Order-Management-System: Wann sich ein OMS lohnt
Kurz gesagt
Ein OMS (Order-Management-System) lohnt sich, wenn mehrere Kanäle, aufgeteilte Sendungen je Bestellung und ein spürbares Rücksendevolumen zusammenkommen und Shop und Warenwirtschaft diese Fälle nicht mehr sauber führen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt dieselbe Prüfung: Kanäle, Sendungen je Bestellung und Rücksendungen der letzten Monate auszählen und gegen die Kosten rechnen.
Das Wichtigste
- Arbeitsdefinition: Ein OMS sammelt Bestellungen aus mehreren Kanälen, teilt sie in Sendungen und ordnet Rücksendungen der Bestellung zu.
- Kein Muss: Bei einem Kanal, einem Lager und einer Sendung je Bestellung können Shopsystem oder Warenwirtschaft den Ablauf abbilden.
- Prüfgrößen: Kanäle mit gemeinsamem Bestand, Anteil der Bestellungen mit mehreren Sendungen, Anteil der Rücksendungen je 100 Bestellungen.
- Kostenbausteine: Miete oder Lizenz, Einführung, Schnittstelle je Kanal, Betrieb, Schulung und Datenexport beim Ausstieg.
- Alle Schwellen sind gekennzeichnete Annahmen, alle Beträge eine Beispielrechnung; der Artikel nennt keine Anbieter und keine Preise.
Ein Onlineshop kann mit einem Shopsystem und einer Warenwirtschaft laufen; ein Order-Management-System (OMS) ist die dritte Ebene, die nicht jeder Betrieb braucht. Dieser Artikel behandelt die Auswahl: Kriterien, Prüfungen mit eigenen Daten und eine Entscheidungsmatrix.
Worum es bei der Auswahl geht
Arbeitsdefinition dieses Artikels: Ein OMS sammelt Bestellungen aus mehreren Verkaufskanälen in einer Liste, teilt eine Bestellung in mehrere Sendungen, führt den Status je Position und ordnet eine Rücksendung der ursprünglichen Bestellung zu. Katalog, Warenkorb und Bezahlvorgang gehören zum Shopsystem; Artikel, Bestand, Einkauf und Buchhaltung zur Warenwirtschaft, siehe Warenwirtschaft für Onlinehändler. Wo ein Produkt zwischen diesen Ebenen liegt, entscheidet seine Funktionsbeschreibung, nicht sein Name.
Die Entscheidung hängt nicht an einer Bestellzahl allein. Zwei Betriebe mit je 300 Bestellungen im Monat brauchen unterschiedlich viel System: Der eine verkauft über einen Shop aus einem Lager, der andere über drei Marktplätze und zwei Lager, mit Teillieferungen und Rücksendungen in zwei Ländern. Zählen Sie deshalb zuerst Ihre Fälle und prüfen Sie danach Funktionen.
Der Artikel nennt keine Anbieter und keine Preise; er gibt Kriterien und die Rechnung für Ihre eigene Schwelle.
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es zählt, wie Sie es ohne Anbieter prüfen und welche Frage Sie im Angebot stellen.
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Kanäle mit gemeinsamem Bestand | Zwei Kanäle können denselben Artikel doppelt zusagen, wenn der Bestand nicht zurückgemeldet wird | Zwei Testbestellungen auf denselben Artikel in zwei Kanälen auslösen und den Bestand verfolgen | In welchem Takt wird Bestand je Kanal reserviert und wieder freigegeben? |
| Übernahme der Bestellung aus jedem Kanal | Was das System nicht kennt, pflegen Sie von Hand nach | In jedem Kanal eine Testbestellung aufgeben und die Felder im System vergleichen | Welche Felder kommen mit, welche trage ich nach? |
| Aufteilung in mehrere Sendungen | Eine Bestellung mit zwei Sendungen braucht zwei Statuswege, eine Rechnung und einen gemeinsamen Auftragsbezug | Eine Testbestellung mit Ware aus zwei Lagern anlegen | Kann eine Bestellung mehrere Sendungen mit eigener Sendungsnummer führen? |
| Zuordnung der Rücksendung zur Bestellposition | Ohne Bezug bleiben Erstattung und Wiedereinlagerung Handarbeit | Eine Rücksendung zu einer Bestellung mit drei Positionen anlegen | Wie wird die Rücksendung einer Position zugeordnet, und was passiert mit dem Bestand? |
