Ausschreibung für ein Shopprojekt: Ablauf und Bewertung
Kurz gesagt
Eine Ausschreibung braucht drei Bausteine: ein prüfbares Leistungsbild, einen Bewertungsbogen mit Gewichtung und einen Fragekatalog, den alle Anbieter gleich beantworten. Punkte vergeben Sie erst nach Ablauf der Angebotsfrist, und den Zuschlag bekommt nicht automatisch der niedrigste Preis: Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 Abs. 1 GWB). In Deutschland bindet dieses Vergaberecht öffentliche Auftraggeber nach § 99 GWB und Sektorenauftraggeber nach § 100 GWB ab Erreichen des jeweils festgelegten Schwellenwerts; ein privat geführtes Handelsunternehmen, das keine dieser Fallgruppen erfüllt, wendet die Struktur freiwillig an.
Das Wichtigste
- Drei Bausteine: prüfbares Leistungsbild, Bewertungsbogen mit Gewichtung, Fragekatalog mit nummeriertem Antwortbogen.
- Erst Eignung, dann Bewertung: Nach § 122 Abs. 2 GWB (Deutschland) dürfen Eignungskriterien nur drei Gruppen betreffen – Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit.
- Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, Gewichtung vorab – öffentliche Auftraggeber in Deutschland (§ 127 Abs. 1 und 5 GWB).
- Das deutsche Vergaberecht bindet öffentliche Auftraggeber nach § 99 GWB und Sektorenauftraggeber nach § 100 GWB ab Erreichen des jeweils festgelegten Schwellenwerts (§ 106 Abs. 1 und 2 GWB); für ein privat geführtes Handelsunternehmen, das keine dieser Fallgruppen erfüllt, ist es Vorbild, keine Pflicht.
- Kosten zählen als Gesamtkosten über mehrere Jahre, nicht als Einmalpreis des Projekts.
- Entscheidung mit Datum, Punktzahlen und Gründen festhalten und allen Anbietern absagen, die nicht zum Zug kommen.
Eine Ausschreibung beantwortet zwei Fragen: Welches Angebot erfüllt meine Anforderungen am besten, und wie weise ich das im Nachhinein nach? Wer Leistungsbild, Gewichtung und Antwortbogen vor dem Versand festlegt, bekommt vergleichbare Angebote und kann die Entscheidung begründen.
Was Sie vorab brauchen
- Projektbild auf einer Seite. Ziel, Umfang, gewünschter Start, Laufzeit und ein Budgetrahmen als interne Annahme.
- Anforderungsliste. Nummerierte Zeilen mit Priorität und Abnahmetest; die Bauweise beschreibt Anforderungsliste für das Shopsystem erstellen.
- Bewertungsbogen. Kriterien, Gewichte und Punkteskala, mit Datum und Fassungsnummer eingefroren.
- Fragekatalog und Antwortbogen. Dieselben nummerierten Fragen an alle Anbieter, mit festen Antwortfeldern.
- Termine und eine Ansprechperson. Angebotsfrist, Rückfragenfrist, Name und Erreichbarkeit.
- Ablage. Ein Ort für alle Fassungen und für jedes eingegangene Angebot.
Gilt das Vergaberecht für Sie?
In Deutschland gelten Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV) für die Vergabe öffentlicher Aufträge, deren geschätzter Auftrags- oder Vertragswert ohne Umsatzsteuer den jeweils festgelegten Schwellenwert erreicht oder überschreitet (§ 106 Abs. 1 GWB). Die VgV ist nicht anzuwenden auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und die Ausrichtung von Wettbewerben durch Sektorenauftraggeber zum Zweck der Ausübung einer Sektorentätigkeit, auf verteidigungs- oder sicherheitsspezifische öffentliche Aufträge und auf die Vergabe von Konzessionen durch Konzessionsgeber (§ 1 Abs. 2 VgV). In diesem Rahmen vergeben öffentliche Auftraggeber im Wettbewerb und in transparenten Verfahren, mit Gleichbehandlung der Teilnehmer (§ 97 Abs. 1 und 2 GWB), an geeignete Unternehmen (§ 122 Abs. 1 und 2 GWB) und mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, bei dem neben dem Preis auch qualitative Aspekte zählen können und dessen Kriterien und Gewichtung vorab feststehen (§ 127 Abs. 1, 3 und 5 GWB; § 58 Abs. 2 und 3 VgV). Die Begriffe dieses Artikels kommen aus diesem Vergaberecht; wen das Gesetz als öffentlichen Auftraggeber ansieht, steht in § 99 GWB, wen als Sektorenauftraggeber in § 100 GWB.
