Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Onlinehändler in Österreich

Was Sie vorab brauchen

Die Rechnung passt zum Shop, wenn Sie als Einzelunternehmer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 ermitteln und keine Buchführungspflicht entsteht. Für die laufende Arbeit brauchen Sie:

• ein Bankkonto, über das nur der Shop läuft, und je Zahlungsweg (Kartenakzeptanz, Zahlungsdienst, Verkaufsplattform) ein eigenes Konto in der Buchhaltung;
• ein Journal mit Datum des Zahlungsflusses, Vorgang, Betrag, Entgelt ohne Umsatzsteuer, Umsatzsteuerbetrag und Belegnummer;
• das Wareneingangsbuch für die Waren und die Anlagekartei für Geräte;
• die Auszahlungs- und Provisionsberichte der Plattformen und Zahlungsdienste sowie alle Belege, geordnet nach dem Jahr der Zahlung.

Wann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zulässig ist

§ 4 Abs. 3 EStG 1988 lässt den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben nur zu, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zur Buchführung besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.

Für den gewerblichen Shop entscheidet das Unternehmensgesetzbuch (UGB): Ein Einzelunternehmer ist nach § 189 Abs. 1 Z 3 UGB rechnungslegungspflichtig, wenn er je einheitlichem Betrieb mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielt. Die Pflicht tritt ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn der Wert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn die Überschreitung mindestens 300.000 Euro beträgt (§ 189 Abs. 2 UGB). Rechnungslegungspflichtige Gewerbetreibende führen Bücher und ermitteln den Gewinn nach § 5 Abs. 1 EStG 1988 (§ 190 UGB); nach § 124 BAO gilt das auch für die Abgaben. Eine GmbH ist nach § 189 Abs. 1 Z 1 UGB ohne Umsatzgrenze rechnungslegungspflichtig und kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht nutzen.

Die Umsatzgrenze von 700.000 Euro in § 125 Abs. 1 BAO betrifft land- und forstwirtschaftliche Betriebe und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, nicht den Shop. Beim Wechsel verhindern Zu- und Abschläge, dass eine Einnahme oder Ausgabe doppelt oder gar nicht erfasst wird; ein Übergangsgewinn gehört in das erste Jahr nach dem Wechsel, ein Übergangsverlust verteilt sich auf sieben Jahre (§ 4 Abs. 10 Z 1 EStG 1988).

Schritt für Schritt: das Journal führen

Schritt 1: Zahlungswege trennen

Legen Sie für jede Geldquelle ein eigenes Konto an: Geschäftskonto, Kartenakzeptanz, Zahlungsdienst, Verkaufsplattform. Jede Auszahlung eines Dienstleisters ist eine Zahlung und keine Umsatzgröße; mit getrennten Konten lässt sich jede Auszahlung einem Verkauf zuordnen.

Schritt 2: Jeden Zahlungsfluss erfassen

Nach § 126 Abs. 2 BAO zeichnen Sie Ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben auf und rechnen sie zum Ende jedes Jahres zusammen. Erfassen Sie jeden Zufluss und jeden Abfluss einzeln mit dem Datum der Zahlung; maßgeblich ist der Zeitpunkt des Geldflusses (§ 19 EStG 1988). Eintragungen gelten als zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsende erfolgen; ist das Kalendervierteljahr Voranmeldungszeitraum, tritt es an die Stelle des Monats (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO). Abgabepflichtige, die nach § 126 Abs. 2 BAO aufzeichnen, sollen alle Bargeschäfte einzeln festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO); das betrifft etwa Barzahlungen im Lager.

Schritt 3: Wareneingangsbuch führen

Gewerbliche Unternehmer führen ein Wareneingangsbuch (§ 127 Abs. 1 BAO); die Befreiungen des § 127 Abs. 2 BAO (buchführungspflichtige Unternehmer, freiwillig Bücher führende mit jährlichen Abschlüssen, gleichwertige gesetzliche Aufzeichnungen) treffen Sie nicht. Eingetragen werden fortlaufende Nummer, Tag des Wareneingangs oder der Rechnungsausstellung, Name und Anschrift des Lieferanten, Bezeichnung, Preis und der Hinweis auf die Belege (§ 128 Abs. 2 BAO); die Beträge werden monatlich und jährlich zusammengerechnet (§ 128 Abs. 3 BAO).

