Anbieterbindung und Datenexport: Ausstiegsfähigkeit prüfen

Ein Shopsystem bindet Sie nicht durch seinen Funktionsumfang, sondern durch die Frage, was Sie bei einem Wechsel mitnehmen können. Ob Produktdaten, Bestellungen und Inhalte übertragbar sind, hängt bei einer gemieteten Lösung an Schnittstelle und Vertrag. Prüfen Sie das vor der Unterschrift mit einem Exportversuch.

Worum es bei der Auswahl geht

Anbieterbindung, englisch Vendor Lock-in, heißt: Die Daten, die Ihr Geschäft tragen, liegen in einem System, aus dem sie sich nicht oder nur mit hohem Aufwand herausnehmen lassen. Bei einem selbst betriebenen Shop liegen Datenbank und Dateien in Ihrem Zugriff (SaaS-Shop oder Self-Hosting). Bei einem gemieteten Cloud-Shopsystem liegen die Daten beim Anbieter; dort entscheiden Schnittstelle, Datenformat und Vertrag über den Wechsel.

Dieser Artikel nennt keine Anbieter und vergibt keine Punkte. Er gibt Ihnen Kriterien, einen Ausstiegstest und die Rechtslage für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

Diese Kriterien zählen

Fragen Sie jedes Kriterium bei jedem Anbieter gleich ab und halten Sie die Antwort schriftlich fest. Die Spalte “Frage an den Anbieter” lässt sich unverändert in einen Fragebogen übernehmen.

Kriterium	Warum es zählt	Frage an den Anbieter	So prüfen Sie es
Datenlandkarte	Exportierbar ist nur, was das System kennt und ausgibt	Welche Datenkategorien speichert das System: Produkte, Bestellungen, Kundendaten, Inhalte, Medien, Gutscheine, Einstellungen?	Liste gegen Ihre Anforderungsliste halten
Ausfuhrweg	Ohne vollständigen Export gibt es keine Migration	Gibt es einen vollständigen Dateiexport und eine dokumentierte Schnittstelle?	Probeexport ausführen (Schnittstellen prüfen)
Format und Struktur	Brauchbar ist nur, was Ihr Zielsystem einlesen kann	In welchem Format liegen die Daten vor, zum Beispiel CSV, JSON oder XML, und über welche Kennungen sind Produkte, Varianten und Preise einander zugeordnet?	Datei in ein Tabellenprogramm oder Testsystem einlesen und dort die Zuordnung einer Variante zu ihrem Produkt und Preis prüfen
Umfang und Grenzen	Fehlende Kategorien werden zu Handarbeit	Welche Kategorien sind ausgenommen, welche technischen Beschränkungen bekannt?	Datensatzanzahl im System und im Export vergleichen
Fristen	Kündigungs-, Übertragungs- und Abrufzeitraum bestimmen, wie lange Sie zahlen	Welche maximale Kündigungsfrist, welche Übertragungsfrist und welcher Abrufzeitraum stehen im Vertrag?	Vertrag und AGB lesen (Vertrag prüfen)
Kosten des Ausstiegs	Der Ausstieg kostet Wechselentgelt, Migration und Doppelbetrieb	Welche Entgelte fallen für Export und Wechsel an, welche Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung?	In die Gesamtkostenrechnung übernehmen (Gesamtkosten)
Betroffenenrechte	Betroffene Personen können die Herausgabe ihrer Daten verlangen, in Deutschland und Österreich unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO, in der Schweiz unter denen des Art. 28 DSG	Wie unterstützt das System Auskunft und Herausgabe von Kundendaten?	Testanfrage nach Art. 20 DSGVO (Deutschland, Österreich) oder Art. 28 DSG (Schweiz)

