Bestellbestätigung und Transaktions-E-Mails: Pflichtinhalte

Diesen Artikel gliedern drei E-Mails, mit denen ein Shop eine Bestellung begleitet: die Bestellbestätigung, die Versandbestätigung und die Rechnungs-E-Mail (redaktionelle Einordnung). Vorgeschrieben ist dieser Dreischritt nicht: Die Vorschriften verlangen eine unverzügliche Bestätigung des Zugangs der Bestellung (§ 312i Abs. 1 Nr. 3 BGB; § 10 Abs. 2 ECG; Art. 3 Abs. 1 lit. s Ziff. 4 UWG) und in Deutschland und Österreich zusätzlich eine Bestätigung des Vertrags mit den Pflichtangaben (§ 312f Abs. 2 BGB; § 7 Abs. 3 FAGG); beide können in derselben Mail stehen, und eine eigene Versandbestätigung verlangt keine der geöffneten Vorschriften. Was in den Mails stehen muss, entscheidet das Land des Kunden und die Frage, ob er Verbraucher ist. Deutschland und Österreich verlangen mehr als die Schweiz. Die folgenden Schritte bauen die Pflichten in Vorlagen ein; der Vorlagensatz kennzeichnet jedes Pflichtelement mit einer Markierung.

Was die drei E-Mails leisten müssen

Die Tabelle fasst die Pflichten je Land zusammen; jede Spalte gilt zusätzlich zu den allgemeinen Vorgaben der Zeile.

E-Mail	Deutschland	Österreich	Schweiz
Eingangsbestätigung	unverzüglich elektronisch, für jeden Vertrag im elektronischen Geschäftsverkehr; nicht für Verträge, die ausschließlich durch individuelle Kommunikation geschlossen werden, zwischen Nicht-Verbrauchern abweichend vereinbar (§ 312i Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 BGB)	unverzüglich elektronisch, für jede elektronische Vertragserklärung; nicht für Verträge, die ausschließlich per E-Mail oder einem damit vergleichbaren individuellen Kommunikationsmittel geschlossen werden (§ 10 Abs. 2 und 3 ECG)	unverzüglich elektronisch, für jede Bestellung im elektronischen Geschäftsverkehr; nicht bei ausschließlichem E-Mail-Austausch oder vergleichbarer individueller Kommunikation (Art. 3 Abs. 1 lit. s Ziff. 4, Abs. 2 UWG)
Vertragsbestätigung mit Pflichtangaben	Fernabsatzverträge mit Verbrauchern: binnen angemessener Frist, spätestens bei der Lieferung der Ware oder bevor die Dienstleistung beginnt (§ 312f Abs. 2 BGB)	Fernabsatzverträge mit Verbrauchern: binnen angemessener Frist, spätestens mit der Lieferung der Waren oder vor Beginn der Dienstleistung (§ 7 Abs. 3 FAGG)	keine über die Bestätigung der Bestellung hinausgehende Pflicht
Widerrufsbelehrung	in der Bestätigung, sofern nicht schon vor Vertragsschluss auf einem dauerhaften Datenträger mitgeteilt (Art. 246a § 1 Abs. 2 EGBGB)	mit den §-4-Abs.-1-Angaben, einschließlich Muster-Widerrufsformular (§ 4 Abs. 1 Z 8 FAGG)	entfällt, weil kein gesetzliches Widerrufsrecht im Fernabsatz besteht
Rechnungs-E-Mail	Rechnungen 8 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO); der Versand als E-Mail-Anlage ist ein mögliches Verfahren, bei inländischen B2B-Umsätzen, deren Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, aber nur als elektronische Rechnung im strukturierten Format und außerhalb dieser Pflicht nur mit Zustimmung des Empfängers, übergangsweise nach § 27 Abs. 38 UStG (§ 14 Abs. 1 Satz 5, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); abgesandte Bestell- und Versandmails können als Geschäftsbriefe 6 Jahre aufzubewahren sein (§ 147 Abs. 1 Nr. 3 AO)	Rechnungspflicht nur in den Fällen des § 11 Abs. 1 UStG 1994 (Unternehmer, juristische Personen, Werklieferung oder Werkleistung an einem Grundstück, Einfuhr-Versandhandel nach Z 2a); Belege 7 Jahre (§ 132 BAO)	der Versand als Anlage ist ein mögliches Verfahren; Buchungsbelege 10 Jahre (Art. 958f OR)

