Retouren aus dem Ausland: Kosten und Prozess

Wer in mehrere Länder verkauft, bekommt Rücksendungen aus mehreren Ländern. Ob eine Rücksendung die Zoll- oder die Steuergrenze der Union überschreitet, entscheidet über Zoll, Einfuhrumsatzsteuer und Arbeitsaufwand. Diese Anleitung trennt die Fälle, legt die Kostentragung fest, vergleicht drei Rückwege und endet mit einer Prüfliste.

Was Sie vorab brauchen

eine Liste Ihrer Lieferländer, getrennt nach Mitgliedstaaten der Union und Drittländern
je Land die Konditionen für ein nationales Rücksendelabel
Warenwert, Wareneinsatz und Gewicht einer typischen Retoure je Land
Ihre Widerrufsbelehrung und Ihre Versandbedingungen mit dem Satz, wer die Rücksendekosten trägt
die Zolltarifnummer Ihrer Produkte und den Einfuhrumsatzsteuersatz der Drittländer

Die drei Rückwege im Vergleich

Je Lieferland wählen Sie eine der drei Varianten; die Erstattungspflicht ist gleich, die Kostenpositionen unterscheiden sich.

Rückweg	Ablauf	Kostenpositionen	Passt, wenn
Lokale Rücksendeadresse	Der Kunde sendet an ein Lager oder einen Dienstleister im Zielland; von dort geht die Ware gebündelt in Ihr Lager	nationales Rücklabel, Lagerung und Kommissionierung vor Ort, gebündelter Fracht- und Zollrücktransport, Zollanmeldung	Ihre Retouren je Land tragen eine eigene Adresse, und die Ware ist weiterverkäuflich
Gebündelte Rückführung	Der Kunde sendet an eine Sammeladresse; Sendungen eines Zeitraums werden zu einer Ladung gebündelt	nationales Rücklabel, Sammellager, Verpacken und Palettieren, Fracht, Zoll und Einfuhrumsatzsteuer bei der Wiedereinfuhr	Sie können Retouren eines Landes über einen Zeitraum sammeln und wollen keine eigene Adresse betreiben
Erstattung ohne Rücksendung	Sie erstatten den Kaufpreis und überlassen die Ware dem Kunden; es gibt keine Rücksendung	Wareneinsatz der nicht zurückgeholten Ware; keine Rückfracht, kein Zoll, keine Einfuhrumsatzsteuer	Rücksendekosten und Zoll erreichen den Wareneinsatz

Schritt für Schritt: den Rückweg festlegen

Schritt 1: Fälle trennen

Notieren Sie je Rücksendung zwei Merkmale: den Weg und den Grund. Der Weg entscheidet über die Förmlichkeiten. Handelt es sich um Unionswaren, überquert eine Rücksendung innerhalb des Zollgebiets und des Umsatzsteuergebiets der Union keine Zollgrenze; es fallen kein Zoll und keine Einfuhrumsatzsteuer an. Ob eine Ware Unionsware ist, entscheidet ihr zollrechtlicher Status und nicht ihr Aufenthaltsort: Unionswaren sind die in Art. 5 Nr. 23 des Zollkodex der Union genannten Waren, Nicht-Unionswaren alle übrigen Waren und die Waren, die ihren Status als Unionswaren verloren haben (Art. 5 Nr. 24); für Waren im Zollgebiet der Union gilt die Vermutung, dass es sich um Unionswaren handelt (Art. 153 Abs. 1), und Unionswaren werden zu Nicht-Unionswaren, wenn sie aus dem Zollgebiet der Union verbracht werden, sofern nicht die Vorschriften über den internen Versand Anwendung finden (Art. 154 Buchst. a). Mitgliedstaat, Zollgebiet und Umsatzsteuergebiet sind aber nicht deckungsgleich: Die Kanarischen Inseln gehören zum Zollgebiet, nicht aber zum Umsatzsteuergebiet (Art. 6 Abs. 1 der Richtlinie 2006/112/EG); Helgoland, Büsingen, Ceuta, Melilla und Livigno gehören zu keinem von beiden (Art. 6 Abs. 2 der Richtlinie, Art. 4 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 952/2013). Eine Rücksendung von dort behandeln Sie wie eine aus einem Drittland. Eine Rücksendung aus einem Drittland wird bei der Wiedereinfuhr wie eine Einfuhr behandelt (Schritt 4).

