Rechnungen im Onlineshop in Österreich: Erzeugung und Versand

Ein Shop erzeugt die Rechnung aus Daten, die beim Bestellen entstehen. Ob das Dokument eine Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG 1994) ist, entscheidet sich an drei Stellen: an den Angaben, an der Rechnungsnummer und an der Ablage. Dieser Artikel führt vom Bestelleingang bis zur archivierten Rechnung und nennt die Stellen, an denen die Automatisierung bricht. Er behandelt Warenverkäufe aus einem inländischen Lager; die abweichenden Fristen und Merkmale für Lieferungen in andere EU-Staaten stehen im eigenen Abschnitt weiter unten.

Was Sie vorab brauchen

Name und Anschrift Ihres Unternehmens; jede Bezeichnung genügt, die beides eindeutig feststellen lässt (§ 11 Abs. 3 UStG 1994).
Ihre UID-Nummer, wenn Sie im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen ausführen, die Sie zum Vorsteuerabzug berechtigen (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG 1994; UStR 2000 Rz 1554); siehe UID-Nummer in Österreich beantragen.
Je Umsatzfall die Angabe, ob der Empfänger Unternehmer oder Privatkunde ist und ob die Lieferung im Inland oder in einen anderen Mitgliedstaat ausgeführt wird; davon hängen Rechnungspflicht, Frist und zusätzliche Angaben ab.
Ein Nummernkonzept: Welches System vergibt welche Rechnungsnummern? Klären Sie das, bevor Marktplatz, Kassa oder ein zweites Shopsystem angebunden werden.
Die Entscheidung über den Versandweg: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, elektronisch (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).
Ein Archiv, aus dem Sie jede Rechnung bis zum Fristende im ausgestellten Zustand aufrufen können.

Schritt für Schritt: von der Bestellung zur archivierten Rechnung

Schritt 1: Den Leistungszeitpunkt festlegen

Jede Rechnung braucht den Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994). Dieses Datum ist kein frei wählbarer Systemparameter: Eine Lieferung ist ausgeführt, sobald der Unternehmer den Abnehmer befähigt, im eigenen Namen über den Gegenstand zu verfügen (§ 3 Abs. 1 UStG 1994). Legen Sie daher je Bestellart fest, welches tatsächliche Ereignis diesen Tag setzt (bei Versand die Übergabe an den Versanddienstleister oder die Zustellung), und prüfen Sie, ob das Shopsystem dieses Ereignis überhaupt speichert.

Zahlungen vor der Ausführung sind davon zu trennen. Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung, gelten die Vorschriften über die Rechnungsausstellung sinngemäß (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994). Die Bestimmung begründet keine eigene Rechnungspflicht; sie erstreckt eine nach § 11 Abs. 1 UStG 1994 bestehende Pflicht auf die Anzahlung. Bei einem gewöhnlichen Inlandswarenverkauf an einen Privatkunden, für den keine Rechnungspflicht besteht, ändert die Vorkasse daran nichts: Eine Anzahlungs- oder Vorausrechnung entsteht nur, wo eine Rechnung auszustellen ist. Für eine noch nicht ausgeführte steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung besteht bei Vereinnahmung des Entgelts keine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung (Anhang (Binnenmarkt) Art. 11 Abs. 4 UStG 1994). Der Zahlungseingang setzt keinen Leistungszeitpunkt. Wird später eine Endrechnung erteilt, sind darin die vor der Ausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994).

Daran hängt die Ausstellungsfrist. Rechnungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen und an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, sind innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes auszustellen; die Frist des § 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 betrifft Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994, also im Inland ausgeführte Umsätze. Für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte sonstige Leistungen, für die der Empfänger die Steuer nach Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG schuldet, endet die Frist am 15. Tag des folgenden Kalendermonats (§ 11 Abs. 1 Z 2 UStG 1994).

Schritt 2: Die Rechnungsdaten aus dem System ziehen

§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 verlangt diese Angaben.

