Spitzenzeiten: Logistik für Weihnachten und Aktionstage

Was Sie vorab brauchen

• Auftragszahlen je Tag aus mindestens zwei Jahren, getrennt nach Aktionstagen, Adventswochen und Normalbetrieb
• die Zeit je Auftrag aus einer eigenen Zeitaufnahme; den Bogen beschreibt Kommissionierung: Pick and Pack optimieren
• den letzten Annahmetag und die Abholzeiten Ihres Paketdienstes für das laufende Jahr, getrennt nach Zielgebiet und Versandart
• eine Liste der Artikel mit Produktions-, Personalisierungs- oder Beschaffungsvorlauf
• den Dienstplan mit geplanten Abwesenheiten und die Zahl der Aushilfen, die Sie einarbeiten können
• den Bestand an Kartons, Polstern und Etiketten sowie die Lieferzeit Ihres Verpackungslieferanten

Schritt für Schritt: Kapazität, Stichtage und Puffer

Schritt 1: Bedarf je Tagestyp bestimmen

Bilden Sie drei Tagestypen: Normalbetrieb, Adventswochen und Aktionstage. Notieren Sie je Tagestyp die Auftragszahl der letzten zwei Jahre und nehmen Sie den stärksten Tag als Planwert, nicht den Durchschnitt.

Rechnen Sie nicht fest mit dem Dezember. Nach vorläufigen Ergebnissen des Statistischen Bundesamtes lag der Umsatz im Internet- und Versandhandel im Dezember 2025 kalender- und saisonbereinigt real 4,2 Prozent unter dem November 2025; die vorläufigen Werte für den Dezember wurden in der Vergangenheit nach Korrekturen der Unternehmensmeldungen meist nach oben revidiert (Pressemitteilung Nr. 038 vom 2. Februar 2026). Für den Versand- und Internet-Einzelhandel (WZ08-47.91, preisbereinigt, nicht kalender- und nicht saisonbereinigt) weist die Behörde für 2019 einen Anstieg von 17,5 Prozent vom Oktober auf den November aus; Aktionstage wie Black Friday und Cyber Monday setzen Händler nach derselben Darstellung ein, um das Weihnachtsgeschäft anzukurbeln (Themenseite Post-, Kurier- und Expressdienste). Nehmen Sie deshalb Ihre eigenen Tageswerte als Planwert, nicht die Annahme, dass der Dezember der stärkste Monat ist.

Beispielrechnung für die nächsten Schritte: 120 Aufträge am Normaltag, 320 am Adventssamstag, 480 am Aktionstag und 560 am Tag des Versandschlusses.

Schritt 2: Kapazität je Tag rechnen

Drei Formeln genügen. Benötigte Minuten je Tag sind Aufträge mal Minuten je Auftrag; verfügbare Minuten sind Personen mal Stunden mal 60; die Auslastung ist benötigte geteilt durch verfügbare Minuten. Die Minuten je Auftrag kommen aus Ihrer Zeitaufnahme, nicht aus dem Gefühl.

Tagestyp	Aufträge je Tag	Minuten je Auftrag	benötigte Minuten	verfügbare Minuten (6 Personen, 8 h)	Auslastung
Normaltag	120	5,0	600	2.880	21 Prozent
Adventssamstag	320	5,0	1.600	2.880	56 Prozent
Aktionstag	480	5,0	2.400	2.880	83 Prozent
Tag des Versandschlusses	560	5,0	2.800	2.880	97 Prozent

Die Tabelle ist eine Beispielrechnung: fünf Minuten je Auftrag und sechs Personen zu acht Stunden sind Annahmen, die Zahlen der Aufträge stammen aus Schritt 1. Für den Spitzentag rechnen Sie die Personen aus: 2.800 geteilt durch 480 ergibt 5,8, aufgerundet sechs. Mit dem Kapazitätspuffer aus Schritt 4 von 20 Prozent sind es 2.800 mal 1,2 gleich 3.360 Minuten, also 3.360 geteilt durch 480 gleich sieben Plätze. Ersetzen Sie alle Werte durch Ihre Messwerte.