Die Eingangsbestätigung gilt unabhängig davon, wer bestellt; bei Verträgen zwischen Unternehmen lassen sich die Pflichten aus § 312i Abs. 1 Nr. 1 bis 3 BGB abweichend vereinbaren (§ 312i Abs. 2 BGB). Verträge, die ausschließlich durch individuelle Kommunikation geschlossen werden, nimmt die deutsche Regelung von den Eingangsbestätigungspflichten aus; in Österreich und der Schweiz gilt die Ausnahme ausdrücklich für Verträge, die ausschließlich per E-Mail oder einem damit vergleichbaren individuellen elektronischen Kommunikationsmittel geschlossen werden (§ 312i Abs. 2 BGB; § 10 Abs. 3 ECG; Art. 3 Abs. 2 UWG). Die Vertragsbestätigung betrifft nur Verbraucherverträge; verkaufen Sie ausschließlich an Unternehmen, tragen die Rechnung die Pflichtangaben des Umsatzsteuerrechts, die die Artikel Rechnungen im Onlineshop in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz einzeln behandeln.

Schritt für Schritt: die Pflichtangaben einbauen

1. Eingangsbestätigung automatisieren. Schalten Sie eine automatische Mail ein, die sofort nach dem Bestellabschluss versendet. Geschuldet ist die unverzügliche elektronische Bestätigung (§ 312i Abs. 1 Nr. 3 BGB; § 10 Abs. 2 ECG; Art. 3 Abs. 1 lit. s Ziff. 4 UWG), nicht die Automatisierung selbst; dass eine automatisch versendete Mail diese Frist am zuverlässigsten hält, ist eine redaktionelle Empfehlung. Lassen Sie Bestellnummer, Datum und Uhrzeit der Bestellung in der Mail ausgeben, damit der Empfang später zuordenbar ist.
2. Vertragsbestätigung ergänzen. Die Bestätigung muss den Vertragsinhalt wiedergeben und die Pflichtangaben tragen, es sei denn, Sie haben die Informationen dem Kunden schon vor Vertragsschluss auf einem dauerhaften Datenträger bereitgestellt (§ 312f Abs. 2 BGB; § 7 Abs. 3 FAGG). Was ein dauerhafter Datenträger ist, definiert § 126b BGB: ein Medium, das den Kunden die an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufbewahren lässt, dass sie ihm angemessen lange zugänglich bleibt und unverändert wiedergegeben werden kann. Eine E-Mail mit den Angaben im Mailtext oder in einer Anlage kann das erfüllen; ein bloßer Link auf die Website nicht, weil die für den Kunden bestimmte Erklärung dort nicht in unveränderter Form mitgespeichert wird. Deshalb bauen die Vorlagen unten die Angaben in die Mail selbst ein und halten für die weiteren einschlägigen Angaben einen Auffangplatzhalter bereit. Ob eine reine Anzeige im Shop den Ausnahmetatbestand erfüllt, legen keine der geöffneten Quellen fest. Zu den Pflichtangaben gehört bei Waren auch das Bestehen des gesetzlichen Gewährleistungsrechts mit seinen wichtigsten Elementen einschließlich der Mindestdauer von zwei Jahren, in Deutschland in hervorgehobener Weise mit der harmonisierten Mitteilung nach Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2025/1960 (Art. 246a § 1 Nr. 11 EGBGB), in Österreich gemäß § 4 Abs. 1 Z 12 FAGG mit der Mitteilung nach Anhang II. Soweit einschlägig, treten unter denselben Voraussetzungen die weiteren Angaben der Listen hinzu (Art. 246a § 1 Nr. 11a bis 11c, 12, 14 und 17 bis 21 EGBGB; § 4 Abs. 1 Z 12a bis 12d, 14, 17 und 18 FAGG), etwa zur Funktionalität und Kompatibilität digitaler Produkte, zur Gewährleistung für digitale Inhalte, zur Dauer der Softwareaktualisierungen oder zu Garantien. Fehlt Ihnen zum Bestellzeitpunkt noch eine Angabe, senden Sie sie in einer zweiten Mail; die Frist läuft bis zur Lieferung der Ware beziehungsweise bis vor Beginn der Dienstleistung.
3. Widerrufsbelehrung einfügen. In Deutschland erfüllen Sie die Information über das Widerrufsrecht, indem Sie das Muster für die Widerrufsbelehrung aus der Anlage 1 zu Art. 246a EGBGB zutreffend ausgefüllt in Textform übermitteln und das Muster-Widerrufsformular aus der Anlage 2 beifügen (Art. 246a § 1 Abs. 2 EGBGB). In Österreich verlangen § 4 Abs. 1 Z 8 und 9 FAGG die Bedingungen, Fristen und die Vorgangsweise, das Muster-Widerrufsformular nach Anhang I Teil B und den Hinweis auf die Rücksendekosten; seit 1. Oktober 2026 gehört für Verträge über eine Online-Benutzeroberfläche auch der Hinweis auf Bestehen und Platzierung der Rücktrittsfunktion dazu (§ 13a FAGG). Zieht die Bestellbestätigung die Widerrufsbelehrung nach sich, beginnt die Widerrufsfrist in Deutschland erst mit dieser Unterrichtung zu laufen; ohne sie erlischt das Widerrufsrecht spätestens zwölf Monate und 14 Tage nach dem sonstigen Fristbeginn (§ 356 Abs. 3 und 4 BGB).
