Datenmigration beim Shopwechsel: Kunden, Bestellungen, Produkte

Ein Systemwechsel bringt Daten zusammen, die nicht zueinander passen müssen: Der Altbestand hat andere Feldnamen, Formate und Pflichtfelder als der neue Shop. Die folgenden Schritte legen zuerst fest, welche Daten mitgehen, ordnen sie Feld für Feld zu und sichern ab, was zur Aufbewahrung oder zur Löschung ansteht.

Was Sie vorab brauchen

eine Liste aller Datengruppen des Altshops: Produkte, Kundenkonten, Bestellungen, Rechnungen, Gutscheine, Inhalte, Bewertungen
je Datengruppe die Anzahl der Datensätze als Maßstab für den Abgleich
die Feldlisten beider Systeme und die Importvorgaben des Zielsystems aus dessen Dokumentation
einen vollständigen Export, keine Stichprobe
zwei Zuständigkeiten: eine Person für den Wegfall von Daten, eine für Datenschutz und Aufbewahrung

Termine, Weiterleitungen und Rückweg: Shopsystem wechseln: Ablauf und Zeitplan.

Welche Daten mitgehen und welche bleiben

Archiv heißt: Die Daten verlassen den Shop, bleiben aber während der Aufbewahrungsfrist lesbar; in Deutschland müssen sie jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 AO).

Datengruppe	In den neuen Shop?	Bedingung
Produkte, Varianten, Preise	ja, vollständig	Steuersätze und Preise je Land gegen die Dokumentation des Zielsystems prüfen und in der Feldzuordnung festhalten
Bestände	ja, als Stichtagswert	Bewegungen nach dem Export nachbuchen
Kundenkonten	ja, wenn ein Zweck bleibt	Konten ohne offenen Vorgang auf Löschreife prüfen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO; Art. 6 Abs. 4 DSG)
Bestellhistorie	ja oder ins Archiv	Belege bleiben während der Aufbewahrungsfrist lesbar: in Deutschland jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar zu machen und maschinell auswertbar (§ 147 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 AO), in Österreich in vollständiger, geordneter und inhaltsgleicher Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO), in der Schweiz jederzeit wieder lesbar (Art. 958f Abs. 3 OR)
Zahlungsreferenzen	ja, ohne Kartennummern	nur die Referenz des Zahlungsdienstleisters übernehmen
Gutscheine, Warenkörbe, Sitzungsdaten	nur mit Restwert	abgelaufene Gutscheine und Sitzungsdaten nicht übernehmen
Inhalte, Bilder, Bewertungen	ja, nach Rechteprüfung	Nutzungsrechte an Bildern und Bewertungen klären

Jede gestrichene Zeile braucht eine Entscheidung mit Datum: Löschung nach Zweckwegfall (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO für Deutschland und Österreich; Art. 6 Abs. 4 DSG für die Schweiz), Aufnahme ins Archiv oder Übergabe an die Buchhaltung. Ohne Eintrag wird sie beim Abschalten übersehen.

Die Feldzuordnung: Vorlage zum Ausfüllen

Eine Zeile je Feld, das zwischen den Systemen wandert; die Vorlage wird vor dem Export gefüllt.

Spalte	Inhalt	Beispiel
Quellfeld	Datei und Feldname im Export	kunden.csv, Spalte email
Zielfeld	Feldname im Zielsystem	user.email_address
Datentyp und Format	Text, Zahl, Datum, Mehrfachwert	Text, 255 Zeichen
Pflichtfeld im Ziel	ja oder nein	ja
Transformationsregel	was mit dem Wert geschieht	Leerzeichen entfernen, klein schreiben
Prüfregel	woran ein gültiger Wert erkennbar ist	genau ein @ und eine gültige Domain
Herkunft	woher der Wert stammt und seit wann	Kundenkonto, seit 2019
Verantwortlich	ein Name	M. Berger

Die Formatregeln dieser Vorlage sind redaktionelle Vorgaben: Datum als JJJJ-MM-TT, ein Dezimaltrennzeichen für alle Zahlenfelder, Text in UTF-8, Postleitzahlen und Telefonnummern als Text, Mehrfachwerte in einer eigenen Spalte. Ein Zahlenfeld verliert führende Nullen, ein gemischtes Datumsformat vertauscht Tag und Monat.

