Inventur im Onlinehandel: Bestand zählen und bewerten

Was Sie vorab brauchen

Die Anleitung beschreibt die Jahresinventur eines Onlineshops mit Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland. Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln; dieser Artikel behandelt nur die deutsche Rechtslage.

Die Inventarpflicht trifft Kaufleute: Gewerbebetriebe, deren Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 Abs. 2 HGB). Sie stellen zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar auf, innerhalb der dem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB); das Geschäftsjahr darf zwölf Monate dauern. Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren jeweils höchstens 800 000 Euro Umsatzerlöse und 80 000 Euro Jahresüberschuss ausweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a Satz 1 HGB; die Grenzen stehen in der Fassung seit dem 28. März 2024, erstmals für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2023 begonnen haben). Die handelsrechtliche Pflicht wirkt steuerlich fort: Wer nach anderen Gesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, erfüllt diese Pflichten auch für die Besteuerung (§ 140 AO). Zusätzlich macht § 141 Abs. 1 AO Buchführungspflichtige mit mehr als 800 000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80 000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr auch ohne Kaufmannseigenschaft; die Pflicht beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts (§ 141 Abs. 2 AO). Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG unterliegen keiner dieser Pflichten; für sie geht der Gewinn aus Einnahmen und Ausgaben hervor, ohne Bestandsbewertung.

Bevor Sie zählen, legen Sie fest:

• den Stichtag: der Schluss Ihres Geschäftsjahres, im Beispiel dieses Artikels der 31. Dezember,
• das Verfahren: körperliche Zählung am Stichtag, vorverlagerte oder nachverlagerte Zählung mit Fortschreibung beziehungsweise Rückrechnung oder ein gesichertes Verfahren ohne Zählung am Stichtag (§ 241 HGB),
• alle Lagerorte: eigenes Lager, Lager des Fulfillmentpartners, Marktplatzlager, Retourenregal, plus Sendungen unterwegs und Ware bei Lieferanten,
• die Sollbestände je Artikel und Lagerort aus Warenwirtschaft, Shopsystem und den Abrechnungen der Kanäle,
• Zähllisten mit Artikelnummer, Artikelname, Lagerort und Leerfeld für die Ist-Menge,
• eine zweite Person für die Kontrolle und eine Regel, ab welcher Differenz nachgezählt wird,
• die Einkaufspreise je Artikel für die Bewertung.

Warenwirtschaftssysteme fallen unter die GoBD als DV-Systeme samt Vor- und Nebensystemen (Rz. 20); die Daten müssen maschinell auswertbar bleiben, ausdrücklich auch Inventurlisten (Rz. 127 in der ab dem 14. Juli 2025 geltenden Fassung). Wie Sie Daten unveränderbar halten, steht in GoBD im Onlineshop.

Schritt für Schritt: vom Sollbestand zum bewerteten Inventar

Schritt 1: Stichtag und Verfahren festlegen

Entscheiden Sie, ob Sie am Stichtag zählen oder ein Erleichterungsverfahren nutzen. Nach § 241 Abs. 3 HGB genügt ein besonderes Inventar, das für einen Tag in den letzten drei Monaten vor oder den ersten beiden Monaten nach dem Geschäftsjahresschluss aufgestellt ist, wenn Sie den Bestand durch Fortschreibung oder Rückrechnung auf den Stichtag sichern. Ohne körperliche Zählung zum Stichtag kommt § 241 Abs. 2 HGB aus: Die Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt entfällt, soweit ein den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes anderes Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert feststellt, etwa eine lückenlose Mengenbuchhaltung mit kontrollierten Zugängen und Abgängen. Bei einem hohen Bestand gleichartiger Gegenstände dürfen mathematisch-statistische Stichprobenverfahren den Aussagewert einer körperlichen Bestandsaufnahme erreichen (§ 241 Abs. 1 HGB).

