Shopsoftware mieten oder kaufen: Modelle im Vergleich
Kurz gesagt
Ob sich Mieten oder Kaufen lohnt, hängt von Ihrem Aufwand und Ihrer Kontrolle ab. Mieten verschiebt Betrieb und Updates auf den Anbieter, Kaufen gibt Ihnen Kontrolle, verlangt aber Pflege. Rechnen Sie die Gesamtkosten über drei Jahre, inklusive versteckter Posten wie Transaktionsgebühren, Erweiterungen, Pflege und Datenexport.
Das Wichtigste
- Mieten (SaaS): Der Anbieter betreibt die Software, Sie zahlen laufend; Betrieb, Updates und Ausfallzeiten liegen beim Anbieter.
- Kaufen (Self-Hosting): Sie betreiben die Software auf einem eigenen Server und tragen Hosting und Pflege selbst; die Betriebsform sagt nichts über das Lizenzmodell aus, das steht im jeweiligen Angebot.
- Zusatzkosten bei Mieten, die im Angebot zu prüfen sind: Transaktionsgebühren, kostenpflichtige Erweiterungen, Preisanpassungen nach Ablauf der Mindestlaufzeit, Kosten für den Datenexport.
- Zusatzkosten bei Kaufen, die Sie einplanen müssen: Hosting, Pflege und Updates, Sicherheitspatches, Hosting-Upgrades, Agentur-Stunden für Anpassungen.
- Vergleichen Sie die Gesamtkosten über die geplante Laufzeit, nicht den Monatspreis allein.
Ein Shopsystem können Sie mieten (SaaS, der Anbieter betreibt es) oder kaufen (Self-Hosting, Sie betreiben es auf einem eigenen Server). Beide Modelle haben andere Kosten und andere Verantwortlichkeiten. Dieser Artikel vergleicht die Modelle nach Kriterien und zeigt eine Dreijahresrechnung mit den versteckten Kosten; Produkte oder Anbieter nennt er nicht, und er reiht auch keine.
Worum es bei der Auswahl geht
Beim Mieten (SaaS) betreibt der Anbieter die Software auf seinen Servern. Sie zahlen laufend, in Monats- oder Jahresraten, und der Anbieter trägt Betrieb, Updates und Ausfallzeiten. Beim Kaufen (Self-Hosting) installieren Sie die Software auf einem eigenen Server, den Sie mieten oder besitzen. Hosting und Pflege trägt beim Kaufen der Betreiber; wie die Lizenz abgerechnet wird, einmalig oder laufend, ist eine Frage des jeweiligen Angebots. Der Kern des Vergleichs ist die Frage, wer den Betrieb trägt: der Anbieter (Mieten) oder Sie (Kaufen). Daraus folgen die Kosten und die Verantwortlichkeiten. Die Entscheidung hängt von Ihrem Aufwand, Ihrer Kontrolle und Ihrem Budget ab; die Kriterien unten gelten für beide Modelle. Die Vor- und Nachteile der Betriebsformen behandeln SaaS-Shop oder selbst gehostet.
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle zeigt Kriterien, die für die Entscheidung zwischen Mieten und Kaufen zu klären sind. Die Spalte „Frage an den Anbieter” lässt sich unverändert in einen Fragebogen übernehmen.
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Betrieb und Updates | Wer führt Updates aus, wer trägt Ausfallzeiten | Vertragstext zu Verfügbarkeit und Updates lesen | Wer führt Updates aus, wie oft, mit welchen Zeitfenstern, wer trägt Ausfallzeiten? |
| Kontrolle und Anpassung | Wie weit lässt sich das System anpassen | Anpassungswünsche gegen die Dokumentation halten | Welche Anpassungen sind möglich, ohne den Anbieter zu fragen? |
| Datenexport und Ausstieg | Ohne Export wird ein späterer Wechsel teuer | Probeexport aller Daten | In welchem Format erhalte ich meine Daten bei Vertragsende, zu welchen Kosten? |
| Sicherheit | Updates, Datensicherung und Ausfallzeiten betreffen den Verkauf | Sicherheitsnachweise und Zertifikate anfordern | Welche Sicherheitszertifikate gibt es, wer führt Sicherheitsupdates aus? |
| Datenschutz | Wo liegen die Daten, welche Verträge gelten | Vertragstext zu Datenstandort und Auftragsverarbeitung lesen | Wo liegen die Daten, liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor? |
| Skalierung | Lastspitzen und Wachstum betreffen den Verkauf | Lastprofil gegen die Kapazität halten | Wie werden Lastspitzen abgefangen, was kostet mehr Kapazität? |
| Support | Bei einem Fehler im Verkauf zählt die Antwortzeit | Supportzeiten und Kanäle im Vertrag nachlesen | Welche Reaktionszeiten sind schriftlich zugesagt? |
Vertiefungen zu einzelnen Zeilen: Sicherheitsanforderungen, Datenschutz und Standort, Datenexport und Ausstieg.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Vergleichen Sie Kosten über die Laufzeit, die Sie planen, etwa drei Jahre, und trennen Sie einmalige von laufenden Posten. Die folgende Beispielrechnung nutzt erfundene Werte als Annahmen; sie ist keine Anbieterpreisliste.
