UID und MWST-Registrierung für den Schweizer Onlineshop

Dieser Artikel begleitet einen Shop mit Sitz oder Wohnsitz in der Schweiz von der Prüfung der Steuerpflicht bis zur ersten Mehrwertsteuerabrechnung. Er folgt dem Weg über das Anmeldeportal der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) und nennt die Fristen, die Gesetz und Verordnung setzen. Unternehmen ohne Sitz in der Schweiz trifft zusätzlich die Pflicht zur Steuervertretung (Art. 67 Abs. 1 MWSTG); dieser Artikel behandelt sie nur am Rand.

Was Sie vorab brauchen

• Die Antwort auf die Frage, ob und ab wann Ihr Shop steuerpflichtig wird: massgebend ist der Umsatz aus Leistungen, die nicht nach Art. 21 Abs. 2 MWSTG von der Steuer ausgenommen sind, im In- und Ausland (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG).
• Eine Umsatzprognose für die ersten zwölf Monate oder, bei einem bereits aktiven Betrieb, Bilanz und Erfolgsrechnung der letzten höchstens sechs Geschäftsjahre (ESTV).
• Handelsregisterauszug und UID; bei den Rechtsformen Einzelfirma, einfache Gesellschaft, Verein oder Stiftung zusätzlich die Sozialversicherungsnummer (ESTV).
• Zugang zum Anmeldeportal der ESTV (mwstanmelden.estv.admin.ch). Seit 1. Januar 2025 ist für die Anmeldung als steuerpflichtige Person das elektronische Verfahren vorgeschrieben (Art. 123 Abs. 2 Bst. e MWSTV, Fassung gemäss Verordnung vom 21. August 2024).
• Bei Sitz im Ausland: die Angaben zur Steuervertretung und die unterzeichnete Vollmacht (ESTV). Die ESTV kann auf eine Vertretung verzichten, wenn die Verfahrenspflichten auf andere Weise gewährleistet sind (Art. 67 Abs. 1bis MWSTG).

Schritt für Schritt: von der UID zur ersten Abrechnung

Schritt 1: Steuerpflicht und Beginn bestimmen

Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und damit Leistungen im Inland erbringt oder Sitz, Wohnsitz beziehungsweise Betriebsstätte im Inland hat (Art. 10 Abs. 1 MWSTG). Befreit bleibt, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als 100’000 Franken Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen erzielt; gerechnet wird nach den vereinbarten Entgelten ohne die Steuer (Art. 10 Abs. 2 Bst. a und Abs. 2bis MWSTG).

Für einen neuen Shop entscheidet die Erwartung: Die Befreiung endet, sobald die Grenze im letzten Geschäftsjahr erreicht wurde oder absehbar ist, dass sie innert zwölf Monaten nach Aufnahme oder Ausweitung der unternehmerischen Tätigkeit überschritten wird (Art. 14 Abs. 3 MWSTG). Die ESTV hält dazu fest, dass inländische Unternehmen, die ihre Tätigkeit neu aufnehmen oder durch Geschäftsübernahme oder einen neuen Betriebszweig ausweiten, mit der Aufnahme dieser Tätigkeit steuerpflichtig werden, wenn zu diesem Zeitpunkt nach den Umständen anzunehmen ist, dass die massgebende Umsatzgrenze innerhalb der folgenden zwölf Monate erreicht wird (ESTV). Ein bereits bestehendes, bisher befreites Unternehmen wird nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Grenze erreicht (Art. 14 Abs. 3 MWSTG; ESTV).

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Shop nimmt die Tätigkeit neu auf und erwartet im ersten Jahr 130’000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen; er ist ab Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit steuerpflichtig. Erwartet er 60’000 Franken, bleibt er zunächst befreit; erreicht der Betrieb die Grenze in einem späteren Geschäftsjahr, wird er nach Ablauf dieses Geschäftsjahres steuerpflichtig (ESTV). Auf die Befreiung lässt sich verzichten; der Verzicht ist frühestens auf den Beginn der laufenden Steuerperiode möglich und bindet mindestens eine Steuerperiode (Art. 11 und 14 Abs. 4 MWSTG).

