Fulfillment: Selbst versenden oder auslagern?

Auslagern oder selbst versenden ist eine Frage der Kostenstruktur, nicht der Aufgabe. Im eigenen Lager laufen Fläche, Personal und Software jeden Monat, auch in einer schwachen Woche; beim Dienstleister zahlen Sie für den belegten Platz und für jede bearbeitete Sendung.

Worum es bei der Auswahl geht

Zwischen beiden Enden liegen Zwischenformen: nur Auslandssendungen auslagern, oder die Kommissionierung behalten und nur Etiketten und Übergabe abgeben. Jede verschiebt einen Teil der Fixkosten, deshalb passen die Kriterien unten, aber nicht jede Zeile in Ihre Rechnung.

Vorher steht die eigene Ausgangslage: Sendungen im Monat mit Spitzenwoche, Durchschnittsbestand, Artikelzahl, Retourenquote, Warenwert je Sendung. Ohne diese Zahlen bleibt jedes Angebot unvergleichbar. Grundlagen: Versandkosten kalkulieren, Paketdienste vergleichen.

Diese Kriterien zählen

Tragen Sie in jede Zeile Ihre eigene Menge ein; die letzte Spalte ist die Frage, die Sie schriftlich an den Anbieter richten.

Kriterium	Was Sie vergleichen	Wie Sie es prüfen	Frage an den Anbieter
Lagerbedarf	Palettenstellen oder Fächer, Reserve, Spitzenwoche	Bestand ÷ Einheiten je Platz	Je Palette, je Fach oder je Quadratmeter?
Preis je Sendung	Grundpreis, Zuschläge für Gewicht, Maße, Inseln, Sperrgut	Preisliste mit Ihrem Sendungsprofil nachrechnen	Ab welchem Gewicht gilt eine höhere Stufe?
Ein- und Auslagerung	Kosten je eingehender Palette, je Umlagerung, je Rückläufer	eigene Zugangs- und Retourenmengen	Was kostet eine eingehende Palette, was ein Retoureneingang?
Bestand und Schnittstelle	Bestandsmeldung, Auftragsübergabe, Etiketten, Fehlerquote	Testbestellung, Export der Bestandsdaten	In welchem Format kommen Bestand und Sendungsstatus?
Retouren	Annahme, Prüfung, Wiedereinlagerung, Vernichtung	Retourenquote × Kosten je Retoure	Wer prüft zurückgesandte Ware, was kostet die Wiedereinlagerung?
Servicezeiten	Annahmeschluss, Versandtage, Bearbeitung in Spitzen	eigene Bestellzeitpunkte	Bis wann muss eine Bestellung eingehen?
Vertrag	Mindestlaufzeit, Mindestmenge, Kündigungsfrist, Preisänderungen	Vertragstext statt Angebotsblatt	Wie lange bindet der Vertrag?
Daten	Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte, Subunternehmer, Löschung	eigene Prüfung der Datenflüsse	Wie ist die Auftragsverarbeitung geregelt?
Haftung	Haftungsgrenze, Ausschlüsse, Versicherung, Ablauf bei Verlust	Bedingungen lesen; Grundlagen in Paketverlust und Haftung	Bis zu welchem Betrag wird ersetzt?

Der Break-even-Rechner: Pakete und Lagerbedarf

Zwei Eingangsgrößen entscheiden: Lagerbedarf und Sendungszahl. Beide Varianten sind Geraden aus Fixkosten plus Kosten je Paket mal Menge.

• Eigenversand: Fixkosten eigen + (Kosten je Paket eigen × Sendungen)
• Dienstleister: Fixkosten Dienstleister + (Kosten je Paket Dienstleister × Sendungen)

Der Break-even ist die Menge, bei der beide Summen gleich sind: (Fixkosten eigen − Fixkosten Dienstleister) ÷ (Kosten je Paket Dienstleister − Kosten je Paket eigen). Ein Schnittpunkt im positiven Bereich entsteht in zwei Konstellationen: Der Dienstleister hat niedrigere Fixkosten, kostet aber je Paket mehr – oder er hat höhere Fixkosten und kostet dafür je Paket weniger. Ist er je Paket nicht teurer und hat er keine höheren Fixkosten, kostet er bei keiner Menge mehr als der Eigenversand; sind Fixkosten und Preis je Paket auf beiden Seiten gleich hoch, kosten beide Wege bei jeder Menge gleich viel. Ist er je Paket teurer und hat er mindestens gleich hohe Fixkosten, wird er bei keiner Menge günstiger.

