Rechnungen im Onlineshop in der Schweiz: Erzeugung und Versand

Bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 Bst. a MWSTG), bei Leistungen, die zu Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass geben, mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung (Bst. b) und bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen sowie bei Leistungen ohne Rechnungsstellung mit der Vereinnahmung des Entgelts (Bst. c); bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht sie mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Wer Rechnungen aus dem Shop automatisch erzeugt, gestaltet damit den Steuerausweis und die Belegkette, aus der die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) den Umsatz nachvollziehen kann. Der Ablauf unten gilt für Shops mit Sitz in der Schweiz.

Was Sie vorab brauchen

• Die Antwort auf die Frage, wer Empfänger ist: Privatkunde, Unternehmer oder Abnehmer mit Sitz im Ausland.
• Ihre MWST-Nummer in der Form CHE-123.456.789 MWST; wie Sie sie erhalten, steht unter UID und MWST-Registrierung.
• Einen Nummernkreis nur für Rechnungen, getrennt von Bestell-, Liefer- und Gutschriftnummern.
• Die Steuersatzlogik Ihres Sortiments; die Sätze stehen unter MWST-Sätze im Onlinehandel.
• Einen Speicherort, der Rechnungen so ablegt, dass Änderungen feststellbar sind (Art. 3 GeBüV).
• Die Dokumentation des Shopsystems zu Nummernkreis, Vorlage, Steuerlogik und Export (Art. 4 GeBüV).

Schritt für Schritt: von der Bestellung zur archivierten Rechnung

Schritt 1: Empfängerart und Rechnungspflicht klären

Die Pflicht, eine Rechnung auszustellen, entsteht auf Verlangen des Kunden (Art. 26 Abs. 1 MWSTG); eine Frist für die Ausstellung nennt die Bestimmung nicht. Die Steuerschuld entsteht bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten mit der Rechnungsstellung; vereinnahmt der Shop das Entgelt früher, etwa als Vorauszahlung oder als Teilzahlung, entsteht sie schon mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung (Art. 40 Abs. 1 Bst. a bis c MWSTG).

Versendet Ihr Shop Rechnungen zusätzlich automatisch, ist jedes dieser Dokumente eine Rechnung, sobald damit über das Entgelt abgerechnet wird (Art. 3 Bst. k MWSTG; ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 2.1), und muss Art. 26 Abs. 2 MWSTG erfüllen. Für einen Kunden, der selbst steuerpflichtig und zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, zählt der Steuerausweis: Er kann die Inlandsteuer abziehen, wenn sie ihm in Rechnung gestellt ist und er die Zahlung nachweist (Art. 28 Abs. 1 Bst. a und Abs. 3 MWSTG); als in Rechnung gestellt gilt sie, wenn der Shop sie für den Empfänger erkennbar eingefordert hat (Art. 59 Abs. 1 MWSTV). Weiss der Empfänger, dass der Shop nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, ist der Abzug ausgeschlossen (Art. 59 Abs. 2 MWSTV).

Schritt 2: Nummernkreis festlegen

Art. 26 Abs. 2 MWSTG zählt keine Rechnungsnummer unter den Rechnungsangaben auf; in der Musterrechnung der ESTV zu Rechnungen in ausländischer Währung trägt die Rechnung eine Nummer (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 2.2 und 2.4.5). Die Buchhaltung braucht dennoch einen eindeutigen Bezug: Jede Buchung muss belegt werden können (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR) und nachprüfbar bleiben (Ziff. 5), und die Prüfspur muss jeden Geschäftsvorfall vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur Mehrwertsteuerabrechnung und in umgekehrter Richtung verfolgbar machen (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.5). Vergeben Sie die Rechnungsnummer erst bei der Rechnungsstellung und führen Sie für Rechnungen, Gutschriften und Storni getrennte Reihen.

Schritt 3: Rechnung aus dem Bestelldatensatz erzeugen

Die Rechnung muss den Shop, den Kunden und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel diese Elemente enthalten (Art. 26 Abs. 2 MWSTG):

1. Namen und Ort des Shops, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer, unter der er eingetragen ist (Bst. a).
2. Namen und Ort des Kunden (Bst. b).
3. Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (Bst. c).
4. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (Bst. d).
5. das Entgelt (Bst. e).
6. den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag (Bst. f).

Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt nach Bst. f der anwendbare Steuersatz; ein Shop mit Bruttopreisen kann den Steuerbetrag zusätzlich ausweisen. Kassenzettel automatisierter Kassen bis 400 Franken einschliesslich Steuer brauchen keine Empfängerangaben (Art. 26 Abs. 3 MWSTG; Art. 57 Satz 1 MWSTV); nach der ESTV gilt das Gleiche für Coupons von Registrierkassen (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 2.3).

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: CHF 250.00 einschliesslich 8,1 Prozent sind CHF 231.27 Entgelt und CHF 18.73 Steuer.

Schritt 4: Steuersätze zuordnen

Voneinander unabhängige Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen sind getrennt zu behandeln (Art. 19 Abs. 1 MWSTG) und nach der ESTV auf der Rechnung gesondert auszuweisen (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 2.3). Versand- und Verpackungskosten gehören zum Entgelt der Lieferung, auch wenn sie gesondert in Rechnung gestellt werden (Art. 24 Abs. 1 MWSTG), und werden als Nebenleistungen steuerlich gleich behandelt wie die Hauptleistung (Art. 19 Abs. 4 MWSTG); eine Position Versand zum Normalsatz bei reduziertem Warensatz ist damit falsch, wie Versandkosten und Umsatzsteuer ausführt.

Rechnet Ihr Shop in einer Fremdwährung, ist das Entgelt im Zeitpunkt der Entstehung der Steuerforderung in Schweizer Franken umzurechnen, wahlweise nach dem von der ESTV veröffentlichten Monatsmittelkurs oder dem Tageskurs für den Verkauf von Devisen; bei einer Währung, für die die ESTV keinen Kurs veröffentlicht, gilt der publizierte Tageskurs einer inländischen Bank, und Konzernunternehmen können ihren Konzernumrechnungskurs verwenden. Das Vorgehen ist mindestens eine Steuerperiode beizubehalten (Art. 45 Abs. 3, 3bis, 4 und 5 MWSTV; ESTV, Fremdwährungskurse MWST).

Schritt 5: Rechnung versenden

Für die Mehrwertsteuer sind Papierrechnung und elektronische oder digitale Rechnung, etwa ein PDF oder eine gescannte Papierrechnung, gleichgestellt (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 2.2); entscheidend ist, dass die Rechnung beim Kunden ankommt. Eine nachträgliche Korrektur erfolgt innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen durch ein empfangsbedürftiges Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (Art. 27 Abs. 4 MWSTG). Die ESTV nennt dafür zusätzlich ein schriftliches, empfangsbedürftiges, dem bisherigen Empfänger zugestelltes Dokument, das die ursprüngliche Rechnung widerruft oder ergänzt, und zählt dazu die nachträgliche Überwälzung nicht in Rechnung gestellter Mehrwertsteuer, die Korrektur eines zu tiefen Steuersatzes und Entgeltsänderungen (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 2.5 und 2.5.1).

Eine Vorschrift, die von einem Onlineshop in der Schweiz eine strukturierte E-Rechnung verlangt, haben wir in den geöffneten Quellen (MWSTG, MWSTV, OR, GeBüV) nicht gefunden. Für Lieferungen ins Ausland gilt: Von der Inlandsteuer befreit ist die Lieferung von Gegenständen, die direkt ins Ausland befördert oder versendet werden; die Überlassung zum Gebrauch oder zur Nutzung ist davon ausgenommen (Art. 23 Abs. 2 Ziff. 1 MWSTG). Die Ausfuhrveranlagungsverfügung des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) gehört zu den Belegen, die die ESTV als Buchungsbeleg nennt (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.3).

Schritt 6: Ausgangsrechnung buchen

Jede Buchung muss belegt werden können (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR); Buchungsbeleg ist jede Aufzeichnung auf Papier, in elektronischer oder vergleichbarer Form, die den Geschäftsvorfall nachvollziehbar macht (Art. 957a Abs. 3 OR). Die ESTV nennt als Beispiele Kopien der Ausgangsrechnungen, Quittungsdoppel, Zahlungsbelege und Registrierkassenstreifen (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.3). Halten Sie je Bestellung fest, welches Dokument der Beleg ist. Wird das Entgelt nachträglich korrigiert, etwa bei einer Retoure, ist die Umsatzsteuerschuld im Zeitpunkt der Verbuchung oder der Vereinnahmung des korrigierten Entgelts anzupassen (Art. 41 Abs. 1 MWSTG); den Buchungsweg zeigt Gutschriften und Stornos bei Retouren.

