Retouren im ERP: Bestand, Gutschrift und Bewertung

Gilt für: Warenwirtschaft und Buchhaltung im Onlineshop; Kontenbezeichnungen folgen dem eigenen Kontenrahmen, die Steuerberichtigung ist je Land benannt

Die folgende Rückabwicklung gilt für einen steuerpflichtigen Verkauf, der zurückgegeben und voll erstattet wird, bei fortlaufender Bestandsführung: Warenzugang, Erlös- und Steuerberichtigung, Bewertung des Restbestands. Wer nur die Gutschrift bucht, hat den Erlös korrigiert und den Bestand falsch stehen: Die zurückgesendete Ware fehlt im Lager oder liegt dort zum alten Wert. Die folgenden Schritte halten Warenwirtschaft, Buchhaltung und Bewertung in derselben Reihenfolge.

Was Sie vorab brauchen

die ursprüngliche Rechnung mit ihrer Nummer und ihrem Steuersatz; die Korrektur verwendet denselben Satz
die Anschaffungskosten der zurückgesendeten Ware aus der Warenwirtschaft
die Retourennummer aus dem Rücksendeportal oder den Retourenschein des Kunden
einen eigenen Lagerort „Retouren“ oder „Sperrbestand“ im Warenwirtschaftssystem
eine Zustandsklasse je Stück: wiederverkäuflich, wertgemindert, unbrauchbar
eine Regel, wer Erstattung und Ausbuchung freigibt

Drei Zustandsklassen statt einer Retourenbuchung

Nicht die Retoure, sondern der Zustand der Ware bestimmt die Buchung. Wird nur ein Retoureneingang gebucht, landet beschädigte Ware zum vollen Anschaffungswert im Lager und der Wertverlust fällt erst am Abschlussstichtag auf. Die Tabelle ist ein Arbeitsvorschlag für den Kontenplan.

Zustandsklasse	Entscheidung	Bestandsbuchung	Beleg
Wiederverkäuflich	Ware zurück in den Verkauf	Zugang zu den Anschaffungskosten	Prüfprotokoll, Retourenauftrag
Wertgemindert	B-Ware, Ersatzteil, Nacharbeit	Zugang zu den Anschaffungskosten, danach Minderung auf den niedrigeren Wert	Prüfprotokoll mit Wertansatz
Unbrauchbar	Vernichtung oder Weitergabe an Dritte	Zugang und anschließende Ausbuchung	Vernichtungsprotokoll mit Datum, Art und Menge

Schritt für Schritt: Retoure im ERP buchen

Schritt 1: Retourenauftrag anlegen und mit der Rechnung verknüpfen

Legen Sie für jede Rücksendung einen Retourenauftrag an und tragen Sie die Nummer der ursprünglichen Rechnung ein. In Deutschland müssen Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein (Rz. 64 der GoBD, Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung); der Retourenauftrag mit Rechnungsnummer ist ein Arbeitsvorschlag, wie Sie das im ERP sicherstellen. Ergebnis: ein Retourenauftrag mit Bezug auf Bestellung, Rechnung und Kundenkonto.

Schritt 2: Ware prüfen und Zustand erfassen

Prüfen Sie Menge, Vollständigkeit und Zustand und halten Sie das Ergebnis fest: Datum, prüfende Person, Zustandsklasse, bei wertgeminderter Ware den Grund (Kratzer, fehlendes Zubehör, Nacharbeit) und bei unbrauchbarer Ware Art und Menge. Ergebnis: ein Prüfprotokoll, das später als Buchungsbeleg dient.

Schritt 3: Zugang im Retourenlager buchen

Buchen Sie die Ware zuerst auf den Retouren- oder Sperrbestand, nicht in den verkaufsfähigen Bestand. So bleibt sie sichtbar und für den Shop unverkäuflich, solange die Entscheidung offen ist. Wird sie sofort als verfügbar gemeldet, kann der Shop ungeprüfte Retourenware erneut verkaufen. Ergebnis: Der Retourenbestand zeigt die Menge, die verfügbare Menge bleibt unverändert.

