Was kostet ein Onlineshop? Einmalige und laufende Kosten

Drei Kostenblöcke bestimmen das Budget eines Onlineshops: der Aufbau, der laufende Betrieb und jede einzelne Bestellung. Den ersten Block beziffern die Angebote, die Sie einholen; die beiden anderen entscheiden über die Marge. Die Beispielspannen in diesem Artikel sind redaktionelle Annahmen mit erfundenen Zahlen. Ersetzen Sie sie durch Ihre Angebote und tragen Sie jede Position mit ihrer Zahlungsweise in eine Tabelle ein.

Wie sich die Kosten sortieren

Einmalige Kosten fallen beim Aufbau und bei jedem größeren Umbau an. Laufende Fixkosten fallen auch in einem Monat ohne Bestellung an. Erfolgsabhängige Kosten entstehen mit jedem Vorgang und sinken nicht, wenn der Umsatz steigt. Die Jahreskosten ergeben sich aus allen drei Blöcken:

Jahreskosten = einmalige Kosten + 12 × laufende Fixkosten je Monat + erfolgsabhängige Kosten je Bestellung × Bestellungen im Jahr.

Die Formel erklärt, warum die Monatspauschale wenig über die Gesamtkosten sagt: Die erfolgsabhängigen Kosten fallen mit jedem Vorgang an, und ob Tarifstufe, Gebührensatz oder Versand mit dem Volumen wechseln, steht in Ihrem Vertrag — prüfen Sie es im Angebot, statt es anzunehmen.

Einmalige Kosten beim Aufbau

Die Tabelle ordnet die Positionen vor dem ersten Verkauf. Beträge in Euro; für einen Schweizer Shop rechnen Sie dieselben Positionen in Franken.

Position	Was dazugehört	Spanne (Annahme)
Konzeption und Einrichtung	Anforderungsliste, Vorlage, Kategorien, Datenimport	1.000 bis 30.000 Euro
Inhalte	Produktfotos, Beschreibungen, Übersetzungen	20 bis 80 Euro je Artikel und Sprache
Rechtstexte	Impressum, AGB, Widerrufsbelehrung, Datenschutz, Versand- und Zahlungsbedingungen	500 bis 5.000 Euro
Anbindungen	Warenwirtschaft, Rechnungsstellung, Versand, Rückerstattungen	2.000 bis 30.000 Euro
Test und Schulung	Testbestellungen, Datenabgleich, Einweisung	500 bis 10.000 Euro
Anmeldungen und Eintragungen	Gewerbe, Register, Umsatzsteuer- oder MWST-Registrierung	Betrag bei der Stelle erfragen; er hängt von Land und Rechtsform ab
Eigene Arbeitszeit	Sortiment, Kalkulation, Texte, Freigaben	80 bis 400 Stunden, bewertet mit Ihrem Stundensatz

Für die Zeile Anmeldungen und Eintragungen nennt die Tabelle bewusst keine Spanne: Die Beträge setzen die zuständigen Stellen nach Land und Rechtsform fest. Fragen Sie die Gebühr vor der Anmeldung ab und tragen Sie sie ein. Die Zeile Rechtstexte bewertet nur den Aufwand; die Anforderungen je Land stehen in den Rechtsartikeln dieser Seite.

Laufende Kosten im Betrieb

Position	Zahlungsweise	Wovon die Höhe abhängt
Shopsystem	monatlich oder jährlich	Tarifstufe, Funktionsumfang, Arbeitsplätze
Hosting und Domain	monatlich oder jährlich	Besucher, Datenmenge, zugesagte Verfügbarkeit
Warenwirtschaft und Buchhaltung	monatlich	Nutzerzahl, Bestellungen, Steuerberatung
Wartung und Weiterentwicklung	Pauschale oder nach Aufwand	Umfang der Änderungen, Vertragsart
Pflege der Rechtstexte	jährlich oder nach Anlass	Verkaufsländer, Sortiment, Rechtslage
Zahlungsgebühren	je Vorgang	Zahlungsart, Kartenart, Land, Umsatz
Versand und Verpackung	je Sendung	Gewicht, Ziel, Verpackungsart, Rücksendungen
Kundenservice	monatlich, teils je Kontakt	Abwicklungsvolumen, Servicezeiten, Retouren
Marketing	Budget oder erfolgsabhängig	Ziel, Kanal, Marge
Verpackungslizenz und Recyclinggebühren	nach Menge und Material	Regelung des Landes und des Versandziels

