Anforderungsliste für das Shopsystem erstellen
Kurz gesagt
Eine Anforderungsliste für das Shopsystem besteht aus nummerierten Zeilen mit je einer prüfbaren Anforderung, einer Priorität (Muss, Soll, Kann), einem Abnahmetest und dem Nachweis, den der Anbieter liefern soll. Schicken Sie allen Anbietern dieselbe Liste und lassen Sie jede Zeile mit einem festen Erfüllungsgrad beantworten, dann sind die Angebote vergleichbar.
Das Wichtigste
- Jede Zeile enthält genau eine Anforderung, eine Priorität, einen Abnahmetest und die Stelle, die sie braucht; ohne Abnahmetest ist die Zeile ein Wunsch.
- Formulieren Sie das Ergebnis, nicht die Lösung: „Ein Kunde kann als Gast bestellen“ statt „Gastbestellung per Modul X“.
- Priorität Muss gilt nur, wenn der Betrieb ohne die Eigenschaft nicht möglich ist; alles andere ist Soll oder Kann. Das ist eine redaktionelle Empfehlung.
- Anbieter antworten je Zeile mit einem von fünf Erfüllungsgraden: serienmäßig, durch Einstellung, durch Zusatzprodukt, durch Entwicklung, nicht möglich.
- Die Pflichten Ihres Landes sind als eigene Zeilen aufzunehmen; was verlangt ist, klären die Rechtsartikel, nicht diese Vorlage.
Eine Anforderungsliste hält fest, was Ihr Shopsystem können muss, bevor Sie Angebote einholen. Sie schafft einen gemeinsamen Maßstab: Jeder Anbieter beantwortet dieselben Zeilen, und Sie prüfen jede Antwort mit demselben Test. Dieser Artikel liefert die Bauweise einer Zeile, eine ausfüllbare Vorlage und einen Antwortbogen. Anbieter oder Produkte nennt er nicht. Die Gewichtung und Auswertung der Antworten behandelt Shopsystem auswählen: Kriterien und Vorgehen; für ein förmliches Verfahren mit mehreren Anbietern siehe Ausschreibung eines Shopprojekts.
So ist eine Zeile gebaut
Jede Zeile hat sieben Felder. Die Felder sind eine redaktionelle Arbeitsvorlage, keine Norm.
| Feld | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Nr. | feste Kennung, wird nie neu vergeben | B-03 |
| Anforderung | ein Satz, ein Ergebnis | „Ein Kunde kann eine Bestellung als Gast abschließen, ohne ein Kundenkonto anzulegen.“ |
| Priorität | Muss, Soll oder Kann | Muss |
| Abnahmetest | Ausgangslage, Aktion, erwartetes Ergebnis | siehe unten |
| Wer braucht es | Rolle, die die Zeile verlangt | Vertrieb |
| Nachweis | Demo, Testzugang, Vertragstext, Probeexport | Testzugang |
| Antwort des Anbieters | einer der fünf Erfüllungsgrade, Kosten, Fundstelle | durch Einstellung, einmalig 0 Euro laut Angebot S. 4 |
Regeln für eine gute Anforderung
- Eine Aussage je Zeile. „Gutscheine und Rabattcodes und Treuepunkte“ sind drei Zeilen, weil jede einzeln erfüllt oder nicht erfüllt sein kann.
- Ergebnis statt Lösung. Schreiben Sie, was ein Mensch oder ein anderes Programm tun können muss, nicht, mit welchem Baustein. Eine Lösung in der Zeile schließt andere Wege aus, die Ihr Ziel ebenfalls erreichen.
- Messbar statt vage. Ersetzen Sie „schnell“, „einfach“ und „flexibel“ durch eine Zahl oder einen Ablauf. Statt „einfache Produktpflege“: „Ein Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse legt einen Artikel mit zwei Varianten und drei Bildern in unter zehn Minuten an“ (Beispielwert, setzen Sie Ihren eigenen).
- Prüfbar ohne Anbieter. Der Abnahmetest muss beschreiben, was Sie in einem Testzugang tun und sehen. Kann ihn nur der Anbieter ausführen, ist der Nachweis ein Vertragstext oder eine schriftliche Zusage.
- Priorität begründen. Ein Muss gilt nur, wenn der Betrieb ohne die Eigenschaft nicht möglich ist. Ein Soll ist im Alltag wichtig und mit einem Umweg lösbar. Ein Kann ändert den Ablauf nicht. Diese Einteilung ist eine redaktionelle Empfehlung; wichtiger als die Wörter ist, dass Sie sie vor den Angeboten festlegen.