Ein privat geführtes Handelsunternehmen, das keine der Fallgruppen des § 99 GWB erfüllt und auch nicht Sektorenauftraggeber nach § 100 GWB ist, muss die Regeln für die hier beschriebene Beschaffung nicht anwenden. Sektorenauftraggeber kann eine privatrechtliche Person sein, wenn sie eine Sektorentätigkeit auf der Grundlage besonderer oder ausschließlicher Rechte ausübt oder ein öffentlicher Auftraggeber nach § 99 Nr. 1 bis 3 sie beherrscht (§ 100 Abs. 1 Nr. 2 GWB); für deren Vergaben zum Zweck der Ausübung einer Sektorentätigkeit gilt die VgV nicht (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 VgV). Als Ordnungsraster taugen sie trotzdem: Sie halten den Wettbewerb offen und machen Angebote und Entscheidung vergleichbar. Vergaberecht in Österreich und der Schweiz behandelt dieser Artikel nicht. Stand der gelesenen Fassung: GWB zuletzt geändert am 20. Juli 2026, VgV am 2. September 2026.
Schritt für Schritt: von der Anfrage zum Vertrag
Schritt 1: Vergabegegenstand beschreiben
Halten Sie auf einer Seite fest, was Sie kaufen: das System, die Einführung, den Betrieb und die Anpassungen für einen Zeitraum. Trennen Sie die Leistung (was entsteht) von den Bedingungen (Termin, Preis, Pflege). Ein prüfbarer Satz lautet: „Der Shop geht bis zum 1. März 2027 mit 800 Artikeln und zwei Sprachen live.“ Die Zahlen sind erfunden; setzen Sie Ihre eigenen ein.
Schritt 2: Eignung von Bewertung trennen
Prüfen Sie zuerst, ob ein Anbieter das Projekt tragen kann, und bewerten Sie erst danach sein Angebot. § 122 Abs. 2 GWB lässt für die Eignung nur drei Gruppen zu: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Für eine private Ausschreibung ist diese Dreiteilung ein Vorschlag dieses Artikels.
Schritt 3: Bewertungsbogen festlegen
Notieren Sie höchstens sechs Kriterien, verteilen Sie 100 Gewichtspunkte und beschreiben Sie, was jede Stufe der Skala bedeutet. Eine nicht erfüllte Muss-Anforderung schließt ein Angebot aus und bekommt kein Gewicht. Legen Sie den Bogen vor dem Versand fest; Änderungen gehen als neue Fassung an alle Anbieter.
Schritt 4: Fragekatalog versenden
Schicken Sie Anforderungsliste, Fragekatalog und Antwortbogen als ein Paket, mit Nummern, Angebotsfrist und der Regel, dass Rückfragen schriftlich gestellt und allen Bietern gleich beantwortet werden. Ein Antwortbogen mit festen Feldern verwandelt Prosa in vergleichbare Daten.
Schritt 5: Punkte vergeben und entscheiden
Prüfen Sie zuerst formal: Frist eingehalten, Bogen vollständig, Muss-Zeilen beantwortet. Danach bewerten Sie jedes Kriterium getrennt und gleichen erst am Ende ab. Vor dem Zuschlag rufen Sie mindestens zwei Referenzen an und testen mit den zwei besten Anbietern echte Daten (Pilotbetrieb und Proof of Concept). Die Entscheidung schreiben Sie mit Datum, Punktzahlen und Gründen in ein kurzes Protokoll.
Bewertungsbogen mit Gewichtung
Die Kriterien und Gewichte sind eine redaktionelle Empfehlung; legen Sie sie vor dem Versand fest und ändern Sie sie danach nicht mehr.
| Kriterium | Gewicht in Prozent | Wie Sie bewerten | Beleg |
|---|---|---|---|
| Muss-Anforderungen | Ausschluss | eine nicht erfüllte Zeile schließt das Angebot aus | Antwortbogen |
| Leistungsumfang | 25 | Punkte je Anforderungszeile | Antwortbogen, Demo |
| Referenzen und Projektteam | 15 | Vergleichbarkeit der Projekte, Verfügbarkeit der Personen | Referenzliste |
| Gesamtkosten über drei Jahre | 30 | niedrigster Preis ÷ Preis des Angebots | Angebot, Preisliste |
| Betrieb und Support | 15 | Servicezeiten, Reaktionszeit, Updates | Vertragsentwurf |
| Datenexport und Ausstieg | 15 | Exportformat, Kündigungsfrist, Wechselaufwand | Vertragsentwurf |
Den Erfüllungsgrad aus dem Antwortbogen übersetzen Sie in Punkte: fünf für serienmäßig, drei für durch Einstellung, zwei für durch Zusatzprodukt, eins für durch Entwicklung, null für nicht möglich.