Angabe	Fundstelle
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. a UStG 1994
Name und Anschrift des Empfängers; bei einer Rechnung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro zusätzlich dessen UID-Nummer, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. c UStG 1994
Tag der Lieferung oder Leistung oder der Leistungszeitraum	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994
Entgelt und anzuwendender Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. e UStG 1994
Steuerbetrag; in fremder Währung zusätzlich in Euro nach § 20 Abs. 6	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. f UStG 1994
Ausstellungsdatum	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. g UStG 1994
Fortlaufende Nummer, die die Rechnung einmalig identifiziert	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994
Eigene UID-Nummer bei Inlandsumsätzen, die den leistenden Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigen	§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG 1994; UStR 2000 Rz 1554
UID-Nummer des Empfängers und Hinweis auf dessen Steuerschuld, wenn die Steuer auf ihn übergeht	§ 11 Abs. 1a UStG 1994

Unterliegen Lieferungen verschiedenen Steuersätzen, sind Entgelte und Steuerbeträge je Satz zu trennen (§ 11 Abs. 5 UStG 1994). Beim Übergang der Steuerschuld darf die Steuer nicht gesondert ausgewiesen werden; an ihre Stelle tritt der Hinweis auf die Steuerschuld des Empfängers samt dessen UID-Nummer (§ 11 Abs. 1a UStG 1994, siehe Reverse-Charge-Verfahren).

Die Betragsgrenze von 10.000 Euro in der Tabellenzeile zu lit. b betrifft nur Rechnungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen. Maßgebend ist der in der Rechnung angeführte Gesamtbetrag, also Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer (UStR 2000 Rz 1554).

Eine Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro Gesamtbetrag braucht nur Ausstellungsdatum, Name und Anschrift des Unternehmers, Menge und Bezeichnung, Tag der Lieferung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz; die Rechnungsnummer nach Abs. 1 Z 3 lit. h gehört nicht dazu (§ 11 Abs. 6 UStG 1994; UStR 2000 Rz 1538). Dasselbe gilt für Rechnungen von Unternehmern, die die Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 in Anspruch nehmen, unabhängig vom in der Rechnung ausgewiesenen Betrag (UStR 2000 Rz 1627). Ausgeschlossen ist die vereinfachte Rechnung bei Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen, über den gemäß Art. 3 Abs. 3 UStG 1994 im Inland ausgeführten innergemeinschaftlichen Versandhandel und über ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft nach Art. 25 Abs. 4 des Anhangs (Binnenmarkt) (Anhang (Binnenmarkt) Art. 11 Abs. 5 UStG 1994), bei Einfuhr-Versandhandelsumsätzen nach § 11 Abs. 1 Z 2a UStG 1994 (§ 11 Abs. 1 Z 2a letzter Satz UStG 1994), bei einer Rechnungspflicht nach § 11 Abs. 1 UStG 1994 für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen und in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und des § 19 Abs. 1c UStG 1994, wenn sich die Rechnungsausstellung nach dem UStG 1994 richtet (§ 11 Abs. 6 letzter Unterabsatz UStG 1994; UStR 2000 Rz 1625 nennt dieselben Fälle). In den übrigen Fällen des Übergangs der Steuerschuld auf den Empfänger, etwa bei einer Bauleistung nach § 19 Abs. 1a UStG 1994, schließt § 11 Abs. 6 UStG 1994 die vereinfachte Rechnung nicht aus.

Schritt 3: Die Rechnungsnummer vergeben

Die Nummer muss fortlaufend sein, aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen und die Rechnung einmalig identifizieren (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994); Buchstaben sind nach UStR 2000 Rz 1548 zulässig. Beginn und Aufbau sind frei, müssen aber systematisch sein; getrennte Rechnungskreise – etwa Filialen, Betriebsstätten oder Registrierkassen – sind erlaubt, solange die Zuordnung eindeutig ist (UStR 2000 Rz 1551 und 1552). Führt ein ausländischer Unternehmer inländische Umsätze aus, ist dafür ein eigener Nummernkreis erforderlich (UStR 2000 Rz 1553). Eine Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro Gesamtbetrag braucht keine Nummer; sie darf in die fortlaufende Nummerierung einbezogen werden (UStR 2000 Rz 1538 und 1550).

