Erstausstattung für den Shopbetrieb: Checkliste zum Start

Am ersten Tag des Shopbetriebs zählt, dass jede Bestellung den Weg vom Eingang bis zum Versand ohne Rückfrage nimmt. Die Erstausstattung besteht aus Arbeitsmitteln, Verträgen und den Nachweisen, die Ihr Land verlangt. Die Checkliste ordnet sie in acht Bereiche; die Nummern geben die Aufbaureihenfolge an, die Einzelheiten zu den Ländern stehen in Schritt 3.

Was Sie vorab brauchen

• eine Liste Ihrer Zielländer und der Zahlarten, die Sie anbieten wollen
• Maße und Gewicht des größten und des schwersten Artikels Ihres Sortiments
• die Namen der Anbieter, mit denen Sie Verträge schließen wollen: Versanddienst, Zahlungsanbieter, Shopsystem, Buchhaltung
• eine Fläche, auf der ein Tisch steht und zwei bepackte Kartons nebeneinander Platz haben
• eine Datei, in der Sie je Bereich festhalten, was erledigt ist und wo die Zugangsdaten liegen

Die Erstausstattung nach Bereichen

Die Spalte „Vor dem ersten Verkauf“ sagt, ob der Bereich fertig sein muss, bevor die erste Bestellung hinausgeht.

Nr.	Bereich	Was vorhanden sein muss	Vor dem ersten Verkauf
1	Packplatz	Tisch in Arbeitshöhe, Strom, Licht, Internet, Kartonmesser, Klebebandspender, Abfallbehälter	ja
2	Warenannahme und Lager	Regale oder Fächer je Artikel, Lagerplatzbezeichnung, Behälter für Kleinteile, Wandwaage für schwere Packstücke	ja
3	Verpackung	Kartons und Versandtaschen in zwei bis drei Größen, Füllmaterial, Klebeband, Packpapier	ja
4	Verpackungsnachweise je Land	Deutschland: Registrierung in LUCID vor dem Bereitstellen oder Auspacken und Systembeteiligung für systembeteiligungspflichtige Verpackungen; Österreich: Vertrag über die Systemteilnahme binnen zwei Monaten nach dem ersten Inverkehrbringen von Haushaltsverpackungen, die Datenmeldung über edm.gv.at betrifft dagegen nur Meldepflichtige nach der Verpackungsverordnung 2014, im Portal insbesondere Eigenimporteure, Großanfallstellen, Mehrwegabfüller und die Sammel- und Verwertungssysteme (§ 13g Abs. 5 AWG 2002); Schweiz: keine solche Pflicht nach der Abfallverordnung	ja, in Deutschland vor der ersten Sendung; Vertrag in Österreich bis zwei Monate danach
5	Versand	Vertrag mit einem Versanddienst, Weg zur Sendungsmarke (eigener Drucker oder Druck am Annahmepunkt oder beim Zusteller), Abholung oder Einlieferungsstelle, Retourenadresse; Waage und Etikettendrucker empfohlen	ja
6	Zahlung und Konto	Geschäftskonto, Vertrag je Zahlart, Weg für Erstattungen	ja
7	Software und Konten	Shopsystem, Warenwirtschaft oder Etikettensoftware, Buchhaltung, E-Mail-Adresse auf eigener Domain	ja
8	Kundenservice und Rückgabe	Kontaktkanal mit Antwortzeit, Vorlagen für Statusfragen, Platz für zurückgesandte Ware	ja

Jeder Bereich setzt den vorherigen voraus: Eine Sendungsmarke braucht Gewicht und Auftragsdaten, und eine Software lässt sich erst verbinden, wenn die Verträge freigeschaltet sind. Bereich 4 hängt vom Land ab: In Deutschland muss er vor der ersten Sendung stehen, in Österreich endet die Frist für den Vertrag über die Systemteilnahme zwei Monate nach dem ersten Inverkehrbringen von Haushaltsverpackungen.

Schritt für Schritt: Reihenfolge des Aufbaus

Schritt 1: Packplatz und Lagerfläche einrichten

Legen Sie den Weg der Ware fest: Ankunft links, Verpacken in der Mitte, Ausgang rechts. Stellen Sie Regale so, dass Artikel, die Sie für eine Bestellung mehrfach greifen, auf Griffhöhe liegen, und beschriften Sie jeden Lagerplatz mit der Artikelnummer. Ergebnis: Eine Bestellung lässt sich verpacken, ohne den Platz zu verlassen.