Schritt 4: Anlagekartei und geringwertige Wirtschaftsgüter führen

Wer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 ermittelt, muss ein Verzeichnis (Anlagekartei) der im Betrieb verwendeten abnutzbaren Anlagegüter führen. Je Anlagegut sind genaue Bezeichnung, Anschaffungstag, Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Name und Anschrift des Lieferanten, voraussichtliche Nutzungsdauer, jährliche Absetzung für Abnutzung und Restbuchwert einzutragen (§ 7 Abs. 3 EStG 1988). Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten abnutzbarer Anlagegüter können Sie nach § 13 EStG 1988 zur Gänze im Jahr der Verausgabung absetzen, wenn sie 1.000 Euro nicht übersteigen (geringwertige Wirtschaftsgüter). Wirtschaftsgüter, die aus Teilen bestehen, gelten dabei als ein Wirtschaftsgut, wenn sie nach ihrem wirtschaftlichen Zweck oder nach der Verkehrsauffassung eine Einheit bilden; für Wirtschaftsgüter, die zur entgeltlichen Überlassung bestimmt sind, gilt die Regel nicht. Maßgeblich ist der Betrag ohne abziehbare Vorsteuer, weil die abziehbare Vorsteuer nach § 6 Z 11 EStG 1988 nicht zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten gehört. Alles darüber verteilt sich nach § 7 EStG 1988 über die Nutzungsdauer; wird das Wirtschaftsgut im Wirtschaftsjahr nicht mehr als sechs Monate genutzt, ist die Hälfte des Jahresbetrags abzusetzen (§ 7 Abs. 2 EStG 1988).

Schritt 5: Umsatzsteuer behandeln

Kleinunternehmer sind nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 befreit, solange die Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 55.000 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr nicht übersteigen; Einzelheiten stehen unter Kleinunternehmergrenze in Österreich. Für den Gewinn dürfen Sie entscheiden, ob Sie die geschuldete Umsatzsteuer und die abziehbaren Vorsteuerbeträge als durchlaufende Posten behandeln (§ 4 Abs. 3 EStG 1988); dann rechnen Sie mit Entgelten ohne Umsatzsteuer, sonst mit Bruttobeträgen. Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO; § 212 Abs. 1 und 2 UGB).

Schritt 6: Plattform- und Zahlungsdienst-Abrechnungen abstimmen

Verkaufsplattformen behalten ihre Provision vom Kaufpreis ein und zahlen den Rest aus. Erfassen Sie den Verkaufswert als Betriebseinnahme und die Provision als Betriebsausgabe; nach § 126 Abs. 2 BAO sind beide Seiten aufzuzeichnen, und beide sind durch den Betrieb veranlasst (§ 4 Abs. 4 EStG 1988). Die einbehaltene Provision erscheint nie auf Ihrem Bankkonto; erfassen Sie sie dennoch, mit der Provisionsabrechnung als Beleg. Vergleichen Sie monatlich den Auszahlungsbericht mit dem Journal: Auszahlung plus einbehaltene Provision muss den Verkaufswert ergeben. Wie Sie die Sammelabrechnungen von Zahlungsdiensten aufteilen, steht unter Zahlungsdienstleister-Abrechnung im Shop.

Schritt 7: Retouren und Erstattungen erfassen

Eine Retoure mindert Ihre Betriebseinnahmen in dem Jahr, in dem Sie den Kaufpreis zurückzahlen; maßgeblich ist der Geldfluss, denn Ausgaben sind in dem Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind (§ 19 Abs. 2 EStG 1988). Zahlen Sie im Jänner für eine Bestellung aus dem Vorjahr zurück, gehört die Erstattung in das neue Jahr; die Einnahme des Vorjahres bleibt stehen. Erfassen Sie die Erstattung mit dem Zahlungsdatum und legen Sie das Gutschriftsdokument dazu. Die umsatzsteuerliche Seite folgt § 16 Abs. 1 und Abs. 3 Z 3 UStG 1994: Die Berichtigung erfolgt für den Veranlagungszeitraum, in dem sich das Entgelt geändert hat. Wie Sie Retouren im Belegwesen abbilden, zeigt Gutschriften und Stornos bei Retouren.

Schritt 8: Zum Jahresende zusammenrechnen und erklären

Zum 31. Dezember rechnen Sie die Aufzeichnungen zusammen (§ 126 Abs. 2 BAO): Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben ergibt den Gewinn. Diesen Wert übernehmen Sie in die Einkommensteuererklärung; sie ist ohne elektronische Übermittlung bis Ende April, mit elektronischer Übermittlung bis Ende Juni des Folgejahres einzureichen (§ 134 Abs. 1 BAO). Auf die Einkommensteuer sind Vorauszahlungen zu entrichten (§ 45 Abs. 1 EStG 1988).

Beispielrechnung: kleiner Shop mit Plattformprovision und Retouren

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für 2026. Alle Beträge sind Entgelte ohne Umsatzsteuer; die Umsatzsteuer behandelt der Shop als durchlaufenden Posten (§ 4 Abs. 3 EStG 1988).