Schritt 2: UID klären

Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) weist das Bundesamt für Statistik (BFS) jeder UID-Einheit unentgeltlich und nur einmal zu; die Zuweisung setzt die Meldung einer zuständigen UID-Stelle voraus (Art. 4 UIDG). Die UID besteht aus dem Präfix CHE, acht zufällig vergebenen Ziffern und einer Prüfziffer (Art. 5 UIDV).

Betriebe im Handelsregister erhalten die UID über das Handelsregister, das zu den massgebenden Registern gehört (Art. 3 Abs. 1 Bst. a UIDV). Nach einem Handelsregistereintrag kann der Übertrag ins UID-Register nach Angabe der ESTV bis zu drei Arbeitstage dauern; massgebend ist die Publikation im Zentralen Firmenindex Zefix (ESTV).

Betriebe ohne Handelsregistereintrag und ohne bisherige UID erhalten die UID mit der Mehrwertsteueranmeldung: Die ESTV teilt die Nummer nach den Vorgaben des UIDG zu und registriert sie (Art. 66 Abs. 1 MWSTG). Das Mehrwertsteuerregister zählt zu den Registern, aus denen das BFS die UID-Daten bezieht (Art. 3 Abs. 1 Bst. c UIDV). Eine UID kann aber schon vor der Mehrwertsteueranmeldung bestehen: Für die Meldung an das BFS sind neben dem Handelsregister auch die Register der AHV-Ausgleichskassen und die kantonalen Steuerregister massgebend (Art. 3 Abs. 1 Bst. c UIDV). Prüfen Sie Ihre Nummer deshalb vorab im UID-Register des BFS (ESTV); bestehende Nummern bleiben massgebend, denn das BFS stellt Dubletten fest und meldet die bereits bestehende UID den betroffenen UID-Stellen (Art. 4 Abs. 3 UIDV). Beim BFS selbst kann sich eine UID-Einheit nicht anmelden (Art. 3 Abs. 4 UIDV).

Die MWST-Nummer ist die UID mit dem nachgestellten Zusatz MWST, also etwa CHE-123.456.789 MWST; im Mehrwertsteuerregister lautet die UID-Ergänzung MWST (Art. 8 Abs. 2 UIDV; ESTV). Verwechseln Sie sie nicht mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der EU: Beide werden mit UID abgekürzt, haben aber nichts miteinander zu tun (ESTV).

Schritt 3: Anmeldung innert 30 Tagen einreichen

Die Anmeldung ist unaufgefordert und innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht einzureichen (Art. 66 Abs. 1 MWSTG). Sie läuft über das Anmeldeportal der ESTV; für die Anmeldung als steuerpflichtige Person ist das elektronische Verfahren vorgeschrieben (Art. 123 Abs. 2 Bst. e MWSTV). Halten Sie die Unterlagen aus dem ersten Abschnitt bereit und wählen Sie im Formular den Betrieb aus dem UID-Register oder erfassen Sie die Angaben manuell (ESTV).

Nach dem Absenden zeigt das Portal eine Bestätigung mit dem PDF der Anmeldung zum Herunterladen an. Korrekturen sind danach nicht mehr möglich (ESTV). Prüfen Sie die Umsatzprognose, den Sitz und die Kontaktangaben deshalb vor dem Übermitteln.

Schritt 4: Antwort der ESTV abwarten

Die ESTV prüft die Anmeldung und antwortet nach ihrer eigenen Angabe innerhalb weniger Tage schriftlich (ESTV). Die Pflichten richten sich nach dem gesetzlichen Beginn der Steuerpflicht (Art. 14 MWSTG), nicht nach dem Datum der Eintragung ins Mehrwertsteuerregister. Ab dem Beginn der Steuerpflicht unterliegen Ihre steuerbaren Umsätze der Mehrwertsteuer (Art. 18 Abs. 1 MWSTG) und können Sie die Vorsteuer abziehen, wenn die Voraussetzungen der Art. 28 bis 33 MWSTG erfüllt sind. Was auf die Rechnung gehört und wann Lieferungen von der Steuer befreit sind, behandeln die Artikel zum Rechnungslauf im Schweizer Shop und zum Versandhandel mit der EU.

