderbarkeit herstellen. § 146 Abs. 4 AO verbietet, eine Buchung oder Aufzeichnung so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; auch Veränderungen ungewissen Zeitpunkts sind unzulässig. Einmal eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden (GoBD Rz. 108). Unveränderbarkeit schaffen Sie durch unveränderbare Datenträger, softwaremäßige Sperren, Festschreibungen und Protokollierungen oder organisatorische Maßnahmen (Rz. 110); eine bloße Ablage im Dateisystem genügt dafür regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen. Daten aus dem Shopsystem bewahren Sie im Ursprungsformat auf; eine Konvertierung ist nur zulässig, wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung erfolgt, keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen und die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt (Rz. 132, 133 und 135).
7. Lesbarkeit und Datenzugriff sichern. Über die ganze Frist müssen die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar zu machen und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO); eine bestehende maschinelle Auswertbarkeit dürfen Sie nicht reduzieren (GoBD Rz. 129). Auf Verlangen stellen Sie Hilfsmittel und drucken auf eigene Kosten aus (§ 147 Abs. 5 AO); digitale Belege müssen am Bildschirm lesbar sein, ein Papierausdruck genügt dafür nicht (Rz. 157). Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde Einsicht, eine Auswertung nach ihren Vorgaben oder die Übertragung in ein maschinell auswertbares Format verlangen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO).
8. Verfahrensdokumentation und Aussonderung. Halten Sie das Verfahren schriftlich fest (Abschnitt unten) und legen Sie fest, wer welche Unterlage nach Fristablauf löscht. Nach einem Systemwechsel dürfen Sie die Daten ohne begonnene Außenprüfung nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorhalten (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO); siehe Datenmigration beim Shopwechsel.

Aufbewahrungsfristen nach Dokumentenart

Die Tabelle ordnet die typischen Unterlagen eines Onlineshops ein und nennt Frist, Fristbeginn und Grundlage; wo mehrere Grundlagen stehen, gelten sie nebeneinander.

Unterlage im Shop	Frist	Fristbeginn und Besonderheit	Grundlage
Bestelldaten, aus denen der Shop die Rechnung erzeugt, samt Zahlungszuordnung	als Buchungsbeleg 8 Jahre, als Aufzeichnung 10 Jahre	Schluss des Jahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden beziehungsweise die letzte Eintragung oder Aufzeichnung vorgenommen worden ist; der Umfang folgt der Aufzeichnungspflicht	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 3 und 4 AO; GoBD Rz. 113 und 132
Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen	8 Jahre	Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist	§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG; § 147 Abs. 3 und 4 AO; § 257 Abs. 4 und 5 HGB
Kontoauszüge und Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern und Kanälen, soweit sie als Buchungsbeleg dienen	8 Jahre	Schluss des Jahres der Entstehung; sie tragen die Zuordnung der Auszahlung	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO; Ablauf in Zahlungsdienstleister-Abrechnung
Bestell- und Auftragsbestätigungen und geschäftliche E-Mails, soweit sie keine Buchungsbelege sind	6 Jahre	Schluss des Jahres des Empfangs, des Versands oder der Entstehung	§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 und 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB
Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, empfangen oder abgesandt	steuerlich bis zum Erhalt beziehungsweise Versand der Rechnung; für Kaufleute zusätzlich 6 Jahre, soweit der Lieferschein Handelsbrief ist	Die steuerliche Sonderregel verdrängt die handelsrechtliche Pflicht nicht	§ 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 2 und 4 HGB
Bücher und Aufzeichnungen (etwa Journal, Kassenbuch), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz	10 Jahre	Schluss des Jahres der letzten Eintragung oder der Aufstellung	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 und 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB
Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes über die technische Zahlungsabwicklung	keine Frist, solange er nicht als Buchungsbeleg, nicht als einzige Abrechnungsform und nicht als Abgrenzung von bar und unbar dient	Prüfen Sie je Auszahlung, welche Rolle der Nachweis hat	GoBD Rz. 121 in der ab 14. Juli 2025 geltenden Fassung
Verfahrensdokumentation	solange die Unterlagen aufzubewahren sind, zu deren Verständnis sie erforderlich ist	Änderungen müssen historisch nachvollziehbar bleiben	GoBD Rz. 154
Bestelldaten und Kundendaten ohne Belegfunktion, etwa Kundenkonto, Merkzettel, Geräte- und Marketingangaben	nicht in § 147 Abs. 1 AO aufgeführt	Es gilt die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO	§ 147 Abs. 1 AO; Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO

Die letzte Zeile der Tabelle betrifft die Daten, die über den Beleg hinausgehen. Trennen Sie den belegrelevanten Kern einer Bestellung (Bestellung, Rechnung, Zahlung) von den Feldern, die für die Buchung nicht gebraucht werden; nur den Kern trifft die Aufbewahrungsfrist.

Die Verfahrensdokumentation für den Shop

Nach GoBD Rz. 151 muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind; Rz. 152 verlangt die Beschreibung des gewollten Prozesses von der Entstehung der Information über Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis zur Reproduktion. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Betriebs (Rz. 151). Die Gliederung unten folgt den vier Teilen aus Rz. 153; die Zuordnung der Shop-Inhalte ist ein Vorschlag der Redaktion.

