Shop-Buchhaltung an den Steuerberater übergeben: Export und Format

Ein Onlineshop liefert seine Buchhaltung als Datei ab, nicht als Stapel Papier. Welche Dateien wann an die Kanzlei gehen, ist ein abgestimmter Ablauf. Drei Datenarten werden dabei getrennt behandelt, weil für sie jeweils andere Anforderungen gelten: Buchungsdaten, Grundaufzeichnungen und Belegbilder.

Was Sie vorab brauchen

Vor dem ersten Export brauchen Sie fünf Dinge:

• die mit der Kanzlei abgestimmten Konten: Erlöskonten je Steuersatz, Verrechnungskonto für den Zahlungsdienstleister, Wareneingang
• die Steuerschlüssel und die gewünschte Belegfeld-Belegung Ihrer Kanzlei
• eine Exportfunktion des Shops, die Bestellungen als Datei ausgibt und nicht nur als Bildschirmansicht
• einen Zugang zu den Abrechnungen des Zahlungsdienstleisters, aus dem sich jede Auszahlung auf einzelne Vorgänge zurückführen lässt
• eine Belegablage mit einer Nummer, die zum Buchungssatz passt, und die Verfahrensdokumentation des Shops

Eine Verfahrensdokumentation muss für jedes Datenverarbeitungssystem vorhanden und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151); sie besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (GoBD Rz. 153). Änderungen müssen versioniert und historisch nachvollziehbar bleiben (GoBD Rz. 154). Wenn Sie keine haben, halten Sie den Exportweg in einem Dokument mit Datum und Version fest.

Diese Formate kommen infrage

Die Tabelle trennt die drei Datenarten. Welches Format Ihre Kanzlei einliest, klären Sie vorher; die Spalte „Was dabei gilt“ betrifft die Ablage in Ihrem Betrieb.

Datenart	Wofür die Kanzlei sie braucht	Geeignete Form	Was dabei gilt
Bewegungsdaten (Buchungssätze)	Import in die Finanzbuchhaltung	Buchungsstapel als CSV im vereinbarten Importformat oder CSV beziehungsweise XLSX nach Absprache	Ein Übergabeformat nennt § 147 AO nicht; die Wahl ist Sache der Abstimmung, die Aufbewahrung bleibt in Ihrem Betrieb
Grundaufzeichnungen (Bestellungen, Warenwirtschaft, Kassendaten)	Nachvollziehbarkeit und Prüfung einzelner Vorgänge	Ursprungsformat des Systems, etwa CSV, JSON oder XML	Nicht in ein Bild- oder PDF-Format umwandeln (GoBD Rz. 129); auf einem Datenträger gehaltene Daten müssen während der Frist verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO)
Belegbilder (Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Papierbelege)	Zuordnung von Beleg und Buchung	PDF oder Bilddatei, wie erfasst oder empfangen	Müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, soweit es um empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege geht; für die übrigen Unterlagen genügt die inhaltliche Übereinstimmung (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO, GoBD Rz. 130); bei empfangenen strukturierten Datensätzen wie E-Rechnungen genügt die inhaltliche Übereinstimmung (GoBD Rz. 118 in der ab 14. Juli 2025 geltenden Fassung); selbst erzeugte Rechnungen brauchen ab Erstellung keine bildhafte Kopie, wenn das Rechnungssystem jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellen kann (GoBD Rz. 76 in derselben Fassung)
Verfahrensdokumentation	Verständnis des Datenwegs	PDF oder Textdokument	Für jedes Datenverarbeitungssystem; muss vorhanden und nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151 bis 154)

Schritt für Schritt: vom Shopexport zur Übergabe

Schritt 1: Konten und Steuerschlüssel abstimmen

Klären Sie vor dem ersten Export, wie Ihre Kanzlei kontiert. Je Buchung müssen unter anderem Konto, Gegenkonto, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und der Steuerschlüssel, soweit vorhanden, erfasst oder bereitgestellt werden (GoBD Rz. 94, in der Fassung der Ersten Änderung vom 11. März 2024 um Kontoart und Kontotyp ergänzt). Halten Sie das Ergebnis als Mapping-Tabelle fest: Steuersatz und Land des Shops, Kontonummer und Steuerschlüssel der Kanzlei.

