Versandetiketten erstellen: Ablauf, Formate, Software-Funktionen
Kurz gesagt
Ein Versandetikett entsteht in sieben Schritten: Lieferadresse prüfen, Gewicht und Maße je Sendung festlegen, Produkt und Zusatzleistungen abfragen, den Etikettenauftrag senden, Antwort und Sendungsnummer ablegen, drucken und anbringen. Der Ablauf ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz derselbe; welche Angaben die Schnittstelle verlangt, gibt der Paketdienst vor. Ein verkleinert gedruckter Barcode kann die Scanbarkeit kosten.
Das Wichtigste
- Der Ablauf ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleich; die Etikettendaten kommen aus der Schnittstelle des Paketdienstes.
- Ein SSCC ist 18-stellig, trägt eine Prüfziffer und ist das einzige Pflichtelement des GS1-Logistiketiketts (Abschnitte 1.3.5.1 und 6.6.3).
- Etikettengrößen nach GS1: A6 (105 × 148 mm) oder 4 × 6 Zoll (Abschnitt 6.6.4.5).
- GS1-Regeln binden über Vertrag oder Kanalvorgabe, nicht über Gesetz (Abschnitt 8.1).
- Ob die Schnittstelle REST mit JSON über HTTPS spricht und ob sie eine eigene Testumgebung hat, ist je Paketdienst verschieden und vor der Anbindung zu prüfen.
Vor dem Druck steht der Sendungsauftrag an den Paketdienst: Aus der Bestellung wird eine Anfrage, deren Antwort das Etikett enthält. Dieser Ablauf zeigt die Reihenfolge und die Stellen, an denen Aufträge abgewiesen werden; die Auswahl behandelt Paketdienste vergleichen.
Was Sie vorab brauchen
- Gewichte und Maße je Artikel und je Verpackung in den Stammdaten, siehe Produktdaten-Qualität
- Zugangsdaten des Paketdienstes für die Schnittstelle, dazu die Angaben aus ihrer Dokumentation zu Test- und Produktivbetrieb
- Etikettenrollen in der Größe Ihres Etiketts und einen Etikettendrucker
- eine Waage am Packplatz und einen Handscanner
- die Festlegung, wann eine Bestellung eine Sendung ergibt und wann mehrere Pakete daraus werden
Formate und Daten des Etiketts
Zwei Dinge sind zu trennen: die Größe des Papiers und der Inhalt des Barcodes. Bei Lieferungen an Handelspartner oder auf Paletten beschreibt GS1 beides; bei Paketdiensten kommt das Etikett aus der Schnittstelle oder dem Kundenportal des Dienstes. Sie liefern Adress-, Gewichts- und Optionsdaten und wählen Papiergröße und Druckweg, den Barcode gibt der Dienst vor.
| Angabe | Wert oder Regel | Stelle in den GS1 General Specifications |
|---|---|---|
| Etikettengröße | A6 (105 × 148 mm) oder 4 × 6 Zoll; für mehr Daten A5 (148 × 210 mm) oder 6 × 8 Zoll | Abschnitt 6.6.4.5 |
| Einziges Pflichtelement des GS1-Logistiketiketts | SSCC (Serial Shipping Container Code), AI (00), 18-stellig mit Prüfziffer | Abschnitte 6.6.3 und 1.3.5.1 |
| Pflichtbaustein | nur der untere Block mit Barcode und Klarschriftzeile (HRI) | Abschnitt 6.6.3.1 |
| Barcode | GS1-128, stehend, mit dem SSCC im untersten Bereich des Etiketts | Abschnitt 6.6.4.1.1 |
| Klarschrift | HRI zu jeder Elementkette, die im GS1-128 steht | Abschnitt 6.6.4.1.2 |
| Maße des Barcodes, Regelmaß | X-Dimension 0,495 bis 0,940 mm, Balkenhöhe ab 31,75 mm, Ruhezone je 10X; kleinere Maße (X-Dimension ab 0,250 mm) sind nur erlaubt, wenn die Logistikeinheit physisch zu klein ist | Tabelle 5-51 (SST 5) mit den Fußnoten |
| Mindestqualität | 1,5/10/660: Note 1,5 auf einer Skala bis 4,0, Messblende 10 mil, Licht 660 nm | Tabelle 5-51 und Abschnitt 5.12.2 |
| Zusätzliche Angaben | AI (02) GTIN der enthaltenen Handelsartikel nur zusammen mit AI (37) Anzahl; AI (330n) Gewicht in Kilogramm; AI (420) Postleitzahl | Abschnitte 3.2, 3.3.3, 3.6.5 und 3.7.13 |
Diese Regeln binden nicht von Gesetzes wegen. GS1 hält in Abschnitt 8.1 fest, dass die Umsetzung freiwillig ist, solange keine Vorschrift sie verlangt, und dass staatliche Vorschriften vorgehen; im Handel binden sie über Vertrag oder Kanalvorgabe. Den GS1 Company Prefix für ein SSCC vergibt eine GS1-Mitgliedsorganisation (Abschnitt 1.2.3).
