Rückwaren aus Drittländern: Zoll und Steuern bei Retouren

Was bei der Wiedereinfuhr gilt

Mit dem Verbringen in das Zollgebiet der Union ist die zurückgesendete Ware bei der Eingangszollstelle zu gestellen und zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr anzumelden (Art. 139 Abs. 1 und Art. 201 Abs. 1 des Zollkodex der Union, Verordnung (EU) Nr. 952/2013, UZK); erst damit wird sie wieder Unionsware (Art. 201 Abs. 3 UZK).

Für die Abgaben gilt die Rückwarenregel des Art. 203 UZK: Werden Nicht-Unionswaren, die ursprünglich als Unionswaren ausgeführt wurden, innerhalb von drei Jahren wieder in das Zollgebiet eingeführt und zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr angemeldet, werden sie auf Antrag des Beteiligten von den Einfuhrabgaben befreit (Art. 203 Abs. 1 Unterabsatz 1 UZK). Sie setzt voraus, dass sich die Waren bei der Wiedereinfuhr im gleichen Zustand befinden wie bei der Ausfuhr (Abs. 5), und sie ist durch Informationen zu untermauern, aus denen sich die erfüllten Bedingungen ergeben (Abs. 6). Die Befreiung tritt nicht von selbst ein: Der Anmelder beantragt sie mit der Zollanmeldung (Zoll online).

Wer betroffen ist und wer nicht

Die Regel trifft jeden Shop, der Ware in ein Drittland verkauft hat und sie von dort zurückerhält, gleichgültig, wer die Sendung zurückschickt. Der Antrag hängt an der Einfuhr: Wer die Zollanmeldung abgibt, stellt ihn; dafür braucht der Beteiligte eine EORI-Nummer (Art. 9 Abs. 1 UZK; Art. 1 Nr. 18 UZK-DA).

Drei Fälle gehören nicht dazu. Eine Rücksendung innerhalb des Zollgebiets der Union überquert keine Zollgrenze; das Zollgebiet ist aber nicht mit dem Gebiet der Union deckungsgleich: Ceuta und Melilla gehören zu Spanien, die Insel Helgoland und das Gebiet von Büsingen zur Bundesrepublik Deutschland, aber nicht zum Zollgebiet der Union (Art. 4 Abs. 1 UZK), eine Rücksendung von dort ist eine Einfuhr. Eine Erstattung ohne Rücksendung ist ebenfalls keine Einfuhr, und Ware, die das Zollgebiet der Union nie verlassen hat, kann keine Rückware sein. Die Rückwege vergleicht Retouren aus dem Ausland.

Zwei Beispiele zeigen die Frist. Ein Shop führt am 12. März 2025 ein Gerät in die Schweiz aus und bekommt es am 3. Juli 2026 zurück: Die Einfuhr liegt innerhalb von drei Jahren. Kommt die Sendung erst im Oktober 2028 zurück, setzt die Befreiung besondere Umstände voraus (Art. 203 Abs. 2 UZK). In beiden Fällen ist nachzuweisen, dass die Ware mit der ausgeführten identisch ist.

Schritt für Schritt: die Rückware dokumentieren

Der Ablauf gilt für eine Rücksendung innerhalb von drei Jahren.

Schritt	Was Sie tun	Dokument oder Angabe
1. Bei der Ausfuhr	Ware in das Ausfuhrverfahren überführen	Ausfuhranmeldung mit Registriernummer (MRN) und Ausgangsvermerk; Handelsrechnung
2. Vor der Rücksendung	Rücksendung so ankündigen, dass der Bezug zur Ausfuhr erkennbar ist	Sendungsdokumente der Rücksendung; Bezug auf MRN oder Ausfuhranmeldung
3. Bei der Einfuhr	Ware gestellen und zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr anmelden	Zollanmeldung, in Deutschland elektronisch in ATLAS (Zollbehandlung, AEGZ)
4. Mit der Anmeldung	Rückwarenbehandlung beantragen	Antrag auf Rückwarenanerkennung mit der EU-Codierung F01 bis F04; in Deutschland Freitextfeld, Feld 44 oder Formular 0328
5. Für die Nämlichkeit	Ausfuhrnachweis bereithalten	Ausfuhranmeldung, bestätigter Ausdruck, amtliches Dokument oder Auskunftsblatt INF 3 (Art. 253 Abs. 2 UZK-IA)
6. Nach der Überlassung	Abgaben feststellen und Belege ablegen	Abgabenbescheid; Aufbewahrung der Zollunterlagen mindestens drei Jahre (Art. 51 Abs. 1 UZK)

Der Ausfuhrnachweis richtet sich nach Art. 253 Abs. 2 UZK-IA. Er kann durch Einsicht in die ursprüngliche Zoll- oder Wiederausfuhranmeldung, einen von der Zollstelle bestätigten Ausdruck, ein von ihr ausgestelltes Dokument mit den Angaben daraus oder das Auskunftsblatt INF 3 geführt werden. Die Nachweise sind bereitzuhalten, nicht mit der Anmeldung zu übersenden (Zoll online).