Schritt 2: Bestelldaten exportieren

Exportieren Sie je Monat alle Bestellungen mit Rechnungsnummer, Belegdatum, Nettoentgelt, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Zahlungsweg. Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO); prüfen Sie deshalb die Nummernkreise auf Lücken. Eine eindeutige Belegnummer und eine Erläuterung des Vorgangs gehören zu den Pflichtinhalten eines Belegs (GoBD Rz. 77). Notieren Sie das Erfassungsdatum, wenn es vom Buchungsdatum abweicht (GoBD Rz. 85).

Schritt 3: Zahlungen zuordnen

Stellen Sie jeder Auszahlung des Zahlungsdienstleisters die enthaltenen Bestellungen gegenüber, einschließlich Gebühren und Rückbuchungen. Ohne diese Zuordnung fehlt die Brücke zwischen dem Erlös in der Buchhaltung und dem Bankeingang. Wie Sie Auszahlung, Gebühr und Rückbuchung buchen, steht in Zahlungsdienstleister-Abrechnung verbuchen.

Schritt 4: Buchungsstapel nach den Vorgaben der Kanzlei erzeugen

Ob Ihre Kanzlei einen Buchungsstapel einliest und in welchem Format, ist Abstimmungssache. Ein Buchungsstapel ist eine CSV-Datei; die folgenden Eigenschaften gibt die Formatbeschreibung wieder, die in den Quellen dieses Artikels verlinkt ist (Stand 14. Oktober 2026), und sie gelten nur für dieses Format:

• Dateityp und Name: CSV-Datei mit festem Namenspräfix (EXTF_); jede Zeile endet mit Wagenrücklauf und Zeilenvorschub
• Trennzeichen: Semikolon zwischen allen Feldern; Textfelder in Anführungszeichen, enthaltene Anführungszeichen doppelt; Dezimaltrennzeichen ist das Komma, ein Tausenderzeichen wird nicht verwendet
• Aufbau: Zeile 1 ist die Kopfzeile mit Kennung, Hauptversion, Datenkategorie und Formatversion, Zeile 2 eine Überschriftszeile mit den Feldnamen, ab Zeile 3 folgen die Belegzeilen
• Volumen: höchstens 99.999 Buchungen je Datei
• Zeichensatz: ISO-8859-1 (CodePage 1252); UTF-8 nur mit vorangestellter Byte-Order-Mark und nur über den manuellen Import in der Finanzbuchhaltung oder über die Online-Schnittstelle für Buchungsstapel
• Pflichtangaben je Belegzeile: Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto und Belegdatum; zusätzlich übergeben werden können weitere Felder des Formats, etwa Buchungstext, Belegfeld 1 und BU-Schlüssel
• Betrag und Steuer: Führt die Kanzlei ein Erlöskonto mit Umsatzsteuerautomatik (SKR03: Konto 8400 „Erlöse 19 % USt“, Funktion AM), übergeben Sie den Bruttobetrag; die Umsatzsteuer errechnet sich dann aus dem Konto. Wird das Netto übergeben, ist die Automatik mit dem Berichtigungsschlüssel 4 aufzuheben und die Umsatzsteuer gesondert zu buchen

Umlaute in Firmenbezeichnungen kommen falsch an, wenn Datei- und Importzeichensatz auseinanderfallen.