4. Digitale Produkte besonders absichern. In Deutschland halten Sie bei digitalen Inhalten, die nicht auf einem körperlichen Datenträger bereitgestellt werden, in der Bestätigung fest, dass der Kunde dem vorzeitigen Beginn der Vertragserfüllung ausdrücklich zugestimmt und seine Kenntnisnahme bestätigt hat, dass er dadurch sein Widerrufsrecht verliert (§ 312f Abs. 3 BGB). In Österreich muss die Vertragsbestätigung nach § 7 Abs. 3 Satz 2 FAGG gegebenenfalls die Bestätigung der Zustimmung und Kenntnisnahme des Kunden nach § 18 Abs. 1 Z 11 FAGG enthalten. Sein Rücktrittsrecht erlischt dort aber erst, wenn der Unternehmer mit der Vertragserfüllung begonnen hat, und — wenn der Kunde zu einer Zahlung verpflichtet ist — zusätzlich erst, wenn die Voraussetzungen des § 18 Abs. 1 Z 11 lit. a bis c FAGG erfüllt sind: ausdrückliche Zustimmung zum Beginn der Vertragserfüllung vor Ablauf der Rücktrittsfrist (lit. a), Bestätigung der Kenntnisnahme des Rechtsverlusts (lit. b) und die bereitgestellte Ausfertigung oder Bestätigung nach § 5 Abs. 2 oder § 7 Abs. 3 (lit. c); bei Kunden ohne Zahlungsverpflichtung genügt der begonnene Vollzug.
5. Versandbestätigung senden. Die oben zitierten Vorschriften verlangen keine eigene Versandbestätigung und nennen für sie auch keine Pflichtangabenliste. Ihre Funktion im Pflichtengerüst: Ist die Vertragsbestätigung mit Pflichtangaben noch nicht raus, bleibt die angemessene Frist nach Vertragsschluss; spätestens mit der Lieferung der Ware beziehungsweise vor Beginn der Dienstleistung müssen die fehlenden Angaben beim Kunden sein (§ 312f Abs. 2 BGB; § 7 Abs. 3 FAGG). Der Versand selbst ist nicht die gesetzliche Grenze. Sendungsnummer und Übergabedatum dokumentieren den Liefertermin für Sendungsverfolgung und Retouren.
6. Rechnungs-E-Mail mit Anlage und Ablage. In Deutschland stehen für die Rechnung drei Übermittlungswege zur Verfügung: die elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format und Papier (§ 14 Abs. 1 Satz 2 bis 4 UStG). Braucht der Empfänger keine elektronische Rechnung, setzt die Übermittlung in einem elektronischen Format — auch als E-Mail-Anlage — seine Zustimmung voraus (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Eine Pflicht zur elektronischen Rechnung besteht bei inländischen B2B-Umsätzen: Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind; dort ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen, und die Zustimmungsbedingung entfällt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Pflicht besteht nur, soweit der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist — dazu zählen zum Beispiel Kredit- und Versicherungsleistungen sowie die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (§ 4 Nr. 8, 10 und 12 UStG); ist der Umsatz steuerfrei, entfällt schon die Ausstellungspflicht; eine dennoch ausgestellte Rechnung können Sie dann nach § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG als elektronische Rechnung im strukturierten Format oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermitteln, und weil in diesem Fall keine Verpflichtung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht, braucht jede Übermittlung in einem elektronischen Format — auch die strukturierte elektronische Rechnung — die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 2 bis 5 UStG). Übergangsweise lässt § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG auch für diese Umsätze Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches Format ohne strukturierten Datensatz zu — nach Nummer 1 bis zum 31. Dezember 2026 für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024, nach Nummer 2 bis zum 31. Dezember 2027 für Umsätze des Jahres 2027 bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro im Vorjahr und nach Nummer 3 bis zum 31. Dezember 2027, ohne Papierweg, für per EDI übermittelte Rechnungen. Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag und eine Rechnung über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze dürfen abweichend davon immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV). Die Mail nennt Rechnungsnummer und Bestellbezug. Rechnungen bewahren Sie in den Fristen der Tabelle oben auf; abgesandte Bestell- und Versandmails können in Deutschland als Wiedergaben abgesandter Geschäftsbriefe der Sechs-Jahres-Frist des § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO unterliegen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Wie die Rechnungsnummerierung und das Format der Anlage bei Ihnen eingehalten werden, steht in den Rechnungsartikeln je Land.