Genau dort bricht die Automatisierung: Können dieselben Nummern in zwei unabhängig geführten Kreisen vorkommen und fehlt eine dokumentierte Zuordnung, identifiziert keine Nummer die Rechnung mehr einmalig. Führen Sie deshalb je System einen eigenen, gegeneinander abgegrenzten Nummernkreis, halten Sie die Zuordnung schriftlich fest und prüfen Sie die Kreise vor dem Anbinden eines Marktplatzes, einer Kassa oder eines zweiten Shopsystems auf Überschneidungen.

Schritt 4: Die Rechnung ausstellen und versenden

Papier ist ohne weitere Voraussetzung möglich. Eine elektronische Rechnung gilt nur dann als Rechnung, wenn der Empfänger dieser Art der Ausstellung zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). Eine PDF-Datei im E-Mail-Anhang ist eine elektronische Rechnung; eine bestimmte Übertragungsart schreibt das Gesetz nicht vor (UStR 2000 Rz 1564c).

Die Zustimmung braucht keine besondere Form und kann nach UStR 2000 Rz 1564e auch daraus entstehen, dass beide Seiten das Verfahren tatsächlich praktizieren.

Für Echtheit und Unversehrtheit nennt die Verordnung des BMF, BGBl. II Nr. 583/2003 in der Fassung BGBl. II Nr. 382/2016, vier anerkannte Wege: ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung, die Übermittlung über das Unternehmensserviceportal oder PEPPOL, eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel sowie das EDI-Verfahren (UStR 2000 Rz 1564d). Wer das innerbetriebliche Steuerungsverfahren wählt, muss es zu Nachweiszwecken dokumentieren (UStR 2000 Rz 1564g).

An Bundesdienststellen sind e-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format über das USP oder PEPPOL zwingend (§ 5 Abs. 2 IKTKonG; §§ 2 und 5 der e-Rechnungsverordnung). Für Rechnungen an andere Empfänger als den Bund nennt das BMF-Portal e-Rechnung.gv.at dagegen keine Verpflichtung.

Schritt 5: Zweitschrift anlegen und ablegen

Von jeder Rechnung nach § 11 Abs. 1 oder Abs. 1a UStG 1994 ist eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren (§ 11 Abs. 2 UStG 1994); bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sieben Jahre gewährleistet bleiben.

Die Ablage auf Datenträgern setzt die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Fristende voraus; liegen Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO). Die Frist läuft ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht, und darüber hinaus, solange er für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung ist (§ 132 Abs. 1 BAO); die Hilfsmittel zur Lesbarmachung sind, soweit eine Pflicht zur Einsichtgewährung besteht, auf eigene Kosten bereitzustellen (§ 132 Abs. 3 BAO).

Zusätzlich zur Aufbewahrung nach der Bundesabgabenordnung regelt § 212 Abs. 1 UGB für Unternehmer im Anwendungsbereich des Dritten Buches des UGB: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse samt Lageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind sieben Jahre geordnet aufzubewahren. Diese Pflicht trifft nach § 189 UGB Kapitalgesellschaften, bestimmte eingetragene Personengesellschaften und andere Unternehmer, die je einheitlichem Betrieb mehr als 700 000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen (§ 189 Abs. 1 Z 3 UGB; § 189 Abs. 2 UGB regelt, ab welchem Geschäftsjahr die Rechtsfolgen des Schwellenwertes eintreten); nach § 189 Abs. 4 UGB gilt sie nicht für Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer, deren Einkünfte im Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten ermittelt werden. Sie dauert länger, solange die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren von Bedeutung sind, in dem der Unternehmer Parteistellung hat (§ 212 Abs. 1 UGB). Die Frist läuft nach § 212 Abs. 2 UGB ab dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Bucheintragung, der Aufstellung des Inventars, der Feststellung des Jahresabschlusses oder des Empfangs beziehungsweise der Absendung des Geschäftsbriefs.