Vorgang im Jahr 2026	Betriebseinnahme	Betriebsausgabe
Zahlungseingänge im eigenen Shop	39.000 Euro
Verkaufswert über die Plattform, nicht retournierte Bestellungen	7.000 Euro
Zurückgezahlte Kaufpreise (Retouren)	−1.800 Euro
Wareneinkäufe, bezahlt		22.800 Euro
Plattformprovision, einbehalten		700 Euro
Versand und Verpackung		3.900 Euro
Gebühren der Zahlungsdienste		620 Euro
Miete und Lager		4.800 Euro
Shopsoftware und Hosting		840 Euro
Werbung		2.200 Euro
Kleinmaterial und Büro		380 Euro
Absetzung für Abnutzung laut Anlagekartei		800 Euro
Summe	44.200 Euro	37.040 Euro

Der Gewinn beträgt 44.200 minus 37.040, also 7.160 Euro. Der Plattformposten lässt sich mit dem Auszahlungsbericht nachrechnen: 7.000 Euro Verkaufswert minus 700 Euro Provision (10 Prozent) ergeben 6.300 Euro Auszahlung. Zwei Fälle für Retouren:

• Eine Shopbestellung über 300 Euro wurde im November 2026 bezahlt und im Dezember 2026 erstattet; die Erstattung ist in den 1.800 Euro enthalten und mindert den Gewinn 2026.
• Eine Plattformbestellung über 200 Euro wurde im November 2026 verkauft. Angenommen, Sie zahlen den Kaufpreis im Jänner 2027 zurück und die Plattform verrechnet die Provision wirksam ebenfalls im Jänner 2027: Dann gehören die Rückzahlung und die Provisionsgutschrift in die Rechnung 2027, weil für die Zuordnung der Geldfluss maßgeblich ist (§ 19 EStG 1988). Die bloße Rücksendung der Ware legt diesen Zeitpunkt nicht fest; zahlen Sie erst im Februar 2027, verschiebt sich der Posten in dieses Jahr.

Pauschalierung: wann Sie die Betriebsausgaben pauschalieren können

Im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung können Sie für Einkünfte nach § 22 oder § 23 EStG 1988 mit Durchschnittssätzen rechnen (§ 17 EStG 1988). Die Basispauschalierung beträgt 15 Prozent der Umsätze nach § 125 Abs. 1 BAO, höchstens 63.000 Euro. Der Satz von 6 Prozent, höchstens 25.200 Euro, gilt nur für die im ersten Teilstrich des § 17 Abs. 1 EStG 1988 aufgezählten Tätigkeiten: kaufmännische oder technische Beratung, eine Tätigkeit im Sinne des § 22 Z 2 EStG 1988 sowie schriftstellerische, vortragende, wissenschaftliche, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit; in allen übrigen Fällen bleibt es bei 15 Prozent. Daneben sind nur Wareneingänge, Löhne und einzelne weitere Ausgaben absetzbar: Beiträge nach § 4 Abs. 4 Z 1, das Arbeitsplatzpauschale nach § 4 Abs. 4 Z 8 (nur in Wirtschaftsjahren, die vor dem 1. Jänner 2027 beginnen), Kosten nach § 4 Abs. 4 Z 5 zweiter Satz und Reise- und Fahrtkosten mit Kostenersatz (§ 17 Abs. 1 EStG 1988). Voraussetzung ist, dass keine Buchführungspflicht besteht, keine Bücher geführt werden und die Umsätze des vorangegangenen Wirtschaftsjahres höchstens 420.000 Euro betragen haben (§ 17 Abs. 1 und Abs. 2 EStG 1988). Die Beträge gelten seit 1. Jänner 2026 und erstmals für die Veranlagung 2026 (Budgetbegleitgesetz 2025, BGBl. I Nr. 25/2025; § 124b Z 474 EStG 1988).