Schritt 2: Sollbestände aus allen Systemen ziehen

Ziehen Sie vor dem Zähltag je Lagerort eine Sollbestandsliste: aus dem Warenwirtschaftssystem für das eigene Lager, aus den Abrechnungs- und Bestandsdaten des Fulfillmentpartners, aus den Bestandsdaten des Marktplatzes für dort eingelagerte Ware. Halten Sie den Stand zum Stichtag fest und dokumentieren Sie danach keine Lagerbewegung ohne Beleg. Sendungen, die am Stichtag unterwegs sind, ordnen Sie dem Vermögensgegenstand nach zu, nicht dem Zahlungsstand nach: Maßgeblich sind Eigentum und wirtschaftliche Zurechnung (§ 246 Abs. 1 HGB; § 39 AO). Eine ausgelieferte Sendung kann danach schon der Käuferin oder dem Käufer zuzurechnen sein, auch wenn die Zahlung noch offen ist; eine zurückgenommene Sendung bleibt Ihr Bestand, solange sie Ihnen zuzurechnen ist. Ware, die Ihnen am Stichtag weder gehört noch Ihnen wirtschaftlich zuzurechnen ist, gehört nicht zu Ihrem Bestand; auf den Lieferstatus allein kommt es nicht an. Eine noch nicht gelieferte Sendung kann Ihnen am Stichtag bereits zuzurechnen sein, etwa eine zu Ihnen unterwegs befindliche Sendung oder Ware, die beim Lieferanten für Sie lagert; umgekehrt kann eine gelieferte Sendung einem anderen zuzurechnen sein. Prüfen Sie jede solche Position am Stichtag einzeln nach Eigentum und wirtschaftlicher Zurechnung und halten Sie das Ergebnis in den Inventurunterlagen fest (§ 246 Abs. 1 HGB; § 39 AO).

Schritt 3: Eigenes Lager zählen

Zählen Sie Regal für Regal gegen die Sollbestandsliste und tragen Sie die Ist-Menge in die Zählliste ein. Eine zweite Person zählt abweichende Positionen nach. Erfassen Sie während der Zählung jeden Zugang und Abgang getrennt, damit das Zählergebnis dem Stichtag bleibt, wenn Sie vor- oder nachverlagert zählen.

Schritt 4: Bestand beim Fulfillmentpartner ermitteln

Für das Lager des Fulfillmentpartners gelten dieselben Bestände, nur an einem Ort, den Sie nicht kontrollieren. Fordern Sie vom Partner eine Bestandsaufnahme zum Stichtag an oder zählen Sie mit ihm gemeinsam; der Vertrag über die Lagerung regelt, was der Partner beizutragen hat. Prüfen Sie, ob offene Einlieferungen, Rücklieferungen und beschädigte Einheiten in seiner Bestandsliste ausgewiesen sind. Eine eigene körperliche Zählung können Sie nach § 241 Abs. 2 HGB durch ein gesichertes Verfahren ersetzen; ob die Daten des Partners das tragen, prüfen Sie am Abgleich von Soll und Ist über ein Abrechnungsquartal.

Schritt 5: Marktplatzlager aufnehmen

Bei Marktplätzen mit eigenem Logistikprogramm ist eine eigene körperliche Zählung nur möglich, wenn Ihnen der Betreiber den Zutritt und eine Zählung in seiner Halle ermöglicht; ist das nicht vereinbart oder nicht möglich, greift die Alternative des § 241 Abs. 2 HGB. Der eingelagerte Bestand ist Ihr Vermögensgegenstand und gehört nach Art, Menge und Wert ins Inventar. Ermitteln Sie ihn aus den Bestandsdaten des Marktplatzes zum Stichtag, ergänzt um Ihre offenen Einlieferungen und dort laufende Retouren. Sichern Sie den Bestand durch den Abgleich Ihrer Zu- und Abgänge mit den Abrechnungen des Marktplatzes; trägt dieser Abgleich den Bestand nach Art, Menge und Wert, ersetzt er die körperliche Zählung (§ 241 Abs. 2 HGB).