Was Sie mit Kennwörtern machen

Ob ein Altsystem Kennwörter ausgibt, steht in dessen Dokumentation; ein Klartextkennwort gehört nicht in den Export. Enthält der Export ein Hashfeld, steht dort der Hashwert eines Verfahrens, das sich nicht umrechnen lässt: Ein Hashwert ist das Ergebnis einer Einwegfunktion, er lässt sich berechnen, aber nicht in das Kennwort zurückrechnen (BSI, Technische Richtlinie TR-02102-1, Version 2026-01, Begriffsbestimmungen Hashfunktion und Einwegfunktion); ein Salt, eine zufällige Zeichenfolge vor der Berechnung, erschwert vorberechnete Tabellen (ebd., Begriffsbestimmungen Salt und Regenbogentabelle). Die Richtlinie bindet nur, wo Recht oder Vertrag auf sie verweist.

Zwei Wege bleiben:

Ein im Export vorhandenes Hashfeld übernehmen, wenn das Zielsystem dasselbe Verfahren prüfen kann; klären Sie das schriftlich und nehmen Sie das Hashfeld in den Export auf.
Kennwort neu setzen: Sie versenden an jedes Konto einen Link zum Zurücksetzen; dieser Weg bleibt, wenn das Zielsystem das alte Verfahren nicht prüfen kann.

Für Deutschland und Österreich verlangt Art. 32 Abs. 1 DSGVO Maßnahmen nach dem Stand der Technik und nennt in Buchstabe a Pseudonymisierung und Verschlüsselung; in der Schweiz verlangen Art. 8 Abs. 1 und Art. 7 Abs. 2 DSG eine dem Risiko angemessene Datensicherheit. Ein Klartextfeld mit Kennwörtern übernehmen Sie nicht. Redaktionelle Empfehlung: Setzen Sie beim Wechsel alle Kennwörter neu, auch wenn die Hashwerte passen; der Reset prüft zugleich die Anmeldung.

Schritt für Schritt: von der Bestandsaufnahme zum Probeimport

Schritt 1: Datenbestand inventarisieren

Zählen Sie je Datengruppe die Datensätze und halten Sie fest, wo der führende Bestand liegt: im Shop, in der Warenwirtschaft oder bei einem Dienstleister. Ergebnis: eine Liste mit Anzahl, Format und Zuständigkeit.

Schritt 2: Umfang festlegen

Streichen Sie, was der neue Zweck nicht trägt, und notieren Sie zu jeder gestrichenen Gruppe das Löschdatum. Was eine Aufbewahrungspflicht trägt, wandert ins Archiv statt in den Shop und bleibt dort bis zum Fristende lesbar; in Deutschland muss der Bestand jederzeit verfügbar bleiben, unverzüglich lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 AO); die Fristen stehen im Ländervergleich.

Schritt 3: Feldzuordnung ausfüllen

Arbeiten Sie die Vorlage Zeile für Zeile ab und prüfen Sie Feldnamen und Pflichtfelder gegen die Dokumentation des Zielsystems. Was keine Zeile hat, wird nicht importiert.

Schritt 4: Export erzeugen und Probeimport fahren

Exportieren Sie in einem Lauf, notieren Sie Prüfsumme und Uhrzeit und importieren Sie in die Testumgebung. Vergleichen Sie dann die Anzahl der Datensätze mit der Inventarliste und arbeiten Sie die Prüfliste ab.

Schritt 5: Kennwörter und Zugänge regeln

Wählen Sie den Weg aus dem vorigen Abschnitt und testen Sie an zehn Konten: Anmeldung, Kennwort-Reset, Bestellhistorie, Adressänderung.

Schritt 6: Altbestand sichern und abschließen

In Deutschland müssen die Daten nach § 147 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 AO während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar bleiben; für mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Unterlagen kann die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben oder eine Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen. Die Erleichterung des § 147 Abs. 6 Satz 5 AO greift erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung und nur, sofern noch keine Außenprüfung begonnen wurde. Ziehen Sie am Umschalttag einen Nachtragsexport und schließen Sie dann die alten Zugänge.

Datenqualität prüfen

Die Prüfliste läuft nach dem Probeimport und nach dem Umschalten.