Was für gehostete Shopsysteme gesetzlich gilt

Wird Ihr Shopsystem als Cloud-Dienst betrieben, kann die Datenverordnung greifen (Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854). Sie gilt für Datenverarbeitungsdienste: digitale Dienste, die einem Kunden den auf Abruf verfügbaren Netzzugang zu einem gemeinsam genutzten Pool konfigurierbarer, skalierbarer und elastischer Rechenressourcen ermöglichen (Art. 2 Nr. 8). Ob Ihr Shopsystem diese Definition erfüllt, hängt vom Dienstmodell ab; klären Sie das mit dem Anbieter. Die Verordnung ist am 11. Januar 2024 in Kraft getreten und gilt seit 12. September 2025 (Art. 50); Kapitel VI über den Wechsel erfasst Anbieter unabhängig vom Ort ihrer Niederlassung, die Kunden in der Union Dienste anbieten (Art. 1 Abs. 3 Buchst. f). Für Deutschland und Österreich folgt daraus:

• Der Anbieter muss den Wechsel zu einem Dienst der gleichen Dienstart oder zu eigener IKT-Infrastruktur ermöglichen und darf keine Hindernisse aufbauen (Art. 23).
• Der Vertrag regelt den Wechsel schriftlich und lässt die Übertragung aller exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte unverzüglich, spätestens nach Ablauf der Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen ab Ablauf der maximalen Kündigungsfrist zu (Art. 25 Abs. 1 und Abs. 2 Buchst. a). Ist diese Übergangsfrist technisch nicht durchführbar, teilt der Anbieter das mit und setzt eine alternative Frist von höchstens sieben Monaten; der Kunde kann die Übergangsfrist einmal verlängern (Art. 25 Abs. 4 und 5).
• Der Wechsel läuft in drei Phasen: eine maximale Kündigungsfrist von zwei Monaten für die Einleitung des Wechsels (Buchst. d), danach die Übergangsfrist (höchstens 30 Kalendertage, bei technischer Undurchführbarkeit bis zu sieben Monate), und erst daran anschließend ein Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen, der nach Ablauf der vereinbarten Übergangsfrist beginnt (Buchst. g). Der Vertrag listet die übertragbaren Kategorien und nennt die internen, ausgenommenen Kategorien (Buchst. e und f).
• Der Anbieter stellt unentgeltlich offene Schnittstellen bereit; diese Pflicht aus Art. 30 Abs. 2 gilt für Dienste, die nicht auf reine Infrastruktur nach Art. 30 Abs. 1 beschränkt sind. Verlangt der Kunde beim Wechsel zu einem Dienst derselben Dienstart den Export, und sind für diese Dienstart in der zentralen Datenbank der Union keine gemeinsamen Spezifikationen oder harmonisierten Normen für die Interoperabilität veröffentlicht, exportiert der Anbieter alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 30 Abs. 5). Er informiert über die verfügbaren Verfahren und Formate für den Wechsel sowie über bekannte Einschränkungen und technische Beschränkungen (Art. 26 Buchst. a); den Vertrag stellt er vor der Vertragsunterzeichnung so bereit, dass der Kunde ihn speichern und reproduzieren kann (Art. 25 Abs. 1).
• Für Datenverarbeitungsdienste, die nicht als Vollversion bereitgestellt werden, sondern zu Test- und Bewertungszwecken und für einen begrenzten Zeitraum, gelten die Pflichten des Kapitels VI nicht (Art. 31 Abs. 2). Bei Diensten, bei denen die meisten zentralen Funktionen auf die spezifischen Bedürfnisse eines einzelnen Kunden zugeschnitten wurden oder alle Komponenten für einen einzelnen Kunden entwickelt wurden und die nicht im größeren kommerziellen Maßstab über den Dienstleistungskatalog des Anbieters angeboten werden, gelten die Pflichten aus Art. 29 nicht: Das ab 12. Januar 2027 geltende Verbot von Wechselentgelten greift für solche Dienste nicht, der Anbieter darf weiterhin Wechselentgelte erheben. Auch die Pflichten aus Art. 23 Buchst. d und Art. 30 Abs. 1 und 3 gelten nicht; die Vertragsklauseln nach Art. 25 bleiben (Art. 31 Abs. 1). Vor Vertragsschluss muss der Anbieter über die nach diesem Artikel nicht geltenden Pflichten dieses Kapitels unterrichten (Art. 31 Abs. 3).