Schritt 7: So archivieren, dass Änderungen feststellbar bleiben

Wer nach Art. 957 OR buchführungspflichtig ist, muss Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Sie dürfen auf Papier, elektronisch oder vergleichbar aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Die Verordnung verlangt, dass Änderungen feststellbar sind (Art. 3 GeBüV); zulässig sind unveränderbare Informationsträger wie Papier und veränderbare, wenn technische Verfahren die Integrität gewährleisten, der Speicherzeitpunkt unverfälschbar nachweisbar ist, die weiteren Vorschriften über den Einsatz dieser Verfahren eingehalten werden und die Abläufe samt Hilfsinformationen wie Protokollen dokumentiert und aufbewahrt werden (Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV). Sie verlangt weiter, dass die Unterlagen einsehbar und prüfbar und auf Begehren auch ohne Hilfsmittel lesbar sind (Art. 6 GeBüV), dass archivierte Informationen von aktuellen zu trennen oder so zu kennzeichnen sind, dass eine Unterscheidung möglich ist, und die Verantwortung für die archivierten Informationen klar geregelt und dokumentiert ist (Art. 7 Abs. 1 GeBüV) und dass das Archiv inventarisiert und vor unbefugtem Zugriff geschützt wird (Art. 8 GeBüV); Datenmigrationen sind zu protokollieren (Art. 10 GeBüV). Die ESTV rechnet die mehrwertsteuerrelevante Geschäftskorrespondenz dazu und ordnet die Unterlagen nach Steuerperiode bis zum Eintritt der absoluten Verjährung von zehn Jahren (Art. 42 Abs. 6 MWSTG; ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1 und 1.4.2).

Wo Nummernvergabe und Archivierung brechen

Die Tabelle folgt dem Weg einer Bestellung und nennt die Stellen, an denen die Nummernfolge oder die spätere Nachprüfbarkeit reisst.

Stelle im Ablauf	Wie es bricht	Folge	Abhilfe
Bestelleingang	Die Nummer wird beim Bestelleingang vergeben, die Bestellung storniert	Nummer verbraucht, Rechnung fehlt	Nummer erst bei der Rechnungsstellung vergeben
Zweiter Kanal	Shop und Marktplatz zählen getrennt	Zwei Rechnungen, eine Nummer	Eine Reihe oder Präfixe je Kanal
Systemwechsel	Das neue System beginnt die Reihe wieder bei 1	Nummern wiederholen sich	Startwert über dem Altsystem, Migration protokollieren (Art. 10 GeBüV)
Rechnung nur auf Verlangen	Bestellungen ohne Rechnung bleiben ohne Dokument	Belegnachweis hängt am Kassenstreifen oder Export	Je Bestellung festlegen, was Buchungsbeleg ist (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR)
Nachträgliche Änderung	Bestelldatensatz wird überschrieben, die Rechnung neu erzeugt	Die ausgestellte Fassung ist nicht mehr feststellbar (Art. 3 GeBüV)	Korrektur als eigenes Dokument (Art. 27 Abs. 4 MWSTG)
Retoure	Die Gutschrift erhält die Nummer der Ursprungsrechnung	Zwei Dokumente, eine Nummer	Eigene Reihe, Steuerschuld anpassen (Art. 41 Abs. 1 MWSTG)
Registrierungsstatus	Die Vorlage druckt eine Steuerzeile, obwohl der Shop nicht im Register der steuerpflichtigen Personen steht, etwa weil er mit einem Jahresumsatz von weniger als 100’000 Franken im In- und Ausland von der Steuerpflicht befreit ist (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG)	Der ausgewiesene Betrag wird geschuldet, wenn die Rechnung nicht nach Art. 27 Abs. 4 MWSTG korrigiert wird und kein fehlender Steuerausfall glaubhaft gemacht ist (Art. 27 Abs. 2 Bst. a und b MWSTG); der Shop darf nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG)	Die Steuerzeile der Vorlage an den Registrierungsstatus knüpfen
Umrechnung	Der Shop rechnet mit dem Kurs des Zahlungsdienstleisters um, der keinem zugelassenen Kurs entspricht	Entgelt weicht von Art. 45 MWSTV ab	ESTV-Kurs, Bankkurs bei nicht publizierter Währung oder Konzernkurs verwenden, Methode beibehalten (Art. 45 Abs. 3, 3bis, 4 und 5 MWSTV)
Archiv	Die Rechnung wird aus den Live-Daten neu erzeugt	Aufbewahrte Fassung weicht von der versandten ab	Die versandte Fassung beim Versand ablegen

