Lieferanten finden und bewerten für den Onlinehandel

Wer im Shop verkauft, trägt jede Zusage selbst: Lieferzeit, Beschaffenheit, Ersatz, Rücknahme. Der Lieferant bleibt im Hintergrund. Was Sie vorher geprüft und schriftlich festgehalten haben, entscheidet über Marge und Reklamationsaufwand.

Bezugswege und was sie voneinander unterscheiden

Handelsware kommt über sechs Wege in den Shop. Die Tabelle nennt für jeden Weg die Frage, die Sie vorher klären.

Bezugsweg	Was Sie vorher klären
Hersteller in Deutschland, Österreich oder einem anderen EU-Staat	ob er Kennzeichnung, Name sowie Post- und elektronische Anschrift und, soweit erforderlich, Anleitungen in den Sprachen Ihres Markts liefert (Art. 9 Abs. 5 bis 7 GPSR)
Großhandel oder Distributor im EU-Raum	ob er Einführer ist, die technischen Unterlagen vorhält und woher er selbst bezieht
Importeur im EU-Raum mit Lager	ob sein Name sowie seine Post- und elektronische Anschrift auf Produkt oder Verpackung stehen (Art. 11 Abs. 3 GPSR)
Direktimport aus einem Drittland	wer die technischen Unterlagen erstellt, die Einfuhr anmeldet und verantwortliche Person in der Union ist (Art. 16 Abs. 1 GPSR)
Einkaufsgenossenschaft oder Einkaufsverband	welche Pflichten die Mitgliedschaft mit sich bringt und ob Sie daneben frei einkaufen
Beschaffungsplattform	wer der Hersteller ist, wo er sitzt und welche Nachweise er liefert

Ohne Name sowie Post- und elektronische Anschrift des Herstellers fehlt eine Angabe, die Ihr Angebot in Deutschland und Österreich enthalten muss (Art. 19 Buchst. a GPSR).

Der Bewertungsbogen

Bewerten Sie jeden Kandidaten auf einer Seite, mit vorher festgelegter Gewichtung.

Kriterium	Frage an den Lieferanten	Nachweis, den Sie prüfen
Produkt und Konformität	Wer ist Hersteller, welche Unterlagen gibt es?	Name sowie Post- und elektronische Anschrift, technische Unterlagen (Art. 9 Abs. 2 GPSR), Konformitätserklärung nur, soweit eine produktspezifische Vorschrift sie verlangt (Schweiz: Art. 10 Abs. 1 PrSV), Anleitung und Warnhinweise in der Sprache Ihres Markts
Preis und Laufzeit	Wie lange gilt der Preis, ab welcher Menge?	Preisliste mit Laufzeit und Mengenstaffel
Mindestbestellmenge	Welche Menge, welche Teillieferung, welcher Rhythmus?	Bestellformular und Ihre Rechnung über die Kapitalbindung
Lieferzeit und Daten	Wie lange dauert die Wiederbeschaffung, in welchem Format kommt der Bestand?	bestätigte Lieferzeit, Bestandsfeed mit Aktualisierungstakt
Verpackung	Welche Maße und Gewichte je Karton?	Kartonmaße, Gewicht, Füllmaterial – die Grundlage Ihrer Versandkosten
Rücksendung und Ausschuss	Welche Fehlerquote wird anerkannt, wer zahlt?	Regelung für beschädigte Ware, Gutschrift oder Ersatzlieferung
Reklamation	Wer antwortet, in welcher Frist?	Ansprechpartner mit Namen und Erreichbarkeit
Daten	In welchem Format kommen Preisliste und Bilder?	Beispieldatei und Nutzungsrechte an den Bildern
Bonität	Seit wann liefert der Betrieb, wie wird bezahlt?	Referenzen, Zahlungsbedingungen

Vor der ersten großen Bestellung steht eine Musterbestellung: kleine Menge, vollständige Dokumentation, Sendung über den Weg, den Ihre Kundschaft nimmt. Prüfen Sie Menge, Verpackung, Anleitung und Rechnung. Die Datenanbindung folgt dem Format Ihres Shopsystems (Lieferantenbestände anbinden).