Abnahmetest in drei Teilen
Schreiben Sie jeden Test als Ausgangslage, Aktion und erwartetes Ergebnis. Drei Beispiele mit erfundenen Werten:
| Zeile | Ausgangslage | Aktion | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|---|---|
| B-03 Gastbestellung | Ein Artikel liegt im Warenkorb, der Kunde ist nicht angemeldet | Der Kunde schließt die Bestellung ab, ohne ein Konto anzulegen | Die Bestellung erscheint in der Bestellverwaltung, der Kunde erhält eine Bestellbestätigung per E-Mail |
| V-02 Versandregel nach Gewicht | Versandregel „Paket Inland bis 2 kg“ ist angelegt, Warenkorb wiegt 1,5 kg | Lieferadresse im Inland wählen | Die Regel greift, der hinterlegte Betrag steht in der Kasse |
| D-01 Datenexport | Testshop mit 20 Artikeln und 10 Bestellungen | Gesamtexport über die Verwaltung ausführen | Eine Datei mit allen Artikeln und Bestellungen liegt vor und lässt sich in einer Tabellenkalkulation öffnen |
Vorlage zum Ausfüllen
Die Zeilen sind Beispieltexte. Ersetzen Sie die Werte in eckigen Klammern durch Ihre eigenen und streichen Sie Zeilen, die Sie nicht brauchen. Die Priorität in der Spalte ist ein Vorschlag, den Sie für Ihren Shop prüfen.
| Nr. | Bereich | Anforderung | Vorschlag Priorität | Abnahmetest (Kurzform) |
|---|---|---|---|---|
| K-01 | Katalog | Das System verwaltet [500] Artikel mit bis zu [6] Varianten je Artikel. | Muss | [20] echte Artikel mit Varianten per Import laden und im Shop ansehen |
| K-02 | Katalog | Preise lassen sich je Artikel und Variante getrennt pflegen. | Muss | Variante mit abweichendem Preis anlegen, Preis im Shop prüfen |
| K-03 | Katalog | Ein Massenimport und -export der Artikeldaten ist ohne Programmierung möglich. | Soll | Tabelle mit [100] Zeilen importieren, Fehlermeldung bei falscher Spalte prüfen |
| B-01 | Bestellung | Ein Kunde kann mit einem Kundenkonto bestellen. | Muss | Konto anlegen, bestellen, Bestellung im Konto sehen |
| B-03 | Bestellung | Ein Kunde kann als Gast bestellen. | Soll | siehe Abnahmetest oben |
| B-04 | Bestellung | Ein Mitarbeiter kann eine Bestellung im Nachhinein stornieren und die Zahlung als storniert markieren. | Muss | Testbestellung stornieren, Status und Zahlungsstatus prüfen |
| Z-01 | Zahlung | Folgende Zahlarten sind im Checkout anwählbar: [Vorkasse, Lastschrift, Karte]. | Muss | jede Zahlart in der Testumgebung des Zahlungsdienstleisters durchspielen |
| Z-02 | Zahlung | Eine Zahlart lässt sich pro Land oder ab einem Warenwert ein- und ausblenden. | Kann | Regel anlegen, mit Testwarenkorb prüfen |
| V-01 | Versand | Versandarten und -kosten lassen sich je Land hinterlegen. | Muss | Regel für [zwei Länder] anlegen, Kosten in der Kasse prüfen |
| V-02 | Versand | Versandkosten lassen sich nach Gewicht staffeln. | Soll | siehe Abnahmetest oben |
| S-01 | Steuern und Länder | Steuersätze lassen sich je Lieferland hinterlegen. | Muss | Satz für ein Lieferland anlegen, Bestellung dorthin prüfen |
| R-01 | Rechtstexte | Texte und Pflichtangaben Ihres Landes lassen sich an den dafür vorgesehenen Stellen ausgeben und selbst pflegen; was verlangt ist, steht in den Rechtsartikeln. | Muss | Testshop gegen Ihre eigene Liste der Texte und Angaben abgleichen |
| A-01 | Verwaltung | Mehrere Mitarbeiter arbeiten mit getrennten Rechten (Bestellungen sehen, Preise ändern). | Soll | zwei Benutzer mit unterschiedlichen Rechten anlegen und deren Zugriff prüfen |
| I-01 | Schnittstellen | Bestelldaten gelangen automatisch an [Warenwirtschaft, Buchhaltung]. | Soll | Testbestellung auslösen, Eingang im Zielsystem prüfen |
| O-01 | Betrieb | Der Anbieter beschreibt schriftlich, wie oft er Datensicherungen anfertigt und wie eine Wiederherstellung abläuft. | Soll | Vertragstext und Beschreibung lesen, Rückfrage dokumentieren |
| D-01 | Daten und Ausstieg | Alle Artikel, Kunden und Bestellungen lassen sich in einem dokumentierten Format exportieren. | Muss | siehe Abnahmetest oben |
Vertiefungen zu einzelnen Bereichen: Schnittstellen prüfen, Mehrsprachig und mehrwährig prüfen, Barrierefreiheit prüfen, Sicherheit und Zertifizierung, Datenschutz und Standort. Welche Rechtstexte Ihr Shop in Ihrem Land braucht, klärt Rechtstexte bei der Gründung.