Die Spalte Abhilfe nennt Vorschläge der Redaktion, keine gesetzlichen Pflichten.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Vergleichen Sie in einer Woche mit Storni und Retouren Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften: Jede vergebene Nummer hat genau ein Dokument.
2. Drucken Sie eine Rechnung aus dem Archiv und vergleichen Sie sie mit der versandten Fassung (Art. 3 GeBüV).
3. Rechnen Sie eine Rechnung mit zwei Steuersätzen nach: Positionen, Satz je Position, Steuerbetrag, Gesamtbetrag (Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG).
4. Lassen Sie den Export aus dem Shop auf doppelte und fehlende Rechnungsnummern prüfen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Lücke in der Nummernfolge	Nummern werden im Bestellprozess vergeben	Nummernkreis in die Rechnungsstellung verlegen
Prüfer findet eine Bestellung nicht	Die Rechnung wurde versandt, aber nicht abgelegt	Versand und Ablage im gleichen Schritt (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR)
Ein Unternehmerkunde kann keine Vorsteuer abziehen	Die Rechnung weist die Inlandsteuer nicht erkennbar aus, oder der Kunde weiss, dass der Shop nicht im Register der steuerpflichtigen Personen steht	Steuer im Beleg erkennbar einfordern und die Nummer nach Art. 26 Abs. 2 Bst. a MWSTG ergänzen; der Abzug setzt eine zum Abzug berechtigende Tätigkeit und den Zahlungsnachweis voraus (Art. 28 Abs. 1 Bst. a und Abs. 3 MWSTG; Art. 59 Abs. 1 und 2 MWSTV)
Die Rechnung weist einen zu tiefen Steuersatz aus	Vorlage oder Satzlogik stammen aus einer früheren Fassung	Satz prüfen und die Steuer korrekt abrechnen; den Differenzbetrag darf der Shop nur nachbelasten, wenn die Überwälzung privatrechtlich vereinbart ist, und die Korrektur muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 2.5.1)
Ein Geschäftskunde im Ausland erhält keine Vergütung	Die Rechnung lautet nicht auf seinen Namen oder erfüllt Art. 26 Abs. 2 MWSTG nicht	Rechnung mit den Angaben nach Art. 155 Abs. 1 MWSTV neu ausstellen
Das Archiv lässt sich nicht mehr lesen	Lesbarkeit nicht geprüft, Migration nicht protokolliert	Integrität und Lesbarkeit regelmässig prüfen, Migration protokollieren (Art. 10 GeBüV)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie eine Treuhand oder Ihre Steuerberatung bei, wenn Ihr Sortiment verschiedene Steuersätze führt, wenn Sie in einer Fremdwährung fakturieren, wenn Ihr Shop nicht im Register der steuerpflichtigen Personen steht und die Vorlage dennoch Steuer ausweist, und wenn Sie das Shopsystem wechseln und Rechnungen aus dem Altsystem weiter aufbewahren müssen.

Die Schweizer Ausfuhrbefreiung (Art. 23 Abs. 2 Ziff. 1 MWSTG) betrifft nur die schweizerische Seite; für Lieferungen an Kunden in der EU prüfen Sie zusätzlich die dortigen Einfuhr- und Umsatzsteuerregeln (siehe Versandhandel Schweiz–EU und Zoll und Ausfuhr Schweiz–EU). Den Weg des Belegs in die Buchhaltung beschreibt Buchhaltung für Onlinehändler.