Schritt 3: Stichtage rückwärts setzen

Der Anker ist der letzte Annahmetag Ihres Paketdienstes. Er steht in der jährlichen Information des Paketdienstes, nicht in diesem Artikel; tragen Sie ihn mit Datum und Uhrzeit ein, für jedes Zielgebiet und jede Versandart getrennt. Von dort rechnen Sie rückwärts. Arbeitstag heißt in dieser Tabelle Montag bis Freitag.

Stichtag	Beispiel für 2026	Regel
Letzter Annahmetag des Paketdienstes	Di, 22. Dezember	Platzhalter: Wert aus der Information des Paketdienstes für das laufende Jahr
Versandschluss im Lager	Mo, 21. Dezember, 12 Uhr	Puffer A: letzter Annahmetag minus einen Arbeitstag
Letzter Bestelltag Standardversand	Do, 17. Dezember, 12 Uhr	Puffer B: Versandschluss minus zwei Arbeitstage
Letzter Bestelltag mit Produktions- oder Beschaffungsvorlauf	Fr, 11. Dezember	letzter Bestelltag minus vier Arbeitstage Vorlauf
Letzter Nachbestelltermin für Saisonware	Mo, 7. Dezember	Versandschluss minus zehn Arbeitstage Beschaffungsvorlauf
Aktionstag-Aufbau abgeschlossen	Fr, 20. November	eine Woche vor dem ersten Aktionstag

Das Beispiel geht von einem letzten Annahmetag am Dienstag, 22. Dezember 2026, aus. Dieser Termin ist eine Annahme, kein veröffentlichter Wert. Prüfen Sie die Wochentage für Ihr Jahr neu, sobald die Termine Ihres Paketdienstes feststehen.

Schritt 4: Pufferregeln festschreiben

Puffer	Beispielwert	Wogegen er schützt
A: Versandschluss	ein Arbeitstag vor dem letzten Annahmetag	Rückstau am Rolltor und verspätete Abholung
B: letzter Bestelltag	zwei Arbeitstage vor dem Versandschluss	Aufträge, die in der Spitze erst am Folgetag fertig werden
C: Packkapazität	20 Prozent über dem Spitzenbedarf an Minuten	Krankheit, Nacharbeit und verworfenes Material
D: Bestandsreserve	20 Prozent der stärksten Vorjahreswoche	Nachlieferungen, die nicht mehr eintreffen
E: Materialvorrat	Verbrauch von drei Aktionstagen am Lager	Lieferzeit von Kartons, Polstern und Etiketten
F: Auslastungsgrenze	Rückstandsplan ab 90 Prozent Auslastung an drei Tagen	Rückstand, der unbemerkt bis zur letzten Woche wächst

Die Pufferwerte sind eine redaktionelle Empfehlung dieses Artikels, keine Norm und kein Messwert. Zum Puffer F gehört ein Rückstandsplan: Liegt die Auslastung an drei Tagen über 90 Prozent, ziehen Sie den Versandschluss vor, sortieren Aufträge nach der zugesagten Lieferzeit, drosseln Aktionen und ändern die beworbene Lieferzeit nur nach der Vorgabe unter Lieferzeit angeben. Für die Bestandsseite gilt derselbe Rückwärtslauf: verkaufen Sie nur, was bis zum Versandschluss kommissionierfertig wird, Einzelheiten unter Verfügbarkeit und Lieferstatus anzeigen.

Schritt 5: Personal einteilen und einarbeiten

Übersetzen Sie die Personen aus Schritt 2 in einen Dienstplan: Spitzentage mit Zusatzschichten, ein Bereitschaftsplatz am Tag nach dem Versandschluss für Nacharbeit und Retouren, ein Ersatzplan für Ausfälle. Aushilfen arbeiten mindestens zwei Wochen vor dem ersten Aktionstag mit: feste Plätze zuweisen, Kommissionieren, Verpacken und Etikettendruck üben, Rückfragen an eine benannte Person. Retouren aus dem Weihnachtsgeschäft treffen im Januar ein; die Abläufe dafür stehen unter Retourenmanagement aufbauen. Zum Shop selbst gehört das Lastkonzept, siehe Lastspitzen im Shop.