Sind Sie umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer, kommt die Kleinunternehmer-Pauschalierung nach § 17 Abs. 3a EStG 1988 in Frage: 45 Prozent der Betriebseinnahmen ohne Umsatzsteuer, höchstens 24.750 Euro, bei einem Dienstleistungsbetrieb 20 Prozent, höchstens 11.000 Euro, erstmals bei der Veranlagung 2025 (§ 124b Z 467 EStG 1988). Wer pauschaliert, braucht nach Z 8 kein Wareneingangsbuch und keine Anlagenkartei; daneben sind nur Beiträge nach § 4 Abs. 4 Z 1, das Arbeitsplatzpauschale nach § 4 Abs. 4 Z 8 (nur in Wirtschaftsjahren, die vor dem 1. Jänner 2027 beginnen), Kosten nach § 4 Abs. 4 Z 5 zweiter Satz und Reise- und Fahrtkosten mit Kostenersatz zu berücksichtigen, weitere Betriebsausgaben und Entnahmen nicht (Z 3 lit. a und b). Das Arbeitsplatzpauschale nach § 4 Abs. 4 Z 8 EStG 1988 steht zu, wenn dem Steuerpflichtigen zur Ausübung der betrieblichen Tätigkeit kein anderer Raum zur Verfügung steht; die Berücksichtigung von Aufwendungen für ein Arbeitszimmer gemäß § 20 Abs. 1 Z 2 lit. d schließt es aus (lit. a der bis zum Ablauf des Wirtschaftsjahres 2026 geltenden Fassung). In beiden Aufzählungen zählt es daher nur in Wirtschaftsjahren, die vor dem 1. Jänner 2027 beginnen, zu den daneben absetzbaren Ausgaben: Die Fassung des Budgetbegleitgesetzes 2027-2028 (BGBl. I Nr. 62/2026) streicht die Wortfolge zum Arbeitsplatzpauschale aus § 17 Abs. 1 und Abs. 3a Z 3 lit. a; nach § 124b Z 495 EStG 1988 ist diese Fassung erstmals auf Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2026 beginnen. Für die Veranlagung 2026 bleibt das Arbeitsplatzpauschale daher absetzbar. Die Sperrfrist des Z 9 läuft in die andere Richtung: Wer von der pauschalen Gewinnermittlung freiwillig auf eine andere Form der Gewinnermittlung übergeht, kann frühestens nach Ablauf von drei Wirtschaftsjahren erneut nach Z 1 bis Z 8 pauschalieren. Ob Handels- oder Dienstleistungsbetrieb, entscheidet die Tätigkeit mit den höheren Betriebseinnahmen (Z 5).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die betrieblichen Einnahmen auf Ihren Konten stimmen nach Bereinigung der nicht betrieblichen Bewegungen mit den Betriebseinnahmen des Journals überein: Umbuchungen zwischen Ihren eigenen Konten, Einlagen und Darlehen sind keine Betriebseinnahmen, Erstattungen an Kunden mindern die Betriebseinnahmen.
• Eine Auszahlung einer Plattform zählen Sie nicht zusätzlich zum Verkaufswert. Nach § 126 Abs. 2 BAO erfassen Sie den Verkaufswert als Betriebseinnahme und die einbehaltene Provision als Betriebsausgabe; wer nur die Nettoauszahlung erfasst, lässt die vorgeschriebene Aufzeichnung der Betriebsausgaben weg. Der Auszahlungsbericht jeder Plattform ergibt mit der einbehaltenen Provision den Verkaufswert.
• Jede Betriebsausgabe hat einen Beleg mit Datum und Betrag; die Eintragungen liegen innerhalb der Frist des § 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO.
• Wareneingangsbuch und Anlagekartei sind vollständig; die Absetzung für Abnutzung im Journal stimmt mit der Anlagekartei überein.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der Gewinn ist höher als erwartet	Der Verkaufswert wurde als Einnahme erfasst, die einbehaltene Provision aber nicht als Ausgabe, weil sie nie auf dem Bankkonto erscheint	Provision mit der Provisionsabrechnung als Betriebsausgabe erfassen und Auszahlungsbericht abstimmen
Einnahmen fehlen	Plattform- oder Zahlungsdienstauszahlung wurde nie erfasst	Konten je Dienstleister anlegen und monatlich mit dem Bericht vergleichen
Retoure verändert den Gewinn des Vorjahres	Erstattung wurde dem Verkaufsjahr zugeordnet	Zuordnung nach dem Zahlungsdatum des Jahres, in dem Sie erstatten (§ 19 Abs. 2 EStG 1988)
Absetzung für Abnutzung weicht von der Anlagekartei ab	Gerät wurde voll abgesetzt, obwohl seine Kosten ohne abziehbare Vorsteuer mehr als 1.000 Euro betragen	Betrag je Wirtschaftsgut ohne abziehbare Vorsteuer prüfen, sonst nach § 7 EStG 1988 verteilen und Kartei korrigieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Steuerberatung dazu, bevor Sie freiwillig Bücher führen, weil damit die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung endet. Dasselbe gilt, wenn sich Ihre Umsatzerlöse der Grenze von 700.000 Euro nähern: Der Wechsel zur Buchführung bringt Zu- und Abschläge mit sich (§ 4 Abs. 10 Z 1 EStG 1988). Klären Sie auch, wann bei Plattformverkäufen der Zufluss eintritt.