Schritt 2: Verpackung und Arbeitsmittel beschaffen

Wählen Sie Kartons nach den Maßen Ihrer Artikel und rechnen Sie mit zwei bis drei Größen; Zwischengrößen entstehen sonst durch Füllmaterial, das Gewicht und Volumen kostet. Legen Sie Kartonmesser, Klebebandspender und Waage an denselben Platz. Ergebnis: Für den größten Artikel gibt es eine Verpackung, die ohne Zusatzpolster schließt. Wie Verpackung Schutz und Kosten verbindet, zeigt Versandverpackung wählen.

Schritt 3: Verpackungspflichten je Land erledigen

Deutschland: Hersteller im Sinne des Artikels 3 Absatz 1 Nummer 15 der Verordnung (EU) 2025/40, die Verpackungen im Bundesgebiet erstmals bereitstellen, müssen sich vor dem erstmaligen Bereitstellen und, wenn sie verpackte Produkte auspacken, vor dem Auspacken bei der Zentralen Stelle Verpackungsregister registrieren lassen (§ 6 Abs. 1 Satz 1 VerpackDG) und sich mit systembeteiligungspflichtigen Verpackungen vor der Bereitstellung oder dem Auspacken an einem zugelassenen System beteiligen (§ 7 Abs. 1 Satz 1 VerpackDG). Artikel 44 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2025/40 verlangt die Registrierung in jedem Mitgliedstaat, in dem der Hersteller Verpackungen oder verpackte Produkte erstmals bereitstellt oder verpackte Produkte auspackt; das Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz setzt die seit 12. August 2026 anwendbare Verordnung um. Für Versandverpackungen sind nach der Darstellung der Zentralen Stelle Verpackungsregister drei Schritte nötig: Registrierung in LUCID, Systembeteiligungsvertrag und Meldung der Verpackungsmengen; Fulfilment-Dienstleister dürfen ihre Tätigkeit nicht erbringen, wenn der Hersteller nicht registriert ist (§ 13 Abs. 4 VerpackDG). Als Verpackungen für den elektronischen Handel gelten Versandkartons, Versandtaschen und weitere Versandmaterialien wie Etiketten, Klebebänder und Füllmaterialien; sie sind nach dieser Darstellung ausnahmslos systembeteiligungspflichtig. Hersteller ist nach dieser Auslegung auch, wer die Versandverpackung unter eigenem Namen herstellen lässt oder einzelne Materialien erst zur vollständigen Verpackung zusammenfügt; die Einordnung selbst klären Sie mit der Behörde. Eine Ausnahme gilt für Kleinstunternehmen (weniger als 10 Mitarbeitende und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme), wenn der Lieferant der vollständigen Verpackungen im selben Mitgliedstaat sitzt: dann ist der Lieferant Hersteller. Eine frühere Registrierung nach dem Verpackungsgesetz gilt weiter (§ 68 Abs. 2 Satz 1 VerpackDG). Ohne Niederlassung in Deutschland kommt der Bevollmächtigte nach § 5 Abs. 2 VerpackDG dazu; die Registrierung bleibt Ihre eigene Pflicht und ist nach § 5 Abs. 1 Satz 2 VerpackDG nicht auf Dritte übertragbar. Vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße können mit bis zu 100.000 Euro für die fehlende Registrierung und bis zu 200.000 Euro für die fehlende Systembeteiligung geahndet werden (§ 66 Abs. 3 in Verbindung mit Absatz 1 Nummer 1 und 3 VerpackDG). Was die Systembeteiligung bedeutet, erklärt der Glossareintrag Verpackungslizenz; welche Texte Sie zum Start brauchen, listet Rechtstexte beim Shopstart.