Der Vorlagensatz: Pflichtelemente mit Markierung

Die drei Vorlagen sind Textgerüste; die Markierungen [P1] bis [P5] kennzeichnen Pflichtelemente und stehen in der Legende unten mit der Rechtsgrundlage je Land. Platzhalter stehen in eckigen Klammern. Vorlage 1: Bestellbestätigung

Betreff: Ihre Bestellung [Bestellnummer] bei [Shopname]

Sehr geehrte(r) [Name],

wir haben Ihre Bestellung am [Datum, Uhrzeit] erhalten. [P1]
Mit dieser E-Mail kommt der Kaufvertrag über die folgenden
Positionen zustande: [P2]

  [Position, Menge, Einzelpreis]
  Versandkosten: [Betrag]
  Gesamtpreis einschließlich Steuern und Abgaben: [Betrag] [P3]
  voraussichtliche Lieferung: [Termin]
  Zahlungsart: [Art]
  Zahlungs-, Liefer- und Leistungsbedingungen: [Angaben im Mailtext
  oder in einer Anlage, nicht nur hinter einem Website-Link] [P3]
  gesetzliches Gewährleistungsrecht für Waren: [harmonisierte
  Mitteilung nach Anhang I der VO (EU) 2025/1960 (DE) beziehungsweise
  Anhang II zum § 4 FAGG (AT), hervorgehoben] [P3]
  weitere einschlägige Angaben, soweit nicht schon vor Vertragsschluss
  auf einem dauerhaften Datenträger bereitgestellt: [bei Waren mit
  digitalen Elementen und bei digitalen Produkten Funktionalität und
  technische Schutzmaßnahmen, Kompatibilität und Interoperabilität,
  Gewährleistung für digitale Inhalte und digitale Leistungen,
  Mindestdauer der Softwareaktualisierungen; gewerbliche
  Haltbarkeitsgarantie des Herstellers, Kundendienst und Garantien,
  Laufzeit und Kündigungsbedingungen. Diese Aufzählung ist nicht
  abschließend: Prüfen Sie die vollständigen Listen — Deutschland
  Art. 246a § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 21 EGBGB, Österreich § 4
  Abs. 1 Z 1 bis 21 FAGG.] [P3]

Ihr Ansprechpartner: [Shopname, Anschrift, E-Mail, Telefon] [P3]

[ Widerrufsbelehrung, nur wenn dem Kunden ein Widerrufsrecht zusteht.
  Deutschland: Muster der Anlage 1 zu Art. 246a EGBGB zutreffend
  ausgefüllt, plus Muster-Widerrufsformular aus der Anlage 2.
  Österreich: Bedingungen, Fristen und Vorgangsweise des Rücktritts,
  Muster-Widerrufsformular nach Anhang I Teil B FAGG und Hinweis auf
  die Rücksendekosten (§ 4 Abs. 1 Z 8 und 9 FAGG). Steht kein
  Widerrufsrecht zu, informieren Sie über das Nichtbestehen ] [P4]

[ Bei digitalen Inhalten: Bestätigung der ausdrücklichen Zustimmung
  zum vorzeitigen Beginn der Vertragserfüllung und der Kenntnisnahme,
  dass dadurch das Widerrufsrecht (DE) verloren geht; in Österreich
  bei Zahlungsverpflichtung des Kunden das Rücktrittsrecht
  (§ 312f Abs. 3 BGB; § 7 Abs. 3 Satz 2 und § 18 Abs. 1 Z 11 FAGG) ] [P5]

Vorlage 2: Versandbestätigung

Betreff: Ihre Bestellung [Bestellnummer] ist unterwegs

Sehr geehrte(r) [Name],

wir haben Ihre Ware am [Datum] an [Versanddienstleister]
übergeben. Sendungsnummer: [Nummer].

