OMS (Order Management System)
Kurz gesagt
Ein OMS (Order Management System) ist ein Softwaresystem, das Bestellungen aus mehreren Verkaufskanälen als eigene Aufträge führt: Es nimmt sie an, bestätigt sie, teilt sie in Sendungen, übergibt sie an Lager und Versand und ordnet Rückgaben zu. Für Deutschland, Österreich und die Schweiz ist der Einsatz eine Betriebsentscheidung; sie hängt von Kanälen, Teillieferungen und Rücksendevolumen ab.
Das Wichtigste
- Ein OMS führt den Auftrag als eigenen Datensatz über Kanäle hinweg; Artikel, Bestände und Buchhaltung führt die Warenwirtschaft.
- Es bestätigt Bestellungen, teilt sie in Sendungen und hält den Status je Position und Sendung fest.
- Auftrag und Auftragsantwort sind als Nachrichten standardisiert (Peppol BIS Ordering 3.3; UBL 2.3, Abschnitt 2.3.3.4.1).
- Teillieferungen sieht der Peppol-Auftrag ausdrücklich vor: cbc:PartialDeliveryIndicator, Standardwert erlaubt.
- Die Rechnung kann über cac:OrderReference auf den Auftrag verweisen; das Feld ist optional und sieht bei fehlender Käuferbestellnummer den Wert NA vor (Peppol BIS Billing 3.0).
- Ob ein Produkt diese Aufgaben abdeckt, steht in seinem Funktionsumfang, nicht in seinem Produktnamen.
Definition
Ein OMS (Order Management System, deutsch Auftragsverwaltungssystem) ist die Softwareschicht, die jede Bestellung unabhängig von ihrem Kanal als eigenen Auftrag führt und deren Status sie bis zur Auslieferung und Rückgabe fortschreibt.
Die Peppol-Spezifikation Order Agreement verwendet den Begriff für den Austausch zwischen Geschäftspartnern: Sie ist für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und mit öffentlichen Auftraggebern (B2B und B2G) gedacht und beschreibt die Übergabe zwischen dem Auftragsverwaltungssystem des Verkäufers und dem Beschaffungssystem des Käufers (Peppol BIS Order Agreement 3.0, Abschnitt 2.2). Im Onlinehandel meint dasselbe Kürzel die Schicht zwischen Webshop, Marktplätzen und Warenwirtschaft. Wo ihre Grenzen liegen, ist eine Arbeitsdefinition: Welche Aufgaben ein konkretes Produkt abdeckt, steht in seinem Funktionsumfang und in den Schnittstellen, nicht in seinem Namen.
Welche Funktionen ein OMS abdeckt
Die linke Spalte nennt die Aufgabe, die rechte zeigt, wo dieselbe Angabe in standardisierten Auftragsdokumenten steht.
| Funktion | Was das System festhält | Beleg in den Spezifikationen |
|---|---|---|
| Annahme und Zuordnung | Auftragsnummer, dazu optional die Verkäufernummer | Peppol Order 3.7: cbc:ID (verpflichtend), cbc:SalesOrderID (optional) |
| Bestätigung und Änderung | Annahme, Annahme mit Änderung, Ablehnung, spätere Änderung | Peppol Order Response 3.3: cbc:OrderResponseCode; UBL 2.3: Order Change, Order Cancellation |
| Positionen und Preise | Positionsnummer, Menge und Einheit, Netto-Positionsbetrag, Zu- und Abschläge | Peppol Order 3.7: cbc:ID, cbc:Quantity, cbc:LineExtensionAmount, cac:AllowanceCharge |
| Sendungen | Teillieferung erlaubt oder gesperrt; Meldung zur Sendung | cbc:PartialDeliveryIndicator (Peppol Order 3.7); Despatch Advice oder Receipt Advice (UBL 2.3, Abschnitt 2.3.5.1.1) |
| Lieferung | Lieferadresse, Lieferbedingungen, gewünschter Lieferzeitraum | Peppol Order 3.7: cac:Delivery, cac:DeliveryTerms, cac:RequestedDeliveryPeriod |
| Zahlung und Rechnung | Zahlungsbedingungen; Bezug der Rechnung auf den Auftrag, soweit angegeben | cac:PaymentTerms (Peppol Order 3.7); cac:OrderReference (Peppol BIS Billing 3.0) |
| Rückgabe | Rückgabe mit Bezug auf die ursprüngliche Auftrags- und Positionsnummer | Arbeitsdefinition dieses Artikels: UBL 2.3 führt für Rückgaben kein eigenes Dokument (Abschnitt 2.3.6); Instruction For Returns nach Abschnitt 3.2.41 betrifft die vom Produzenten angeforderte Rückgabe schlecht verkäuflicher Ware im Wiederbeschaffungsprozess |
Zwei Nummern je Auftrag sind ein redaktioneller Prüfpunkt, keine Vorgabe des Standards: Im Peppol-Auftrag ist cbc:ID verpflichtend, cbc:SalesOrderID optional (Peppol Order 3.7). Prüfen Sie, ob Ihr System die Bestellnummer des Kanals und die eigene Auftragsnummer getrennt speichert.