Arbeitszeit und Sonntagsarbeit: was je Land gilt

Für die Adventssamstage brauchen Sie in Deutschland und in der Schweiz keine Ausnahme von der Sonntagsruhe: In Deutschland schützt § 9 ArbZG nur Sonn- und Feiertage, in der Schweiz setzt die Beschäftigungssperre erst am Samstag um 23 Uhr ein (Art. 18 Abs. 1 ArG), und wird dort die wöchentliche Arbeitszeit auf mehr als fünf Tage verteilt, ist jede Woche ein freier Halbtag zu gewähren, ausgenommen Wochen, in die ein arbeitsfreier Tag fällt; mit dem Einverständnis des Arbeitnehmers dürfen die freien Halbtage für höchstens vier Wochen zusammenhängend gewährt werden (Art. 21 Abs. 1 und 2 ArG). In Österreich beginnt die Wochenendruhe demgegenüber spätestens am Samstag um 13 Uhr (§ 3 Abs. 2 ARG). Sonn- und Feiertage brauchen in allen drei Ländern eine eigene Grundlage.

Deutschland: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten und nur dann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich eingehalten werden; danach ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu gewähren (§ 3, § 5 Abs. 1 ArbZG). An Sonn- und gesetzlichen Feiertagen dürfen Arbeitnehmer von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden (§ 9 Abs. 1 ArbZG).

Die Ausnahmen des § 10 Abs. 1 ArbZG greifen nur, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können, und erfassen das Kommissionieren auch dann nur in bestimmten Fällen: Nr. 8 das Kommissionieren von Presseerzeugnissen, deren Ersterscheinungstag auf einen Montag oder den Tag nach einem Feiertag fällt, Nr. 10 das Kommissionieren leichtverderblicher Waren im Sinne des § 30 Abs. 3 Nr. 2 der Straßenverkehrs-Ordnung (StVO) und Nr. 14 die Reinigung und Instandhaltung von Betriebseinrichtungen, soweit dadurch der regelmäßige Fortgang des eigenen oder eines fremden Betriebs bedingt ist, sowie die Vorbereitung der Wiederaufnahme des vollen werktägigen Betriebs. Für das Kommissionieren und Verpacken gewöhnlicher Shop-Sendungen greift keine dieser Ausnahmen. Mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben beschäftigungsfrei, und für jeden beschäftigten Sonntag ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, für einen Werktagsfeiertag innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 1 und 3 ArbZG). Die Aufsichtsbehörde kann abweichend von § 9 im Handelsgewerbe bis zu zehn Sonn- und Feiertage im Jahr bewilligen, an denen besondere Verhältnisse einen erweiterten Geschäftsverkehr erforderlich machen (§ 13 Abs. 3 Nr. 2 Buchst. a ArbZG); ob Ihr Lager- und Versandbetrieb unter diese Bewilligung für das Handelsgewerbe fällt, klären Sie vorab mit der Aufsichtsbehörde. Verstöße gegen die Höchstarbeitszeit, § 9 Abs. 1 und § 11 sind Ordnungswidrigkeiten, Geldbuße bis 30.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 1, 5 und 6 sowie Abs. 2 ArbZG).

Österreich: Die tägliche Normalarbeitszeit darf acht Stunden, die wöchentliche vierzig Stunden nicht überschreiten (§ 3 Abs. 1 AZG). Je Kalenderwoche besteht Anspruch auf 36 Stunden ununterbrochene Ruhezeit, in die der Sonntag fällt; sie beginnt spätestens Samstag um 13 Uhr, für unbedingt notwendige Abschluss-, Reinigungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten spätestens Samstag um 15 Uhr und bei nicht durchlaufender mehrschichtiger Arbeitsweise spätestens Samstag um 24 Uhr (§ 3 Abs. 1, 2 und 2a ARG).