Schritt 4: Erstattung buchen und Steuer berichtigen

Erlös und Steuer mindern Sie in einem Schritt und in dem Zeitraum, den das Recht Ihres Landes vorgibt (Tabelle „Wann die Steuer berichtigt wird“). In Deutschland setzt die Berichtigung nach § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG, wenn der Kunde schon bezahlt hat, erst mit der tatsächlichen Rückzahlung des Entgelts ein; ein bloßer Rückzahlungsanspruch genügt nicht (BFH, Urteil vom 2. September 2010, V R 34/09). Verweisen Sie im Korrekturdokument auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung. Die Dokumente und ihre Aufbewahrungsfristen behandelt Gutschriften und Stornos bei Retouren. Ergebnis: Erlös und Steuerbetrag stehen in umgekehrter Richtung.

Schritt 5: Restbestand bewerten und abschreiben

Setzen Sie den Zugang mit den Anschaffungskosten an. Ist der Wert der Ware gemindert, buchen Sie die Minderung in der Periode der Retoure; das hält den Bestand auf dem Stand, den § 253 Abs. 4 HGB, § 207 UGB und Art. 960a Abs. 3 OR für den Abschluss verlangen. Unbrauchbare Ware buchen Sie aus und belegen das mit dem Vernichtungs- oder Übergabeprotokoll. Ergebnis: Jede Zustandsklasse hat einen Wertansatz im Lager, die Wertminderung steht als Aufwand in der Periode der Retoure.

Schritt 6: Auswerten und Bestand freigeben

Geben Sie die wiederverkäufliche Ware frei, indem Sie sie vom Retourenlager in den Verkaufsbestand umbuchen. Werten Sie aus: Retourenquote je Artikel, Grund je Retoure und Summe der Abschreibungen. Die drei Zahlen zeigen, woher die Wertminderungen kommen. Den Retourenprozess davor und danach behandelt Retourenmanagement aufbauen.

Wann die Steuer berichtigt wird

Bei einer Rückgabe mit Erstattung sinkt der Erlös; der Steuerbetrag folgt dem Recht des Landes des Umsatzes.

Land	Steuerberichtigung bei einer Retoure	Bewertung des Restbestands
Deutschland	Ist eine steuerpflichtige Lieferung rückgängig gemacht worden, berichtigt der Verkäufer den geschuldeten Steuerbetrag für den Besteuerungszeitraum, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eingetreten ist (§ 17 Abs. 2 Nr. 3, Abs. 1 Satz 1 und 8 UStG); war das Entgelt bereits vereinnahmt, entsteht der Berichtigungsanspruch erst mit der tatsächlichen Rückzahlung des Entgelts (BFH, Urteil vom 2. September 2010, V R 34/09, Leitsatz 2 und Rz. 22). Der Abnehmer berichtigt seinen Vorsteuerabzug, soweit er durch die Änderung wirtschaftlich begünstigt wird (§ 17 Abs. 1 Satz 2 und 3 UStG)	Waren im Umlaufvermögen werden am Abschlussstichtag auf den niedrigeren Börsen-, Markt- oder beizulegenden Wert abgeschrieben (§ 253 Abs. 4 HGB)
Österreich	Für die Rückgängigmachung einer steuerpflichtigen Lieferung gilt § 16 Abs. 1 UStG 1994 sinngemäß (§ 16 Abs. 3 Z 3 UStG 1994); berichtigt wird für den Veranlagungszeitraum der Entgeltänderung	Abschreibung auf den niedrigeren Börsenkurs, Marktpreis oder beizulegenden Wert (§ 207 UGB)
Schweiz	Wird das bezahlte oder vereinbarte Entgelt korrigiert, ist die Umsatzsteuerschuld im Zeitpunkt der Buchung der Korrektur oder der Vereinnahmung des korrigierten Entgelts anzupassen; der Vorsteuerabzug des Empfängers folgt im Zeitpunkt der Buchung oder der Bezahlung (Art. 41 Abs. 1 und 2 MWSTG)	Aktiven dürfen in der Folgebewertung nicht höher als zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet werden, andere Wertverluste sind durch Wertberichtigungen zu berücksichtigen (Art. 960a Abs. 2 und 3 OR); vorbehalten bleiben die Bestimmungen für einzelne Arten von Aktiven: Aktiven mit beobachtbarem Marktpreis in einem aktiven Markt dürfen zum Kurs oder Marktpreis am Bilanzstichtag bewertet werden, auch über dem Anschaffungswert (Art. 960b Abs. 1 OR), und bei Vorräten ist der tiefere Veräusserungswert einzusetzen (Art. 960c OR)