Zahlt der Kunde Versandkosten, mindert das die Position nur so weit, wie seine Zahlung die tatsächlichen Kosten deckt; den ungedeckten Rest trägt der Shop. Ob eine Rücksendung Sie trifft, hängt von Anlass, Land und Belehrung ab: Beim Widerruf eines Fernabsatzvertrags trägt der Verbraucher in Deutschland die unmittelbaren Kosten der Rücksendung, wenn Sie ihn vorab über seine Kostentragungspflicht unterrichtet haben und sich nicht bereit erklärt haben, die Kosten zu tragen (§ 357 Abs. 5 BGB, Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EGBGB); in Österreich trägt er beim Rücktritt die unmittelbaren Kosten der Rücksendung, außer Sie haben sich bereit erklärt, sie zu tragen, oder haben ihn entgegen § 4 Abs. 1 Z 9 FAGG über seine Kostentragungspflicht nicht unterrichtet (§ 15 Abs. 2 FAGG). Beide Regeln betreffen nur die Rücksendung wegen Widerrufs beziehungsweise Rücktritts; bei einer Rücksendung aus einem anderen Anlass, etwa wegen eines Mangels, sind sie nicht maßgeblich. Was Sie freiwillig übernehmen, rechnen Sie als eigenen Posten in die Kalkulation ein. Einzelne Tarife nennt dieser Artikel nicht; die Struktur behandeln Zahlungsgebühren im Shop berechnen und Versandkosten kalkulieren.

Budget je Shop-Typ

Die Tabelle fasst die Blöcke in drei Größenklassen zusammen. Bestellzahlen und Spannen sind erfundene Beispielannahmen, kein Marktvergleich. Nicht enthalten sind Wareneinsatz, Lager, Personal und Marketingbudget; sie hängen am Sortiment, nicht am Shopsystem.

Shop-Typ (Annahme)	Bestellungen je Monat	Einrichtung einmalig	Fixkosten je Monat	Erfolgsabhängig
Start: eine Person, Standardfunktionen	bis 250	2.000 bis 8.000 Euro	60 bis 250 Euro	1,5 bis 3,5 Prozent des Umsatzes, Versand je Sendung
Wachstum: kleines Team, Warenwirtschaft angebunden	250 bis 2.000	15.000 bis 60.000 Euro	500 bis 2.500 Euro	1,0 bis 3,0 Prozent, teils fester Betrag je Vorgang
Mittlerer Shop: eigener Betrieb, eigene Weiterentwicklung	über 2.000	60.000 bis 250.000 Euro	4.000 bis 20.000 Euro	0,8 bis 2,5 Prozent plus Pauschale und Supportvertrag

Aus jedem Angebot sollten Sie drei Zeilen herausrechnen: Einrichtung, Monatspauschale und Kosten je Bestellung. Den Vergleich über mehrere Jahre beschreibt Gesamtkosten eines Shopsystems, den Aufbau der Planung Finanzplan für den Onlineshop.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen ein Shop erhält 1.000 Bestellungen je Monat, der Warenkorb liegt bei 60 Euro brutto, und 90 Prozent der Kunden zahlen mit Karte oder einem Onlineverfahren, das 1,80 Prozent plus 0,25 Euro je Vorgang berechnet.

Position	Rechnung	Betrag je Monat
Zahlungsgebühren	900 × (1,80 Prozent von 60 Euro + 0,25 Euro) = 900 × 1,33 Euro	1.197 Euro
Fixkosten	Shopsystem, Warenwirtschaft, Rechtstexte	1.200 Euro
Verpackung	1.000 × 0,80 Euro	800 Euro
Versand, den der Shop trägt	200 Sendungen × 5,50 Euro	1.100 Euro
Summe	1.197 + 1.200 + 800 + 1.100	4.297 Euro

Das sind rund 4,30 Euro je Bestellung (4.297 ÷ 1.000) und 7,2 Prozent des Bruttoumsatzes von 60.000 Euro (1.000 × 60 Euro). Verteilt man 25.000 Euro Einrichtung auf drei Jahre, kommen 694 Euro je Monat hinzu: 4.991 Euro oder 8,3 Prozent. Bei 2.000 Bestellungen sinkt der Fixkostenanteil je Bestellung; Gebühren und Versand bleiben je Vorgang gleich.

Was die Umsatzsteuer am Budget ändert

In Deutschland und Österreich gehört die Umsatzsteuer auf Software, Hosting, Agenturleistungen und Material zu den Beträgen, die Sie zurückholen können, wenn Sie regelbesteuert sind, die Leistung für Ihr Unternehmen ausgeführt wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG; § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994). Ausgeschlossen ist der Abzug, soweit Sie die Leistung für Umsätze verwenden, die den Vorsteuerabzug ausschließen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG; § 12 Abs. 3 Z 1 und 2 UStG 1994). Der Ausschluss tritt nach § 15 Abs. 3 UStG nicht ein, wenn die Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG steuerfrei sind — dazu zählen Ausfuhrlieferungen (§ 4 Nr. 1 lit. a UStG) und innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1 lit. b UStG) —, und nach § 12 Abs. 3 UStG 1994 nicht, wenn die Umsätze nach § 6 Abs. 1 Z 1 bis 6 oder § 23 Abs. 5 UStG 1994 steuerfrei sind; für Umsätze, die auch unter § 19 UStG fallen, gilt die Ausnahme des § 15 Abs. 3 UStG nicht (§ 15 Abs. 3 Satz 2 UStG). In Österreich kommt bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten die Zahlung als zusätzliche Voraussetzung hinzu, sofern die Steuer nicht nach § 215 Abs. 4 BAO auf das Abgabenkonto des Leistungserbringers überrechnet wird (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994). Diese Zahlungsvoraussetzung gilt nicht für Unternehmen im Sinne des § 17 Abs. 1 zweiter Satz UStG 1994 (Gas-, Wasser-, Elektrizitäts- und Heizwerke, Anstalten zur Müllbeseitigung und zur Abfuhr von Spülwasser und Abfällen) und nicht, wenn die Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 im vorangegangenen Veranlagungszeitraum 2.000.000 Euro überstiegen haben; Umsätze aus Hilfsgeschäften einschließlich Geschäftsveräußerungen bleiben bei dieser Grenze außer Ansatz.