Diese Software-Funktionen zählen
Etiketten erzeugt der Shop, die Warenwirtschaft oder eine Versandsoftware. Prüfen Sie jede Funktion an einem echten Auftrag; die geöffneten Dokumentationen sind Beispiele, keine Empfehlung.
| Funktion | Warum sie zählt | So prüfen Sie sie |
|---|---|---|
| Adressvervollständigung mit Hausnummer | Die Hausnummer gehört zur Zustelladresse; eine Adress-API ergänzt sie aus dem Straßenverzeichnis und erzeugt den Routing-Code | einen Auftrag mit unvollständiger Hausnummer anlegen |
| Gewicht und Maße je Sendung | Produkt- und Preisabfrage hängen daran; eine geöffnete Dokumentation prüft die Eingaben gegen Schema und Geschäftsregeln | ein fertig verpacktes Paket wiegen und mit dem übermittelten Wert vergleichen |
| Abfrage vor dem Etikett | nicht jedes Produkt ist für jedes Ziel verfügbar | einen Auftrag mit einem Ziel anlegen, für das der Dienst kein Produkt anbietet |
| Testumgebung, falls vorhanden | je nach Dienst getrennte Test- und Produktivadressen oder eine Produktivadresse mit Testschlüssel | in der Dokumentation nach Testadresse und Testschlüssel fragen und einen Testauftrag wiederholen |
| Rohantwort und Fehlerprotokoll | die Fehlercodes kommen aus der Schnittstelle | einen fehlerhaften Auftrag auslösen und die Antwort aufbewahren |
| Druck ohne neuen Auftrag | ein abgebrochener Druck muss nachholbar sein | den Druck abbrechen und das Etikett erneut drucken |
Schritt für Schritt: von der Bestellung zum Etikett
Schritt 1: Lieferadresse prüfen
Prüfen Sie Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land. Das Land ist Teil der Lieferadresse; welches Format seine Schnittstelle verlangt, gibt der Paketdienst vor. Wer den GS1-Logistikstandard nutzt, kann das Land zusätzlich im AI (421) als dreistellige Ländernummer nach ISO 3166 mit der Postleitzahl im Barcode codieren; das ist eine optionale Etikettcodierung, kein Adressformat (Abschnitt 3.7.14). Für Deutschland, Österreich und die Schweiz gibt es Adressdienste, die Vorschläge aus dem Straßenverzeichnis liefern; einer der geöffneten Dienste nennt diese drei Länder als Region, ergänzt die Hausnummer und erzeugt den Routing-Code für die Paketzustellung in Deutschland (siehe Quellen). Endzustand: Jede Bestellung hat eine Lieferadresse mit allen fünf Angaben.
Schritt 2: Gewicht und Maße je Sendung festlegen
Ein Artikelgewicht aus dem Stammdatenfeld ist nicht das Sendungsgewicht; Verpackung und Füllmaterial kommen hinzu. Wiegen und messen Sie das fertig gepackte Paket. Endzustand: Für jede Sendung stehen Gewicht und Außenmaße im Auftrag, nicht nur je Artikel.
Schritt 3: Produkt und Zusatzleistungen abfragen
Fragen Sie vor dem Etikett ab, welche Produkte für Ziel, Gewicht und Maße möglich sind. Eine geöffnete Dokumentation sieht dafür eine Capability-Abfrage vor der Etikettenerstellung vor; eine andere empfiehlt, zuerst die Produktabfrage zu nutzen und deren Produkt in den Auftrag zu übernehmen (siehe Quellen). Endzustand: Produktcode und Zusatzleistungen stehen fest.
Schritt 4: Etikettenauftrag senden
In den Auftrag gehen Absender, Empfänger, Gewicht, Maße, die Bestellnummer als Referenz und die gewählten Optionen. Eine Sendung kann aus mehreren Paketen bestehen; Sie können jedes Paket aber auch als eigene Sendung anlegen. Ob die Schnittstelle REST mit JSON über HTTPS spricht und ob sie eine eigene Testumgebung hat, ist je Dienst verschieden und in ihrer Dokumentation zu prüfen (siehe Quellen). Endzustand: Die Antwort der Schnittstelle enthält das Etikett.
