Shopsystem auswählen: Kriterien und Vorgehen
Kurz gesagt
Wählen Sie ein Shopsystem, indem Sie erst Ihre Anforderungen in Muss, Soll und Kann einteilen und dann jedes Angebot mit denselben Fragen bewerten. Ein fehlendes Muss scheidet ein System aus, Soll und Kann ergeben gewichtete Punkte. Das gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz gleich; die Pflichten Ihres Landes gehören als Muss in die Liste.
Das Wichtigste
- Ein Muss-Kriterium wirkt als Ausschluss: Fehlt es, scheidet das System aus, egal wie viele Punkte es sonst erreicht.
- Soll- und Kann-Kriterien werden gewichtet (Beispiel: 3, 2 und 1 Punkt) und je System mit 0, 1 oder 2 bewertet.
- Jede Zeile braucht eine Prüfmethode (Test, Vertragstext, Probeexport) und eine Frage, die der Anbieter schriftlich beantwortet.
- Die Kosten gehören als Gesamtbetrachtung über die geplante Laufzeit in den Vergleich, nicht als Monatspreis allein.
- Die Pflichten Ihres Landes sind Teil der Muss-Liste; ihren Inhalt klären die verlinkten Rechtsartikel, nicht dieser Artikel.
Ein Shopsystem bestimmt, wie Sie Produkte pflegen, Bestellungen abwickeln und später wechseln können. Ein Vergleich über Oberfläche und Monatspreis lässt diese Punkte aus; prüfen Sie deshalb in jedem Angebot, was im Preis enthalten ist. Dieser Artikel liefert die Kriterien und einen Bewertungsbogen; Produkte oder Anbieter nennt er nicht, und er reiht auch keine.
Worum es bei der Auswahl geht
Ein Shopsystem ist die Software, die Katalog, Warenkorb, Kasse (Checkout) und Bestellverwaltung eines Onlineshops bündelt. Zwei Fragen unterscheiden die Angebote: Wer betreibt die Software, der Anbieter oder Sie beziehungsweise ein Dienstleister auf einem Server? Und wie weit lässt sie sich anpassen, als vorgefertigter Baukasten oder als erweiterbares System? Beide Fragen überschneiden sich; klären Sie sie in jedem Angebot. Die Kriterien unten gelten für alle Angebotsformen; einzelne Zeilen fallen je nach Form anders aus. Die Vor- und Nachteile der Betriebsformen behandeln SaaS-Shop oder selbst gehostet und Shop-Baukasten oder Shopsystem.
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle zeigt Kriterien, die für jedes Shopprojekt zu klären sind. Die Spalte „Frage an den Anbieter“ lässt sich unverändert in einen Fragebogen übernehmen.
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Pflichten Ihres Landes | Rechtstexte und Pflichtangaben Ihres Landes sollen an der richtigen Stelle im Shop stehen; was verlangt ist, klären die Rechtsartikel (Übersicht: Rechtstexte bei der Gründung) | Eigene Liste der Texte und Angaben gegen Testshop abgleichen | An welchen Stellen kann das System Rechtstexte und Pflichtangaben ausgeben, und wer pflegt sie? |
| Produktdaten | Varianten, Bilder und Attribute bestimmen den Pflegeaufwand | 20 echte Artikel in den Test laden | Wie viele Varianten und Attribute je Artikel sind möglich, wie läuft ein Massenimport? |
| Bestellablauf und Checkout | Hier entscheidet sich, ob ein Kunde den Kauf abschließt | Testbestellung mit Gast- und Kundenkonto durchspielen | Welche Schritte hat der Checkout, was lässt sich ändern? |
| Zahlarten | Ihre geplanten Zahlarten müssen anschließbar sein | Zahlartenliste gegen die Auswahl im System halten | Welche Zahlarten sind ohne Zusatzprogrammierung nutzbar, mit welchen Zusatzkosten? |
| Versand und Steuern | Versandarten, Länder und Steuersätze müssen zu Ihrem Vertrieb passen | Versandregel für ein Land und eine Gewichtsstufe anlegen | Welche Versandregeln und Steuerregeln sind einstellbar, für welche Länder? |
| Schnittstellen | Warenwirtschaft, Buchhaltung und Versanddienst brauchen Daten | Vorhandene Programme gegen die Schnittstellenliste halten | Welche Schnittstellen gibt es, wer pflegt sie, was kosten sie? |
| Suchmaschinen | Adressen, Titel und Inhalte müssen sich pflegen lassen | Adresse und Titel einer Testseite ändern | Lassen sich Adressen, Titel und Weiterleitungen je Seite einstellen? |
| Betrieb und Sicherheit | Updates, Datensicherung und Ausfallzeiten betreffen den Verkauf | Vertragstext zu Verfügbarkeit und Wiederherstellung lesen | Wer führt Updates aus, wie oft, mit welchen Zeitfenstern? |
| Datenexport und Ausstieg | Ohne Export wird ein späterer Wechsel teuer | Probeexport aller Kunden, Bestellungen und Produkte | In welchem Format erhalte ich meine Daten bei Vertragsende, zu welchen Kosten? |
| Support | Bei einem Fehler im Verkauf zählt die Antwortzeit | Supportzeiten und Kanäle im Vertrag nachlesen | Welche Reaktionszeiten sind schriftlich zugesagt? |
Vertiefungen zu einzelnen Zeilen: Schnittstellen prüfen, Datenexport und Vendor-Lock-in, Sicherheitsanforderungen, Standort und Datenschutz.