Für vorübergehenden besonderen Arbeitsbedarf kann eine Betriebsvereinbarung vier Wochenenden oder Feiertage je Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer und Jahr zulassen, nicht jedoch vier aufeinander folgende Wochenenden (§ 12b Abs. 1 ARG, in dieser Fassung in Kraft seit 1. September 2018). Für Verkaufstätigkeiten nach dem Öffnungszeitengesetz gilt diese Ausnahme nicht (§ 12b Abs. 2 ARG). Ohne Betriebsrat ist die Vereinbarung schriftlich mit den einzelnen Arbeitnehmern zu schliessen; sie dürfen die Arbeit ohne Angabe von Gründen ablehnen und werden deswegen nicht benachteiligt (§ 12b Abs. 3 ARG). Nach Arbeit während der Wochenruhe ist in der folgenden Arbeitswoche Ersatzruhe zu gewähren (§ 6 Abs. 1 ARG). Verstöße gegen die §§ 3, 4 und 6 ARG bestraft die Bezirksverwaltungsbehörde, sofern die Tat nicht nach anderen Vorschriften einer strengeren Strafe unterliegt, mit 72 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall mit 145 bis 2.180 Euro; abweichend davon beträgt die Geldstrafe im Wiederholungsfall 218 bis 3.600 Euro, wenn die wöchentliche Ruhezeit weniger als 24 Stunden betragen hat, soweit nicht eine kürzere Ruhezeit zulässig ist (§ 27 Abs. 1 und 2b ARG).

Schweiz: Das Arbeitsgesetz ist unter Vorbehalt der Artikel 2 bis 4 auf alle öffentlichen und privaten Betriebe anwendbar (Art. 1 Abs. 1 ArG, Stand am 1. September 2023). Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Arbeitnehmer in industriellen Betrieben sowie für Büropersonal, technische und andere Angestellte mit Einschluss des Verkaufspersonals in Grossbetrieben des Detailhandels und 50 Stunden für alle übrigen Arbeitnehmer (Art. 9 Abs. 1 ArG). Zwischen Samstag 23 Uhr und Sonntag 23 Uhr ist die Beschäftigung untersagt (Art. 18 Abs. 1 ArG).

Überzeitarbeit wegen ausserordentlichen Arbeitsandranges ist zulässig, höchstens zwei Stunden pro Tag (ausser an arbeitsfreien Werktagen und in Notfällen) und 170 Stunden im Kalenderjahr bei einer 45-Stunden-Woche beziehungsweise 140 Stunden bei einer 50-Stunden-Woche (Art. 12 Abs. 1 lit. a und Abs. 2 ArG); dafür ist ein Lohnzuschlag von mindestens 25 Prozent zu bezahlen, für Büropersonal, technische und andere Angestellte mit Einschluss des Verkaufspersonals in Grossbetrieben des Detailhandels allerdings erst für die 60 Stunden im Kalenderjahr übersteigende Überzeit; wird die Überzeit im Einverständnis mit dem einzelnen Arbeitnehmer innert angemessener Frist durch Freizeit von gleicher Dauer ausgeglichen, ist kein Zuschlag auszurichten (Art. 13 Abs. 1 und 2 ArG). Vorübergehende Sonntagsarbeit bewilligt die kantonale Behörde bei nachgewiesenem dringendem Bedürfnis, dauernde oder regelmässig wiederkehrende das SECO (Art. 19 Abs. 2 bis 4 ArG); der Lohnzuschlag für vorübergehende Sonntagsarbeit beträgt 50 Prozent, und ohne Einverständnis darf der Arbeitnehmer nicht herangezogen werden (Art. 19 Abs. 3 und 5 ArG). Innert zweier Wochen muss wenigstens einmal ein ganzer Sonntag als wöchentlicher Ruhetag frei bleiben; Sonntagsarbeit bis zu fünf Stunden ist durch Freizeit auszugleichen, darüber hinaus mit einem Ersatzruhetag von mindestens 24 Stunden (Art. 20 ArG). Vorsätzliche Verstöße gegen die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften sind strafbar, Geldstrafe bis 180 Tagessätze (Art. 59 Abs. 1 lit. b, Art. 61 Abs. 1 ArG).

