UID-Nummer in Österreich beantragen und prüfen

Ein Onlineshop mit Sitz in Österreich braucht die UID-Nummer nicht für jedes Geschäft. Sie entscheidet aber darüber, ob eine Lieferung in einen anderen EU-Staat steuerfrei bleibt und ob Kundennummern im Checkout richtig behandelt werden. Dieser Artikel beschreibt, wer die Nummer vom Finanzamt erhält und wie Sie die UID-Nummern Ihrer Geschäftskunden prüfen.

Was Sie vorab brauchen

• Ihre Steuernummer, unter der Sie umsatzsteuerlich geführt werden. Der Antrag muss Name, Anschrift und diese Steuernummer enthalten (Art. 28 Abs. 1 UStG 1994, Anhang).
• Eine klare Antwort auf die Frage, wofür Sie die Nummer brauchen: für Lieferungen oder Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten, für innergemeinschaftliche Erwerbe, für steuerpflichtige sonstige Leistungen mit Steuerschuld des Empfängers nach Art. 196 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie oder für eine Sonderregelung (Art. 28 Abs. 1).
• Einen Zugang zu FinanzOnline. Die Bestätigung ausländischer UID-Nummern führen Unternehmen nach Angabe des Unternehmensserviceportals (USP) verpflichtend über FinanzOnline durch.
• Für die Prüfung im Checkout die Firmendaten des Kunden: Firma samt Rechtsform, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort und UID-Nummer.

Wann Sie eine UID-Nummer brauchen – und wann nicht

Die UID-Nummer erteilt das Finanzamt von Amts wegen, wenn Sie im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringen, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht, innergemeinschaftliche Erwerbe bewirken oder die Nummer für die Sonderregelung nach § 25b oder Art. 25a UStG 1994 benötigen (Art. 28 Abs. 1 UStG 1994, Anhang). Ein Unternehmen erhält nur eine Nummer, auch bei mehreren Betrieben (USP).

Zwei Gruppen sind Ausnahmen. Keine Nummer erhalten Unternehmer, die im Inland nur Umsätze erbringen, die sie über eine Sonderregelung in einem anderen Mitgliedstaat erklären (Art. 28 Abs. 1). Wer seine Umsätze ausschließlich nach § 22 UStG 1994 versteuert oder nur Umsätze ausführt, die vom Vorsteuerabzug ausschließen, erhält die Nummer auf Antrag und nur für innergemeinschaftliche Lieferungen, innergemeinschaftliche Erwerbe sowie für steuerpflichtige sonstige Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach Art. 196 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie schuldet, gleich ob sie im Inland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführt werden (Art. 28 Abs. 1). Das betrifft auch Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 (Kleinunternehmer mit Onlineshop).

Die folgende Übersicht zeigt, in welchen Fällen im Shop welche UID-Nummer verlangt wird.

Fall	Wessen UID-Nummer ist nötig?
Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat, die als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei bleiben soll	Der Abnehmer muss Ihnen die ihm in einem anderen Mitgliedstaat erteilte UID-Nummer mitgeteilt haben (Art. 7 Abs. 1 Z 4 UStG 1994, Anhang); sie ist in der Zusammenfassenden Meldung anzugeben (Art. 21 Abs. 6 Z 1 lit. a); weitere Voraussetzung der Steuerfreiheit ist, dass Sie die Zusammenfassende Meldung nach Art. 21 Abs. 3 abgegeben oder ein Versäumnis zur Zufriedenheit der zuständigen Behörden ordnungsgemäß begründet haben (Art. 7 Abs. 1 Z 5); die Rechnung muss unabhängig vom Gesamtbetrag die UID-Nummern beider Seiten angeben (Art. 11 Abs. 2), außer in den Fällen des Art. 1 Abs. 7 und des Art. 2 (neue Fahrzeuge)
Rechnung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro, ausgestellt von einem im Inland ansässigen Unternehmer	Die UID-Nummer des Leistungsempfängers (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994)
Leistung, für die der Empfänger die Steuer schuldet (§ 19 Abs. 1 zweiter Satz, Abs. 1a, 1b, 1c, 1d oder 1e UStG 1994; Reverse-Charge-Verfahren)	Die UID-Nummer des Leistungsempfängers, unabhängig vom Rechnungsbetrag (§ 11 Abs. 1a UStG 1994)
Inländische Lieferung oder Leistung, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht	Ihre eigene UID-Nummer als Rechnungsmerkmal (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG 1994); die vereinfachte Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 400 Euro und die Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 brauchen sie nicht (§ 11 Abs. 6 UStG 1994); ausgeschlossen ist die vereinfachte Rechnung, wenn für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen eine Rechnungsausstellungspflicht nach § 11 Abs. 1 besteht, und in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und des § 19 Abs. 1c UStG 1994, wenn sich die Rechnungsausstellung nach dem UStG 1994 richtet (§ 11 Abs. 6 letzter Unterabsatz); ausgeschlossen ist sie außerdem bei Einfuhr-Versandhandelsumsätzen nach § 3 Abs. 8a UStG 1994 (§ 11 Abs. 1 Z 2a letzter Satz UStG 1994)
Innergemeinschaftlicher Erwerb, Teilnahme am EU-OSS oder am IOSS	Ihre eigene UID-Nummer; das Finanzamt erteilt sie unter anderem für die Sonderregelung nach § 25b oder Art. 25a (Art. 28 Abs. 1); siehe OSS in Österreich
Verkauf an Privatpersonen im Inland oder in einem anderen EU-Staat	Keine UID-Nummer des Kunden; Privatpersonen erhalten keine (Art. 28 Abs. 1; USP)

