ERP im Onlinehandel: Wann Warenwirtschaft nicht mehr reicht
Kurz gesagt
Ein ERP statt einer Warenwirtschaft lohnt sich, wenn ein messbarer Auslöser eintritt und die Umstellung mehr einspart, als sie kostet: manuelle Nacharbeit je Bestellung, mehrere Lagerorte, eigene Fertigung, mehrere Kanäle mit gemeinsamem Bestand oder Buchhaltungsschritte, die Sie von Hand wiederholen. Der Artikel nennt keine feste Bestellzahl, sondern zeigt, wie Sie Ihre eigene Schwelle aus Ihren Zahlen ausrechnen.
Das Wichtigste
- Arbeitsdefinition dieses Artikels: Warenwirtschaft führt Artikel, Bestand, Einkauf und Aufträge; ein ERP führt zusätzlich weitere Unternehmensbereiche (zum Beispiel Finanzen oder Fertigung) auf gemeinsamer Datenbasis. Die Grenze hängt vom Produkt ab, prüfen Sie den Funktionsumfang im Angebot.
- Bestellzahl-Schwelle als Rechenformel: Mehrkosten des ERP je Monat ÷ vermiedene Nacharbeitskosten je Bestellung; im erfundenen Beispiel 1.400,00 ÷ 1,50 = 934 Bestellungen im Monat.
- Nicht jeder Engpass braucht ein ERP: Schnittstellen, ein Auftragsmanagement oder eine bessere Konfiguration der bestehenden Warenwirtschaft können ihn beheben.
- Alle Zahlen im Beispiel sind erfunden; keine Marktangabe und keine Empfehlung eines Produkts.
Ein Onlineshop kann mit einem Shopsystem und einer Warenwirtschaft starten; später stellt sich die Frage, ob ein ERP dazugehört. Dieser Artikel macht die Entscheidung nicht an einer festen Bestellzahl fest, sondern an dem, was in Ihrem Betrieb von Hand wiederholt wird und was Fehler kosten. Die Auswahl einer Warenwirtschaft behandelt Warenwirtschaft für Onlinehändler.
Worauf es ankommt
Für diesen Artikel gilt eine Arbeitsdefinition: Eine Warenwirtschaft führt Artikel, Bestand, Einkauf und Aufträge. Ein ERP (Enterprise Resource Planning) führt zusätzlich weitere Bereiche wie Finanzen oder Fertigung auf einer gemeinsamen Datenbasis. Wo ein Produkt zwischen beiden liegt, entscheidet seine Funktionsbeschreibung. Die Frage ist deshalb nicht „ERP ja oder nein“, sondern: Welcher Bereich Ihres Betriebs ist heute nicht abgedeckt und kostet Zeit oder Geld?
Die Schwellen im Überblick
Die Auslöser sind Fragen an Ihren Betrieb, keine Marktwerte. Die Spalte „Prüfen Sie“ sagt, womit Sie den Auslöser belegen.
| Bereich | Auslöser | Prüfen Sie | Naheliegende Alternative zum ERP |
|---|---|---|---|
| Bestellungen | Die Nacharbeit je Bestellung (übertragen, korrigieren, nachfragen) kostet im Monat mehr als die Mehrkosten eines ERP | Zeit je Bestellung über eine Woche stoppen; Formel unten | Schnittstellen und Automatisierung der bestehenden Warenwirtschaft (Bestellabwicklung automatisieren) |
| Lagerorte | Sie führen mehr als einen Lagerort und brauchen Bestand je Ort sowie Umlagerungen zwischen den Orten | Zwei Umlagerungen im Testbetrieb buchen und Bestand je Ort ablesen | Warenwirtschaft mit mehreren Lagerorten |
| Fertigung | Sie montieren, verpacken oder veredeln Artikel selbst und brauchen Stücklisten oder Fertigungsaufträge mit Materialverbrauch | Eine Ihrer Stücklisten mit Material anlegen und einen Auftrag durchbuchen | Sets und Varianten in der Warenwirtschaft, wenn eine Stufe genügt |
| Kanäle | Mehrere Verkaufskanäle teilen sich einen Bestand, und Überverkäufe oder Preisabweichungen treten auf | Zwei Testbestellungen in verschiedenen Kanälen auslösen und die Bestände vergleichen | Order-Management-System (Order-Management-System: wann sinnvoll) |
| Buchhaltung | Rechnungen, Zahlungen oder Kontenzuordnung werden von Hand in die Buchhaltung übernommen | Einen Beispielmonat exportieren und zählen, was nachbearbeitet werden muss | Buchhaltungsexport oder -schnittstelle der Warenwirtschaft |
| Auswertung | Kennzahlen müssen Sie aus mehreren Systemen von Hand zusammenführen | Eine Monatsauswertung nachbauen und die Zeit messen | Berichte der Warenwirtschaft, siehe Kennzahlen im Onlinehandel |
Trifft ein Auslöser zu und die Alternative löst ihn, ist ein ERP nicht nötig. Trifft er zu, und die Alternative löst ihn nicht, oder treffen mehrere Auslöser zusammen, lohnt sich ein ERP-Vergleich. Welche Schnittstellen es zwischen Shop, ERP und Versand gibt, steht in Schnittstellen zwischen Shop, ERP und Versand.