Schritt 5: Belege und Belegbilder ablegen

Legen Sie zu jeder Ausgangsrechnung und Gutschrift ein Belegbild in Ihre Ablage, damit jede Buchung ein zuordenbares Bild hat; das ist eine Arbeitsvereinbarung mit der Kanzlei, keine Vorgabe für den Übertragungsweg. Zwei Fälle entlasten:

• Erzeugt Ihr Shop die Ausgangsrechnungen selbst und kann das System jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellen, muss ab Erstellung keine bildhafte Kopie aufbewahrt werden; die Daten des Rechnungssystems sind dann maschinell auswertbar und unveränderbar zu halten, und Stammdaten, AGB sowie Originallayout müssen historisiert sein (GoBD Rz. 76 in der Fassung der Zweiten Änderung vom 14. Juli 2025).
• Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren; einen zusätzlichen menschenlesbaren Teil bewahren Sie nur dann auf, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (GoBD Rz. 131 in derselben Fassung).

Wird ein empfangener Papierbeleg fotografiert oder gescannt, muss die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmen; ein per Texterkennung gewonnener Volltext ist nach Prüfung und Korrektur ebenso aufzubewahren wie das Bild (GoBD Rz. 130). Elektronisch empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege bleiben in dem Format, in dem sie empfangen wurden; eine Umwandlung in ein anderes Format ist nach der ab 14. Juli 2025 geltenden Fassung nur unter den Voraussetzungen der GoBD Rz. 135 zulässig: Es darf keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen werden, es dürfen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung ist in der Verfahrensdokumentation zu belegen, und die maschinelle Auswertbarkeit sowie der Datenzugriff der Finanzbehörde dürfen nicht eingeschränkt werden (GoBD Rz. 131 und 135 in der ab 14. Juli 2025 geltenden Fassung).

Schritt 6: Grundaufzeichnungen sichern

Kopieren Sie zusätzlich die Einzelaufzeichnungen des Shops in Ihre Ablage, im Ursprungsformat und unverändert: Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Daten sind im Ursprungsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 132). Erfüllen diese Einzelaufzeichnungen die Grundaufzeichnungsfunktion und bewahren Sie sie auf, ist die Verbuchung im Journal des Hauptsystems bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden (GoBD Rz. 87); diese Erleichterung setzt die aufbewahrten Einzeldaten voraus.

Beispielspalten für den Shopexport

Die Tabelle ist ein Vorschlag, keine Vorgabe. Alle Werte sind erfundene Beispieldaten.

Spalte	Beispielwert	Wozu die Angabe dient
Bestellnummer	2026-4711	eindeutige Nummer des Vorgangs (GoBD Rz. 77)
Rechnungsnummer	RE-2026-04711	Belegnummer aus fortlaufendem Nummernkreis (GoBD Rz. 77)
Belegdatum	31.08.2026	Datum des Belegs (GoBD Rz. 77)
Land des Empfängers	AT	Grundlage für den Steuersatz; der Steuersatz der Buchung ist nach GoBD Rz. 94 anzugeben
Nettoentgelt	84,03	Buchungsbetrag ohne Umsatzsteuer (GoBD Rz. 94)
Steuersatz	19	Umsatzsteuersatz der Buchung (GoBD Rz. 94)
Umsatzsteuerbetrag	15,97	Steuerbetrag der Buchung (GoBD Rz. 94)
Bruttobetrag	100,00	Zahlbetrag der Bestellung
Steuerschlüssel	USt-19	Kontierungsschlüssel aus der Abstimmung, Beispielbezeichnung aus der Mapping-Tabelle und nicht die Schlüsselnummer des Buchungsprogramms (GoBD Rz. 94)
Zahlungsart	Karte	Zahlungsweg des Vorgangs (GoBD Rz. 79)
Referenz Auszahlung	PO-2026-08-31	Zuordnung der Bestellung zur Auszahlung
Währung	EUR	Währungsangabe (GoBD Rz. 77)
Belegdatei	RE-2026-04711.pdf	Verweis auf das Belegbild (GoBD Rz. 130)

So sieht derselbe Vorgang in einer Belegzeile des Buchungsstapels aus; das Beispielkonto 8400 ist die SKR03-Kontonummer für „Erlöse 19 % USt“ und als Automatikkonto gekennzeichnet (SKR03-Funktion AM = automatische Errechnung der Umsatzsteuer). Deshalb steht in der Belegzeile der Bruttobetrag, und wer das Netto übergibt, hebt die Automatik mit dem Berichtigungsschlüssel 4 auf und bucht die Umsatzsteuer gesondert.