Antwortbogen für Anbieter
Senden Sie die Liste mit einer zusätzlichen Antwortspalte. Jeder Anbieter wählt je Zeile genau einen Erfüllungsgrad und ergänzt Kosten und Fundstelle:
| Erfüllungsgrad | Bedeutung | Was Sie nachfragen |
|---|---|---|
| serienmäßig | Die Funktion ist im angebotenen Paket ohne Einrichtung nutzbar | Fundstelle in der Dokumentation |
| durch Einstellung | Sie richten die Funktion selbst in der Verwaltung ein | wer richtet sie ein, welche Rechte sind nötig |
| durch Zusatzprodukt | Ein zusätzliches Produkt oder eine Erweiterung ist nötig | Name des Zusatzes, einmalige und laufende Kosten, wer pflegt ihn |
| durch Entwicklung | Individuelle Programmierung ist nötig | Aufwand, Festpreis oder nach Aufwand, Pflege bei Updates |
| nicht möglich | Die Zeile wird nicht erfüllt | Umweg, falls vorhanden, und was er im Betrieb kostet |
Mündliche Antworten zählen nicht; was nicht im Antwortbogen oder Vertrag steht, bewerten Sie wie „nicht möglich“. Das ist eine Arbeitsregel für den Vergleich, kein Rechtsgrundsatz.
Schritt für Schritt zur eigenen Liste
- Shop beschreiben. Länder, Zahl der Artikel und Varianten, erwartete Bestellungen je Tag, vorhandene Programme (Warenwirtschaft, Buchhaltung, Versanddienst).
- Abläufe aufschreiben. Folgen Sie einer Bestellung vom Artikel bis zur Rücksendung und notieren Sie, wer in jedem Schritt etwas tut. Aus jedem Schritt entstehen ein bis drei Zeilen.
- Zeilen formulieren nach den Regeln oben und jeder Zeile eine Priorität und einen Abnahmetest geben.
- Mit den Beteiligten abstimmen. Wer im Betrieb mit dem System arbeitet, liest die Liste und streicht, was er nicht versteht. Ein Satz, den ein Beteiligter nicht erklären kann, ist noch nicht fertig.
- Liste einfrieren. Vergeben Sie eine Versionsnummer und ein Datum. Spätere Änderungen gehen als neue Version an alle Anbieter.
- Antworten prüfen. Testen Sie mindestens alle Muss-Zeilen der zwei bestplatzierten Systeme selbst, bevor Sie unterschreiben (Pilotbetrieb und Proof of Concept).
Fehler, die den Vergleich entwerten
- Die Liste enthält Wünsche, aber keine Abnahmetests; der Vergleich beruht dann auf Aussagen der Anbieter.
- Eine Zeile nennt ein Produkt oder einen Anbieter und schließt dadurch gleichwertige Lösungen aus.
- Sind fast alle Zeilen ein Muss, trennt die Priorität nichts mehr. Prüfen Sie jedes Muss mit der Frage: Kann der Shop ohne diese Eigenschaft nicht betrieben werden?
- Betriebszeilen fehlen: Datensicherung, Export und Support stehen nicht in der Liste, obwohl sie nach dem Start über Kosten und Wechselmöglichkeit entscheiden.
- Die Liste ändert sich während der Angebotsphase, ohne dass alle Anbieter dieselbe Fassung bekommen.