Schritt 6: Retourenregal einbeziehen

Ob eine zurückgenommene Sendung in Ihren Bestand gehört, entscheidet die Zuordnung des Vermögensgegenstands, nicht die Erstattung oder die Buchung (§ 246 Abs. 1 HGB; § 39 AO): Ware, die Ihnen nach Eigentum oder wirtschaftlicher Zurechnung gehört, bleibt Ihr Bestand, auch wenn Sie den Kaufpreis schon erstattet und die Retoure ausgebucht haben; Ware, die dem Käufer zuzurechnen ist, gehört nicht dazu. Trennen Sie beim Zählen in geprüft und wiederverkaufbar, geprüft und beschädigt sowie ungeprüft. Wie Retouren buchhalterisch laufen, steht in Gutschriften und Stornos bei Retouren und in Retourenmanagement aufbauen.

Schritt 7: Differenzen klären und Inventar aufstellen

Vergleichen Sie Soll- und Ist-Mengen je Artikel und Lagerort und klären Sie jede Abweichung: Fehlmengen, Doppelzählungen, falsche Lagerplätze, unbuchte Retouren. Buchen Sie die verbleibende Bestandsdifferenz und heften Sie Zähllisten, Sollbestände und die Klärung als Unterlagen ans Inventar. Das Inventar selbst verzeichnet Bestand nach Art, Menge und Wert (§ 240 Abs. 1 HGB).

Schritt 8: Bestand bewerten

Bewerten Sie die gezählten Mengen mit den Anschaffungskosten: den Aufwendungen, die geleistet werden, um den Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, nebst Nebenkosten, vermindert um einzeln zurechenbare Anschaffungspreisminderungen wie Lieferantenrabatte (§ 255 Abs. 1 HGB; höchstens dieser Betrag, § 253 Abs. 1 HGB). Für gleichartige Vorräte dürfen Sie zusammenfassen und mit dem gewogenen Durchschnittswert ansetzen (§ 240 Abs. 4 HGB) oder unterstellen, dass die zuerst oder die zuletzt angeschafften Einheiten zuerst verbraucht oder veräußert wurden (§ 256 HGB, jeweils soweit das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht); steuerlich steht die zuletzt-Unterstellung (LIFO) nach § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG nur Steuerpflichtigen zu, die den Gewinn nach § 5 EStG ermitteln, und nur, soweit sie den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht; von dieser Verbrauchsfolge darf in späteren Wirtschaftsjahren nur mit Zustimmung des Finanzamts abgewichen werden. Liegt am Stichtag ein niedrigerer Börsen- oder Marktpreis vor, ist auf ihn abzuschreiben; fehlt ein solcher Preis und übersteigen die Anschaffungskosten den beizulegenden Wert, ebenfalls (§ 253 Abs. 4 HGB). Steuerlich können Sie bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung den niedrigeren Teilwert ansetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Inventar und Inventurunterlagen bewahren Sie zehn Jahre ab dem Schluss des Jahres der Aufstellung beziehungsweise Aufzeichnung auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 AO).

Zeitplan für die Jahresinventur

Der Plan zeigt einen Ablauf für ein Kalenderjahr als Geschäftsjahr und einen Zählstichtag am 31. Dezember; er ist ein Beispiel und keine gesetzliche Vorgabe.

Zeitraum	Arbeit
6 bis 8 Wochen vor dem Stichtag	Verfahren festlegen (Zählung, Vorverlagerung, § 241 Abs. 2 HGB), Termine mit Fulfillmentpartner und Marktplatz anfragen, Zähllisten bauen
2 bis 4 Wochen vor dem Stichtag	Retourenstau abbauen, Lager aufräumen, defekte Einheiten aussondern, Sollbestände vorläufig ziehen
Zähltag beziehungsweise Zählfenster	Eigenes Lager und Retourenregal zählen, Wareneingang und -ausgang sperren oder separat buchen
Zum Stichtag	Bestandsdaten des Fulfillmentpartners und des Marktplatzes zum Stichtagszeitpunkt sichern, Sendungen unterwegs zuordnen
1 bis 2 Wochen danach	Soll-Ist-Abgleich, Nachzählungen, Differenzbuchungen, besonderes Inventar bei nachverlagerter Zählung
Bis zum Abschluss	Bewertung je Artikel, Inventar aufstellen, Unterlagen ablegen (Aufbewahrung zehn Jahre, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)

Checkliste je Lagerort

Die Liste fasst je Ort die Prüfpunkte zusammen, die ein Zählergebnis tragen.