Der Einkaufspreis ist nicht der Einstandspreis

Angenommen sind 4,20 Euro Stückpreis netto, 0,35 Euro Fracht, 0,25 Euro Einfuhr und Abwicklung, 0,20 Euro Verpackung sowie 5 Prozent nicht verkäufliche Ware; erfundene Annahmen einer Beispielrechnung über 300 Stück. Weil der Ausschuss auf die verkäuflichen Stücke umgelegt wird, teilt man die Kosten durch 0,95 statt sie mit 1,05 zu multiplizieren.

Position	Euro je Stück
Einkaufspreis	4,20
Fracht	0,35
Einfuhr und Abwicklung	0,25
Verpackung	0,20
Zwischensumme je eingekauftem Stück	5,00
Ausschuss, 5 Prozent (5,00 ÷ 0,95 − 5,00)	0,2632
Einstandspreis je verkäuflichem Stück	5,2632

Zwischen Einkaufspreis und Einstandspreis liegen 1,0632 Euro, also rund 25 Prozent des Einkaufspreises; diese Differenz entscheidet über die Marge, nicht der Listenpreis. Das Beispiel rechnet netto und ohne Einfuhrumsatzsteuer.

300 Stück kosten 300 × 5,00 = 1.500 Euro. Bleiben nach 5 Prozent Ausschuss 285 verkäufliche Stück, liegt die Ware bei 40 Verkäufen im Monat 7,125 Monate im Lager, bei 25 Verkäufen 11,4 Monate. Rechnen Sie diese Reichweite vor jeder Bestellung (Sortimentsplanung und Saison).

Was in den Vertrag gehört

Punkt	Was Sie regeln
Menge und Preis	Mindestabnahme, Teillieferungen, Staffel, Geltungsdauer, Preisanpassung
Lieferzeit	bestätigte Lieferzeit, Verzug, Fracht und Gefahrübergang
Rücksendung	anerkannte Fehlerquote, wer die Rücksendung zahlt
Mängelrüge und Gewährleistung	Anzeigefrist, Prüfungsort, Dauer, Verkürzung, Rückgriff
Produktsicherheit	Unterlagen, Sprache, Aufbewahrung
Gebiet und Laufzeit	Gebietsschutz, Kündigungsfrist, Restbestand
Daten	Feed-Format, Bildrechte, Aktualisierung
Eigentumsvorbehalt	bis wann die Ware dem Lieferanten gehört

Die Prüfung nach Ablieferung ist kein Nebensatz. In Deutschland gilt die Rügeobliegenheit unverzüglich nach Ablieferung, wenn der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft ist, also beide Partner Kaufleute sind (§ 377 Abs. 1 HGB, § 343 Abs. 1 HGB); in Österreich binnen angemessener Frist, wenn das Geschäft für beide Teile unternehmerbezogen ist (§ 377 Abs. 1 UGB). In der Schweiz prüft der Käufer, sobald es der übliche Geschäftsgang erlaubt, und zeigt Mängel sofort an (Art. 201 Abs. 1 OR). Mängel, die bei der Untersuchung nicht erkennbar waren, sind nach ihrer Entdeckung anzuzeigen (§ 377 Abs. 3 HGB; § 377 Abs. 3 UGB; Art. 201 Abs. 3 OR). In der Schweiz sind Mängel einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist und dessen Mangelhaftigkeit verursacht hat, innert 60 Tagen anzuzeigen; dasselbe gilt in diesem Umfang für Mängel, die bei der übungsgemässen Untersuchung nicht erkennbar waren, innert 60 Tagen nach ihrer Entdeckung, und kürzere Fristen sind insoweit unwirksam (Art. 201 Abs. 4 OR). Ohne Anzeige gilt die Ware in Deutschland und in der Schweiz als genehmigt, soweit der Mangel bei der Untersuchung erkennbar war (§ 377 Abs. 2 HGB; Art. 201 Abs. 2 OR); in Österreich fallen Gewährleistung, Schadenersatz wegen des Mangels selbst und Ansprüche aus Irrtum weg (§ 377 Abs. 2 UGB).

