Warenwirtschaft für Onlinehändler: Funktionen und Auswahl
Kurz gesagt
Eine Warenwirtschaft brauchen Sie neben dem Shop, sobald Bestand, Einkauf, Versand und Buchhaltung nicht mehr sicher aus einer Quelle stimmen. Entscheidend sind die Schnittstellen zu Shop, Versand und Buchhaltung und die Frage, wer Bestand und Preise führt. Prüfen Sie die Funktionen mit Ihren eigenen Daten im Test, nicht anhand von Funktionslisten.
Das Wichtigste
- In diesem Artikel meint Warenwirtschaft die Software für Artikelstamm, Bestand, Einkauf und Aufträge; wie sie mit Ihrem Shop zusammenspielt, prüfen Sie im Angebot. Legen Sie fest, welches System Bestand und Preise führt (eine Quelle der Wahrheit).
- Als Muss-Schnittstellen setzt dieser Artikel die zu Shop, Versand und Buchhaltung an; die Reihenfolge der Wichtigkeit hängt von Ihrem Engpass ab (redaktionelle Einschätzung).
- Kosten setzen sich aus Lizenz oder Miete, Einrichtung, Schnittstellen, Schulung und Betrieb zusammen; Preise gehören in ein datiertes Angebot, nicht in diesen Artikel.
- Rechtliche Anforderungen an Aufbewahrung und Datenzugriff prüfen Sie mit Steuerberatung und Anbieter, siehe den verlinkten Artikel zur Aufbewahrung.
Worum es bei der Auswahl geht
Eine Warenwirtschaft (WaWi) ist die Software, in der Sie Artikel, Bestand, Einkauf und Aufträge führen. Der Shop ist die Verkaufsfläche; die WaWi beantwortet, was verfügbar ist, was nachbestellt werden muss und was versendet wird. Dieser Artikel nennt keine Anbieter und vergleicht keine Produkte. Er gibt Kriterien, mit denen Sie Angebote selbst prüfen.
Die Auswahl hängt an Ihrem Engpass: Wer Überverkäufe erlebt, braucht Bestandssynchronisation; wer zu viel Zeit mit dem Abtippen von Aufträgen verbringt, braucht Auftragsübernahme und Versandanbindung. Beobachten Sie Ihre Fehler, bevor Sie Funktionen vergleichen.
Diese Kriterien zählen
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Bestandsführung je Lagerort | Falscher Bestand führt zu Überverkäufen | Zwei Testbestellungen in verschiedenen Kanälen auslösen und den Bestand vergleichen | Wie schnell und in welchem Takt wird Bestand an den Shop übertragen? |
| Varianten und Stücklisten | Größen, Farben und Sets brauchen eigene Bestände | Drei Ihrer Variantenartikel anlegen | Wie werden Sets und Varianten verwaltet? |
| Einkauf und Lieferanten | Nachbestellung braucht Mindestbestand und Lieferzeit | Einen Lieferanten mit Lieferzeit anlegen und eine Bestellung erzeugen | Welche Regeln für Mindestbestand gibt es? |
| Auftragsübernahme aus dem Shop | Spart manuelles Abtippen | Fünf Testaufträge importieren | Welche Daten kommen mit, welche müssen Sie nachpflegen? |
| Versandanbindung | Etiketten und Sendungsnummern ohne Medienbruch | Ein Etikett für Inland und Ausland erzeugen | Welche Versandarten und Formate sind angebunden? |
| Buchhaltungsexport | Belege sollen ohne Neuerfassung zur Buchhaltung | Einen Beispielmonat exportieren und mit Ihrer Steuerberatung öffnen | Welche Formate und welche Konten werden unterstützt? |
| Rechte und Protokoll | Wer darf Preise und Bestand ändern | Rollen anlegen und Änderungen nachlesen | Welche Rollen und welches Änderungsprotokoll gibt es? |
| Datenexport und Ausstieg | Wechsel soll möglich bleiben | Vollexport anfordern und prüfen | In welchem Format und zu welchen Kosten erhalte ich alle Daten bei Kündigung? |
Zu steuerlichen Aufbewahrungspflichten und zum Datenzugriff der Finanzverwaltung siehe GoBD im Onlineshop. Fragen Sie den Anbieter, welche Unterstützung er dafür bietet, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
Welche Funktionen für welche Shopgröße
Die Stufen sind eine redaktionelle Annahme zur Orientierung, keine Marktzahlen: Die Bestellzahlen dienen nur als Rechenbeispiel.
| Funktion | Stufe 1: Start (Annahme: bis 10 Bestellungen am Tag) | Stufe 2: wachsend (Annahme: 10 bis 100 Bestellungen am Tag) | Stufe 3: mehrere Kanäle und Lager (Annahme: über 100 Bestellungen am Tag) |
|---|---|---|---|
| Bestand | Shop oder Tabelle | WaWi führt Bestand | WaWi mit mehreren Lagerorten |
| Einkauf | Manuell | Mindestbestand und Lieferantenbestellung | Bedarfsplanung |
| Schnittstelle Shop | Entfällt, wenn Shop Bestand führt | Muss | Muss, mit Statusrückmeldung |
| Schnittstelle Versand | Etikettenportal | Muss | Muss, mit Sendungsnummern zurück |
| Schnittstelle Buchhaltung | Belegexport | Muss | Muss, automatisiert |
| Marktplatzanbindung | Falls genutzt: Bestand abgleichen | Muss, falls Marktplätze genutzt werden | Muss |
| Rollen und Protokoll | Nicht nötig | Sinnvoll | Muss |
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Kosten entstehen als Lizenz oder Miete, als Einrichtung und Datenübernahme, für Schnittstellen und deren Wartung, für Schulung und im Betrieb durch Pflegeaufwand. Rechnen Sie auf die Nutzungsdauer: einmalige Kosten plus laufende Kosten mal Monate. Preise ändern sich; verlassen Sie sich nur auf ein datiertes, schriftliches Angebot. Rechnen Sie zusätzlich die Kosten einer Zusatzschnittstelle ein, wenn Sie einen weiteren Kanal anbinden.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Der Datenexport ist nicht beschrieben oder kostet extra.
- Schnittstellen werden zugesagt, ohne dass Format, Takt und Fehlerbehandlung genannt werden.
- Die Mindestlaufzeit ist länger als der Test, mit dem Sie die Funktionen geprüft haben.
- Preise je Bestellung oder je Artikel ohne Obergrenze, die bei Wachstum nicht kalkulierbar sind.
- Der Anbieter nennt keinen Ansprechpartner für Störungen der Shop-Schnittstelle.
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Listen Sie Ihre Engpässe und Fehler der letzten Monate auf.
- Legen Sie fest, welches System Bestand und Preise führt.
- Wählen Sie zwei bis drei Angebote nach den Muss-Schnittstellen aus.
- Testen Sie jedes mit Ihren eigenen Artikeln und Testaufträgen anhand der Kriterientabelle.
- Fordern Sie ein schriftliches Angebot mit Datum, Laufzeit, Exportformat und Kündigungsfrist an.