Der Grund entscheidet, welche Regeln gelten; diesen Artikel interessiert der Widerruf. Mängel und Falschlieferungen folgen dem Gewährleistungsrecht des Landes; die Kostentragung dort behandeln die Länderartikel Rücksendekosten Deutschland und Rücksendekosten Österreich.

Endzustand: Jede offene Rücksendung trägt die Kennzeichnung „Unionswaren innerhalb der Union“ oder „Drittland“ und den Grund.

Schritt 2: Kostentragung und Erstattung festlegen

Beim Widerruf eines Fernabsatzvertrags mit einem Verbraucher trägt der Verbraucher die unmittelbaren Kosten der Rücksendung, es sei denn, Sie haben sich bereit erklärt, diese Kosten zu tragen, oder Sie haben ihn darüber nicht unterrichtet (Art. 14 Abs. 1 Unterabs. 2 der Richtlinie 2011/83/EU; in Deutschland § 357 Abs. 5 BGB, in Österreich § 15 Abs. 2 FAGG). Die Unterrichtung gehört in die Widerrufsbelehrung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. i und Abs. 6 der Richtlinie; in Deutschland Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EGBGB, in Österreich § 4 Abs. 1 Z 9 FAGG).

Die Rückzahlung schulden Sie binnen 14 Tagen ab dem Tag, an dem Sie über den Widerruf informiert wurden, einschließlich der Standardlieferkosten (Art. 13 Abs. 1 und 2 der Richtlinie; in Deutschland § 357 Abs. 1 und 2 BGB, in Österreich § 14 Abs. 1 und 2 FAGG). Bei Kaufverträgen dürfen Sie sie zurückhalten, bis Sie die Ware zurückerhalten haben oder der Verbraucher den Absendenachweis erbracht hat; das gilt nicht, wenn Sie angeboten haben, die Ware abzuholen (Art. 13 Abs. 3; in Deutschland § 357 Abs. 4 BGB, in Österreich § 14 Abs. 3 FAGG). Der Verbraucher muss die Ware spätestens 14 Tage nach seiner Widerrufserklärung absenden; auch das gilt nicht, wenn Sie angeboten haben, sie abzuholen (Art. 14 Abs. 1 Unterabs. 1; in Deutschland § 357 Abs. 1 BGB, § 355 Abs. 3 BGB und § 357 Abs. 6 BGB, in Österreich § 15 Abs. 1 FAGG).

Für Geschäftskunden gilt das nicht: Die Richtlinie betrifft Verträge zwischen Unternehmer und Verbraucher, bei denen der Verbraucher den Preis zahlt oder zusagt (Art. 3 Abs. 1). Bei Wiederverkäufern regelt der Vertrag die Rückgabe.

Endzustand: Ihre Widerrufsbelehrung nennt für jeden Markt, wer die Rücksendekosten trägt, und Ihr Erstattungsvorgang läuft auf eine Frist von 14 Tagen.

Schritt 3: Rückweg je Land wählen und durchrechnen

Ordnen Sie jedem Lieferland einen Rückweg aus der Tabelle zu und rechnen Sie ihn gegen den Wareneinsatz. Beispielrechnung für eine widerrufene Bestellung nach Österreich, Beträge erfunden und netto: Warenwert 120,00 Euro, Wareneinsatz 45,00 Euro. Das nationale Rücklabel kostet 6,50 Euro. Für die lokale Rücksendeadresse kommen Lagerung und Kommissionierung vor Ort mit 2,00 Euro und der gebündelte Rücktransport mit 4,00 Euro hinzu, zusammen 12,50 Euro je Retoure. Für die Sammeladresse rechnen Sie mit demselben Rücklabel, 2,50 Euro Sammellager und 4,00 Euro gebündelter Fracht, zusammen 13,00 Euro. Verzichten Sie auf die Rücksendung, sparen Sie die Rückwegkosten und verlieren den Wareneinsatz von 45,00 Euro. Liegt der Rückweg unter dem Wareneinsatz, ist die Rücksendung der günstigere Weg; liegt er darüber, ist der Verzicht günstiger; bei gleichem Betrag kosten beide Wege gleich viel. Bei Rücksendungen aus einem Drittland kommen Fracht, Zoll und mögliche Einfuhrumsatzsteuer hinzu; der Verzicht rechnet sich dort früher.