Die Fristen unterscheiden sich je Land. In Deutschland verjähren die Mängelansprüche zwei Jahre nach Ablieferung (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BGB), es sei denn, es handelt sich um ein Bauwerk oder um eine Sache, die entsprechend ihrer üblichen Verwendungsweise für ein Bauwerk verwendet worden ist und dessen Mangelhaftigkeit verursacht hat; dann gilt eine Frist von fünf Jahren (§ 438 Abs. 1 Nr. 2 BGB). In Österreich leistet der Übergeber Gewähr für jeden Mangel, der bei Übergabe der Sache vorliegt und innerhalb von zwei Jahren, bei einer unbeweglichen Sache innerhalb von drei Jahren nach diesem Zeitpunkt hervorkommt; die Rechte aus der Gewährleistung sowie die Ansprüche aus einer Preisminderung oder Vertragsauflösung verjähren drei Monate nach Ablauf der Gewährleistungsfrist, bei Rechtsmängeln tritt die Verjährung zwei Jahre, bei einer unbeweglichen Sache drei Jahre nach dem Zeitpunkt ein, zu dem der Mangel dem Übernehmer bekannt wird (§ 933 Abs. 1 und 3 ABGB). In der Schweiz verjähren die Klagen auf Gewährleistung wegen Mängeln der Sache zwei Jahre nach deren Ablieferung an den Käufer, selbst wenn dieser die Mängel erst später entdeckt; fünf Jahre beträgt die Frist, soweit Mängel einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist, die Mangelhaftigkeit des Werkes verursacht haben (Art. 210 Abs. 1 und 2 OR). Verlängern oder verkürzen dürfen die Parteien die Fristen in Österreich (§ 933 Abs. 4 ABGB); in der Schweiz ist eine Verkürzung ungültig, wenn sie die Frist auf weniger als zwei Jahre, bei gebrauchten Sachen auf weniger als ein Jahr herabsetzt, die Sache für den persönlichen oder familiären Gebrauch des Käufers bestimmt ist und der Verkäufer im Rahmen seiner beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit handelt (Art. 210 Abs. 4 OR). Beim Rückgriff auf den Vormann kann sich Ihr Lieferant in Deutschland nach § 478 Abs. 2 Satz 1 BGB nicht auf eine vor Mitteilung des Mangels getroffene Vereinbarung berufen, die zum Nachteil des Unternehmers von Absatz 1 oder von den §§ 433 bis 435, 437, 439 bis 443, 445a Abs. 1 und 2, 445b, 475b und 475c BGB abweicht, wenn dem Rückgriffsgläubiger kein gleichwertiger Ausgleich eingeräumt wird; das setzt nach Abs. 1 voraus, dass der letzte Vertrag in der Lieferkette ein Verbrauchsgüterkauf ist (§ 474 BGB), und nach Abs. 2 Satz 2 gilt Satz 1 nicht für den Ausschluss oder die Beschränkung des Anspruchs auf Schadensersatz. In Österreich haben Sie nach § 933b Abs. 1 ABGB einen Rückgriffsanspruch, wenn Sie einem Verbraucher Gewähr geleistet haben und Ihr Vormann ebenfalls Unternehmer ist; eine Vereinbarung, die diesen Anspruch ausschließt oder beschränkt, bindet nur, wenn sie im Einzelnen ausgehandelt wurde und Sie unter Berücksichtigung aller Umstände nicht gröblich benachteiligt (§ 933b Abs. 4 ABGB). Einzelheiten: Gewährleistung in Deutschland, Gewährleistung in Österreich, Reklamationen bearbeiten.

