Shopsystem für B2B auswählen: Kriterien
Kurz gesagt
Wählen Sie ein Shopsystem für Geschäftskunden anhand der Funktionen, die Ihren B2B-Alltag tragen: kundenspezifische Preislisten, Freigabeprozesse im Bestellablauf und eine geprüfte Schnittstelle zu Ihrer ERP- oder Warenwirtschaft. Fordern Sie für jede dieser Zeilen eine Prüfung im Testsystem und eine schriftliche Anbieterantwort. Landesspezifische Pflichten gehören als Prüfpunkt in die Liste; ihre Inhalte klären die verlinkten Rechtsartikel.
Das Wichtigste
- Preislisten prüfen Sie in vier Stufen: Listenpreis, Kundengruppenpreis, Kundenpreis und Staffelpreis, samt Vorrangregeln.
- Freigabeprozesse testen Sie mit einer echten Bestellung, die von einer zweiten Person genehmigt werden muss.
- Die ERP-Schnittstelle prüfen Sie beidseitig: Stammdaten hinein, Bestellungen und Statusmeldungen heraus.
- Jede Zeile der Kriterienmatrix braucht eine Prüfmethode und eine Frage, die der Anbieter schriftlich beantwortet.
- Landesspezifische Pflichten für Rechnungen und Preisangaben sind Prüfpunkte dieses Artikels, nicht sein Inhalt.
Ein Shop für Geschäftskunden unterscheidet sich vom Endkunden-Shop weniger im Aussehen als in maschinellen Aufgaben: Er muss für jeden Kunden den richtigen Preis finden und mit Ihrem ERP oder Ihrer Warenwirtschaft sprechen; wenn in den Kundenbetrieben Bestellungen über mehrere Personen laufen, muss er auch deren Freigabe- und Rollenabläufe tragen. Die Kriterien unten prüfen genau diese Aufgaben; das allgemeine Vorgehen mit Muss, Soll und Kann steht im Artikel Shopsystem auswählen: Kriterien.
Worum es bei der Auswahl geht
Ein B2B-Shopsystem ist die Software, die Katalog, Konditionen, Bestellablauf und Belegausgang für Firmenkunden bündelt. Klären Sie für jedes Angebot, wie viel davon eingebaut ist und was Sie über Erweiterungen und Eigenbau ergänzen müssen. Diese Fragen entscheiden über Ihren laufenden Aufwand:
- Wer legt Preise fest, das System oder Ihr ERP, und was passiert bei Widerspruch?
- Bestellt eine Person allein, oder läuft die Bestellung durch mehrere Rollen wie Einkauf, Kostenstelle und Freigeber?
- Welche Daten gehen wie oft zwischen Shop und Warenwirtschaft, und wer kümmert sich, wenn ein Datensatz hängt?
Beantworten Sie diese drei Fragen zuerst für Ihren Betrieb; die Kriterienmatrix macht daraus prüfbare Zeilen. Anforderungen sammeln Sie strukturiert im Artikel Shopsystem-Anforderungen als Lastenheft.
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle zeigt die Kriterienmatrix für einen B2B-Shop; die Spalte „Frage an den Anbieter“ lässt sich unverändert in einen Fragebogen übernehmen. Nach unserer Einschätzung tragen die Zeilen Preislisten, Freigabeprozesse und ERP-Schnittstelle den laufenden Aufwand und sind zuerst zu prüfen.
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Preislisten und Staffeln | Ihr Ziel: Jeder Kunde sieht seinen Preis, ohne dass Sie Preise doppelt pflegen | Vier Preise anlegen: Liste, Kundengruppe, Einzelkunde, Staffel; einem Testkunden zuordnen | Welche Preisstufen gibt es, welche Stufe gewinnt bei Überschneidung, und wo werden Preise gepflegt: im Shop oder im ERP? |
| Freigabeprozesse | Läuft die Bestellung in den Kundenbetrieben über eine Freigabe, ist das ein Muss; fehlt die Funktion, bleibt das Risiko, dass solche Bestellungen außerhalb des Systems laufen | Testbestellung über eine Betragsgrenze anlegen und die Genehmigung durch eine zweite Rolle durchspielen | Welche Freigabestufen und Rollen kann das System abbilden, und was sieht der Besteller von der Freigabe? |
| ERP-Schnittstelle | Ohne Anbindung bleiben Preise und Bestellungen Handarbeit — zusätzlicher Aufwand und ein mögliches Fehlerrisiko | Probeanbindung aufsetzen: Artikel und Preise hinein, Testbestellung und Statusmeldung heraus | Welche Felder, Formate und Zeitabstände unterstützt die Schnittstelle, und wer baut sie: Anbieter, Sie oder ein Dienstleister? |
