RMA (Return Merchandise Authorization)
Kurz gesagt
Eine RMA (Return Merchandise Authorization, Warenrücksendegenehmigung) ist die Freigabe des Händlers für eine Rücksendung; die RMA-Nummer ordnet sie einem Auftrag zu. Für einen Widerruf ist sie nicht nötig: In Deutschland und Österreich widerrufen Verbraucher formfrei ohne Begründung (§ 355 Abs. 1 BGB; § 13 Abs. 1 FAGG). In der Schweiz besteht beim Kauf über eine Website kein gesetzliches Widerrufsrecht.
Das Wichtigste
- RMA (Return Merchandise Authorization) heißt Warenrücksendegenehmigung: die Freigabe einer Rücksendung durch den Händler.
- Die Kennnummer vergibt der Empfänger der Rücksendung; der Rücksender muss dafür nicht zwingend selbst tätig werden.
- Sie kann schon mit der Lieferung vergeben werden, etwa über einen Retourenschein in der Sendung.
- Deutschland: Rücksendekosten trägt der Verbraucher nur nach Unterrichtung und wenn der Unternehmer sie nicht übernimmt (§ 357 Abs. 5 BGB).
- Österreich: Rücksendekosten trägt der Verbraucher nur nach Unterrichtung, sonst der Unternehmer (§ 15 Abs. 2, § 4 Abs. 1 Z 9 FAGG).
- Schweiz: Beim Kauf über eine Website besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht; die Rückgabe folgt den Bedingungen des Händlers.
Ein Paket kommt zurück, und im Wareneingang stellt sich die Frage, zu welcher Bestellung es gehört und was damit geschehen soll. Für diese Zuordnung gibt es im Onlinehandel ein Verfahren mit einer eigenen Kennnummer.
Definition
Die RMA (Return Merchandise Authorization), auf Deutsch Warenrücksendegenehmigung, ist die Freigabe, mit der ein Händler eine angekündigte Rücksendung annimmt, zusammen mit der Kennnummer, unter der er den Vorgang führt.
Das Umweltbundesamt beschreibt in seiner Fallstudie zur Obhutspflicht eine Autorisierung als Schritt, der der Sammlung zurückkommender Ware vorgeschaltet ist: Der vorgesehene Empfänger, etwa Hersteller oder Händler, vergibt eine eindeutige Kennnummer, damit sich Warenüberhänge und Retouren später sicher identifizieren lassen. Der Rücksender muss dafür nicht zwingend selbst tätig werden: Die Kennnummer kann schon im Voraus vergeben werden, etwa über einen Retourenschein, der der Sendung beiliegt (TEXTE 78/2026, Teilbericht 3, Abschnitt 1.1.4).
In der elektronischen Auftragsabwicklung gibt es dafür eigene Nachrichten: In der EANCOM-Spezifikation von GS1 Germany heißen sie „Ankündigung Warenrückgabe“ (RETANN) und „Anweisung Warenrückgabe“ (RETINS).
Der Ablauf in sechs Schritten
- Rücksendung ankündigen. Der Kunde nennt Bestellnummer, Artikel und Menge, im Rücksendeportal oder per E-Mail; bei einer Reklamation kommt der Grund hinzu. Ergebnis: Der Shop kennt den Vorgang.
- Freigabe erteilen und Nummer vergeben. Der Shop prüft die Ankündigung und vergibt die RMA-Nummer, falls sie nicht schon mit der Sendung ausgegeben wurde. Ergebnis: Der Kunde hat die Nummer, die Rücksendeadresse und, falls vorgesehen, ein Retourenlabel.
- Ware zurücksenden. Die Sendung geht an die genannte Adresse; die Nummer gehört in oder auf das Paket. Bei einem Widerruf trägt in Deutschland der Unternehmer die Gefahr der Rücksendung (§ 355 Abs. 3 Satz 4 BGB).