Bleibt das vereinbarte Entgelt unverändert – etwa beim Austausch gegen ein gleich teures Ersatzstück –, fehlt es an einer Änderung der Bemessungsgrundlage; eine Berichtigung nach § 17 UStG, § 16 UStG 1994 oder Art. 41 MWSTG entfällt, es bleibt bei der Bestandsbuchung.

Drei Buchungsbeispiele

Die Beispielrechnung ist erfunden. Annahmen: Verkauf 100,00 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 1 UStG, Deutschland), also 119,00 Euro brutto; Anschaffungskosten der Ware 60,00 Euro; der Kunde zahlt gegen Rechnung und bekommt den Betrag vollständig zurück; in Deutschland setzt die Steuerberichtigung bei bereits vereinnahmtem Entgelt diese tatsächliche Rückzahlung voraus. Ursprüngliche Buchung: Forderungen 119,00 an Erlöse 100,00 und Umsatzsteuer 19,00, dazu Wareneinsatz 60,00 an Warenbestand 60,00.

Die Rückabwicklung ist in allen drei Fällen gleich.

Nr.	Soll	Haben	Betrag
1	Erlöse	Forderungen	100,00 Euro
2	Umsatzsteuer	Forderungen	19,00 Euro
3	Warenbestand	Wareneinsatz	60,00 Euro

Der Unterschied liegt in der Behandlung des Bestands:

Fall	Zusätzliche Buchung	Wirkung
Wiederverkäuflich	keine	Bestand 60,00 Euro zu Anschaffungskosten, kein Aufwand
Wertgemindert, beizulegender Wert 35,00 Euro	Abschreibung Umlaufvermögen an Warenbestand 25,00 Euro	Bestand 35,00 Euro, Aufwand 25,00 Euro in der Periode der Retoure
Unbrauchbar, Vernichtung	Aufwand Warenvernichtung an Warenbestand 60,00 Euro	Bestand 0, Aufwand 60,00 Euro

Wird unbrauchbare Ware nicht vernichtet, sondern unentgeltlich an Dritte weitergegeben, gilt die Zuwendung in Deutschland als Lieferung gegen Entgelt, wenn der Gegenstand oder seine Bestandteile zum Vorsteuerabzug berechtigt haben; Geschenke von geringem Wert und Warenmuster für Zwecke des Unternehmens sind ausgenommen (§ 3 Abs. 1b UStG). Dann buchen Sie zusätzlich die Steuer; bemessen wird sie nach dem Einkaufspreis zuzüglich der Nebenkosten für den Gegenstand oder für einen gleichartigen Gegenstand, mangels eines Einkaufspreises nach den Selbstkosten, jeweils zum Zeitpunkt des Umsatzes (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). In Deutschland ist am Abschlussstichtag der niedrigere Wert anzusetzen (§ 253 Abs. 4 HGB).