Der Export Ihrer eigenen Shopdaten ist nicht das Recht Ihrer Kundinnen auf ihre Daten. Art. 20 DSGVO gibt der betroffenen Person in Deutschland und Österreich einen Anspruch auf ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung automatisiert auf Einwilligung oder Vertrag beruht (Art. 20 Abs. 1 DSGVO); ein Recht des Shopbetreibers begründet er nicht. Für Kunden in der Schweiz gilt der Data Act nicht; dort bleibt der Export eine Vertragsfrage. Art. 28 DSG (in Kraft seit 1. September 2023) gibt nur der betroffenen Person ein kostenloses Herausgaberecht in einem gängigen elektronischen Format, und nur, wenn der Verantwortliche die Daten automatisiert bearbeitet und sie mit Einwilligung der Person oder in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags bearbeitet (Art. 28 Abs. 1 DSG).

Ausstiegstest: Datenformate und Exportgrenzen

Der Ausstiegstest ist ein Exportversuch vor der Unterschrift, mit Ihren Daten oder im Testzugang des Anbieters. Ein Dienst, den der Anbieter nicht als Vollversion, sondern nur zu Test- und Bewertungszwecken und für einen begrenzten Zeitraum bereitstellt, fällt nicht unter die Pflichten des Kapitels VI (Art. 31 Abs. 2); für Ihre Ausstiegsplanung zählt deshalb der Dienst, den Sie später tatsächlich beziehen.

1. Datenlandkarte anfordern. Lassen Sie sich schriftlich geben, welche Kategorien das System speichert.
2. Vollen Export anfordern. Verlangen Sie Produkte, Bestellungen, Kundendaten, Inhalte, Medien und Gutscheine.
3. Format prüfen. Notieren Sie Dateityp und Aufbau. Ein Format mit Trennzeichen, JSON oder XML lässt sich einlesen; ein PDF-Bericht ist kein Datenträger für einen Umzug. Beziehungen hängen nicht am Dateityp: Das W3C-Datenmodell für tabellarische Daten (W3C-Empfehlung vom 17. Dezember 2015) bildet mehrere Tabellen als Tabellengruppe ab und kennt je Zeile einen Primärschlüssel und je Tabelle Fremdschlüssel, die auf Zeilen in anderen Tabellen derselben Gruppe verweisen. Prüfen Sie deshalb die Kennungen: Fehlen sie oder fehlen die Zuordnungen, geht die Verknüpfung von Produkt, Variante und Preis verloren.
4. Vollständigkeit vergleichen. Zählen Sie Datensätze im System und im Export und halten Sie fehlende Kategorien fest.
5. Grenzen festhalten. Tragen Sie jede Einschränkung in die Tabelle unten ein.
6. Einlesen. Importieren Sie den Export in ein Testsystem und rufen Sie einen Datensatz mit seinen Beziehungen auf.

Die Tabelle unten zeigt, woran ein Export scheitert.

Prüfpunkt	Woran ein Export scheitert	So erkennen Sie es
Beziehungen	Fehlen in der Datei die Kennungen oder die Zuordnungen, lässt sich die Verknüpfung von Produkt, Variante und Preis nicht wiederherstellen	Im Export prüfen, ob Produkt-, Varianten- und Preiszeilen eigene Kennungen tragen und einander zugeordnet sind, dann eine Variante im Testsystem aufrufen (W3C-Datenmodell für tabellarische Daten)
Bilder und Dateien	Der Export enthält Verweise, aber nicht die Dateien	Medienliste des Systems mit den gelieferten Dateien vergleichen
Bestellhistorie	Nur offene Bestellungen gehen mit, alte bleiben zurück	Bestellungen im System und im Export zählen
Gutscheine und Guthaben	Salden und Einlösebedingungen fehlen	Einen Gutschein im Zielsystem testweise einlösen
Ausgenommene Kategorien	Der Anbieter nimmt interne Daten aus, etwa seine Suchkonfiguration	Ausnahmeliste im Vertrag lesen (Art. 25 Abs. 2 Buchst. f)
Kennwörter	Der Export enthält Hashwerte, die das Zielsystem nicht versteht	Prüfen, ob das Zielsystem das Verfahren liest (Datenmigration)