| Storno und Änderung nach Bestellabgabe | Eine Stornierung muss in Kanal, Rechnung und Bestand ankommen | Eine Position stornieren und die Wirkung in allen drei Stellen verfolgen | Welche Änderungen sind nach der Bestellabgabe erlaubt, und wer sieht sie? |
| Statusmeldung an Kunden und Kanäle | Vom Status hängt ab, welche Nachricht die Kundin oder der Kunde bekommt | Einen Statuswechsel auslösen und prüfen, was in Shop, Marktplatz und E-Mail ankommt | Welche Statuscodes gehen zurück, und was passiert bei einer gescheiterten Meldung? |
| Erstattung und Zahlungsabgleich | Eine Erstattung ohne Bezug zur Zahlung erzeugt Klärfälle in der Buchhaltung | Eine Teilerstattung auf eine Bestellung mit zwei Zahlungen buchen | Wie wird eine Teilerstattung der Zahlung und der Rechnung zugeordnet? |
| Regeln und Automatik | Feste Regeln senken die Fallzahl, falsche Regeln erzeugen stille Fehler | Eine Regel je Kanal anlegen und danach einen Ausnahmefall auslösen | Welche Regeln gibt es, und wie ändere und protokolliere ich sie? |
| Rollen, Protokoll, Datenexport | Wer storniert und erstattet, muss nachvollziehbar sein, und der Wechsel soll möglich bleiben | Rollen anlegen, eine Änderung nachlesen, Vollexport anfordern | Welche Rollen, welches Protokoll und welches Exportformat gibt es? |
Wie Bestände in zwei Systemen auseinanderlaufen, steht unter Datensynchronisation zwischen Systemen. Welche Übertragungsart zu welchem Fall passt, behandelt Schnittstellen zwischen Shop, ERP und Versand.
Die Entscheidungsmatrix: Kanäle, Sendungen, Rücksendungen
Drei Prüfgrößen steuern die Entscheidung: Verkaufskanäle mit gemeinsamem Bestand, Bestellungen mit mehreren Sendungen und Rücksendevolumen. Die Prozentwerte sind gekennzeichnete Annahmen, die Empfehlungen in der dritten Spalte redaktionelle Einschätzungen zur Orientierung, keine Marktwerte; Ihre eigenen Zahlen aus drei Monaten ersetzen sie.
| Prüfgröße | Ausprägung | Redaktionelle Einschätzung |
|---|---|---|
| Verkaufskanäle mit gemeinsamem Bestand | ein Kanal | Shopsystem führt die Bestellung; eine eigene Auftragsebene ist nicht nötig |
| Verkaufskanäle mit gemeinsamem Bestand | zwei bis drei Kanäle (Annahme) | Bestandsabgleich und Rückmeldung prüfen; ein OMS erst, wenn zusätzlich Sendungen oder Rücksendungen aufgeteilt werden |
| Verkaufskanäle mit gemeinsamem Bestand | vier Kanäle und mehr oder mehrere Shops und Markenlinien (Annahme) | OMS einplanen |
| Sendungen je Bestellung | eine Sendung je Bestellung | keine Aufteilung nötig |
| Sendungen je Bestellung | Teillieferung bei 5 von 100 Bestellungen (Annahme) | prüfen, ob Ihr System Teilsendungen mit eigenem Status führt; sonst die Fälle als Einzelfälle bearbeiten |
| Sendungen je Bestellung | Teillieferung bei 10 von 100 Bestellungen und mehr (Annahme) | OMS prüfen |
| Rücksendevolumen | bis 5 von 100 Bestellungen (Annahme) | Fallbearbeitung im Shopsystem, solange die Erstattung der Bestellung zugeordnet wird |
| Rücksendevolumen | 5 bis 20 von 100 Bestellungen (Annahme) | Zuordnung, Wiedereinlagerung und Erstattung prüfen; ein OMS ab der oberen Hälfte dieses Bereichs |
| Rücksendevolumen | über 20 von 100 Bestellungen (Annahme) | OMS prüfen, wenn zusätzlich einzelne Positionen je Rücksendung getrennt werden |
Lesen Sie die Matrix nicht Zeile für Zeile, sondern zählen Sie die Treffer in der rechten Spalte: zwei Treffer sind ein Anlass, ein OMS zu prüfen, drei oder mehr ein Anlass, es einzuplanen. Die Umkehrung gilt genauso: Vier Kanäle mit einem Lager, einer Sendung je Bestellung und wenigen Rücksendungen brauchen zuerst einen verlässlichen Bestandsabgleich, nicht zwingend eine neue Systemebene.