Österreich: Primärverpflichtete sind unter anderem Abpacker mit Sitz oder Niederlassung in Österreich für die von ihnen erstmals eingesetzten Verpackungen, die keine Serviceverpackungen sind (§ 13g Abs. 1 Z 2 AWG 2002), sowie Versandhändler ohne Sitz oder Niederlassung in Österreich, die verpackte Waren in Österreich an private Letztverbraucher im Fernabsatz übergeben (Z 5). Sie schließen den Vertrag über die Teilnahme an einem genehmigten Sammel- und Verwertungssystem für Haushaltsverpackungen binnen zwei Monaten nach dem ersten Inverkehrbringen von Haushaltsverpackungen (§ 8 Abs. 1 Verpackungsverordnung 2014); die Teilnahmepflicht entfällt in dem Umfang, in dem eine vorgelagerte Vertriebsstufe nachweislich an einem System teilnimmt (§ 8 Abs. 2 Verpackungsverordnung 2014, § 13g Abs. 3 AWG 2002). Die Daten über edm.gv.at registrieren nach § 13g Abs. 5 AWG 2002 Meldepflichtige nach einer Verordnung auf Grund des § 14 Abs. 1 AWG 2002 über Verpackungen, das ist die Verpackungsverordnung 2014, und nicht jeder Primärverpflichtete; nach der amtlichen Beschreibung des Portals sind das die Eigenimporteure, die Großanfallstellen, die Mehrwegabfüller und die Sammel- und Verwertungssysteme. edm.gv.at ist dabei das elektronische Register nach § 22 AWG 2002 und keine Behörde. Der Versandhändler nach Z 5 hat außerdem vorab einen Bevollmächtigten für ausländische Fernabsatzhändler zu bestellen (§ 12b Abs. 1 AWG 2002). Die Verordnung (EU) 2025/40 gilt seit 12. August 2026 unmittelbar auch in Österreich; nach dem Merkblatt zur EU-Verpackungsverordnung des Bundesministeriums für Land- und Forstwirtschaft, Klima- und Umweltschutz, Regionen und Wasserwirtschaft (erstellt am 10. Juni 2026) bleiben die bestehenden nationalen Regelungen des AWG 2002 und der Verpackungsverordnung 2014, insbesondere die Teilnahmepflicht an Sammel- und Verwertungssystemen und die Meldepflichten, bis zum Inkrafttreten der angekündigten Novellen anwendbar, soweit sie der Verordnung nicht widersprechen; beide Rechtsvorschriften sind in der Fassung vom 14. Oktober 2026 in Kraft. Den Vertrag schon vor der ersten Sendung zu schließen, ist über die gesetzliche Frist hinaus unsere Empfehlung (redaktionelle Empfehlung), weil eine Frist ab dem ersten Inverkehrbringen im Tagesgeschäft leicht untergeht. Die Einzelheiten stehen im Länderartikel Verpackungsverordnung für Onlinehändler in Österreich.

Schweiz: Die Abfallverordnung (SR 814.600, Stand 1. Januar 2026) regelt die Entsorgung von Abfällen; eine Registrierungs- oder Lizenzierungspflicht für Versandverpackungen haben wir in ihr nicht gefunden. Wie Schweizer Shops und Lieferungen in die Schweiz behandelt werden, klärt Verpackungen im Schweizer Onlinehandel.

Wer ausschließlich digitale Produkte liefert, bringt keine Verpackung in Verkehr und braucht diesen Schritt nicht; für den Versand physischer Ware bleibt er bestehen.

Schritt 4: Versandvertrag und Etiketten aufsetzen

Klären Sie im Vertrag vier Punkte: Abholung an Ihrer Adresse oder Einlieferung, Haftung und Versicherung je Sendung, Aufschläge für Übermaß und Gewicht sowie die Abrechnung. Richten Sie danach die Etiketten ein, sodass die Sendungsnummer zurück in die Bestellung läuft; die Einrichtung beschreibt Versandetiketten erstellen. Ergebnis: Ein Testetikett ist gedruckt und gescannt, und der Status erscheint in der Bestellung. Wie Sie Anbieter vergleichen, zeigt Versanddienstleister vergleichen.

Schritt 5: Zahlungsarten und Verträge schließen

Wählen Sie zwei bis drei Zahlarten, die zu Bonhöhe und Risiko passen, und prüfen Sie je Vertrag Auszahlungsrhythmus, Gebühren je Zahlart, Rückerstattungen sowie Sperren und Rückbuchungen. Die Auswahl behandelt Zahlungsarten im Onlineshop, die Vertragsprüfung Zahlungsdienstleister wählen. Ergebnis: Jede angebotene Zahlart ist im Testkonto einmal durchgelaufen, einschließlich Erstattung.