[ Falls die Vertragsbestätigung noch nicht versendet wurde:
  Vertragsinhalt und alle Pflichtangaben aus Vorlage 1 einschließlich
  des dortigen Auffangplatzes für weitere einschlägige Angaben
  nachholen. ] [P2] [P3] [P4]

Vorlage 3: Rechnungs-E-Mail

Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer] zu Ihrer Bestellung [Bestellnummer]

Sehr geehrte(r) [Name],

im Anhang finden Sie die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum]
als [Dateiformat, dem Ihr Verfahren entspricht].

[ Verfahrenshinweis: Bei inländischen B2B-Umsätzen, deren Umsatz
  nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, ist die Rechnung
  als elektronische Rechnung in einem strukturierten Format
  auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); übergangsweise sind
  dort Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches
  Format ohne strukturierten Datensatz nach § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG
  zulässig (Nr. 1 bis 31. Dezember 2026; Nr. 2 bis 31. Dezember 2027;
  Nr. 3 bis 31. Dezember 2027 ohne Papierweg). Bei anderen Empfängern braucht die
  Übermittlung als Anlage die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1
  Satz 5 UStG); Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen
  über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze dürfen als sonstige
  Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV). ]

[ Kein Werbeblock: Diese Mail dient der Pflichtmitteilung;
  Werbung für andere Produkte senden Sie gesondert, und zwar nur mit
  Einwilligung oder unter den Voraussetzungen der
  Bestandskundenausnahme (§ 7 Abs. 3 UWG; § 174 Abs. 4 TKG 2021). ]

Legende der Markierungen

Markierung	Deutschland	Österreich	Schweiz
P1 Eingangsbestätigung	§ 312i Abs. 1 Nr. 3 BGB	§ 10 Abs. 2 ECG	Art. 3 Abs. 1 lit. s Ziff. 4 UWG
P2 Vertragsinhalt bestätigt	§ 312f Abs. 2 BGB, Verbraucher	§ 7 Abs. 3 FAGG, Verbraucher	freiwillig
P3 Informationsangaben	Art. 246a § 1 Abs. 1 EGBGB	§ 4 Abs. 1 FAGG	freiwillig
P4 Widerrufsbelehrung	Art. 246a § 1 Abs. 2 EGBGB, Anlagen 1 und 2	§ 4 Abs. 1 Z 8 und 9 FAGG, Anhang I Teil B	entfällt
P5 digitale Produkte	§ 312f Abs. 3 BGB	§ 7 Abs. 3 Satz 2, § 18 Abs. 1 Z 11 lit. a bis c FAGG; lit. a bis c nur bei Zahlungsverpflichtung des Kunden	entfällt

P3 trägt bei Deutschland und Österreich auch die Gewährleistungsangaben: Art. 246a § 1 Nr. 11 EGBGB mit der harmonisierten Mitteilung nach Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2025/1960 und § 4 Abs. 1 Z 12 FAGG mit der Mitteilung nach Anhang II, jeweils in hervorgehobener Weise; dazu treten, soweit einschlägig, die Angaben nach Art. 246a § 1 Nr. 11a bis 11c, 12, 14 und 17 bis 21 EGBGB beziehungsweise § 4 Abs. 1 Z 12a bis 12d, 14, 17 und 18 FAGG (Funktionalität und technische Schutzmaßnahmen, Kompatibilität und Interoperabilität, Gewährleistung für digitale Inhalte und digitale Leistungen, Mindestdauer der Softwareaktualisierungen, gewerbliche Haltbarkeitsgarantie, Kundendienst und Garantien, Laufzeit und Kündigung); den Platzhalter dafür hält Vorlage 1 bereit. Die österreichischen Angaben stehen seit 27. September 2026 in Kraft, die Hinweise auf die Rücktrittsfunktion (§ 4 Abs. 1 Z 8, § 13a FAGG) seit 1. Oktober 2026, jeweils für die danach geschlossenen Verträge. Die Zahlungs-, Liefer- und Leistungsbedingungen (Art. 246a § 1 Nr. 10 EGBGB; § 4 Abs. 1 Z 7 FAGG) stehen in der Nachricht selbst oder in einer Anlage, nicht nur hinter einem Link auf die Website: Die Vertragsbestätigung hat die Angaben auf einem dauerhaften Datenträger zu übermitteln (§ 312f Abs. 2 BGB; § 7 Abs. 3 FAGG), und ein Website-Link erfüllt die Definition des § 126b BGB nicht.