- Wareneingang und Abgleich. Im Wareneingang wird die Sendung über die RMA-Nummer dem Auftrag zugeordnet, der Zustand begutachtet und die Ware sortiert (Umweltbundesamt, Abschnitt 1.1.4). Ergebnis: Grundlage für die Entscheidung.
- Entscheiden. Erstattung, Ersatzlieferung, Reparatur, Weiterverkauf oder Entsorgung; je besser der Zustand der Ware, desto mehr Verwertungswege stehen offen (Umweltbundesamt, Abschnitt 1.1.4).
- Erstatten und buchen. Die Erstattung ist in Deutschland spätestens nach 14 Tagen ab Zugang des Widerrufs zu leisten (§ 357 Abs. 1 BGB), in Österreich spätestens binnen 14 Tagen ab Zugang der Rücktrittserklärung (§ 14 Abs. 1 FAGG). Bei Warenkäufen darf der Unternehmer die Rückzahlung in beiden Ländern zurückhalten, bis er die Ware zurückerhalten oder den Nachweis der Rücksendung erhalten hat; das gilt nicht, wenn er angeboten hat, die Ware selbst abzuholen (§ 357 Abs. 4 BGB; § 14 Abs. 3 FAGG). Bestand und Beleg werden im Warenwirtschaftssystem berichtigt (Retouren im ERP).
Für den Aufbau des Prozesses mit Zeitzielen und Entscheidungspunkten: Retourenmanagement aufbauen.
Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt
Der Ablauf im Shop ist frei gestaltbar, die Rückgabe an Verbraucher ist es nicht. Eine Freigabe des Händlers ist für den Widerruf nicht nötig: In Deutschland erfolgt er durch Erklärung gegenüber dem Unternehmer, ohne Begründung (§ 355 Abs. 1 BGB), in Österreich ist die Rücktrittserklärung an keine Form gebunden (§ 13 Abs. 1 FAGG). Für Geschäftskunden gilt das gesetzliche Widerrufsrecht nicht; dort richtet sich eine Rücknahme nach dem Vertrag.
| Land | Gesetzliche Rückgabe beim Onlinekauf an Verbraucher | Rücksendekosten | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Deutschland | Widerruf 14 Tage ab Erhalt der Ware, jedoch nicht vor ordnungsgemäßer Unterrichtung über das Widerrufsrecht; ohne Belehrung erlischt es spätestens zwölf Monate und 14 Tage nach Erhalt der Ware; Erstattung spätestens 14 Tage ab Zugang des Widerrufs, bei Warenkäufen Zurückbehaltung bis Wareneingang oder Absendenachweis möglich, außer bei angebotener Abholung | Verbraucher trägt die unmittelbaren Rücksendekosten nur nach Unterrichtung und nur, wenn der Unternehmer sie nicht übernimmt; sonst der Unternehmer | § 312g Abs. 1, § 355 Abs. 1 und 2, § 356 Abs. 2 bis 4, § 357 Abs. 1, 4 und 5 BGB; Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EGBGB |
| Österreich | Rücktritt 14 Tage ab Besitzerwerb; ohne Belehrung Verlängerung um zwölf Monate (§ 12 FAGG); Erstattung binnen 14 Tagen ab Zugang der Rücktrittserklärung, bei Warenkäufen Zurückbehaltung bis Wareneingang oder Rücksendenachweis möglich, außer bei angebotener Selbstabholung | Verbraucher trägt die unmittelbaren Rücksendekosten, außer der Unternehmer übernimmt sie oder hat über die Pflicht nicht unterrichtet | § 11 Abs. 1 und 2, § 12, § 13 Abs. 1, § 14 Abs. 1 und 3, § 15 Abs. 2 FAGG; § 4 Abs. 1 Z 9 FAGG |
| Schweiz | Nach Art. 40a bis 40f OR kein gesetzliches Widerrufsrecht beim Kauf über eine Website; die Rückgabe richtet sich nach den Bedingungen des Händlers | Die Kostentragung folgt der vom Händler eingeräumten Rückgabe | Art. 40a und 40b OR |
Die Schweiz ist kein Mitgliedstaat der Europäischen Union. Ein gesetzliches Widerrufsrecht entsteht dort nur unter den Voraussetzungen der Art. 40a und 40b OR: Der Vertrag muss bewegliche Sachen oder Dienstleistungen für den persönlichen oder familiären Gebrauch des Kunden betreffen, der Anbieter muss im Rahmen einer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit gehandelt haben, die Leistung des Kunden muss 100 Franken übersteigen, und das Angebot muss etwa am Arbeitsplatz, in Wohnräumen oder am Telefon gemacht worden sein. Der Kauf über eine Website ist keine dieser Situationen; die Rückgabe beruht deshalb auf einer Einräumung des Händlers. Wer Rücksendekosten trägt, regeln die nationalen Vorschriften; Einzelheiten stehen bei Rücksendekosten in Deutschland und Rücksendekosten in Österreich.