Schritt 6: Buchen und abgleichen

Entgelte sind fortlaufend unter Angabe des Tages aufzuzeichnen und nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen zu trennen (§ 18 Abs. 2 Z 1 UStG 1994). Eintragungen für einen Kalendermonat in die für die Erhebung der Umsatzsteuer geführten Bücher und Aufzeichnungen sind zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf dieses Kalendermonats erfolgen (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO). Bei maschineller Führung muss der Zusammenhang zwischen Buchungen und Belegen nachweisbar sein, und der ursprüngliche Inhalt darf nicht unkenntlich gemacht werden können (§ 131 Abs. 2 BAO; § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO). Für Retouren gilt Gutschriften und Stornos bei Retouren.

Lieferungen in andere EU-Staaten

Ob ein Warenversand in einen anderen Mitgliedstaat die Rechnungsvorschriften und die Frist ändert, entscheidet nicht das Versandland, sondern der Ort, an dem der Umsatz ausgeführt wird: Die Rechnungsstellung unterliegt den Vorschriften des Mitgliedstaats, in dem die Lieferung nach Titel V der Richtlinie 2006/112/EG als ausgeführt gilt (Art. 219a Abs. 1; Abs. 2 nennt Abweichungen, unter anderem für die Sonderregelungen nach Titel XII Kapitel 6). Diese Fälle sind zu trennen:

Umsatzfall	Rechnungspflicht und Frist	Weitere Merkmale
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an einen Unternehmer (Anhang Art. 6 Abs. 1 und Art. 7 UStG 1994)	Pflicht; die Rechnung ist spätestens am 15. Tag des Kalendermonats auszustellen, der auf den Monat der Ausführung folgt, mit Hinweis auf die Steuerfreiheit (Anhang Art. 11 Abs. 1 UStG 1994)	UID-Nummer des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, unabhängig vom Rechnungsbetrag (Anhang Art. 11 Abs. 2 UStG 1994); die vereinfachte Rechnung nach § 11 Abs. 6 ist ausgeschlossen (Anhang Art. 11 Abs. 5 UStG 1994)
Innergemeinschaftlicher Versandhandel an Privatkunden, der gemäß Art. 3 Abs. 3 UStG 1994 im Inland ausgeführt wird	Pflicht nur, wenn der Unternehmer weder die Sonderregelung nach Art. 25a im Inland noch eine Sonderregelung nach Art. 369a bis 369k der Richtlinie 2006/112/EG in einem anderen Mitgliedstaat in Anspruch nimmt (Anhang Art. 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994)	Für diesen Fall ist die vereinfachte Rechnung nach § 11 Abs. 6 ausgeschlossen (Anhang Art. 11 Abs. 5 UStG 1994)
Sonstige Leistung im übrigen Gemeinschaftsgebiet, für die der Empfänger die Steuer nach Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG schuldet	Pflicht, wenn der leistende Unternehmer sein Unternehmen vom Inland aus betreibt oder die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, im Inland liegt, der Empfänger Unternehmer für sein Unternehmen oder juristische Person ist, die Steuerschuld übergeht und der leistende Unternehmer im anderen Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat; nicht bei Abrechnung mittels Gutschrift; spätestens am 15. Tag des Kalendermonats, der auf den Monat der Ausführung folgt (§ 11 Abs. 1 Z 2 UStG 1994)	UID-Nummer des Empfängers und Hinweis auf dessen Steuerschuld (§ 11 Abs. 1a UStG 1994); die vereinfachte Rechnung ist hier ausgeschlossen (§ 11 Abs. 6 letzter Unterabsatz UStG 1994; UStR 2000 Rz 1625)

Die UID-Nummer des Empfängers ist bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung also nicht erst ab 10.000 Euro Gesamtbetrag anzugeben (Anhang Art. 11 Abs. 2 UStG 1994). Die Betragsgrenze aus Schritt 2 betrifft Rechnungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994).