Bestellungen entstehen im Webshop, am Telefon, per E-Mail und im Ladengeschäft; die Peppol-Spezifikation führt diese Wege als getrennte Anwendungsfälle (Peppol BIS Order Agreement 3.0, Abschnitte 3.3 bis 3.6). Aus mehreren Kanälen entsteht die Aufgabe einer gemeinsamen Auftragsliste. Wann sich eine eigene Auftragsschicht trägt, prüfen Sie mit den Kriterien für ein OMS.
Ein Beispiel
Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen: Ein Shop erhält 300 Bestellungen im Monat, 18 davon mit Artikeln aus zwei Lagern. Aus diesen 18 Aufträgen werden je zwei Sendungen, aus den übrigen 282 je eine: 282 + 36 = 318 Sendungen. Dazu kommen 12 Rücksendungen, die das System auf die ursprüngliche Auftrags- und Positionsnummer zurückführt.
Auf welcher Grundlage der Auftrag aufgebaut ist
Der Ablauf einer Bestellung ist in Nachrichtenstandards beschrieben. UBL 2.3 nennt für die Bestellphase die Dokumente Order, Order Response, Order Response Simple, Order Change und Order Cancellation sowie für die Auslieferung Despatch Advice, Receipt Advice und Fulfilment Cancellation; in der Praxis trägt entweder eine proaktive Despatch Advice des Versenders oder eine reaktive Receipt Advice des Empfängers die Übergabe (Abschnitte 2.3.3.4.1 und 2.3.5.1.1). Die Peppol-Spezifikation regelt die Antwort des Verkäufers: annehmen, mit Änderungen annehmen oder ablehnen; mit Änderungen annehmen ist nach dieser Spezifikation nur vorgesehen, wenn der Umfang solcher Änderungen zuvor vertraglich vereinbart wurde. Eine angenommene Bestellung hat nach dieser Spezifikation den Status eines Vertrags (Peppol BIS Ordering 3.3, Abschnitt 2.1). Der Satz gibt den Prozess der Spezifikation wieder; eine Pflicht des Verkäufers folgt daraus nicht.
Beide Regelwerke kommen von Marktverbänden, der OpenPeppol AISBL und OASIS Open, und gelten für die Parteien, die ihre Verwendung vereinbaren. Der Auftrag bleibt auch die Klammer zur Rechnung: Das Feld cac:OrderReference im Rechnungsdokument kann auf den Auftrag verweisen und dafür die Bestellnummer des Käufers (cbc:ID) und die Auftragsnummer des Verkäufers (cbc:SalesOrderID) aufnehmen; der Block ist optional, und fehlt eine Käuferbestellnummer, sieht cbc:ID den Wert “NA” vor (Peppol BIS Billing 3.0, cac:OrderReference). Wie die Übergabe an Warenwirtschaft und Versand technisch geregelt wird, steht unter Schnittstellen zwischen Shop und ERP.
Nicht zu verwechseln mit
- Shopsystem (Storefront): Es zeigt die Ware und nimmt die Bestellung im Browser entgegen; danach läuft der Auftrag im OMS weiter (Storefront).
- Warenwirtschaft (ERP): Sie führt Artikel, Bestände, Einkauf und Buchhaltung, das OMS führt den Auftrag (Warenwirtschaft im Onlineshop).
- Lagerverwaltung und Fulfillment: Sie nehmen die Sendung entgegen, kommissionieren, verpacken und versenden (Eigenes Lager einrichten, Fulfillment).