Was der Ausstieg kostet

Für Deutschland und Österreich begrenzt der Data Act die Wechselentgelte: Bis zum 12. Januar 2027 sind ermäßigte Wechselentgelte zulässig, die die unmittelbar mit dem Wechsel zusammenhängenden Kosten nicht übersteigen; ab dem 12. Januar 2027 sind sie unzulässig (Art. 29 Abs. 1 bis 3). Diese Begrenzung gilt nicht für Dienste, bei denen die meisten zentralen Funktionen auf die spezifischen Bedürfnisse eines einzelnen Kunden zugeschnitten wurden oder alle Komponenten für einen einzelnen Kunden entwickelt wurden und die nicht im größeren kommerziellen Maßstab über den Dienstleistungskatalog angeboten werden; für solche Dienste gelten die Pflichten aus Art. 29 nicht, der Anbieter darf also weiterhin Wechselentgelte erheben (Art. 31 Abs. 1). Standarddienstentgelte und Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung bleiben unberührt; der Anbieter muss sie vor Vertragsschluss nennen (Art. 29 Abs. 4).

Rechnen Sie drei Posten zusammen: Wechselentgelt, Ihre eigene Migrationsarbeit und den Betrieb zweier Systeme während der Übergangszeit. Beispielrechnung mit erfundenen Annahmen: Für einen Shop mit 800 Artikeln und 6.000 Bestellungen im Jahr veranschlagen Sie 30 Stunden für Prüfung und Nacharbeit und zwölf Wochen Doppelbetrieb. Prüfen Sie das Wechselentgelt im Vertrag; die Verordnung verbietet es ab 2027 ganz, außer bei Diensten, bei denen die meisten zentralen Funktionen auf die spezifischen Bedürfnisse eines einzelnen Kunden zugeschnitten wurden oder alle Komponenten für einen einzelnen Kunden entwickelt wurden und die nicht im größeren kommerziellen Maßstab über den Dienstleistungskatalog angeboten werden.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Auf die Frage nach einem vollständigen Export gibt es keine schriftliche Antwort, nur den Verweis auf ein Berichtsmodul.
• Der Export wird nur als PDF oder Screenshot beschrieben.
• Die Liste der ausgenommenen Kategorien im Vertrag ist offen formuliert.
• Eine dokumentierte Schnittstelle fehlt, obwohl die Anbindung an eine Warenwirtschaft zugesagt wird.
• Übertragungsfrist, Abrufzeitraum und Löschung nach dem Wechsel stehen nicht im Vertrag.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Betriebstyp	Was am schwersten wiegt
Kleiner Shop mit wenigen Artikeln und Bestellungen	Vollständigkeit des Exports und Kosten; eine Neuanlage kann günstiger sein als eine fehlerhafte Migration
Wachsender Shop mit Warenwirtschaft	Ausfuhrweg und Schnittstelle für Produkt-, Bestands- und Bestelldaten
Shop mit vielen Varianten und Inhalten	Format und Struktur, damit Zuordnungen und Medien den Umzug überstehen
Shop mit vielen Bestellungen und Kundendaten	Fristen, Aufbewahrung und Betroffenenansprüche nach Art. 20 DSGVO oder Art. 28 DSG
Aus der Schweiz betriebener Shop	Vertragliche Ausstiegsklauseln, weil der Data Act nur Kundenfälle in der Union erfasst (Art. 1 Abs. 3 Buchst. f)

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Erstellen Sie die Datenlandkarte und markieren Sie, welche Kategorien Sie beim Wechsel brauchen.
2. Schicken Sie allen Anbietern denselben Fragebogen aus der Kriterientabelle und verlangen Sie schriftliche Antworten.
3. Führen Sie den Ausstiegstest mit einem Testzugang oder einem befristeten Angebot durch (Pilotbetrieb).
4. Rechnen Sie die Ausstiegskosten in die Gesamtkosten ein und stellen Sie Miete und Kauf gegenüber (Shopsoftware mieten oder kaufen).
5. Dokumentieren Sie Entscheidung, Prüfdatum und Exportbeispiele, damit der spätere Umstieg geplant werden kann (Wechsel planen).