Einen weiteren Pflichtfall regelt § 11 Abs. 1 Z 2a UStG 1994 für Einfuhr-Versandhandelsumsätze nach § 3 Abs. 8a UStG 1994, bei denen Gegenstände aus dem Drittlandsgebiet in einen Mitgliedstaat versandt oder befördert werden: Die Pflicht besteht, wenn der Unternehmer die Sonderregelung nach § 25b UStG 1994 im Inland in Anspruch nimmt; nimmt er in keinem Mitgliedstaat eine Sonderregelung nach Art. 369l bis 369x der Richtlinie 2006/112/EG in Anspruch, besteht sie nur, wenn die Lieferung im Inland als ausgeführt gilt oder die Beförderung oder Versendung im Inland endet und er innerhalb der EU weder seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt noch seinen Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit oder eine feste Niederlassung hat, von der aus die Lieferung ausgeführt wird (UStR 2000 Rz 1501 und 1501a). In beiden Fällen ist die vereinfachte Rechnung nach § 11 Abs. 6 UStG 1994 ausgeschlossen. Der Versand aus einem Lager im Inland löst diesen Fall nicht aus.

Wo Nummerierung und Archivierung brechen

Die Übersicht ordnet die Bruchstellen dem Schritt zu, in dem sie entstehen.

Schritt	Bruchstelle	Folge	Gegenmaßnahme
3 Nummernvergabe	Zwei Systeme nummerieren unabhängig; dieselbe Nummer kann in beiden Kreisen vorkommen, und die Zuordnung ist nicht dokumentiert	Die Nummer identifiziert die Rechnung nicht mehr einmalig (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994); getrennte Rechnungskreise sind nach UStR 2000 Rz 1552 nur bei eindeutiger Zuordnung zulässig	Je System ein abgegrenzter Nummernkreis mit dokumentierter Zuordnung (UStR 2000 Rz 1552)
4 Ausstellung	Berichtigung als neue Rechnung mit neuer Nummer, ohne Hinweis auf das Original	Aus der zweiten Rechnung kann eine Steuerschuld entstehen (§ 11 Abs. 14 UStG 1994; UStR 2000 Rz 1533)	Dieselbe Nummer mit dem Hinweis “berichtigte Rechnung” oder neue Nummer mit Verweis (UStR 2000 Rz 1541)
4 Versand	“Erneut senden” erzeugt eine zweite Rechnung statt einer Abschrift	Die ausgewiesene Steuer kann geschuldet werden, wenn das Schreiben nicht gekennzeichnet ist; gemeinsam versandte, inhaltlich identische Mehrfachausfertigungen derselben Rechnung sind ausgenommen (UStR 2000 Rz 1527, 1528 und 1565)	Nachsenden als “Duplikat” oder “Zweitschrift” kennzeichnen
1 Leistungszeitpunkt	Die Endrechnung setzt die verrechneten Teilentgelte nicht ab	Entgelt und Steuer erscheinen zweimal (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994)	Die Absetzung in der Vorlage erzwingen
5 Ablage	Keine Zweitschrift; das PDF wird bei Bedarf aus den aktuellen Stammdaten neu erzeugt	§ 11 Abs. 2 UStG 1994 verlangt eine Abschrift; aus geänderten Stammdaten entsteht keine inhaltsgleiche Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO)	Die ausgestellte Datei unveränderbar ablegen
5 Ablage	Das Archiv liegt beim Anbieter, ein Exportweg fehlt	Nach Vertragsende ist die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe nicht mehr gewährleistet, obwohl die Frist läuft (§ 132 Abs. 2 BAO)	Export und Lesbarkeit vor der Anbindung testen