Endzustand: Jedes Lieferland hat einen Rückweg und eine gerechnete Zahl je Artikelgruppe.

Schritt 4: Rücksendung aus einem Drittland abwickeln

Die Ware überquert bei der Rücksendung die Zollgrenze und muss zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr angemeldet werden. Die Einfuhrabgabenbefreiung als Rückware wird auf Antrag gewährt, wenn Nicht-Unionswaren ursprünglich als Unionswaren ausgeführt wurden und innerhalb von drei Jahren wieder in das Zollgebiet der Union eingeführt werden (Art. 203 Abs. 1 des Zollkodex der Union); das gilt auch für Teilmengen, und für besondere Umstände ist die Frist überschreitbar (Abs. 2). Die Waren müssen sich bei der Wiedereinfuhr in demselben Zustand befinden wie bei der Ausfuhr (Abs. 5), und der Anmelder muss der Zollstelle Informationen vorlegen, aus denen hervorgeht, dass die Voraussetzungen erfüllt sind (Abs. 6). Als Nachweis nennt die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 unter anderem die Einsicht in die ursprüngliche Ausfuhranmeldung und die Bescheinigung Auskunftsblatt INF 3 (Art. 253). Für Waren, denen unter der Auflage ihrer Ausfuhr Maßnahmen der Gemeinsamen Agrarpolitik zugute gekommen sind, wird die Befreiung nicht gewährt, sofern nicht in bestimmten Fällen anderes bestimmt ist (Art. 204).

Für die Einfuhrumsatzsteuer befreit das Unionsrecht die Wiedereinfuhr von Gegenständen, die unter eine Zollbefreiung fallen, durch denjenigen, der sie ausgeführt hat, in dem Zustand, in dem sie ausgeführt wurden (Art. 143 Abs. 1 Buchst. e der Richtlinie 2006/112/EG). Deutschland setzt das in der Einfuhrumsatzsteuer-Befreiungsverordnung um: Nach § 1 Abs. 2a EUStBV ist die Einfuhr der Gegenstände befreit, die nach den Rückwarenvorschriften des Zollrechts abgabenfrei eingeführt werden können; § 12 EUStBV nimmt davon drei Fälle aus. Der erste Fall trifft einen Gegenstand, der vor der Einfuhr geliefert worden ist (§ 12 Satz 1 Nr. 1 EUStBV); nach der Erläuterung der Generalzolldirektion ist ein Gegenstand vor der Einfuhr geliefert, wenn der Ausführer im umsatzsteuerlichen Ausland die Verfügungsmacht an dem Gegenstand auf einen Abnehmer überträgt, sodass nicht jede Verkaufsretoure unter diesen Ausschluss fällt. Der zweite Fall trifft einen Gegenstand, der im Rahmen einer steuerfreien Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1 UStG ausgeführt worden ist (Nr. 2); dieser Ausschluss greift nicht, wenn Sie die Ware zurückerhalten und hinsichtlich des Gegenstands in vollem Umfang zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, dann bleibt die Einfuhr befreit (§ 12 Satz 2 EUStBV). Der dritte Fall trifft einen Gegenstand, für den eine Umsatzsteuervergütung nach § 4a UStG gewährt worden ist (Nr. 3). Fällt Ihre Retoure unter einen dieser Fälle, fällt Einfuhrumsatzsteuer an, auch wenn der Zoll als Rückware entfällt. Klären Sie die Anmeldung mit Ihrem Zollanmelder; die Einzelheiten stehen in Rückwaren aus Drittländern und im internationalen Versand.

Endzustand: Für jede Rücksendung aus einem Drittland liegen Zollanmeldung, Rückwarenantrag und Ausfuhrnachweis bereit, und die Einfuhrumsatzsteuer ist eingeplant.