Schritt 5: Antwort prüfen und ablegen
Legen Sie Etikett und Sendungsnummer mit der Bestellnummer ab und schreiben Sie beides in die Bestellung zurück. Bleibt eine Antwort aus, ist offen, ob die Sendung schon angelegt wurde: Ordnen Sie jeden Etikettenauftrag einer eindeutigen Referenz zu und sehen Sie vor einer Wiederholung nach, ob ein Etikett vorliegt. Endzustand: Jede Sendung hat genau einen Etikettdatensatz; umfasst sie mehrere Pakete, hat jedes Paket sein eigenes Etikett.
Schritt 6: Etikett drucken
Drucken Sie auf der Etikettenrolle, ohne die Seite zu skalieren. Ein auf A4 verkleinertes Etikett verliert Barcodegröße; GS1 weist darauf hin, dass eine kleinere X-Dimension die Scanleistung senken kann (Abschnitt 5.12.2). Endzustand: Der Scanner liest den Barcode, und die Klarschriftzeile ist mit bloßem Auge lesbar.
Schritt 7: Anbringen, übergeben, Sendungsnummer weitergeben
Kleben Sie das Etikett auf eine glatte Fläche, nicht über Falze, Kanten oder Klebeband. GS1 beschreibt für Kartons und Umkartons als Zielposition, dass die Barcode-Unterkante 32 mm über der Standfläche liegt, und empfiehlt den Barcode samt Ruhezonen mindestens 19 mm von senkrechten Kanten entfernt (Abschnitt 6.7.1.2). Für Ziele außerhalb des Zollgebiets verlangt der Auftrag zusätzlich Zolldaten wie Warennummern (HS-Codes). Buchen Sie die Übergabe und geben Sie die Sendungsnummer an die Kundenkommunikation weiter, siehe Sendungsverfolgung. Endzustand: Das Paket ist übergeben und die Sendungsnummer steht in der Bestellung.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Zählen Sie Etiketten und Pakete: Für jede Sendung muss die Zahl der Etiketten der Zahl der Pakete entsprechen; dasselbe Paket darf nur ein Etikett tragen.
- Scannen Sie eine Stichprobe nach jeder Änderung an Drucker, Rolle oder Treiber.
- Vergleichen Sie Empfänger, Land, Gewicht und Bestellnummer auf dem Etikett mit dem Auftrag; wiegen Sie dafür Ihr schwerstes Paket.
- Spielen Sie einen Testauftrag samt Fehlerfall in der Testumgebung durch, falls die Schnittstelle eine anbietet.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Behebung |
|---|---|---|
| Die Schnittstelle weist den Auftrag ab, Fehlercode zur Adresse | Hausnummer fehlt, oder Postleitzahl und Ort passen nicht zusammen | Adressprüfung vor den Auftrag setzen und den Datensatz aus dem Straßenverzeichnis vervollständigen |
| Die Abrechnung liegt über der Kalkulation | übermitteltes Gewicht ist zu niedrig | das fertig gepackte Paket wiegen und die Stammdaten korrigieren |
| zwei Etiketten für dasselbe Paket | derselbe Etikettenauftrag wurde nach einer ausgebliebenen Antwort zweimal gesendet | je Paket eine eigene eindeutige Referenz vergeben und vor der Wiederholung nach dem Etikett suchen |
| der Scanner liest den Barcode nicht | Etikett verkleinert gedruckt oder Barcode überklebt | ohne Skalierung drucken und das Etikett frei aufkleben |
| das Etikett reißt an der Kante auf und der Barcode ist beschädigt | Etikett zu nah an Falz oder Kante geklebt | Barcode nach Abschnitt 6.7.1.2 platzieren: Unterkante 32 mm über der Standfläche, Ruhezonen mindestens 19 mm von senkrechten Kanten |
| Sendung außerhalb des Zollgebiets bleibt liegen | Zolldaten fehlen im Auftrag | Warennummern und Positionen ergänzen, siehe International versenden |
| der Drucker bedruckt zwei Etiketten | Format im Treiber und im Etikettenauftrag sind verschieden | beide auf dieselbe Größe stellen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie den technischen Support des Paketdienstes, wenn ein Fehlercode aus der Schnittstelle nicht zu deuten ist; eine geöffnete Dokumentation führt zu jedem Fehlercode eine eigene Erklärungsseite, deren Adresse die Fehlerantwort mitliefert (siehe Quellen). Lassen Sie die Druckqualität messen, wenn Sie ein GS1-Logistiketikett selbst drucken und Handelspartner es scannen. Für die datenschutzrechtliche Einordnung der Datenweitergabe an den Paketdienst ist Ihre Datenschutzberatung zuständig.