Ein DACH-Punkt kommt hinzu: Rechnet Ihr Shop in Euro und Franken oder liefert er in mehrere Länder, braucht die Auftragsebene Beträge in der Bestellwährung und die Länderzuordnung je Position. Wie Preise und Währungen im Shop behandelt werden, steht unter Währungen und Preise im Shop umrechnen. Welche Regeln zu Widerruf und Rücksendekosten in welchem Land gelten, steht in Retourenmanagement aufbauen, Rücksendekosten in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Kosten entstehen in fünf Blöcken: Einführung und Datenübernahme, laufende Miete oder Lizenz, Schnittstellen je Kanal samt deren Betrieb, Schulung und Monitoring, und der Datenexport beim Ausstieg. Rechnen Sie den ersten Block auf die geplante Nutzungsdauer um: einmalige Kosten geteilt durch die Monate plus laufende Kosten je Monat. Fragen Sie außerdem nach dem Preis je Kanal, je Bestellung oder je Position und nach einer Obergrenze. Preise ändern sich, und dieser Artikel nennt keine; verlassen Sie sich auf ein datiertes schriftliches Angebot.
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: 1.200 Bestellungen im Monat, davon 300 mit zwei Sendungen und 150 als Rücksendung. Für den Abgleich einer aufgeteilten Bestellung setzen Sie 5 Minuten an, für die Zuordnung einer Rücksendung 6 Minuten. Das ergibt 300 × 5 + 150 × 6 = 2.400 Minuten, also 40 Stunden; bei 32,00 Euro je Stunde sind das 1.280,00 Euro im Monat. Das OMS kostet in dieser Rechnung 400,00 Euro Miete je Monat und 7.200,00 Euro Einführung, auf 36 Monate verteilt 200,00 Euro je Monat, zusammen 600,00 Euro. Der Zeitgewinn deckt die Kosten, solange die eingesparte Zeit tatsächlich in andere Arbeit geht; ohne Beschäftigung für diese 40 Stunden entsteht kein Geld auf dem Konto.
Rechnen Sie die Fehlerkosten mit, die ein Fall auslöst: eine doppelt versandte Sendung, eine Erstattung ohne Wareneingang, eine Nachlieferung, die niemand anstößt; diese Posten sind in der Beispielrechnung nicht enthalten.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Die Kanäle sind nicht einzeln mit Format, Takt und Fehlerbehandlung beschrieben.
- Eine Bestellung kann im System nur eine Sendung haben.
- Eine Rücksendung lässt sich keiner Bestellposition zuordnen.
- Der Preis wird je Position oder je Bestellung ohne Obergrenze abgerechnet.
- Der Datenexport bei Kündigung ist nicht beschrieben oder kostet extra.
- Die Mindestlaufzeit ist länger als der Test, mit dem Sie die Funktionen geprüft haben.
- Für Störungen einer Kanalschnittstelle gibt es keinen benannten Ansprechpartner.
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Zählen Sie drei Monate aus: Bestellungen je Kanal, Bestellungen mit mehreren Sendungen, Rücksendungen je 100 Bestellungen.
- Benennen Sie den Engpass: Ist es die Zuordnung, die Aufteilung, die Statuspflege oder die Erstattung? Notieren Sie je Engpass die Minuten, die eine Bearbeitung kostet.
- Rechnen Sie zwei Wege gegen: bessere Einstellung und Schnittstelle Ihres bestehenden Systems gegen ein OMS, mit der Rechnung oben und Ihren eigenen Minuten.
- Testen Sie mit eigenen Fällen: eine Bestellung mit zwei Sendungen, ein Storno nach der Bestellabgabe, eine Rücksendung mit Erstattung, ein Kanalwechsel. Prüfen Sie, ob der Status in Shop und Kanal zurückkommt.
- Lassen Sie das Angebot schriftlich geben, mit Schnittstellen je Kanal, Takt, Fehlerbehandlung, Rollen, Exportformat, Laufzeit, Kündigungsfrist und Preis je Abrechnungseinheit.
Fällt Schritt 1 klein aus, ist die Prüfung beendet: Shopsystem oder Warenwirtschaft führen die Fälle weiter. Fällt sie groß aus, klären Sie vorher, welches System Bestand und Preise führt; sonst löst ein OMS den doppelten Bestand nicht. Wann ein ERP statt einer Warenwirtschaft in Frage kommt, steht unter ERP im Onlinehandel.