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, alle Beträge netto. Die Nacharbeit je Bestellung beträgt 3 Minuten bei 24 Euro Stundensatz: 3 ÷ 60 × 24 = 1,20 Euro. In 2 Prozent der Bestellungen entsteht ein Fehler, der 15 Euro kostet: 0,02 × 15 = 0,30 Euro je Bestellung. Vermiedene Kosten, wenn das ERP beides vollständig vermeidet: 1,20 + 0,30 = 1,50 Euro je Bestellung.
Mehrkosten des ERP gegenüber der Warenwirtschaft: 900 Euro im Monat für Betrieb und Pflege, dazu 18.000 Euro Einführung verteilt auf 36 Monate: 18.000 ÷ 36 = 500 Euro, zusammen 1.400 Euro im Monat.
| Annahme | Vermiedene Kosten je Bestellung | Schwelle (Bestellungen im Monat) |
|---|---|---|
| ERP vermeidet die gesamte Nacharbeit | 1,50 Euro | 1.400 ÷ 1,50 = 933,3, also 934 |
| ERP vermeidet die Hälfte | 0,75 Euro | 1.400 ÷ 0,75 = 1.866,7, also 1.867 |
Die Rechnung berücksichtigt nur Nacharbeit und Fehler. Eigene Fertigung, mehrere Lagerorte oder weitere Auslöser aus der Tabelle verschieben sie, ebenso Umstellungsaufwand im Team. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, bevor Sie entscheiden.
Fehler, die Sie vermeiden
- Die Schwelle an einer Bestellzahl festmachen, die ein anderer Händler genannt hat. Ihre Nacharbeit und Ihre Mehrkosten können davon abweichen.
- Die Mehrkosten ohne Einführung rechnen: Die Einführung (Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung) gehört in die Rechnung, verteilt auf die Nutzungsdauer.
- Einen Engpass mit einem ERP lösen wollen, den eine Schnittstelle behebt.
- Das ERP mit allen Funktionen einführen, obwohl nur ein Bereich der Auslöser war. Beginnen Sie mit dem Bereich, der den Auslöser belegt (redaktionelle Empfehlung).
- Das Team nicht einbeziehen: Es kann die Engpässe im Alltag benennen.
So gehen Sie vor
- Messen Sie eine Woche lang die Nacharbeit je Bestellung und die Fehler (Zeit, Art, Kosten).
- Gehen Sie die Tabelle durch und markieren Sie die Auslöser, die belegt sind.
- Prüfen Sie je Auslöser die Alternative zum ERP und ob sie ihn löst.
- Rechnen Sie die Schwelle mit Ihren Zahlen aus und legen Sie sie neben Ihre Bestellzahl.
- Fordern Sie von zwei bis drei Anbietern ein schriftliches Angebot mit Einführungskosten, laufenden Kosten, Datenexport und Laufzeit an und testen Sie mit eigenen Artikeln. Das Vorgehen entspricht dem in Warenwirtschaft für Onlinehändler.