In Deutschland nennt die Zollverwaltung die Verfahrenscodes 4010, 6123 und 6323 für die Anmeldung (Zoll online). Wer nicht selbst anmeldet, klärt mit dem Zollanmelder, wer den Rückwarenantrag stellt und die Nachweise vorhält.

Fristen und Fristverlängerung

Maßgeblich ist die Wiedereinfuhr innerhalb von drei Jahren nach der Ausfuhr (Art. 203 Abs. 1 UZK). Die Frist lässt sich überschreiten, um besonderen Umständen Rechnung zu tragen (Art. 203 Abs. 2 UZK); einen Anspruch darauf gibt es nicht. Die Zollverwaltung nennt als Beispiele die Auflösung von Ersatzteil- oder Konsignationslagern und Reklamationsfälle bei einer über drei Jahre hinaus eingeräumten Garantiezeit (Zoll online).

Für Waren, denen bei der Ausfuhr Maßnahmen der Gemeinsamen Agrarpolitik zugute kamen, gilt eine kürzere Frist: Sie werden nur unter den Bedingungen des Art. 159 der Delegierten Verordnung (EU) 2015/2446 (UZK-DA) befreit; die Wiedereinfuhr muss dann innerhalb von zwölf Monaten nach Abschluss der Zollförmlichkeiten für die Ausfuhr angemeldet werden, oder zu einem späteren Zeitpunkt, den die Zollbehörden des Mitgliedstaats der Wiedereinfuhr in ordnungsgemäß begründeten Fällen gestatten (Art. 159 Abs. 1 Buchst. c UZK-DA). Nach der Zollverwaltung sind solche Marktordnungswaren allerdings generell von der Einfuhrumsatzsteuer befreit, auch wenn nach Art. 203 UZK keine Zollfreiheit besteht; für die Einfuhrumsatzsteuer beträgt die Wiedereinfuhrfrist in diesem Fall drei Jahre (Zoll online).

Im gleichen Zustand: was unschädlich ist

Ein gebrauchter Gegenstand ist keine veränderte Ware: Der Verwendung im Drittland und einer Abnutzung steht die Rückwareneigenschaft nicht entgegen (Zoll online). Behandelt werden darf die Ware nur in dem Umfang, den Art. 158 der Delegierten Verordnung (EU) 2015/2446 (UZK-DA) als unschädlich beschreibt.

Art. 158 UZK-DA regelt, wann Waren bei der Wiedereinfuhr als im selben Zustand wie bei der Ausfuhr befindlich gelten. Nach Absatz 1 gilt das für Behandlungen und Handhabungen, die der Änderung des Aussehens dienen oder erforderlich sind, um die Ware auszubessern, instandzusetzen oder ihren Zustand zu erhalten. Absatz 2 erfasst andere Behandlungen und Handhabungen als diese: Die Waren gelten danach als unverändert, wenn sich nach dem Beginn der Behandlung oder Handhabung herausgestellt hat, dass die Behandlung oder Handhabung für die vorgesehene Verwendung der Waren ungeeignet ist. Nach Absatz 3 bleiben Behandlungen unschädlich, die bei einer Überführung in die passive Veredelung eine Abgabenpflicht begründet hätten, wenn sie einschließlich des Einbaus von Ersatzteilen nicht über das Maß hinausgehen, das unbedingt erforderlich ist, um die Ware in gleicher Weise wie zum Zeitpunkt der Ausfuhr zu verwenden.