Arbeitet Ihr ERP mit periodischer Bestandsermittlung, entfallen Buchung 3 und die Zusatzbuchung zum Bestand. Erfasst wird der Bestand dann nur zum Abschlussstichtag über das Inventar (§ 240 HGB) und mit dem niedrigeren Wert angesetzt (§ 253 Abs. 4 HGB); der Wareneinsatz der Periode folgt aus Anfangsbestand, Wareneinkäufen und bewertetem Schlussbestand. Eine Kundenrücksendung mindert den Wareneinkauf nicht: Wiederverkäufliche und wertgeminderte Retourenware, die am Abschlussstichtag noch im Lager liegt, erhöht den Schlussbestand und mindert dadurch den Wareneinsatz; vernichtete Ware erhöht den Schlussbestand nicht und bleibt Aufwand. Die Kontenbezeichnung folgt Ihrem Kontenrahmen.

So prüfen Sie das Ergebnis

Die Korrektur ist auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar (Rz. 64 GoBD, Deutschland); im Arbeitsvorschlag dieses Artikels verweist dafür der Retourenauftrag auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung.
Nettobetrag und Steuerbetrag der Korrektur entsprechen der ursprünglichen Rechnung, aber mit umgekehrtem Vorzeichen.
Jede Retoure trägt eine Zustandsklasse und ein Prüfprotokoll mit Datum.
Ware im Sperrbestand erscheint nicht als verfügbar; wertgeminderte Ware steht mit dem niedrigeren Wert im Bestand, unbrauchbare Ware gar nicht mehr.
Die Abschreibungen aus Retouren lassen sich je Artikel und je Monat auswerten.
In Deutschland wurde bei schon bezahlter Rechnung der Steuerbetrag erst in dem Zeitraum berichtigt, in dem das Entgelt tatsächlich zurückgezahlt wurde (BFH, Urteil vom 2. September 2010, V R 34/09).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Der Bestand stimmt nach der Retoure nicht	Ware liegt im Sperrbestand, Prüfentscheidung fehlt	Zustandsklasse nachtragen, Sperrbestand auflösen
Ungeprüfte Retourenware wird erneut verkauft	Ware im Retourenlagerort ist im Shop als verfügbar gemeldet	Lagerort vom Verkaufsbestand trennen
Wertminderung fehlt in der Buchhaltung	Prüfprotokoll ohne Wertansatz	Wert je Stück ergänzen, Wertberichtigung buchen
Steuer im falschen Zeitraum berichtigt	Korrektur im Zeitraum der Rücksendung gebucht, obwohl sich die Bemessungsgrundlage erst später ändert	Deutschland: Berichtigung im Besteuerungszeitraum der Änderung, bei bereits vereinnahmtem Entgelt erst mit der tatsächlichen Rückzahlung (§ 17 Abs. 1 Satz 8 und Abs. 2 Nr. 3 UStG; BFH, Urteil vom 2. September 2010, V R 34/09). Österreich: im Veranlagungszeitraum der Entgeltänderung (§ 16 Abs. 1 UStG 1994). Schweiz: im Zeitpunkt der Buchung der Korrektur oder der Vereinnahmung des korrigierten Entgelts (Art. 41 Abs. 1 MWSTG)
Korrektur nicht auffindbar	Korrekturdokument ohne Bezug auf die Rechnungsnummer	Rechnungsnummer im Dokument und in der Buchung eintragen (Rz. 64 GoBD)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn sich Erlösschmälerungen auf unterschiedlich besteuerte Umsätze eines Zeitabschnitts verteilen; nach § 17 Abs. 4 UStG muss der Unternehmer dem Leistungsempfänger dann einen Beleg erteilen, aus dem die Verteilung zu ersehen ist. Das gilt auch bei Retouren aus dem Ausland, wo Zoll oder ein weiteres Land betroffen sind (Retouren aus dem Ausland). Klären Sie zudem, ob Ihr ERP den Bestand fortlaufend oder periodisch führt; die Auswahl behandelt Warenwirtschaft für Onlinehändler, die Datenübergabe Schnittstellen zwischen Shop, ERP und Versand.