Änderungen der Verhältnisse, die für die Erteilung maßgeblich waren, zeigen Sie dem Finanzamt binnen eines Kalendermonats an; dazu gehört etwa die Aufgabe der unternehmerischen Tätigkeit (Art. 28 Abs. 1).

Schritt für Schritt: UID-Nummer beantragen

1. Prüfen, ob die Nummer schon erteilt ist. Bei der Vergabe der Steuernummer legt Ihr Unternehmen den Fragebogen für Kapitalgesellschaften (Verf 15), für Personengesellschaften (Verf 16) oder für natürliche Personen (Verf 24) vor; nach Angabe des USP erteilt das Finanzamt die UID-Nummer dabei von Amts wegen.
2. Antrag stellen, wenn keine Nummer erteilt wurde. Nach Angabe des USP beantragen Sie sie beim Finanzamt mit dem Formular “Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – Antrag auf Vergabe” (U15). Der Antrag ist schriftlich zu stellen und muss Name, Anschrift und Steuernummer enthalten (Art. 28 Abs. 1).
3. Den Bedarf darlegen, wenn Sie nur befreite Umsätze ausführen. Als Kleinunternehmer oder als pauschalierter Land- und Forstwirt führen Sie im Antrag an, für welche der in Art. 28 Abs. 1 genannten Umsätze Sie die Nummer brauchen.
4. Organschaftsfälle klären. Bei einer Organschaft wird auf Antrag für jede juristische Person eine eigene UID-Nummer erteilt (Art. 28 Abs. 1).
5. Bescheid abwarten und Nummer hinterlegen. Die UID-Nummer steht auf dem UID-Vergabebescheid oder auf einer Mitteilung des Finanzamts (USP). Tragen Sie sie in Ihre Rechnungs- und Exportvorlagen ein.

So prüfen Sie die UID-Nummer eines Geschäftskunden

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) bestätigt auf Anfrage die Gültigkeit einer UID-Nummer sowie den Namen und die Anschrift der Person, der diese Nummer von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde (Art. 28 Abs. 2 UStG 1994, Anhang). Die Anfrage ist elektronisch zu übermitteln.

Nach Angabe des USP läuft die Abfrage verpflichtend über FinanzOnline und hat zwei Stufen:

• Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren). Geprüft wird nur die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer. Ein Bezug zu einem bestimmten Unternehmen wird nicht hergestellt.
• Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren). Geprüft wird die Gültigkeit im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift. Nach Angabe des USP ist diese Stufe sinnvoll, wenn Zweifel an den Angaben oder an der Unternehmereigenschaft des Kunden bestehen oder wenn eine Geschäftsbeziehung neu aufgenommen wird.

Die Antwort kommt elektronisch, den Ausdruck erstellen Sie selbst; er gilt nach Angabe des USP als Beleg und ist nach § 132 BAO aufzubewahren. Die Frist beträgt sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht, und gilt darüber hinaus, solange die Unterlage für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung ist (§ 132 Abs. 1 BAO).

Die Bestätigung gilt nach Angabe des USP für den gesamten Tag der Abfrage; mehrere Abfragen an diesem Tag sind nicht nötig. Wie oft Sie prüfen, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben: Sie entscheiden, ob Sie alle oder nur neue Kunden prüfen, und können Stichproben führen (USP). Nur wenn die Abfrage mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar ist, richten Sie eine Anfrage an das zuständige Finanzamt; diese Bestätigung erfolgt schriftlich (Art. 28 Abs. 2; USP).