Welche Behandlungen darunter fallen, erläutert die Zollverwaltung: notwendige Erhaltungsmaßnahmen einfacher Art wie Inspektionen, Einstellarbeiten, das Entfernen beschädigter oder kontaminierter Bestandteile, Zusammensetzen der Ware nach dem Transport, einfache Reinigungsvorgänge, Rostschutzbehandlungen, Ver-, Aus- und Umpacken, Umladen, Anbringen, Entfernen und Ändern von Warenzeichen, Siegeln und Etiketten sowie Reparatur-, Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten, die die Einhaltung der technischen Vorschriften für die Verwendung der Ware sichern (Zoll online). Als Fall des Absatzes 2 nennt die Zollverwaltung das Anpassen von Waren einschließlich der Montage oder Anpassung an andere Waren (Zoll online). Behandlungen, die der Änderung des Aussehens dienen, dürfen nach dieser Erläuterung nicht mit einer Wertsteigerung verbunden und nicht Anlass der Ausfuhr gewesen sein; Ausbesserungen nach Schäden aus der Verwendung im Drittland sind zulässig, solange der Wert der Ware nicht steigt.

Eine Qualitätssteigerung durch Reifung oder ähnliche Prozesse beendet die Rückwareneigenschaft (Zoll online); für Waren aus der passiven Veredelung greift die Befreiung nur, wenn sie unverändert zurückkommen (Art. 203 Abs. 5 UZK; Zoll online).

Wann die Befreiung nicht greift

Vier Konstellationen sind zu trennen. Erstens Waren, denen bei der Ausfuhr Maßnahmen der Gemeinsamen Agrarpolitik zugute kamen: Art. 204 UZK schließt die Befreiung für sie aus, sofern nicht in bestimmten Fällen anderes bestimmt ist; diese Fälle regelt Art. 159 UZK-DA. Danach muss die Erstattung oder der sonstige Betrag zurückgezahlt, einbehalten oder rückgängig gemacht sein, die Ware muss aus einem der in Art. 159 Abs. 1 Buchst. b genannten Gründe zurückkommen, etwa Rückgabe durch den Empfänger wegen Fehlerhaftigkeit oder Unvertragsmäßigkeit, und sie ist innerhalb der Frist des Buchst. c anzumelden (Art. 204 UZK; Art. 159 Abs. 1 UZK-DA). Zweitens Waren, die vor der Ausfuhr wegen ihrer Endverwendung ermäßigt oder abgabenfrei überlassen wurden: Sie müssen erneut derselben Endverwendung zugeführt werden (Art. 203 Abs. 3 UZK). Drittens Ware, deren Wert im Drittland durch eine Behandlung gestiegen ist; die Zollverwaltung nennt die Wertsteigerung als Grenze für die unschädlichen Behandlungen (Zoll online). Viertens Fälle, in denen die Einfuhr beschränkt ist: Verbote und Beschränkungen gelten auch bei Rückwaren (Zoll online).

Einfuhrumsatzsteuer: wann die Steuerfreiheit entfällt

Das Unionsrecht verlangt die Steuerfreiheit der Wiedereinfuhr von unter eine Zollbefreiung fallenden Gegenständen durch die Person, die sie ausgeführt hat, und zwar in dem Zustand, in dem sie ausgeführt wurden (Art. 143 Abs. 1 Buchst. e der Richtlinie 2006/112/EG). Die Umsetzung steht im nationalen Recht; die folgenden Sätze gelten für Einfuhren nach Deutschland.

Dort ist die Einfuhr nach § 1 Abs. 2a der Einfuhrumsatzsteuer-Befreiungsverordnung (EUStBV) umsatzsteuerfrei, soweit die Gegenstände nach den Rückwarenvorschriften des Zollrechts abgabenfrei eingeführt werden können; vorbehalten bleibt § 12 EUStBV. Diese Vorschrift schließt die Steuerfreiheit in drei Fällen aus, die die Zollverwaltung den Rückwaren nach Art. 203 ff. UZK zuordnet:

1. Der Gegenstand ist vor der Einfuhr geliefert worden. Nach dem Wortlaut der Vorschrift genügt dafür eine Lieferung vor der Einfuhr; die Zollverwaltung konkretisiert: Vor der Einfuhr geliefert ist ein Gegenstand, wenn der Ausführer die Verfügungsmacht über ihn im Rahmen einer Lieferung im umsatzsteuerlichen Ausland auf eine andere Person überträgt. Der Sitz des Abnehmers ändert daran nichts (Zoll online). Liegt Ihre Retoure in diesem Fall, ist die Einfuhrumsatzsteuer nicht frei.
2. Der Gegenstand ist im Rahmen einer steuerfreien Lieferung nach § 4 Nr. 1 UStG ausgeführt worden. Diese Ausfuhrlieferung ist nach § 12 Satz 2 EUStBV unschädlich, wenn der Lieferer den Gegenstand zurückerhält und hinsichtlich dieses Gegenstandes in vollem Umfang nach § 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigt ist; die Einfuhr bleibt dann umsatzsteuerfrei.
3. Für den Gegenstand ist nach § 4a UStG eine Steuervergütung gewährt worden. Das betrifft Körperschaften mit gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts und nicht den Regelfall eines Shops (Zoll online).