Beispielrechnung mit zwei Angeboten
Beide Angebote erfüllen alle Muss-Anforderungen; die Kosten sind Gesamtkosten über drei Jahre. Alle Zahlen sind erfunden, die Wertung geht von 0 bis 5. In der Zeile Gesamtkosten steht der Angebotspreis.
| Kriterium | Gewicht | A Wertung | A Punkte | B Wertung | B Punkte |
|---|---|---|---|---|---|
| Leistungsumfang | 25 | 4/5 | 20,0 | 5/5 | 25,0 |
| Referenzen | 15 | 3/5 | 9,0 | 4/5 | 12,0 |
| Gesamtkosten | 30 | 48.000 Euro | 30,0 | 62.000 Euro | 23,2 |
| Betrieb und Support | 15 | 2/5 | 6,0 | 5/5 | 15,0 |
| Datenexport und Ausstieg | 15 | 3/5 | 9,0 | 4/5 | 12,0 |
| Summe | 100 | 74,0 | 87,2 |
Die Kostenpunkte rechnen sich aus Gewicht mal niedrigster Preis geteilt durch den eigenen Preis: für A 30 × 48.000 ÷ 48.000 = 30,0, für B 30 × 48.000 ÷ 62.000 = 23,2. Angebot A ist damit 14.000 Euro günstiger und verliert trotzdem, weil Betrieb, Support und Ausstieg schwächer bewertet sind.
Fragekatalog für Anbieterantworten
Der Katalog deckt die Bereiche des Bewertungsbogens ab; jede Antwort trägt Nummer, Erfüllungsgrad, Kosten und Fundstelle.
| Nr. | Frage an den Anbieter | Belastbare Antwort enthält | Prüfung |
|---|---|---|---|
| E-01 | Wie viele vergleichbare Shops haben Sie in drei Jahren eingeführt? | Zahl, Branche, Land, Ansprechpartner | Referenzliste, zwei Telefonate |
| E-02 | Wer arbeitet in meinem Projekt, mit welchem Anteil? | Namen, Rollen, Verfügbarkeit | Projektplan |
| L-01 | Wie setzen Sie jede Zeile der Anforderungsliste um? | Erfüllungsgrad und Fundstelle je Zeile | Testzugang |
| L-02 | Welche Zeilen erfüllen Sie nur mit Zusatzprodukt oder Entwicklung? | Aufwand und Kosten je Position | Angebot, Preisliste |
| K-01 | Welche Kosten entstehen in den ersten drei Jahren? | einmalig, laufend, je Bestellung, Schulung, getrennt | Preisliste |
| K-02 | Welche Kosten liegen außerhalb Ihres Angebots? | Hosting, Terminal, Zertifikate, eigener Aufwand | selbst nachrechnen |
| B-01 | Wie sind Erreichbarkeit und Reaktionszeiten geregelt? | Zeiten, Kanäle, Reaktionszeit, Eskalation | Vertragsentwurf |
| B-02 | Wie oft aktualisieren Sie das System, wer zahlt das? | Rhythmus, Testphase, Wartungsfenster | Dokumentation |
| D-01 | In welchem Format kann ich alle Daten exportieren? | Format, Vollständigkeit, Preis | Probexport |
| D-02 | Was passiert bei Vertragsende? | Kündigungsfrist, Übergang, Löschung, Übergabe | Vertragsentwurf |
| V-01 | Welche Dienstleister setzen Sie ein, wo liegen die Daten? | Liste der Dienstleister und Speicherorte | Vertragsentwurf |
So prüfen Sie das Ergebnis
- Rechnen Sie die gewichtete Summe je Angebot nach.
- Gleichen Sie die Beträge im Angebot mit der Preisliste ab, die Sie selbst gefordert haben.
- Testen Sie die Muss-Zeilen der zwei bestplatzierten Angebote selbst im Testzugang.
- Wiederholen Sie bei einer privat geführten Ausschreibung nach jeder Verhandlungsrunde die Bewertung mit denselben Gewichten und legen Sie das Protokoll ab.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Zwei Bewertende kommen auf weit auseinanderliegende Punkte | Es fehlen Anker, die eine Zwei von einer Vier unterscheiden | Skala vorher mit Beispielen füllen, getrennt bewerten, dann abgleichen |
| Die Angebote sind nicht vergleichbar | Antworten stehen als Prosa statt im nummerierten Bogen | Antwortbogen mit festen Feldern mitversenden |
| Die Bewertung passt nicht zur Entscheidung | Gewichte wurden nach der Angebotseröffnung geändert | Bogen vor dem Versand einfrieren, Fassung mitführen |
| Der günstigste Anbieter erfüllt die wichtigsten Zeilen nicht | Nur der Preis wurde ernsthaft bewertet | Gesamtkosten rechnen, Betrieb und Ausstieg gleich gewichten |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Sind Sie öffentlicher Auftraggeber nach § 99 GWB oder Sektorenauftraggeber nach § 100 GWB, gehört die Vergabe in die Hände Ihrer Vergabestelle oder einer Rechtsberatung, die das Verfahren nach GWB und VgV kennt. Berührt das Auftragsvolumen den Fortbestand Ihres Betriebs, lassen Sie den Vertragsentwurf vor der Unterschrift prüfen, besonders Kündigungsfristen, Preisanpassungen und die Rechte an Ihren Daten. Kosten über die Laufzeit vergleicht Shopsysteme vergleichen ohne Ranking.