Muss, Soll, Kann: der Bewertungsbogen
Teilen Sie jede Zeile in eine von drei Stufen ein. Ein Muss ist eine Eigenschaft, ohne die der Betrieb nicht möglich oder nicht zulässig ist; fehlt sie, scheidet das System aus. Ein Soll ist im Alltag wichtig, aber mit einem Umweg lösbar. Ein Kann ändert den Ablauf nicht. Soll und Kann erhalten ein Gewicht, jedes System pro Zeile eine Bewertung von 0 (fehlt), 1 (mit Umweg) oder 2 (voll erfüllt).
Die folgende Beispielrechnung nutzt erfundene Zeilen und Werte. Gewichte und Zeilen sind Annahmen, keine Empfehlung.
| Nr. | Anforderung | Stufe | Gewicht | System A (0 bis 2) | System B (0 bis 2) | Punkte A | Punkte B |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Export von Rechnungen für die Buchhaltung | Muss | Ausschluss | erfüllt | erfüllt | Ausschluss entfällt | Ausschluss entfällt |
| 2 | Produktvarianten (Größe, Farbe) | Soll | 3 | 2 | 1 | 6 | 3 |
| 3 | Versandregeln nach Gewicht und Land | Soll | 3 | 1 | 2 | 3 | 6 |
| 4 | Schnittstelle zur Warenwirtschaft | Soll | 2 | 2 | 2 | 4 | 4 |
| 5 | Gutscheincodes | Kann | 1 | 0 | 2 | 0 | 2 |
| 6 | Mehrsprachige Produkttexte | Kann | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Summe (höchstens 20) | 15 | 17 |
Rechnung: Die Gewichte der Zeilen 2 bis 6 ergeben 3 + 3 + 2 + 1 + 1 = 10; bei höchster Bewertung 2 sind das 20 Punkte. System A erreicht 6 + 3 + 4 + 0 + 2 = 15, System B 3 + 6 + 4 + 2 + 2 = 17. Der Abstand von 2 Punkten kommt aus den Zeilen 2, 3 und 5. Liegen zwei Systeme so dicht beieinander, schärfen Sie die Kriterien oder testen beide im Pilotbetrieb, statt den Abstand als Ergebnis zu lesen.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Vergleichen Sie Kosten über die Laufzeit, die Sie planen, etwa drei Jahre, und trennen Sie einmalige von laufenden Posten. Preise nennt dieser Artikel nicht; sie stehen im Angebot.
| Kostenart | Einmalig oder laufend | Frage |
|---|---|---|
| Lizenz oder Miete | laufend | Wovon hängt der Preis ab: Umsatz, Artikelzahl, Funktionsstufe? |
| Einrichtung und Design | einmalig | Was ist im Festpreis, was wird nach Aufwand berechnet? |
| Erweiterungen und Schnittstellen | einmalig und laufend | Welche Funktionen aus Ihrer Muss- und Soll-Liste brauchen Zusatzprodukte? |
| Hosting und Betrieb | laufend | Ist der Betrieb im Preis enthalten, wer trägt Lastspitzen? |
| Zahlungs- und Transaktionsgebühren | laufend | Erhebt das System selbst Gebühren zusätzlich zum Zahlungsdienstleister? |
| Pflege und Updates | laufend | Wer führt sie aus, wer bezahlt Anpassungen nach einem Update? |
| Wechsel und Export | einmalig | Was kostet der Export am Vertragsende? |
Eine Gesamtrechnung zeigen Total Cost of Ownership beim Shopsystem und Transaktionsgebühren und Provisionen.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Eine Antwort ist mündlich, aber nicht schriftlich zugesagt.
- Wichtige Funktionen stehen in der Preisliste nicht, tauchen aber im Vertrag als Zusatzprodukt auf.
- Der Datenexport ist im Vertrag nicht beschrieben.
- Eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist steht nur in einem anderen Dokument als dem Angebot.
- Referenzen lassen sich nicht überprüfen (Anbieterreferenzen prüfen).
- Der Anbieter beantwortet Ihre Fragen nur mit Funktionsnamen statt mit dem Ablauf, den Sie testen können.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung: Sie zeigt, welche Zeilen im Bewertungsbogen höher gewichtet werden können, und sagt nichts über Anbieter aus.
| Betrieb | Höher gewichten |
|---|---|
| Neuer Shop mit kleinem Sortiment | Einrichtungsaufwand, Gesamtkosten, Export der Daten |
| Shop mit vielen Varianten | Produktdaten, Importwege, Suche und Filter |
| Shop mit Warenwirtschaft und Versanddienst | Schnittstellen, Bestellablauf, Fehlerbehandlung |
| Verkauf in mehrere Länder | Steuer- und Versandregeln je Land, Sprachen, Währungen (mehrsprachig und mehrwährig prüfen) |
| Verkauf an Geschäftskunden | Kundengruppen, Preislisten, Rechnungsstellung (B2B-Shopsystem) |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Beschreiben Sie Ihren Shop: Land oder Länder, Zahl der Artikel und Varianten, erwartete Bestellungen je Tag, vorhandene Programme.
- Sammeln Sie Anforderungen und stufen Sie sie in Muss, Soll und Kann ein; Vorlagen dazu im Artikel Shopsystem-Anforderungen als Lastenheft.
- Machen Sie jede Zeile prüfbar (Test, Vertragstext, Probeexport) und formulieren Sie die Frage an den Anbieter.
- Schicken Sie allen Anbietern dieselben Fragen und halten Sie die Antworten schriftlich fest.
- Tragen Sie die Bewertungen in den Bogen ein, rechnen Sie die Gesamtkosten und testen Sie die zwei besten Systeme im Pilotbetrieb (Pilotbetrieb und Proof of Concept).