Beispielrechnung mit erfundenen Werten, Bestand 3.600 Einheiten, 200 Einheiten je Palette, also 18 Palettenstellen:

Position	Eigenversand je Monat	Dienstleister je Monat
Lagerfläche 48 m² × 7,50 Euro/m²	360,00 Euro	–
Nebenkosten	60,00 Euro	–
Lagerentgelt 18 Stellplätze × 45,00 Euro	–	810,00 Euro
Grundgebühr	–	250,00 Euro
anteiliges Personal	900,00 Euro	–
Software, Etiketten, Verbrauch	90,00 Euro	–
Fixkosten je Monat	1.410,00 Euro	1.060,00 Euro
Kosten je Paket: Verpackung 1,10 + Packzeit 3,5 Min × 22 Euro/h = 1,28 + 0,10	2,48 Euro	–
Kosten je Paket: Kommissionierung 2,35 + Verpackung 1,10	–	3,45 Euro

Break-even: (1.410,00 − 1.060,00) ÷ (3,45 − 2,48) = 350,00 ÷ 0,97 = 361 Sendungen im Monat; bei dieser Menge kostet beides rund 2.305 Euro. Bei 200 Sendungen liegt der Dienstleister bei 1.750 Euro, der Eigenversand bei 1.906 Euro; bei 800 Sendungen kostet der Eigenversand 3.394 Euro, der Dienstleister 3.820 Euro.

Der Lagerbedarf wirkt auf beide Seiten: als Miete im Eigenlager, als Lagerentgelt je Stellplatz beim Dienstleister. Bestimmen Sie ihn aus dem Bestand: durchschnittliche Einheiten ÷ Einheiten je Palette, die Spitzenwoche getrennt. Drei Fehler verzerren das Ergebnis.

• Fixkosten ansetzen, die nicht wegfallen: Läuft der Lagervertrag weiter, sinkt die eigene Seite nicht.
• Packzeit ohne Nebenkosten rechnen: Inventur, Retourenprüfung und Vertretung gehören dazu.
• Sprungfixe Personalkosten übersehen: Reicht eine Kraft nicht mehr, kommen Überstunden oder eine zweite Kraft dazu.

Welche Pflichten bei Ihnen bleiben

Auslagern verschiebt Arbeit, nicht Verantwortung.

Land	Was bei Ihnen bleibt	Grundlage
Deutschland	Registrierung nach § 6 und Datenmeldungen nach § 9 sind nicht auf einen Dritten übertragbar; andere Pflichten – auch die Systembeteiligung – dürfen Sie einem Dritten übertragen, Ihre Verantwortlichkeit bleibt dabei bestehen. Die Registrierung ist nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 15 Buchst. a bis d der Verordnung (EU) 2025/40 vor dem erstmaligen Bereitstellen fällig, nach Buchst. e vor dem Auspacken; Buchst. e erfasst, wer in einem Mitgliedstaat niedergelassen ist und dort verpackte Produkte auspackt, ohne Endabnehmer zu sein, sofern keine andere Person nach Buchst. a bis d Hersteller ist	§§ 5 Abs. 1 und 2, 6 Abs. 1 Satz 1, 7 Abs. 1 Satz 1 und 3 VerpackDG mit § 22 Satz 2 KrWG; Art. 3 Abs. 1 Nr. 15 Buchst. a bis e der Verordnung (EU) 2025/40
Deutschland	Der Dienstleister darf nicht tätig werden, wenn der Hersteller nicht oder nicht ordnungsgemäß registriert ist; Geldbuße bis 100.000 Euro	§ 13 Abs. 4 Satz 1, § 66 Abs. 1 Nr. 9 und Abs. 3 VerpackDG
Deutschland und Österreich	Kundendaten nur auf vertraglicher Grundlage, mit Weisungsbindung und schriftlicher Genehmigung für weitere Auftragsverarbeiter	Art. 28 Abs. 1 bis 3 DSGVO, gilt seit 25. Mai 2018
Deutschland	Haftung für Erfüllungsgehilfen wie für eigenes Verschulden; beim Verbraucherkauf geht die Gefahr mit der Übergabe an den Verbraucher über, früher nur, wenn der Verbraucher den Paketdienst selbst beauftragt hat und Sie ihm diesen nicht zuvor benannt haben	§ 278 und § 446 BGB; § 475 Abs. 2 mit § 447 Abs. 1 BGB
Österreich	Als Primärverpflichteter für Haushaltsverpackungen (§ 13g Abs. 1 Z 1 bis 3 und 5 AWG 2002) an einem genehmigten Sammel- und Verwertungssystem für Haushaltsverpackungen teilnehmen und den Teilnahmevertrag binnen zwei Monaten nach dem ersten Inverkehrbringen abschließen; die Teilnahmepflicht entfällt nach § 13g Abs. 3 AWG 2002 in den dort genannten Fällen, etwa wenn eine vorgelagerte Vertriebsstufe nachweislich teilnimmt (§ 8 Abs. 2 Verpackungsverordnung 2014) oder für nachweislich bepfandete Mehrwegverpackungen; die Daten nach § 22 Abs. 2 Z 1 bis 3 und 10 AWG 2002 über edm.gv.at registrieren die Meldepflichtigen der Verpackungsverordnung 2014, nicht jeder Primärverpflichtete	§ 8 Abs. 1 und 2 Verpackungsverordnung 2014; § 13g Abs. 1, 2, 3 und 5 AWG 2002
Österreich	Fulfilment-Dienstleister nach § 12c Abs. 2 AWG 2002 – wer mindestens zwei der Leistungen Lagerhaltung, Verpackung, Adressierung und Versand für die in § 12c Abs. 1 genannten Produkte anbietet, an denen er kein Eigentum hat, ausgenommen Post-, Paketzustell- und Frachtverkehrsdienste – muss sicherstellen, dass der Hersteller die Sammlung und Verwertung oder die Teilnahme an einem Sammel- und Verwertungssystem einhält, soweit diese Pflichten bestehen, und sonst die Leistung unterlassen	§ 12c Abs. 2 AWG 2002, in Kraft seit 1. Januar 2023
Österreich	Haftung für Besorgungsgehilfen wie für eigenes Verschulden; beim Verbraucherkauf Gefahr erst mit Ablieferung, bei eigener Beauftragung des Beförderers durch den Verbraucher ohne vorgeschlagene Auswahlmöglichkeit früher	§ 1313a ABGB; § 7b KSchG
Schweiz	Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG als Schweizer Landesrecht, Weitergabe an Dritte nur mit vorgängiger Genehmigung; die DSGVO ist kein Schweizer Landesrecht, kann aber nach ihrem Art. 3 anwendbar sein, etwa nach Art. 3 Abs. 2, wenn Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen angeboten werden; Haftung für Hilfspersonen, vorab vertraglich beschränkbar	Art. 9 Abs. 1 bis 3 DSG (SR 235.1); Art. 3 DSGVO; Art. 101 Abs. 1 und 2 OR