Zusätzlich bietet die Europäische Kommission mit VIES einen EU-weiten Selbstabfragedienst an (USP). Nummern mit dem Präfix “EU”, “IM” oder “IN” und Nummern mit dem Suffix “-EX” sind nach Angabe des USP keine UID-Nummern und können im UID-Bestätigungsverfahren nicht abgefragt werden.

Schritt für Schritt: UID-Prüfung im Checkout

1. Das Feld nur für Geschäftskunden anbieten. Die Prüfung betrifft Bestellungen, deren Steuerbehandlung von der Kundennummer abhängt: die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, den Übergang der Steuerschuld und die Rechnung über 10.000 Euro.
2. Das Eingabeformat vor der Abfrage prüfen. Die österreichische UID-Nummer besteht aus dem Staatencode AT, dem Buchstaben U und acht Ziffern; die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer (BMF, Konstruktionsregeln der UID-Nummern, Stand November 2020). Vergleichen Sie Ländercode und Stellenformat nach denselben Regeln auch bei Kunden aus anderen Mitgliedstaaten. Offensichtliche Tippfehler filtern Sie damit aus; ein regelkonformer Aufbau belegt nicht, dass die Nummer vergeben ist.
3. Stufe 1 abfragen. Lassen Sie die Gültigkeit der Nummer in FinanzOnline bestätigen und legen Sie die Antwort zur Bestellung.
4. Bei Zweifeln Stufe 2 nachschalten. Vergleichen Sie den bestätigten Namen samt Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Anschrift mit den Angaben aus dem Checkout. Bei einer Abweichung bitten Sie den Kunden, seine Daten zu korrigieren.
5. Das Ergebnis ablegen. Speichern Sie den Ausdruck mit Datum und Uhrzeit bei der Bestellung; er ist der Beleg nach § 132 BAO (USP).
6. Die Steuerbehandlung getrennt prüfen. Die Bestätigung belegt die Gültigkeit der Nummer, nicht die Unternehmereigenschaft des Kunden. Für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung müssen die weiteren Voraussetzungen des Art. 7 Abs. 1 UStG 1994 (Anhang) vorliegen und buchmäßig nachgewiesen sein (Art. 7 Abs. 3); bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung muss die Rechnung unabhängig vom Gesamtbetrag die UID-Nummern beider Seiten zeigen (Art. 11 Abs. 2; das gilt nicht in den Fällen des Art. 1 Abs. 7 und des Art. 2 des Anhangs). Sonst gehört die Kundennummer nur dann auf die Rechnung, wenn deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, der Aussteller im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994) oder wenn der Empfänger die Steuer in einem Fall des § 11 Abs. 1a UStG 1994 schuldet (§ 19 Abs. 1 zweiter Satz, Abs. 1a, 1b, 1c, 1d oder 1e) (Rechnungen im Onlineshop).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was hilft
Die Abfrage meldet die Nummer als ungültig	Die Nummer wurde falsch übertragen, oder der Kunde ist in seinem Staat nicht mehr erfasst	Nummer beim Kunden erfragen und erneut abfragen; ohne mitgeteilte und gültige Nummer fehlt in den Fällen des Art. 7 Abs. 1 Z 2 lit. a und lit. b eine Voraussetzung der Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung (Art. 7 Abs. 1 Z 4 UStG 1994, Anhang)
Stufe 2 meldet eine Abweichung	Firmenname, Ort, Postleitzahl oder Anschrift weichen von den im Mitgliedstaat registrierten Daten ab	Angaben beim Kunden erfragen und die Steuerbehandlung gesondert prüfen
Die Nummer ist nicht abfragbar	Es handelt sich nicht um eine UID-Nummer, sondern um eine Nummer mit dem Präfix “EU”, “IM” oder “IN” oder mit dem Suffix “-EX”	Beim Kunden die UID-Nummer anfordern; Sondernummern laufen nach Angabe des USP nicht über das UID-Bestätigungsverfahren
Kein Zugang zu FinanzOnline	Die Abfrage ist mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar	Schriftliche Anfrage an das zuständige Finanzamt; die Bestätigung erfolgt schriftlich (USP)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei einer Organschaft, einem Unternehmenssitz im Ausland oder Leistungen, deren Ort von Tatsachen abhängt, die der Shop nicht kennt, klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung. Ob eine Lieferung steuerfrei ist, entscheidet im Zweifel das Finanzamt. Für den Start des Shops listet Steuern beim Start im Onlinehandel die Anmeldungen und Entscheidungen auf.