Die Muster-Widerrufsbelehrung ändern Sie nicht in ihrem Wortlaut; Sie füllen nur die vorgesehenen Lücken. Soll der Widerruf über die elektronische Widerrufsfunktion laufen, ist danach unverzüglich eine Eingangsbestätigung auf einem dauerhaften Datenträger zu übermitteln (§ 356a Abs. 4 BGB; § 13a FAGG) — eine Mail mit Inhalt, Datum und Uhrzeit des Eingangs.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Machen Sie eine Testbestellung mit Warenkorb aus Ware, Dienstleistung und einem digitalen Produkt und prüfen Sie, welche der drei Mails wann ankommt.
2. Legen Sie die Testbestellungs-Mails neben die vollständigen Pflichtangabenlisten: Art. 246a § 1 Abs. 1 und 2 EGBGB für Deutschland, § 4 Abs. 1 FAGG für Österreich, und prüfen Sie jede Zeile einzeln — einschließlich der Ziffern zu digitalen Elementen, Gewährleistung und Garantien.
3. Vergleichen Sie die Widerrufsbelehrung Zeichen für Zeichen mit der Muster-Widerrufsbelehrung aus der Anlage 1 zu Art. 246a EGBGB beziehungsweise Anhang I Teil A des FAGG (Anhang I Teil B enthält das Muster-Widerrufsformular); geänderte Formulierungen verlieren die Mustereigenschaft.
4. Prüfen Sie im Versandprotokoll, ob die Eingangsbestätigung innerhalb weniger Sekunden ausgeliefert wird und ob SPF, DKIM und DMARC eingerichtet sind; testen Sie die Zustellung an eine Adresse außerhalb Ihrer eigenen Domain.
5. Öffnen Sie das Archiv und suchen Sie die Rechnung zur Testbestellung; ohne Ablage mit Anlage läuft die Aufbewahrungsfrist ins Leere. Prüfen Sie am Rechnungslauf, ob bei inländischen B2B-Umsätzen, deren Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, die Rechnung als elektronische Rechnung im strukturierten Format ausgegeben wird und ob für andere Empfänger die Zustimmung zum elektronischen Versand vorliegt (§ 14 Abs. 1 Satz 5, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was hilft
Bestellbestätigungen landen im Spam oder gehen verloren	Absender-Domain fehlt die Authentifizierung; der Kunde kann den Empfang nicht belegen	SPF, DKIM und DMARC einrichten und die Zustellung an eine Testadresse außerhalb Ihrer Domain prüfen (Einrichtung)
Kunde bestreitet, die Widerrufsbelehrung erhalten zu haben	Sendung ohne Protokoll, Belehrung nur auf der Website	Sendezeit, Empfänger und Mailinhalt im Vorgang speichern; die Belehrung in die Bestellbestätigung nehmen
Widerrufsfrist läuft scheinbar ewig	Fristbeginn setzt die Unterrichtung voraus; ohne sie endet das Widerrufsrecht erst nach zwölf Monaten und 14 Tagen (§ 356 Abs. 3 und 4 BGB)	Nachholen der Belehrung dokumentieren und Datum des Zugangs festhalten
Marketing-Block steht im Pflichtmail-Text	Bestellbestätigung als Werbekanal zweckentfremdet	Werbung aus den Pflichtmails nehmen (redaktionelle Empfehlung); eine eigene Werbemail nur mit Einwilligung oder unter den Voraussetzungen der Bestandskundenausnahme senden (§ 7 Abs. 3 UWG; § 174 Abs. 4 TKG 2021) (Abgrenzung)
Rechnungsanhang fehlt im Archiv	Automatische Ablage greift nur bei korrektem Betreff oder Ordner	Ablageregel an Rechnungsnummer koppeln und stichprobenartig mit Testbestellungen prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ihre Steuerberatung prüft, ob Rechnungsformat und Aufbewahrung zu Ihrem Verfahren passen, und welche Angabepflichten für Rechnungen an Unternehmen zusätzlich gelten. Eine anwaltliche Prüfung lohnt sich, wenn Sie die Vorlagen für mehrere Länder mit einer Vorlage mischen wollen; die Pflichtangabenlisten von Deutschland und Österreich unterscheiden sich im Detail, und für die Schweiz gelten sie nicht.