Für die Retoure einer verkauften Ware heißt das: Fällt die Ware unter Nr. 1 oder greift bei Nr. 2 die Ausnahme des Satzes 2 nicht ein, bleibt der Zoll auf Antrag frei, die Einfuhrumsatzsteuer wird aber erhoben. Sie ist dann nach dem Zollwert zu bemessen (§ 11 Abs. 1 UStG), einschließlich der Beförderungs- und Nebenkosten bis zum ersten Bestimmungsort, soweit sie nicht schon im Wert enthalten sind (§ 11 Abs. 3 UStG).

Beispielrechnung mit erfundenen Beträgen für diesen Fall: Warenwert 180,00 Euro, Fracht und Nebenkosten 20,00 Euro, Zollwert 200,00 Euro, Regelsteuersatz 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), Einfuhrumsatzsteuer 38,00 Euro. Diese 38,00 Euro sind nach § 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG als Vorsteuer abziehbar, soweit die Ware für Ihr Unternehmen eingeführt wurde und Sie sie nicht zur Ausführung von Umsätzen verwenden, für die der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 2 UStG ausgeschlossen ist; ausgeschlossen ist er insbesondere für steuerfreie Umsätze (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG steuerfrei sind, tritt dieser Ausschluss nach § 15 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 UStG nicht ein. Ohne Abzugsberechtigung bleiben die 38,00 Euro ein Kostenposten. Klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Was passiert, wenn Voraussetzungen fehlen

Ohne Nachweis wird die Befreiung nicht gewährt. Dann entsteht die Einfuhrzollschuld mit der Annahme der Zollanmeldung (Art. 77 Abs. 2 UZK); Zollschuldner ist der Anmelder, bei indirekter Vertretung auch die Person, in deren Auftrag angemeldet wird (Art. 77 Abs. 3 Unterabsatz 1 UZK). Wer die Anmeldung abgibt, verantwortet die Richtigkeit der Angaben und die Echtheit der Unterlagen (Art. 15 Abs. 2 UZK).

Einfuhr- und Ausfuhrabgaben sind Steuern im Sinne der Abgabenordnung (§ 3 Abs. 3 AO). Unrichtige Angaben über steuerlich erhebliche Tatsachen können daher als Steuerhinterziehung strafbar sein (§ 370 Abs. 1 AO).

Was sich 2027 ändert

Die Verordnung (EU) 2026/2108 vom 16. September 2026 legt einen neuen Zollkodex der Union fest und hebt die Verordnung (EU) Nr. 952/2013 auf (Art. 284 Abs. 1). Sie ist am 20. September 2026 in Kraft getreten und gilt ab 21. September 2027 (Art. 287 Abs. 1 und 2); bis dahin bleibt Art. 203 UZK maßgeblich.

Der neue Kodex führt die Rückwarenregel in Art. 111 inhaltlich fort; die Entsprechungstabelle im Anhang ordnet Art. 203 Abs. 1 bis 6 UZK den Absätzen 1 bis 6 des Art. 111 zu. Bestehende delegierte und Durchführungsrechtsakte gelten weiter, bis sie ersetzt werden (Art. 284 Abs. 1 Unterabsatz 2). Der Umstellungstermin gehört in die Jahresplanung.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Für jede Ausfuhr in ein Drittland liegen Ausfuhranmeldung, Registriernummer und Ausgangsvermerk abgelegt und sind der Rücksendung zuordenbar.
• Bei jeder Rücksendung ist vermerkt, wann die zugehörige Ausfuhr war; so bleibt die Drei-Jahres-Frist sichtbar.
• Die Einfuhr wird zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr angemeldet und der Rückwarenantrag mit dieser Anmeldung gestellt.
• Der Ausfuhrnachweis nach Art. 253 UZK-IA liegt bereit; ein Auskunftsblatt INF 3 ist beantragt, wenn die Ausfuhranmeldung fehlt.
• Ist die Umsatzsteuerfreiheit nach § 12 EUStBV ausgeschlossen, ist die Einfuhrumsatzsteuer je Retoure eingeplant und mit der Steuerberatung geklärt, ob der Gegenstand für Umsätze verwendet wird, die den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 2 UStG ausschließen.