Bei Einkäufen im Ausland: UN-Kaufrecht prüfen

Kaufen Sie bei einem Lieferanten mit Niederlassung in einem anderen Vertragsstaat und schließen Sie das UN-Kaufrecht (CISG) nicht aus, gilt es unmittelbar (Art. 1 Abs. 1 Buchst. a, Art. 6 CISG); Deutschland, Österreich und die Schweiz sind Vertragsstaaten (in Kraft seit 1. Januar 1991, 1. Januar 1989 und 1. März 1991). Käufe für den persönlichen Gebrauch, den Gebrauch in der Familie oder im Haushalt fallen nicht unter das Übereinkommen; es gilt in diesem Fall nur, wenn der Verkäufer vor oder bei Vertragsabschluss weder wusste noch wissen musste, dass die Ware für einen solchen Gebrauch gekauft wurde (Art. 2 Buchst. a CISG). Danach untersuchen Sie innerhalb einer so kurzen Frist, wie es die Umstände erlauben, und zeigen eine Vertragswidrigkeit innerhalb einer angemessenen Frist nach dem Zeitpunkt an, in dem Sie sie festgestellt haben oder hätten feststellen müssen (Art. 38 Abs. 1, Art. 39 Abs. 1 CISG); nach zwei Jahren seit Übergabe ist die Anzeige zu spät, es sei denn, diese Frist ist mit einer vertraglichen Garantiefrist unvereinbar (Art. 39 Abs. 2 CISG). Auf die Artikel 38 und 39 kann sich der Verkäufer nicht berufen, wenn die Vertragswidrigkeit auf Tatsachen beruht, die er kannte oder über die er nicht in Unkenntnis sein konnte und die er Ihnen nicht offenbart hat (Art. 40 CISG).

Produktsicherheit: welche Unterlagen Sie brauchen

Für Verkäufe in Deutschland und Österreich gilt die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit seit dem 13. Dezember 2024 unmittelbar (Art. 52 GPSR). Sie erfasst Produkte für Verbraucher (Art. 3 Nr. 1), nimmt in Art. 2 Abs. 2 aber ganze Warengruppen aus, etwa Human- und Tierarzneimittel, Lebensmittel, Futtermittel, lebende Pflanzen und Tiere, Pflanzenschutzmittel, Luftfahrzeuge und Antiquitäten. Stehen für ein Produkt produktspezifische Sicherheitsanforderungen des Unionsrechts bereit, gilt die Verordnung nur für die nicht erfassten Risiken; Produkte unter den Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union sind von Kapitel III Abschnitt 1 mit den Pflichten von Hersteller, Einführer und Händler ausgenommen (Art. 2 Abs. 1 GPSR).

Ihre Rolle entscheidet, wie tief Sie prüfen müssen. Die Tabelle gilt für Produkte, die die GPSR nicht nach Art. 2 ausnimmt.

Rolle	Wann	Pflicht
Händler	Sie kaufen in der Union und bieten dort an	vor dem Anbieten vergewissern, dass Hersteller und gegebenenfalls Einführer Kennzeichnung, Angaben und, soweit erforderlich, Anleitungen erfüllt haben (Art. 12 Abs. 1 mit Art. 9 Abs. 5 bis 7, Art. 11 Abs. 3 und 4 GPSR)
Einführer	Sie bringen Ware aus einem Drittland in die Union	zusätzlich sicherstellen, dass die technischen Unterlagen erstellt sind, und eine Kopie zehn Jahre vorhalten (Art. 11 Abs. 1 und 6 mit Art. 9 Abs. 2 GPSR)
Hersteller	Sie verkaufen unter eigener Handelsmarke	Herstellerpflichten samt technischen Unterlagen, zehn Jahre ab Inverkehrbringen (Art. 13 Abs. 1, Art. 9 Abs. 3 GPSR)

Fehlt eine Angabe oder haben Sie Grund zu der Annahme, dass das Produkt nicht sicher ist, dürfen Sie es nicht bereitstellen, bis die Konformität hergestellt ist (Art. 12 Abs. 3 GPSR). Sanktionen richten sich nach dem Recht der Mitgliedstaaten (Art. 44 Abs. 1 GPSR).