| Kundenkonten und Rollen | Wenn Ihre Firmenkunden über mehrere Personen mit verschiedenen Rechten kaufen, muss das Konto je Person die passenden Rechte setzen | Konto mit drei Rollen anlegen (Besteller, Freigeber, Administrator) und Rechte je Rolle testen | Welche Rollen und Rechte gibt es je Kundenkonto, und wie meldet ein Kunde weitere Personen an? |
| Bestellhistorie und Belege | Wenn Ihre Kunden frühere Bestellungen und Belege selbst abrufen sollen, muss das System sie je Konto bereithalten | Nach einer Testbestellung alle Belege als Kunde herunterladen | Welche Belege kann der Kunde selbst abrufen, in welchem Format, wie weit reicht die Historie zurück? |
| Angebots- und Rahmenverträge | Wenn Ihr Geschäft mit Angebotsanfragen, Rahmenverträgen und Abrufen arbeitet, muss das System diese Wege abbilden | Angebotsanfrage anlegen, in einen Auftrag umwandeln, dann mit Rahmenvertrag abziehen | Wie werden Angebotsanfragen, Rahmenverträge und Abrufe abgebildet? |
| Zahlungsbedingungen | Wenn Sie Firmenkunden Zahlungsziele oder Kreditlimits einräumen, muss das System beides je Kunde abbilden | Zahlungsziel und Kreditlimit für einen Testkunden setzen und die Sperrung bei Überschreitung testen | Wie werden Zahlungsziele, Limits und Sperren je Kunde gesetzt, und welche Zahlarten sind für Firmenkunden anschließbar? |
| Einkaufssysteme der Kunden | Wenn Ihre Großkunden aus ihren Einkaufssystemen heraus bestellen sollen, braucht das System eine dokumentierte Anbindung | Vom Anbieter eine dokumentierte Anbindung an ein E-Procurement-System zeigen lassen | Welche Standards und Schnittstellen für Einkaufssysteme unterstützt das System, was kostet die Anbindung je Kunde? |
| Rechnungs- und Belegausgang | Wenn Ihre Kunden die Belege in ihrer Buchhaltung buchen sollen, müssen Formate, Versandwege und Datenübergabe dazu passen | Testrechnung erzeugen und gegen die Anforderungen Ihres Landes und Ihrer Kunden halten | Welche Rechnungsformate und Versandwege unterstützt das System, und welche Teile pflegt Ihre Buchhaltung nach? |
| Trennung B2B und B2C | Zu prüfendes Risiko: Ohne geprüfte Trennung kann eine Kundengruppe Preise oder Rechte der anderen Gruppe sehen | Testshop mit einer Kundengruppe ohne Login aufrufen und Preise sowie Rechte vergleichen | Wie werden Kundengruppen, sichtbare Preise und Rechte je Gruppe getrennt? |
| Kundenprüfung beim Onboarding | Wenn Sie neue Firmenkunden vor der Freischaltung prüfen, muss das System diesen Weg abbilden | Testkunden anmelden und den Prüf- und Freischaltungsweg durchlaufen | Welche Schritte laufen im System, welche außerhalb, und wer bestätigt die Freischaltung? |
| Datenexport und Ausstieg | Bei einem Wechsel sollen Kundendaten, Preise und Bestellhistorie mitnehmbar sein; das prüfen Sie vor dem Vertrag | Probeexport aller Kunden, Preise, Belege und Bestellungen ausführen und öffnen | In welchem Format erhalte ich meine Daten bei Vertragsende, zu welchen Kosten und Fristen? |
Vertiefungen zu einzelnen Zeilen: Preisstufen in Kundenspezifische Preise und Staffeln, Freigaben in Angebote und Freigabeprozesse, Zahlungsbedingungen in Zahlungsziele und Kreditlimits, Einkaufssysteme in Punchout und E-Procurement und im Glossar: Punchout, Kundenprüfung beim Onboarding in Geschäftskunden freischalten, die Grundsatzfrage in ERP für den Onlinehandel: wann notwendig sowie Shop-ERP-Schnittstellen im Überblick.
Bewertung: die drei Kernzeilen gewichtet
Nehmen Sie die Muss-Soll-Kann-Einteilung aus dem allgemeinen Auswahlartikel und stufen Sie die Matrixzeilen für Ihren Betrieb ein. Die folgende Beispielrechnung nutzt erfundene Bewertungen für einen Großhandel mit ERP und 200 Stammkunden; Gewichte und Werte sind Annahmen, keine Empfehlung.