Feld	Wert im Beispiel	Herkunft der Angabe
Umsatz (ohne Soll/Haben-Kennzeichen)	100,00	Pflichtangabe der Belegzeile; Bruttobetrag, weil Konto 8400 ein Automatikkonto ist und die Umsatzsteuer automatisch errechnet wird
Soll/Haben-Kennzeichen	H	Pflichtangabe der Belegzeile; das Kennzeichen bezieht sich auf das Konto der Belegzeile, H bucht den Umsatz dort im Haben (Erlöskonto)
Konto	8400	Pflichtangabe; Erlöskonto 19 % USt (SKR03, Automatikkonto), Kontonummer aus der Abstimmung
Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)	1200	Pflichtangabe, Kontonummer aus der Abstimmung
Belegdatum	3108	Pflichtangabe, Format Tag und Monat (31. August)
BU-Schlüssel	(leer)	weiteres Feld des Formats, nicht Pflichtfeld; bei Konto 8400 nicht belegt, weil die Umsatzsteuer über die Automatik des Kontos errechnet wird, die nur mit dem Berichtigungsschlüssel 4 aufgehoben wird
Belegfeld 1	RE-2026-04711	zusätzlich übergebbar
Buchungstext	Erlös Online-Shop 8/2026	zusätzlich übergebbar
Zeichensatz der Datei	ISO-8859-1	Standardzeichensatz; UTF-8 nur mit Byte-Order-Mark und nur über den manuellen Import oder die Online-Schnittstelle

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die Belegzeilen des Stapels ergeben je Steuersatz denselben Nettoumsatz und denselben Steuerbetrag wie der Shop-Export.
• Jede Belegnummer aus dem Stapel hat eine Belegdatei, und jede Belegdatei hat eine Belegzeile; ausgenommen sind selbst erzeugte Rechnungen, bei denen das Rechnungssystem jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellen kann (GoBD Rz. 76), und E-Rechnungen, bei denen der strukturierte Teil genügt, weil der menschenlesbare Teil keine zusätzlichen oder abweichenden Informationen von Bedeutung für die Besteuerung enthält (GoBD Rz. 131).
• Der Stapel folgt der Formatbeschreibung Ihrer Kanzlei: Kopfzeile, Feldtrenner, Dezimaltrennzeichen, Zeichensatz und Volumengrenze; bei UTF-8 ist die Byte-Order-Mark vorhanden und der Importweg liest Unicode.
• Die Grundaufzeichnungen liegen unverändert und im Ursprungsformat in der Ablage und nicht in einem Bild- oder PDF-Format (GoBD Rz. 129).
• Eine Stichprobe von drei Bestellungen lässt sich vom Belegbild über die Belegzeile bis zum Bankeingang verfolgen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Umlaute erscheinen als Zeichensalat	Die Datei ist UTF-8, aber ohne Byte-Order-Mark, oder der gewählte Importweg liest Unicode nicht	Auf ISO-8859-1 umstellen oder UTF-8 mit Byte-Order-Mark über einen Importweg liefern, der Unicode unterstützt
Alle Beträge stehen in einer Spalte	Als Feldtrenner wurde ein anderes Zeichen verwendet, etwa Tab oder Komma, oder ein Textfeld enthält ein Semikolon ohne Anführungszeichen	Semikolon als Feldtrenner und Komma nur als Dezimaltrennzeichen verwenden; Textfelder in Anführungszeichen setzen
Die Kanzlei meldet ein unbekanntes Konto	Eine Kontonummer aus dem Mapping ist in der Kanzlei nicht angelegt	Kontenliste mit der Kanzlei abgleichen, bevor der nächste Stapel erzeugt wird
Die Summen passen, die Vorgänge aber nicht	Auszahlungen wurden als Erlös gebucht, ohne die enthaltenen Bestellungen aufzulösen	Je Auszahlung die Bestellungen zuordnen und Gebühren sowie Rückbuchungen getrennt buchen
Eine Prüfung verlangt Einzeldaten, die nicht mehr da sind	Der Shop wurde umgestellt und die Grundaufzeichnungen wurden nur als Bild abgelegt	Export vor dem Systemwechsel sichern und im Ursprungsformat aufbewahren (GoBD Rz. 129)
Der Stapel wird nicht eingelesen	Kopfzeile, Feldtrenner, Dezimaltrennzeichen, Zeichensatz oder Anzahl der Buchungen weichen von der Formatbeschreibung ab	Erzeugte Datei gegen die Formatbeschreibung prüfen: Kennung, Version, Kategorie, Trennzeichen und höchstens 99.999 Buchungen je Datei