Beantragen Sie Sonntagsarbeit und Bewilligungen im Oktober, nicht in der Adventswoche: In Deutschland läuft das Verfahren bei der Aufsichtsbehörde, in der Schweiz bei der kantonalen Behörde für vorübergehende Sonntagsarbeit oder beim SECO für dauernde und regelmässig wiederkehrende (Art. 19 Abs. 4 ArG), in Österreich ist die Vereinbarung mit Betriebsrat oder Belegschaft zu schliessen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Für jeden Tagestyp liegt eine Auftragszahl aus einem echten Tag vor, nicht nur ein Mittelwert.
• Das Planungsblatt nennt je Tag benötigte und verfügbare Minuten sowie die Auslastung.
• Alle Stichtage sind rückwärts gerechnet, auf die Wochentage des eigenen Jahres geprüft und mit Datum, Uhrzeit und Herkunft des Annahmetags eingetragen.
• Jeder Pufferwert hat einen Grund, und die Werte sind als eigene Empfehlung gekennzeichnet.
• Vor der Adventszeit liegt für Sonn- und Feiertagsarbeit eine Vereinbarung oder Bewilligung des zuständigen Landes vor (in Österreich nach § 12b ARG, in Deutschland nach § 13 Abs. 3 Nr. 2 Buchst. a ArbZG, in der Schweiz nach Art. 19 ArG).
• Nach dem Versandschluss ist ein Tag für Rückstand, Retouren und Nacharbeit eingeplant.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Kundschaft bestellt nach dem letzten Bestelltag und erwartet Lieferung vor Weihnachten	die Lieferzeitangabe nennt kein Datum	Datum und Uhrzeit im Checkout und auf der Produktseite anzeigen, danach in der Bestellbestätigung wiederholen
Pakete bleiben am Versandschlusstag liegen	geplant war der Durchschnitt, nicht der stärkste Tag	Personen nach Schritt 2 rechnen, Puffer C anwenden, Abholzeiten je Welle einhalten
nachbestellte Ware trifft erst kurz vor Weihnachten ein	Beschaffungsvorlauf nicht auf den Versandschluss gerechnet	Nachbestelltermin aus Schritt 3 nutzen, Saisonware auf Restbestand umstellen
Aushilfen bremsen statt zu helfen	keine Einarbeitung, kein fester Platz	zwei Wochen vorher einarbeiten, Plätze und Rückfragen regeln
Personalausfall in der Adventswoche	keine Reserve und keine vorab geklärte Rechtsgrundlage für Sonn- und Feiertagsarbeit	Ersatzplan aufstellen und die Vereinbarung oder Bewilligung vorher klären

Wann Sie Hilfe holen sollten

Für Arbeitszeit, Zuschläge und Sonntagsarbeit holen Sie vor der Einteilung arbeitsrechtlichen Rat und, wo es Verfahren gibt, die zuständige Stelle: die Aufsichtsbehörde des Landes für die Bewilligung nach § 13 Abs. 3 Nr. 2 Buchst. a ArbZG, das Arbeitsinspektorat in Österreich, in der Schweiz die kantonale Behörde für vorübergehende Sonntagsarbeit und das SECO für dauernde oder regelmässig wiederkehrende (Art. 19 Abs. 4 ArG). Versendet ein Fulfillment-Dienstleister, verschieben sich die Stichtage; worauf es im Vertrag ankommt, steht unter Fulfillment: selbst versenden oder auslagern. Für Zeiten je Auftrag und Platzbedarf hilft Eigenes Lager einrichten.