Schritt 5: Erstattung auslösen

Zahlen Sie die erhaltenen Zahlungen einschließlich der Standardlieferkosten binnen 14 Tagen ab der Widerrufsmitteilung zurück, mit demselben Zahlungsmittel, das der Kunde verwendet hat; ein anderes Zahlungsmittel ist nur zulässig, wenn es ausdrücklich vereinbart ist und dem Kunden dadurch keine Kosten entstehen (Art. 13 Abs. 1; in Deutschland § 357 Abs. 3 BGB, in Österreich § 14 Abs. 1 FAGG). Die vom Kunden getragenen Rückversandkosten erstatten Sie nicht; haben Sie die Kostenübernahme zugesagt, rechnen Sie sie in den Rückweg ein. Prüfen Sie die eingetroffene Ware und buchen Sie sie zurück ins Lager; die Rückabwicklung beschreibt der Retourenprozess.

Endzustand: Jeder Widerruf ist binnen 14 Tagen erstattet oder wegen fehlender Ware begründet zurückgestellt.

So prüfen Sie das Ergebnis

Jede Rücksendung ist nach dem Weg (innerhalb der Union oder aus einem Drittland) und dem zollrechtlichen Status der Ware (Unionsware oder Nicht-Unionsware) gekennzeichnet und einem Grund zugeordnet.
Widerrufsbelehrung und Versandbedingungen nennen für jeden Markt, wer die Rücksendekosten trägt.
Für eine widerrufene Bestellung je Land liegt eine gerechnete Kostenkette aus Rücklabel, Handling, Fracht und, bei Drittländern, Zoll und Einfuhrumsatzsteuer vor.
Ihr Erstattungslauf verfolgt die Frist von 14 Tagen je Fall und hält Erstattung und Rückgabe auseinander.
Für Rücksendungen aus Drittländern liegen Ausfuhrnachweis und die Angaben für den Rückwarenantrag bereit, und die mögliche Einfuhrumsatzsteuer ist eingeplant.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Behebung
Der Kunde fragt nach einem Rücksendelabel für sein Land, das es nicht gibt	Für dieses Land ist kein nationales Label hinterlegt	nationales Rücklabel im Zielland einkaufen oder eine Sammeladresse nennen
Die Erstattung ist raus, die Ware kommt nicht an	Kein Absendenachweis verlangt	Erstattung erst nach Erhalt oder Absendenachweis (Art. 13 Abs. 3 der Richtlinie 2011/83/EU; in Deutschland § 357 Abs. 4 BGB, in Österreich § 14 Abs. 3 FAGG); das Zurückbehalten entfällt, wenn Sie die Abholung angeboten haben
Die Rücksendung aus einem Drittland liegt beim Zoll fest	Anmeldung zur Überlassung zum freien Verkehr oder Rückwarenantrag fehlt	Ware zum zollrechtlich freien Verkehr anmelden, Rückwarenantrag stellen und Ausfuhrnachweis vorhalten
Auf die Wiedereinfuhr fällt Einfuhrumsatzsteuer an, obwohl der Zoll entfällt	Der Gegenstand wurde vor der Einfuhr geliefert (nach der Erläuterung der Generalzolldirektion: durch Übertragung der Verfügungsmacht im umsatzsteuerlichen Ausland), oder es wurde eine Umsatzsteuervergütung gewährt (§ 12 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3 EUStBV)	Einfuhrumsatzsteuer einplanen und den Fall mit der Steuerberatung klären
Die Rücksendekostenpauschale deckt den Auslandsrückversand nicht	Die Pauschale stammt aus dem Inlandstarif	Rückweg je Land neu rechnen oder den Rückweg für dieses Land wechseln

Wann Sie Hilfe holen sollten

Für Zollanmeldung und Rückwarenantrag holen Sie einen Zollanmelder oder Ihr Transportunternehmen dazu, für die Einfuhrumsatzsteuer Ihre Steuerberatung. Wollen Sie unterschiedliche Rücksendebedingungen je Markt aufstellen, klären Sie das vor dem Aufsetzen der Texte mit Ihrer Rechtsberatung. Den Aufbau des Retourenprozesses beschreibt der Retourenmanagement-Leitfaden, Label und Portal die Einrichtung des Rücksendeportals.