Übergabe-Checkliste für den Monatslauf

1. Bestellungen und Rechnungen des Monats exportieren und die Nummernkreise auf Lücken prüfen.
2. Auszahlungen, Gebühren und Rückbuchungen des Zahlungsdienstleisters je Vorgang zuordnen.
3. Grundaufzeichnungen des Shops im Ursprungsformat in die Ablage kopieren; nichts in ein Bild- oder PDF-Format umwandeln (GoBD Rz. 129).
4. Belegbilder ablegen und mit der Belegnummer benennen; empfangene Papierbelege nur mit bildlich übereinstimmender Wiedergabe erfassen. Bei selbst erzeugten Rechnungen prüfen, ob das Rechnungssystem jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellen kann; bei E-Rechnungen prüfen, ob der strukturierte Teil genügt und ob der menschenlesbare Teil zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (GoBD Rz. 76 und 131).
5. Buchungsstapel erzeugen: Konten, Steuerschlüssel, Belegdatum, Kopfzeile, Trennzeichen und Zeichensatz nach den Vorgaben der Kanzlei prüfen.
6. Stapel gegen den Shop-Export aufrechnen: Nettoumsatz und Steuerbetrag je Steuersatz.
7. Stapel und Belegbilder über den von der Kanzlei vorgesehenen Kanal übergeben und den Eingang bestätigen lassen.
8. Buchungen der Kanzlei abwarten: Die Verbuchung im Journal des Hauptsystems ist bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden, wenn die Einzelaufzeichnungen im Vor- oder Nebensystem bereits die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen und aufbewahrt sind (GoBD Rz. 87).
9. Verfahrensdokumentation nachziehen, wenn sich Exportweg, Konten oder System geändert haben (GoBD Rz. 154).
10. Ablage prüfen: In Deutschland sind Buchungsbelege acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahrs ihrer Entstehung aufzubewahren; zehn Jahre gelten für die in § 147 Abs. 1 Nummer 1 AO genannten Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz ab dem Schluss des Kalenderjahrs der letzten Eintragung beziehungsweise der Aufzeichnung und für die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nummer 4a AO (Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union); die sonstigen Unterlagen sind sechs Jahre, bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung und bei abgesandten Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 1, 3 und 4 AO); die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Wann Sie Hilfe holen sollten

Klären Sie das Format mit Ihrer Kanzlei, bevor Sie den ersten Stapel erzeugen; die Abstimmung von Konten, Steuerschlüsseln und Feldbelegung ist ihre Aufgabe. Unterstützung bei der Warenwirtschaft brauchen Sie, wenn Bündel, Gutscheine oder Rückbuchungen abgebildet werden müssen. Wie die Belege im Betrieb entstehen und wie der Monatsabschluss abläuft, steht in Buchhaltung für Onlinehändler; wie Rechnungen automatisch aus dem Shop entstehen, in Rechnungen im Onlineshop. Die Aufbewahrungsseite der Shopdaten behandelt Aufbewahrung von Bestelldaten.