So prüfen Sie das Ergebnis

Greifen Sie drei Rechnungen aus verschiedenen Wegen heraus und vergleichen Sie jede Angabe mit der Tabelle aus Schritt 2.
Lösen Sie zwei Testbestellungen in zwei Kanälen aus: Kann jede Rechnungsnummer eindeutig einem Kanal und einer Rechnung zugeordnet werden?
Vergleichen Sie die beim Kunden angekommene Rechnung mit dem Datensatz im Shop: Nummer, Datum, Betrag.
Rufen Sie eine ältere Rechnung aus dem Archiv auf und vergleichen Sie Inhalt und Darstellung mit der versendeten Datei.
Listen Sie Bestellungen ohne Rechnung auf; bei einem gewöhnlichen Inlandsumsatz endet die Frist gegenüber einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen und gegenüber einer juristischen Person, die nicht Unternehmer ist, sechs Monate nach Ausführung des Umsatzes (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994), bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung am 15. Tag des folgenden Kalendermonats (Anhang Art. 11 Abs. 1 UStG 1994).
Prüfen Sie stichprobenweise, ob zu jeder elektronisch versendeten Rechnung eine dokumentierte Zustimmung vorliegt.
Prüfen Sie bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung an einen Unternehmer, ob die Rechnung die UID-Nummern beider Seiten trägt und den Hinweis auf die Steuerfreiheit (Anhang Art. 11 Abs. 1 und Abs. 2 UStG 1994). Beim innergemeinschaftlichen Versandhandel an Privatkunden gilt Anhang Art. 11 Abs. 2 nicht; dort prüfen Sie die Rechnungspflicht nach Anhang Art. 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was hilft
Der Kunde erhält zwei Rechnungen mit verschiedenen Nummern	Ein wiederholter Versand hat eine neue Rechnung erzeugt	Die zweite Rechnung zurückziehen und als gekennzeichnetes Duplikat senden; wurde sie schon verbucht, kann die zweite Rechnungslegung eine Steuerschuld nach § 11 Abs. 14 UStG 1994 auslösen, und der Fall gehört zur Steuerberatung (UStR 2000 Rz 1527 und 1528); gemeinsam versandte, inhaltlich identische Mehrfachausfertigungen derselben Rechnung sind ausgenommen (UStR 2000 Rz 1565)
Der Geschäftskunde verlangt eine berichtigte Rechnung	Eine Angabe fehlt, etwa seine UID-Nummer, wenn die Rechnung an ihn als Unternehmer 10.000 Euro Gesamtbetrag übersteigt und Ihr Sitz, gewöhnlicher Aufenthalt oder Ihre Betriebsstätte im Inland liegt (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994)	Der Aussteller berichtigt mit derselben Nummer und dem Hinweis “berichtigte Rechnung”; nur er darf berichtigen (UStR 2000 Rz 1541, 1554 und 1738)
Die Vorlage erzeugt Kleinbetragsrechnungen für Lieferungen nach Deutschland	Die Erleichterung ist bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und beim innergemeinschaftlichen Versandhandel, der gemäß Art. 3 Abs. 3 UStG 1994 im Inland ausgeführt wird, ausgeschlossen	Für diese Bestellungen die vollständige Vorlage verwenden, bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung mit den UID-Nummern beider Seiten (§ 11 Abs. 6 letzter Unterabsatz UStG 1994; Anhang Art. 11 Abs. 2 und Abs. 5 UStG 1994; UStR 2000 Rz 1625)
Eine Rechnung an eine Bundesdienststelle wird nicht angenommen	Sie ging als PDF per E-Mail ein statt strukturiert über USP oder PEPPOL	Format und Übertragungsweg umstellen (§ 5 Abs. 2 IKTKonG; § 5 der e-Rechnungsverordnung)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei Leistungen, für die der Empfänger die Steuer schuldet, bei einem Wechsel zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 (Kleinunternehmer mit Onlineshop in Österreich) und bei einem Sitz oder Lager im Ausland klären Sie die Rechnungsmerkmale mit Ihrer Steuerberatung; dasselbe gilt für eine nachträgliche Rechnungsberichtigung. Verkaufen Sie in andere EU-Staaten, prüfen Sie parallel den OSS in Österreich.

Rechtsstand: § 11 UStG 1994 in der Fassung gültig ab 24. Dezember 2025 (BGBl. I Nr. 97/2025), § 131 BAO in der Fassung gültig ab 1. Jänner 2026 (BGBl. I Nr. 97/2025), UStR 2000 in der Fassung gültig ab 10. Dezember 2025.