Hersteller, die im Bundesgebiet nicht niedergelassen sind und Verpackungen oder verpackte Produkte nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 15 Buchst. c oder d der Verordnung (EU) 2025/40 hier erstmals bereitstellen, brauchen zusätzlich einen Bevollmächtigten für die erweiterte Herstellerverantwortung (§ 5 Abs. 2 VerpackDG mit Art. 45 Abs. 3 der Verordnung (EU) 2025/40); die Registrierung nach § 6 bleibt ihre eigene Pflicht und geht nicht auf den Bevollmächtigten über; in Österreich entfällt die Teilnahmepflicht, soweit eine vorgelagerte Vertriebsstufe nachweislich teilnimmt (§ 8 Abs. 2 Verpackungsverordnung 2014 mit § 13g Abs. 3 Z 1 lit. a AWG 2002).

Rechnung, Widerruf und Retourenabwicklung bleiben bei Ihnen, auch wenn die Ware aus einem fremden Lager kommt (Retourenmanagement). Regeln Sie, was beim Ende der Zusammenarbeit mit dem Bestand und mit Bestands- und Adressdaten geschieht.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Kein Auftragsverarbeitungsvertrag, obwohl der Dienstleister Namen und Adressen verarbeitet; in Deutschland und Österreich ist er Pflicht (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).
• Auf die Verpackungsfrage kommt “erledigen wir mit”, ohne Nachweis. In Deutschland kann der Dienstleister weder die Registrierung noch die Datenmeldung übernehmen, in Österreich muss er sicherstellen, dass Sie die Sammlung und Verwertung oder die Teilnahme an einem Sammel- und Verwertungssystem einhalten, soweit diese Pflichten bestehen.
• Zuschläge fehlen in der Preisliste, Nachberechnungen nach abweichendem Gewicht laufen ohne dokumentiertes Verfahren.
• Kein Preis für den Retoureneingang: Annahme, Prüfung und Wiedereinlagerung tauchen erst auf der Rechnung auf.
• Bestandsdaten nur im Portal des Anbieters, ohne Export.
• Haftungskapitel fehlt oder nennt die Grenze nur für einzelne Sendungsarten; fragen Sie nach Ausschlüssen, Fristen und dem Ablauf im Schadenfall.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Zuordnung der Gewichte ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Messung. Sie ersetzt die eigene Rechnung nicht.

Betrieb	Was am stärksten wiegt
Bis 100 Sendungen im Monat	Ob Fläche und Personal wirklich entfallen
100 bis 500 Sendungen	Abstand zum Break-even; Zeit für Retouren und Inventur
Ab 500 Sendungen	Preis je Sendung, Staffeln und Zuschläge
Sperriges Sortiment	Paletten- und Zuschlagspreise, Höherstufungen
Versand in mehrere Länder	Zolldokumente, Auslandszonen, Verpackungspflichten des Ziellandes

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie drei Monate lang Sendungen, Retouren und die stärkste Woche, dazu Durchschnitts- und Spitzenbestand.
2. Rechnen Sie den Lagerbedarf in Palettenstellen oder Fächern aus: Bestand ÷ Einheiten je Platz, plus Reserve.
3. Tragen Sie Ihre variablen Kosten ein (Verpackung, Packzeit, Retourenbearbeitung) und verlangen Sie eine vollständige Preisliste.
4. Setzen Sie beide Seiten in die Formel und suchen Sie den Break-even für Durchschnitts- und Spitzenmenge.
5. Klären Sie vor der Unterschrift Verpackungsregistrierung, Auftragsverarbeitung, Haftung und Rückgabe von Ware und Daten. Vertiefung: Fulfillment-Vertrag prüfen, für den eigenen Weg Eigenes Lager einrichten und Kommissionierung.