Schritt 6: Software und Konten verbinden

Verbinden Sie Shopsystem, Warenwirtschaft, Etikettendruck und Buchhaltung so, dass eine Bestellung ohne Nachtippen weiterläuft: Beleg aus dem Shop, Buchung in der Buchhaltung, Adressdaten auf dem Etikett. Welche Warenwirtschaft Sie brauchen, klärt Warenwirtschaft auswählen, die Grundlagen der Verbuchung Buchhaltung im Onlineshop. Senden Sie Bestellbestätigungen von einer Adresse auf eigener Domain und richten Sie die Zustellbarkeit ein: E-Mail-Versand und Zustellbarkeit.

Schritt 7: Kundenservice und Rücknahmeplatz einrichten

Legen Sie einen Kontaktkanal und eine Antwortzeit fest und schreiben Sie Vorlagen für drei Standardfragen: Wo ist meine Sendung, wie sende ich zurück, wie erstatte ich. Richten Sie einen Platz ein, an dem zurückgesandte Ware sofort geprüft und dem Bestand zugebucht wird; den Ablauf beschreibt Retourenmanagement aufbauen.

Schritt 8: Den ersten Tag proben

Bestellen Sie einmal selbst mit einer echten Zahlung und lassen Sie die Sendung an Ihre eigene Adresse gehen. Notieren Sie jede Handbewegung, für die Sie aufstehen, suchen oder nachfragen mussten, und legen Sie das Werkzeug dorthin, wo es gefehlt hat. Weitere Fälle listet Testbestellungen vor dem Start. Ergebnis: Eine Bestellung ist in einem Durchgang bearbeitet.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Für jeden Bereich der Tabelle gibt es einen Platz, ein Werkzeug und eine Zeile mit den Zugangsdaten.
• Eine Bestellung ist von der Prüfung bis zur Buchung ohne Wechsel des Arbeitsplatzes bearbeitet.
• Versand- und Zahlungsvertrag sind unterschrieben und die Zugänge freigeschaltet, nicht nur beantragt.
• Für jedes Land, in das Sie verkaufen, ist Bereich 4 erledigt.
• Die Probe aus Schritt 8 hat keinen zweiten Lauf nötig gemacht.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Der Etikettendrucker gibt keine Sendungsmarke aus	Vertrag noch nicht freigeschaltet oder Format nicht eingestellt	Freischaltung beim Versanddienst anfordern, Format im Druckertreiber setzen
Der Zahlungsanbieter gibt das Konto nicht frei	Angaben zu Unternehmen oder Website fehlen	Pflichtseiten und Kontodaten ergänzen, Prüfung erneut anstoßen
Die erste Sendung steht an, die Verpackungsregistrierung fehlt	Bereich 4 wurde zuletzt begonnen	zuerst registrieren; in Deutschland den Systemvertrag vor der Bereitstellung schließen, in Österreich binnen zwei Monaten nach dem ersten Inverkehrbringen von Haushaltsverpackungen
Zurückgesandte Ware sammelt sich am Packplatz	Rücknahmeplatz und Ablauf fehlen	Platz und Vorlagen aus Schritt 7 nachholen
Die Buchhaltung passt nicht zu den Auszahlungen	Gebühren und Erstattungen werden nicht getrennt erfasst	Konten je Zahlart anlegen und Auszahlungsberichte abgleichen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie eine Steuerberatung, sobald Umsatzsteuer, Anmeldung oder die Aufbewahrung Ihrer Belege offen sind; die Länderartikel dieses Kompendiums führen je Land durch die Fragen. In Deutschland ist für die Registrierung und die Systembeteiligung die Zentrale Stelle Verpackungsregister die zuständige Stelle; in Österreich ist edm.gv.at das elektronische Register nach § 22 AWG 2002, über das Meldepflichtige ihre Daten nach § 13g Abs. 5 AWG 2002 registrieren, und keine Behörde. Fragen Sie Anbieter von Versand und Zahlung schriftlich nach Freischaltungsfristen, Kündigungsfristen und Preisen, bevor Sie unterschreiben.