Bei einem Widerruf darf der Unternehmer die Erstattung in Deutschland bis zum Rückerhalt der Ware oder dem Nachweis der Absendung zurückhalten (§ 357 Abs. 4 BGB, Verbrauchsgüterkauf); in Österreich besteht dieselbe Möglichkeit bei Kaufverträgen und sonstigen auf den entgeltlichen Erwerb einer Ware gerichteten Verträgen bis zum Rückerhalt der Ware oder dem Nachweis der Rücksendung (§ 14 Abs. 3 FAGG). In beiden Ländern entfällt sie, wenn der Unternehmer angeboten hat, die Ware selbst abzuholen.
Rechtsgrundlage
Für Deutschland gelten § 312g Abs. 1 BGB (Widerrufsrecht im Fernabsatz), § 355 BGB (Erklärung und Frist), § 356 BGB (Fristbeginn und Erlöschen), § 357 BGB (Rückgewähr und Rücksendekosten) und Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EGBGB (Unterrichtung über die Kostentragung); für den Online-Weg des Widerrufs regelt § 356a BGB seit 19. Juni 2026 (Art. 10 Abs. 1 des Gesetzes vom 3. Februar 2026, BGBl. 2026 I Nr. 28) eine Widerrufsfunktion für Fernabsatzverträge, die über eine Online-Benutzeroberfläche geschlossen werden; die Funktion setzt ein bestehendes gesetzliches Widerrufsrecht des Verbrauchers voraus und ist nicht auf das Widerrufsrecht nach § 312g Abs. 1 BGB beschränkt, denn nach § 8 Abs. 1 Satz 3 VVG gilt sie auch für Fernabsatzverträge über Versicherungen, deren Widerrufsrecht aus § 8 Abs. 1 VVG folgt. Für Österreich gelten die §§ 4, 11, 12, 13, 14 und 15 FAGG; die Rücktrittsfunktion nach § 13a FAGG gilt seit 1. Oktober 2026 und ist auf Verträge anzuwenden, die nach dem 30. September 2026 geschlossen werden (§ 20 Abs. 5 FAGG). Für die Schweiz gelten Art. 40a bis 40f OR (SR 220), Stand am 1. Oktober 2026. Die EANCOM-Nachrichten von GS1 sind ein Anwendungsstandard und binden nur, wenn Geschäftspartner sie vereinbaren.
Nicht zu verwechseln mit
- Widerruf und Rücktritt: das gesetzliche Recht des Verbrauchers, den Vertrag ohne Grund zu beenden; es braucht keine RMA-Nummer, siehe Widerrufsrecht.
- Retourenschein und Retourenlabel: Formular und Versanddokument für die Rücksendung, in denen die RMA-Nummer stehen kann; die Freigabe selbst ist die Zuordnung im Warenwirtschaftssystem.
- Reklamation und Gewährleistung: Rechte wegen einer mangelhaften Sache, in Deutschland etwa Nacherfüllung, Rücktritt, Minderung und Schadensersatz nach § 437 BGB; sie setzen einen Mangel voraus, siehe Gewährleistung und Garantie.