| Nr. | Zeile | Stufe | Gewicht | System A (0 bis 2) | System B (0 bis 2) | Punkte A | Punkte B |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kundenpreise aus dem ERP übernommen | Muss | Ausschluss | erfüllt | nicht erfüllt | Ausschluss entfällt | scheidet aus |
| 2 | Freigaben in mehreren Stufen | Soll | 3 | 2 | 2 | 6 | 6 |
| 3 | Belegabruf durch den Kunden | Soll | 2 | 2 | 2 | 4 | 4 |
| 4 | Zahlungsziel und Limit je Kunde | Soll | 2 | 2 | 2 | 4 | 4 |
| 5 | Anbindung an Einkaufssysteme | Kann | 1 | 0 | 2 | 0 | 2 |
| Summe (höchstens 16) | 14 | 16 |
Rechnung: Die Gewichte der Zeilen 2 bis 5 ergeben 3 + 2 + 2 + 1 = 8; bei höchster Bewertung 2 sind das 16 Punkte. System A erreicht 6 + 4 + 4 + 0 = 14, System B 16. System B scheidet trotzdem aus, weil Zeile 1 ein Muss ist und das System es nicht erfüllt; die Punktzahl ersetzt die Ausschlussprüfung nicht.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Zu den Posten eines Endkunden-Shops kommen beim B2B-Shop laufende Aufwände hinzu, die aus der Kundenzahl und der Schnittstelle folgen. Vergleichen Sie über die geplante Laufzeit, etwa drei Jahre. Preise nennt dieser Artikel nicht.
| Kostenart | Einmalig oder laufend | Frage |
|---|---|---|
| Preis- und Konditionspflege | laufend | Wie viele Preiszeilen pflegt Ihr Team je Monat, und wo: im Shop oder im ERP? |
| Anbindung an ERP oder Warenwirtschaft | einmalig und laufend | Wer baut und wartet die Schnittstelle, was kostet eine Felderweiterung? |
| Anbindung je Großkunde | einmalig je Kunde | Was kostet eine Anbindung an das Einkaufssystem eines Kunden, und wer trägt sie? |
| Freischaltung von Kundenkonten | laufend | Wer prüft neue Firmenkunden, wie viel Zeit kostet das je Konto? |
| Erweiterungen für Freigaben und Rollen | einmalig | Welche Freigabe- und Rollenfunktionen sind im Preis, welche kosten Zusatzprodukte? |
| Lizenz nach Umfang | laufend | Wovon hängt der Preis ab: Kundenzahl, Bestellzahl, Preiszeilen, Funktionsstufe? |
| Export am Vertragsende | einmalig | Was kostet der vollständige Export von Kunden, Preisen und Belegen? |
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Kundenspezifische Preise sind möglich, aber nur als Handpflege im Shop ohne Anbindung an Ihr ERP.
- Die Freigabefunktion existiert nur in der Preisliste der höchsten Ausbaustufe und ist nicht im Testsystem aktivierbar.
- Der Anbieter nennt für die ERP-Schnittstelle Feldnamen, aber weder Zeitabstände noch Fehlerverhalten.
- Belegabruf durch den Kunden ist auf eine Frist oder eine Bestellzahl begrenzt, ohne dass die Grenze im Angebot steht.
- Der Datenexport ist im Vertrag nicht beschrieben oder nur gegen Nachverhandlung zugesagt.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung: Sie zeigt, welche Matrixzeilen Sie höher gewichten können, und sagt nichts über Anbieter aus.
| Betrieb | Höher gewichten |
|---|---|
| Hersteller mit ERP und festen Konditionen | ERP-Schnittstelle, Preisübernahme, Trennung B2B und B2C |
| Großhandel mit vielen Stammkunden | Preislisten und Staffeln, Kundenkonten mit Rollen, Belegabruf |
| Verkauf an Einkaufsabteilungen größerer Firmen | Freigabeprozesse, Anbindung an Einkaufssysteme, Rahmenverträge |
| Gemischter Shop mit Privat- und Firmenkunden | Trennung der Gruppen, Zahlungsbedingungen je Gruppe (B2B und B2C im selben Shop) |
| Verkauf über Landesgrenzen hinweg | Rechnungs- und Belegausgang je Land, Sprachen und Währungen (mehrsprachig und mehrwährig prüfen) |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Beschreiben Sie Ihren Betrieb: Kundenzahl, Preisstrukturen, vorhandenes ERP oder Warenwirtschaft, Rollen in den Kundenbetrieben.
- Übernehmen Sie die Matrixzeilen in Ihr Lastenheft und stufen Sie jede Zeile in Muss, Soll und Kann ein (Shopsystem-Anforderungen als Lastenheft).
- Schicken Sie allen Anbietern dieselben Fragen aus der dritten Spalte und verlangen Sie schriftliche Antworten mit Ablaufbeschreibung.
- Prüfen Sie die drei Kernzeilen in einem Testsystem mit Ihren echten Daten: vier Preisstufen, eine Freigabestrecke, eine Probeanbindung.
- Rechnen Sie die Kosten über die Laufzeit, gewichten Sie die Soll- und Kann-Zeilen im Bewertungsbogen und testen Sie die verbliebenen zwei Systeme im Pilotbetrieb (Pilotbetrieb und Proof of Concept).