Teil	Was für einen Onlineshop hineingehört	Fundstelle
Allgemeine Beschreibung	Zweck und Aufbau der Buchführung, beteiligte Systeme (Shop, Zahlungsdienstleister, Versand, Buchhaltung), Verantwortlichkeiten, Konten und Nummernkreise	GoBD Rz. 151 bis 153
Anwenderdokumentation	Wer Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen anlegt, nach welchen Regeln erfasst wird, wie Belege abgelegt und wie Fehler protokolliert werden	GoBD Rz. 136 und 153
Technische Systemdokumentation	Versionen, Schnittstellen und Datenfelder von Shop, Archiv und Buchhaltung, Formate, Konvertierungen, Historie von Stammdaten	GoBD Rz. 111, 135 und 153
Betriebsdokumentation	Ablage und Datensicherung, Zugriffsberechtigungen, Lesbarmachung, Aussonderung und Löschung, Behandlung von Störungen und Systemwechseln	GoBD Rz. 103 bis 106, 142 bis 154

Nach Rz. 154 muss das beschriebene Verfahren dem tatsächlich eingesetzten entsprechen; Änderungen müssen versioniert und mit Änderungshistorie nachvollziehbar sein. Zum Kontrollsystem nach Rz. 100 gehören Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennungen sowie Erfassungs- und Abstimmungskontrollen; ihre Beschreibung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (Rz. 102).

Bestelldaten und Löschung von Kundendaten

Datenschutz und Aufbewahrung widersprechen sich nicht. Das Löschungsrecht nach Art. 17 DSGVO greift nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO); Daten, die Sie nach § 147 AO oder § 14b UStG aufbewahren müssen, dürfen Sie bis zum Fristablauf nicht löschen. Umgekehrt verlangt die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Ziehen Sie die Bestellungen und Rechnungen eines Monats als maschinenlesbare Datei aus dem Shop und vergleichen Sie sie mit dem Archiv: jede Rechnung ist auffindbar, jede Bestellung ist einer Rechnung oder einer dokumentierten Stornierung zugeordnet.
2. Öffnen Sie einen Beleg aus dem ältesten noch laufenden Jahrgang, ohne das Shopsystem zu starten: Er lässt sich ohne dessen Mitwirkung lesbar machen (GoBD Rz. 157).
3. Versuchen Sie, einen abgelegten Beleg zu ändern: Das Archiv führt die Änderung als neue Version oder verweigert sie (Rz. 108 und 110).
4. Vergleichen Sie die Versionen in der Verfahrensdokumentation mit den eingesetzten Systemen und finden Sie für eine Bestellung, die nie zu einer Rechnung wurde, eine dokumentierte Erklärung (Rz. 113 und 154).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Ein Beleg lässt sich nicht mehr öffnen	Es liegt nur ein Bild oder Ausdruck vor, das System fehlt	Daten im Ursprungsformat und maschinell auswertbar vorhalten; eine Konvertierung nur unter den Voraussetzungen der GoBD (Rz. 131 bis 133 und 135)
Ein Beleg wurde nachträglich geändert	Bearbeitung im Dateisystem oder in einem Office-Programm und Rückimport in den Shop (Rz. 109)	Änderungen nur als neue, protokollierte Version mit Sperren und Festschreibungen (Rz. 110 und 111)
Die Fristen im Archiv stimmen nicht	Die Frist wird ab Belegdatum statt ab dem Jahresende gerechnet	Fristbeginn nach § 147 Abs. 4 AO im Archiv hinterlegen
Bestellungen fehlen, Rechnungen sind da	Nur die Rechnung wird archiviert, nicht die Grundaufzeichnung	Bestelldaten mit Buchungsbezug mit aufbewahren (GoBD Rz. 113)
Die Steuerberatung kann die Daten nicht einlesen	Der Export besteht aus Reports oder Druckdateien (Rz. 144)	Maschinell auswertbaren Export einrichten (siehe Shop-Buchhaltung an den Steuerberater übergeben)
Nach einem Shopwechsel sind alte Belege unvollständig	Das Altsystem wurde ohne gleichwertige Datenübernahme abgeschaltet (Rz. 142)	Daten gleichwertig migrieren oder das Altsystem vorhalten

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn Sie wegen der Grenzen des § 141 AO Bücher führen müssen, wenn Bestell- oder Belegdaten außerhalb der EU liegen (§ 146 Abs. 2b AO), wenn Sie Marktplätze oder Zahlungsdienstleister nutzen und nur Sammelauszahlungen erhalten, wenn Sie Retouren und Gutschriften buchen (siehe Gutschriften und Stornos) oder wenn Sie ein neues Shopsystem einführen. Diese Fälle hängen von Daten ab, die dieser Artikel nicht kennt. Wie die laufende Buchhaltung aus den Shopbelegen entsteht, steht in Buchhaltung für Onlinehändler.