Lagerort	Prüfpunkte
Eigenes Lager	Sollbestandsliste zum Stichtag; Zählliste je Regal; Zweitperson bei Differenzen; Warenein- und -ausgang am Zähltag getrennt erfasst; Sendungen unterwegs und Ware beim Lieferanten nach Eigentum und wirtschaftlicher Zurechnung zugeordnet (§ 246 Abs. 1 HGB; § 39 AO)
Fulfillmentpartner	Bestandsaufnahme oder -daten des Partners zum Stichtag schriftlich; offene Ein- und Rücklieferungen ausgewiesen; beschädigte Einheiten ausgewiesen; Abgleich über ein Abrechnungsquartal ohne klaffende Differenzen
Marktplatzlager	Bestandsdaten des Marktplatzes zum Stichtag gesichert; eigene Zu- und Abgänge gegen die Kanalabrechnungen abgeglichen; offene Einlieferungen und laufende Retouren ergänzt
Retourenregal	Zuordnung jeder Sendung nach Eigentum und wirtschaftlicher Zurechnung (§ 246 Abs. 1 HGB; § 39 AO), nicht nach Erstattung oder Buchung; Trennung in geprüft verkaufbar, geprüft beschädigt, ungeprüft; beschädigte Einheiten für die Bewertung markiert

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Addieren Sie die Ist-Mengen je Artikel über alle vier Lagerorte und vergleichen Sie mit der Summe der Sollbestände; jede Position mit Differenz hat eine Zählliste oder eine Klärung als Beleg.
2. Prüfen Sie eine Stichprobe von zehn Artikeln auf die Bewertung: gezählte Menge mal Anschaffungskosten — die Anschaffungskosten sind um die einzeln zurechenbaren Anschaffungspreisminderungen bereits vermindert — ergibt den Inventarwert, sofern am Stichtag kein niedrigerer Wert anzusetzen ist (§ 253 Abs. 4 HGB).
3. Öffnen Sie die gesicherten Bestandsdaten von Fulfillmentpartner und Marktplatz und kontrollieren Sie Datum und Uhrzeit gegen den Stichtag.
4. Stellen Sie sicher, dass das Inventar maschinell auswertbar bleibt (GoBD Rz. 127) und mit den Zählunterlagen zehn Jahre abgelegt ist (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 AO).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Große Differenz im eigenen Lager	Unbuchtierte Bewegungen während der Zählung	Zugang und Abgang während des Zählfensters sperren oder separat buchen und nachzählen
Partnerliste passt nicht zu Ihren Daten	Offene Ein- oder Rücklieferungen fehlen in der Liste	Bewegungen bis zum Stichtag vom Partner nachliefern und Abgleich erneut fahren
Marktplatzbestand plausibilisiert nicht	Retouren im Marktplatzlager sind nicht eingerechnet	Offene Retouren des Kanals ergänzen und den Abgleich über die Kanalabrechnung führen
Anschaffungskosten fehlen für Altartikel	Preise aus frühen Lieferungen sind nicht mehr auffindbar	Aus den vorhandenen Lieferbelegen den gewogenen Durchschnittswert je gleichartiger Gruppe ansetzen (§ 240 Abs. 4 HGB)
Ware ist am Stichtag kaum noch wertvoll	Modewechsel oder beschädigte Einheiten	Abschreibung auf Börsen- oder Marktpreis beziehungsweise beizulegenden Wert prüfen (§ 253 Abs. 4 HGB)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung, wenn Sie über die Grenzen von § 241a HGB oder § 141 AO hinwegwechseln, wenn Ihr Bestand beim Fulfillmentpartner oder auf Marktplätzen einen erheblichen Teil des Vorrats ausmacht und die Frage im Raum steht, ob die Daten dort ein gesichertes Verfahren nach § 241 Abs. 2 HGB tragen, wenn Sie erstmals von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung wechseln oder wenn eine Abschreibung nach § 253 Abs. 4 HGB in einer Größenordnung anfällt, die den Jahresabschluss bewegt. Welche Belege und Fristen aus dem laufenden Betrieb ins Inventar münden, steht in Buchhaltung für Onlinehändler.