| Kostenart | Mieten (SaaS) | Kaufen (Self-Hosting) |
|---|---|---|
| Lizenz oder Miete | 150 Euro/Monat, laufend | 3.000 Euro einmalig (Szenario: einmalige Lizenz) |
| Einrichtung | 1.000 Euro einmalig | 3.000 Euro einmalig (Agentur) |
| Hosting | im Preis enthalten | 50 Euro/Monat, laufend |
| Transaktionsgebühr | 1 % vom Umsatz | keine |
| Erweiterungen | 50 Euro/Monat, laufend | nach Aufwand |
| Pflege und Updates | im Preis enthalten | 2 Std./Monat à 80 Euro |
| Datenexport | 500 Euro einmalig | 0 Euro |
| Summe über 3 Jahre | 10.200 Euro | 13.560 Euro |
Annahmen der Beispielrechnung: 50.000 Euro Jahresumsatz, 1 % Transaktionsgebühr, einmalige Lizenz von 3.000 Euro, 2 Stunden Pflege pro Monat à 80 Euro, keine Preiserhöhung. Die Summe Mieten ergibt sich aus 150 Euro × 36 Monate (5.400 Euro) + 1.000 Euro + 1 % × 50.000 Euro × 3 (1.500 Euro) + 50 Euro × 36 (1.800 Euro) + 500 Euro. Die Summe Kaufen ergibt sich aus 3.000 Euro + 3.000 Euro + 50 Euro × 36 (1.800 Euro) + 2 Std. × 80 Euro × 36 (5.760 Euro).
Die Zusatzkosten unterscheiden sich je nach Modell. Beim Mieten können Transaktionsgebühren, kostenpflichtige Erweiterungen, Preisanpassungen nach Ablauf der Mindestlaufzeit und Gebühren für den Datenexport anfallen; ob und in welcher Höhe, prüfen Sie im Angebot. Beim Kaufen liegen Pflege und Updates, Sicherheitspatches, Hosting-Upgrades und Agentur-Stunden für Anpassungen in Ihrer Verantwortung. Welches Modell günstiger ist, hängt von Ihrem Pflegeaufwand und Ihrer Umsatzhöhe ab; die Beispielrechnung zeigt die Struktur, nicht das Ergebnis für Ihren Shop. Eine Gesamtrechnung zeigt Gesamtkosten eines Shopsystems (TCO).
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Eine Antwort ist mündlich, aber nicht schriftlich zugesagt.
- Wichtige Funktionen stehen in der Preisliste nicht, tauchen aber im Vertrag als Zusatzprodukt auf.
- Der Datenexport ist im Vertrag nicht beschrieben.
- Eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist steht nur in einem anderen Dokument als dem Angebot.
- Die Pflege und Updates sind beim Kaufen nicht im Angebot beschrieben.
- Der Anbieter beantwortet Ihre Fragen nur mit Funktionsnamen statt mit dem Ablauf, den Sie testen können.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung: Sie zeigt, welche Zeilen im Bewertungsbogen höher gewichtet werden können, und sagt nichts über Anbieter aus.
| Betrieb | Höher gewichten |
|---|---|
| Neuer Shop mit kleinem Budget | Gesamtkosten, Einrichtungsaufwand, Export der Daten |
| Shop mit vielen Anpassungen | Kontrolle und Anpassung, Pflege und Updates |
| Shop mit hohem Sicherheitsbedarf | Sicherheit, Datenschutz, Skalierung |
| Shop mit Wachstum | Skalierung, Transaktionsgebühren, Pflege und Updates |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Beschreiben Sie Ihren Shop: Land oder Länder, Zahl der Artikel, erwartete Bestellungen je Tag, vorhandene Programme.
- Klären Sie, ob Sie Betrieb und Updates selbst tragen wollen (Kaufen) oder auf den Anbieter auslagern (Mieten).
- Tragen Sie die Kriterien in den Bewertungsbogen ein und stellen Sie jede Zeile als Frage an den Anbieter.
- Rechnen Sie die Gesamtkosten über drei Jahre, inklusive der versteckten Posten.
- Testen Sie die zwei besten Modelle im Pilotbetrieb und prüfen Sie den Datenexport (Pilotbetrieb und Proof of Concept).