Schritt 5: Abrechnungsmethode und Abrechnungsperiode wählen

Die Steuer wird je Steuerperiode erhoben; Steuerperiode ist das Kalenderjahr (Art. 34 Abs. 1 und 2 MWSTG). Innerhalb dieser Periode wird vierteljährlich abgerechnet, bei Abrechnung nach Saldosteuersätzen halbjährlich (Art. 35 Abs. 1 MWSTG). Auf Antrag ist die Abrechnung monatlich möglich, wenn regelmässig ein Vorsteuerüberschuss entsteht, oder jährlich, wenn der Umsatz aus steuerbaren Leistungen 5’005’000 Franken pro Jahr nicht übersteigt (Art. 35 Abs. 1bis MWSTG). Die jährliche Abrechnung muss mindestens eine ganze Steuerperiode beibehalten werden (Art. 35a Abs. 2 MWSTG). Neu eingetragene Personen, die jährlich abrechnen wollen, beantragen dies innert 60 Tagen nach Zustellung der Mehrwertsteuernummer (Art. 76a Abs. 1 MWSTV).

Grundsatz ist die effektive Abrechnungsmethode (Art. 36 Abs. 1 MWSTG). Nach Saldosteuersätzen darf abrechnen, wer jährlich höchstens 5’024’000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt und im gleichen Zeitraum höchstens 108’000 Franken Steuern zu bezahlen hat, berechnet nach dem für ihn massgebenden Saldosteuersatz (Art. 37 Abs. 1 MWSTG). Die Saldosteuersätze berücksichtigen die branchenübliche Vorsteuerquote und werden von der ESTV nach Konsultation der Branchenverbände festgelegt (Art. 37 Abs. 3 MWSTG).

Schritt 6: Erste Abrechnung einreichen und bezahlen

Die Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode unaufgefordert in der vorgeschriebenen Form einzureichen und die Steuerforderung innert derselben Frist zu begleichen (Art. 71 Abs. 1 und Art. 86 Abs. 1 MWSTG); endet die Steuerpflicht, läuft die Frist ab diesem Zeitpunkt (Art. 71 Abs. 2 MWSTG). Seit 1. Januar 2025 ist die Einreichung über das ESTV-Portal vorgeschrieben (Art. 123 Abs. 2 Bst. g MWSTV); Papierabrechnungen gibt es nach Angabe der ESTV seit diesem Datum nicht mehr. Bei der effektiven Methode halten Sie für die Abrechnung unter anderem das Total der steuerbaren Entgelte je Steuersatz, die Minderungen des Entgelts und das Total der abziehbaren Vorsteuern fest (Art. 126 Abs. 1 MWSTV).

Die Frist lässt sich im Portal kostenlos verlängern; Gesuche auf einem anderen Weg lässt die ESTV nach ihrer Angabe nicht zu (ESTV; Art. 123 Abs. 1 MWSTV). Bezahlt wird auf das Konto der ESTV. Bei verspäteter Zahlung kann ein Verzugszins anfallen; erreicht der Zinsbetrag 100 Franken nicht, erhebt die ESTV nach ihrer Angabe grundsätzlich keinen Verzugszins (ESTV).

Fehler, die Ihnen beim Erstellen des Jahresabschlusses auffallen, müssen Sie spätestens in der Abrechnung über jene Periode korrigieren, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG).

Die Fristen im Überblick

Zeitpunkt	Schritt	Grundlage
Aufnahme oder Ausweitung der Tätigkeit, wenn die Grenze innert zwölf Monaten erwartet wird	Steuerpflicht beginnt ab Aufnahme; die steuerbaren Umsätze werden mit MWST belastet	Art. 14 Abs. 1 Bst. a und Abs. 3 MWSTG
Ablauf des Geschäftsjahres, in dem ein bisher befreiter Betrieb die Umsatzgrenze erreicht	Steuerpflicht beginnt	Art. 14 Abs. 3 MWSTG; ESTV
bis 30 Tage nach Beginn der Steuerpflicht	Anmeldung im ESTV-Portal einreichen	Art. 66 Abs. 1 MWSTG; Art. 123 Abs. 2 Bst. e MWSTV
direkt nach dem Absenden	Bestätigung mit PDF der Anmeldung; keine Korrektur mehr möglich	ESTV
wenige Tage nach der Anmeldung	schriftliche Antwort der ESTV	ESTV
Vierteljahresende (bei Saldosteuersätzen Semesterende)	Abrechnungsperiode endet	Art. 35 Abs. 1 MWSTG
bis 60 Tage nach Ablauf der Periode	Abrechnung einreichen und Steuer begleichen	Art. 71 Abs. 1 und Art. 86 Abs. 1 MWSTG
innert 60 Tagen nach Zustellung der MWST-Nummer	Antrag auf jährliche Abrechnung	Art. 76a Abs. 1 MWSTV
Abrechnung über die Periode, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt	Mängel aus dem Jahresabschluss korrigieren	Art. 72 Abs. 1 MWSTG