Prüfung	Regel	Typischer Fund
Vollständigkeit	Anzahl Datensätze je Gruppe wie in der Inventarliste	Export endet bei 10.000 Zeilen
Pflichtfelder	kein Pflichtfeld leer, Länge und Zeichensatz passen	E-Mail leer bei reinen Gastbestellungen
Eindeutigkeit	E-Mail und Kundennummer kommen je einmal vor	zwei Konten, dieselbe E-Mail, Anmeldung im falschen Konto
Referenzen	jede Bestellposition hat eine Bestellung und ein Produkt	Position zeigt auf ein nicht importiertes Produkt
Datum	Bestelldatum nicht nach dem Versanddatum, einheitliches Format	03/04/2026 lässt Tag und Monat offen
Zeichen	Umlaute, Akzente und Emoji unverändert	Zeichenmuster statt “Müller”
Aufbewahrung	Rechnungen und Buchungsbelege vollständig, Summen stimmen	Export endet vor dem letzten Rechnungsjahr
Löschungen	erledigte Löschungen nicht erneut importiert	gelöschtes Konto lebt nach dem Import wieder auf

Ländervergleich: Aufbewahrung und Datenschutz

Punkt	Deutschland	Österreich	Schweiz
Rechnungen und Buchungsbelege	acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG); die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO)	sieben Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO, § 212 Abs. 1 UGB); darüber hinaus, solange die Bücher und Belege für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO, § 212 Abs. 1 UGB)	zehn Jahre (Art. 958f Abs. 1 OR; Buchführungspflicht nach Art. 957 Abs. 1 OR)
Fristbeginn	Schluss des Kalenderjahres des Belegs (§ 147 Abs. 4 AO)	Schluss des Kalenderjahres (§ 132 Abs. 1 BAO)	Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR)
Datenschutz für Kundendaten	DSGVO (Art. 5 und 6)	DSGVO (Art. 5 und 6)	DSG (Art. 6), in Kraft seit 1. September 2023
Auftragsverarbeitung	Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO	Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO	Art. 9 DSG, Weiterübertragung nur mit Genehmigung
Auskunft	Art. 15 DSGVO	Art. 15 DSGVO	Art. 25 DSG
Herausgabe in einem gängigen elektronischen Format	Art. 20 Abs. 1 DSGVO, nur für Daten, die die Person bereitgestellt hat und die automatisiert auf Vertrags- oder Einwilligungsbasis verarbeitet werden	Art. 20 Abs. 1 DSGVO, gleiche Voraussetzungen	Art. 28 Abs. 1 DSG, gleiche Voraussetzungen

Die Schweizer Spalte folgt dem DSG und dem OR; die DSGVO gilt auch für einen in der Schweiz niedergelassenen Verantwortlichen, wenn er Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anbietet oder ihr Verhalten in der Union beobachtet (Art. 3 Abs. 2 DSGVO). In Deutschland gilt die Achtjahresfrist seit 1. Januar 2025 auch für Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB, § 27 Abs. 40 UStG).

So prüfen Sie das Ergebnis

Schlagen Sie 20 Kundenkonten und 20 Bestellungen von Hand nach: Adresse, Bestellsumme, Positionen, Datum, Beleg.
Vergleichen Sie die Summe der importierten Bestellungen je Jahr mit der Buchhaltung des Altsystems.
Testen Sie an zehn Konten Anmeldung, Kennwort-Reset und Bestellhistorie und prüfen Sie den Herausgabeweg: Können Kundinnen die Daten, die sie bereitgestellt haben und die automatisiert auf Vertrags- oder Einwilligungsbasis verarbeitet werden, in einem gängigen elektronischen Format erhalten (Deutschland und Österreich: Art. 20 Abs. 1 DSGVO; Schweiz: Art. 28 Abs. 1 DSG)? Die Auskunft über die verarbeiteten Daten ist davon getrennt (Art. 15 DSGVO; in der Schweiz Art. 25 DSG).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Anmeldung schlägt fehl	Hashverfahren nicht unterstützt oder Hashfeld fehlt im Export	Kennwort-Reset für alle Konten einrichten und erneut testen
Doppelte Kundendaten	dieselbe E-Mail in zwei Konten	Dublettenliste vor dem Import bereinigen und zusammenführen
Alte Rechnungen nicht auffindbar	Altbestand abgeschaltet, Belege nicht übernommen	Belege aus der Datensicherung holen und während der Frist verfügbar und lesbar vorhalten (in Deutschland zusätzlich jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar zu machen und maschinell auswertbar nach § 147 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 AO)
Verwaiste Bestellpositionen	Produkt nicht importiert oder Zuordnung falsch	Zeile in der Feldzuordnung korrigieren, Import wiederholen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenn Rechnungen, Buchhaltung oder Umsatzsteuer betroffen sind; das gehört zur Steuerberatung.
Wenn Kundendaten ins Ausland wandern, ein Auftragsverarbeitungsvertrag fehlt oder Lösch- und Auskunftsersuchen offen sind; das gehört zur Rechts- oder Datenschutzberatung.
Wenn der Altbestand stark angepasst wurde oder mehrere Systeme dieselben Kunden führen; die Bestellhistorie führt dann die Warenwirtschaft.