Die Schweiz ist nicht Mitglied der Europäischen Union: Für Produkte, die dort in Verkehr kommen, gelten das Produktesicherheitsgesetz und seine Verordnung. Das PrSG verpflichtet den Hersteller, subsidiär Importeur oder Händler (Art. 3 Abs. 6 PrSG); wer in Verkehr bringt, muss den Nachweis führen können (Art. 5 Abs. 1 PrSG). Technische Unterlagen samt Konformitätserklärung sind während der angegebenen oder vernünftigerweise vorhersehbaren Gebrauchsdauer beizubringen, mindestens aber zehn Jahre ab Herstellung, bei Serienanfertigungen ab der Herstellung des letzten Exemplars (Art. 10 Abs. 1 PrSV); diese Vorschriften gelten subsidiär, soweit nicht entsprechende Vorschriften nach Art. 4 PrSG oder gleichartige Gesetzesvorschriften etwas anderes festlegen (Art. 6 PrSV). Für Produkte, für die keine produktspezifischen Vorschriften nach Art. 4 PrSG oder gleichartige Gesetzesvorschriften über die Produktesicherheit bestehen (Art. 6 PrSV), müssen die Betriebs-, Bedienungs- und Wartungsanleitungen sowie die Informationsbroschüren in der schweizerischen Amtssprache des Landesteils abgefasst sein, in dem das Produkt voraussichtlich verwendet wird, und die darin enthaltenen Warn- und Sicherheitshinweise in Textform in allen schweizerischen Amtssprachen (Deutsch, Französisch, Italienisch); anstelle der Textform genügen Symbole, wenn damit eine genügende Information sichergestellt ist (Art. 8 Abs. 1 und 2, Art. 11 PrSV). Werden Installation und Instandhaltung eines Produkts ausschliesslich von Fachpersonal des Herstellers oder seines in der Schweiz niedergelassenen Vertreters ausgeführt, so kann die Anleitung zu diesen Arbeiten in der Sprache abgefasst sein, die dieses Fachpersonal versteht (Art. 8 Abs. 3 PrSV). Wer aus der Schweiz in die Union verkauft, muss die GPSR einhalten (EU-Verantwortlicher für Drittlandhändler).

Für ein Angebot, das sich an Verbraucher in der Union richtet (Art. 4 GPSR), verlangt Art. 19 GPSR Name sowie Post- und elektronische Anschrift des Herstellers, bei Sitz außerhalb der Union die verantwortliche Person, eine Produktidentifikation mit Abbildung und die Warnhinweise in verständlicher Sprache; diese Angaben gehören auf die Produktseite (Produktseite gestalten).

Typische Fehler

1. Nur nach Stückpreis ausgewählt: Der Einstandspreis liegt im Beispiel bei 5,2632 statt 4,20 Euro.
2. Mindestbestellmenge ohne Reichweite gerechnet: Von 300 bestellten Stück bleiben im Beispiel 285 verkäuflich, das reicht bei 25 Verkäufen im Monat für 11,4 Monate.
3. Mängelrüge liegen gelassen: In Deutschland (beiderseitiges Handelsgeschäft) und in Österreich (Kauf für beide Teile ein unternehmensbezogenes Geschäft) verlieren Sie bei verspäteter Anzeige Ihre Ansprüche (§ 377 Abs. 1 HGB; § 377 Abs. 1 UGB: binnen angemessener Frist), in der Schweiz gilt die Ware ohne Anzeige als genehmigt, soweit der Mangel bei der übungsgemässen Untersuchung erkennbar war (Art. 201 Abs. 2 OR).
4. Nachweise erst nach dem Livegang angefordert: Soweit die GPSR gilt, müssen Sie sich vor dem Anbieten vergewissern (Art. 12 Abs. 1 GPSR).
5. Eigene Handelsmarke ohne Herstellerrolle bedacht: Wer unter eigener Marke in Verkehr bringt, trägt die Herstellerpflichten (Art. 13 Abs. 1 GPSR).

So gehen Sie vor

1. Sortiment eingrenzen: Warengruppe, Stückpreis, Volumen und Regulierung festhalten (Sortiment wählen).
2. Bezugsweg festlegen und Ihre Rolle klären: Händler, Einführer oder Hersteller.
3. Kandidaten mit dem Bewertungsbogen prüfen, dann Musterbestellung mit vollständiger Dokumentation.
4. Einstandspreis und Lagerreichweite rechnen und die Mindestbestellmenge gegen den Monatsabsatz stellen.
5. Vertrag mit den Punkten oben abschließen; Ansprechpartner, Rügeweg und Prüfungsort schriftlich festhalten (Fulfillment-Vertrag prüfen).
6. Zweitanbieter prüfen und die Wiederbeschaffungszeit in die Saisonplanung übernehmen (Lieferverzug).