Planen Sie die Anmeldung nicht auf den letzten Tag der Frist. Die ESTV bearbeitet die Anmeldung erst nach dem Absenden und antwortet nach ihrer Angabe innerhalb weniger Tage schriftlich (ESTV).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die schriftliche Antwort der ESTV nennt den Beginn der Steuerpflicht. Vergleichen Sie ihn mit Ihrer eigenen Bestimmung nach Art. 14 MWSTG.
• Die MWST-Nummer hat die Form CHE-123.456.789 MWST (ESTV). Die Rechnung an Kunden in der Schweiz nennt den Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer, unter der der Betrieb eingetragen ist (Art. 26 Abs. 2 Bst. a MWSTG).
• Im ESTV-Portal finden Sie die Abrechnungen ab dem Beginn der Steuerpflicht; prüfen Sie die erste Periode, bevor Sie einreichen.
• Die Zahlung geht auf das Konto der ESTV mit der ESTV-ID oder der MWST-Nummer als Mitteilung (ESTV).
• Ihre Buchhaltung trennt die Umsätze nach Steuersatz, damit die Werte nach Art. 126 MWSTV aus der Buchhaltung und nicht aus einer Nachrechnung stammen (siehe Buchhaltung für Onlinehändler).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Ihr Betrieb erscheint im Anmeldeformular nicht in der Suche	Der Betrieb ist im UID-Register noch nicht erfasst, oder die Handelsregister-Daten sind noch nicht übertragen; die ESTV nennt für den Übertrag bis zu drei Arbeitstage	Nummer im UID-Register des BFS prüfen, später erneut suchen oder die Angaben manuell erfassen (ESTV)
Eine Angabe ist nach dem Absenden falsch	Nach der Übermittlung sind im Formular keine Korrekturen möglich (ESTV)	ESTV über das Kontaktformular Erhebung MWST informieren und die Angabe vor der ersten Abrechnung klären
Kein Zugang zum Portal	Für die Services der ESTV braucht es ein Login (AGOV) im ESTV-Portal (ESTV)	Registrierung im Portal vornehmen; bei technischen Problemen den Servicedesk der ESTV kontaktieren
Abrechnung nicht eingereicht	Ohne Einreichung im Portal schätzt die ESTV den Betrieb nach Ermessen ein und kann eine Busse aussprechen (ESTV); die trotz Mahnung nicht fristgerechte Abrechnung ist nach Art. 98 Bst. b MWSTG strafbar	Abrechnung nachreichen, Fristverlängerung im Portal beantragen

Wer die Anmeldung als steuerpflichtige Person gar nicht vornimmt, verletzt eine Verfahrenspflicht; Art. 98 Bst. a MWSTG stellt das unter Strafe.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie eine Treuhand oder Steuerberatung bei, wenn Ihre Umsätze gemischt sind (steuerbar, von der Steuer befreit, von der Steuer ausgenommen), wenn Ihr Unternehmen Sitz im Ausland hat oder bekommen soll, wenn Sie zwischen effektiver Abrechnung, Saldosteuersätzen und jährlicher Abrechnung wählen und wenn Sie Abrechnungen zurückliegender Perioden korrigieren müssen.

Für einen konkret umschriebenen Sachverhalt erteilt die ESTV auf schriftliche Anfrage innert angemessener Frist eine rechtsverbindliche Auskunft (Art. 69 MWSTG). Eine solche Auskunft bindet nur diesen Sachverhalt, nicht ähnlich gelagerte Fälle.

Für Lieferungen an Kunden in der EU gilt das Recht des Bestimmungslands; die Schweizer Registrierung ersetzt keine Registrierung dort (siehe Versandhandel Schweiz–EU). Den Ablauf beim Start des Shops ordnet der Steuer-Check für Gründer ein.