Nutzen Sie in Deutschland oder Österreich die Kleinunternehmerregelung, tragen Sie die Umsatzsteuer Ihrer Einkäufe selbst; sie wird zum Kostenbestandteil. In Deutschland ist der Umsatz eines im Inland ansässigen Unternehmers nach § 19 Abs. 1 UStG in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Abs. 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet; wer auf die Befreiung verzichtet, ist mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG). In Österreich gilt die Kleinunternehmergrenze nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung (BGBl. I Nr. 113/2024 und Nr. 144/2024) für Unternehmer, die ihr Unternehmen im Inland oder in einem anderen EU-Mitgliedstaat betreiben: Die im Inland steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 dürfen im vorangegangenen Kalenderjahr 55.000 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr noch nicht übersteigen; wird die Kleinunternehmergrenze um nicht mehr als zehn Prozent überschritten, kann die Steuerbefreiung bis zum Ende des Kalenderjahres in Anspruch genommen werden. Betreibt der Unternehmer sein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, gelten zusätzlich zwei Voraussetzungen: Der unionsweite Jahresumsatz darf 100.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr nicht überstiegen haben und im laufenden Jahr noch nicht übersteigen, und der Unternehmer muss die Inanspruchnahme der Befreiung im Verfahren nach Art. 6a des Anhangs (Binnenmarkt) zum UStG 1994 beantragt haben; die Befreiung ist dann ab der Mitteilung der Kleinunternehmer-Identifikationsnummer anwendbar oder, wenn eine solche bereits vorhanden ist, ab dem Tag, an dem der andere Mitgliedstaat sie hinsichtlich der Steuerbefreiung im Inland bestätigt (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994). Die Folgen behandeln Kleinunternehmer mit Onlineshop in Deutschland und Kleinunternehmer mit Onlineshop in Österreich.

In der Schweiz kann die steuerpflichtige Person die ihr in Rechnung gestellte Inlandsteuer abziehen, wenn sie die Leistung im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit verwendet (Art. 28 Abs. 1 lit. a MWSTG, unter Vorbehalt der Art. 29 und 33) und nachweist, dass sie sie bezahlt hat (Art. 28 Abs. 3 MWSTG). Kein Abzug besteht für Leistungen, die Sie für von der Steuer ausgenommene Umsätze verwenden, für deren Versteuerung nicht optiert wurde (Art. 29 Abs. 1 MWSTG). Voraussetzung ist damit die Steuerpflicht und nicht die Eintragung ins Register. Von der Steuerpflicht befreit ist, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als 100’000 Franken Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht nach Art. 21 Abs. 2 MWSTG von der Steuer ausgenommen sind; der Umsatz berechnet sich nach den vereinbarten Entgelten ohne die Steuer (Art. 10 Abs. 2 lit. a und Abs. 2bis MWSTG; es gilt die Konsolidierung mit Stand am 31. März 2025). Auf diese Befreiung können Sie verzichten (Art. 11 Abs. 1 MWSTG). Wer befreit bleibt und nicht verzichtet, trägt die MWST seiner Einkäufe selbst.

Bei Kartenzahlungen lohnt der Blick in die Verordnung: Im Anwendungsbereich der Verordnung (EU) 2015/751 ist das Interbankenentgelt für Verbraucherkarten auf höchstens 0,2 Prozent des Transaktionswerts bei Debitkartentransaktionen und 0,3 Prozent bei Kreditkartentransaktionen begrenzt (Art. 3 Abs. 1 und Art. 4); die beiden Artikel gelten seit 9. Dezember 2015 (Art. 18 Abs. 2). Für inländische Debitkartentransaktionen können die Mitgliedstaaten eine niedrigere prozentuale Obergrenze mit einem festen Höchstbetrag festlegen (Art. 3 Abs. 2 lit. a) oder ein festes Interbankenentgelt von höchstens 0,05 Euro je Vorgang zulassen, in Mitgliedstaaten ohne Euro den entsprechenden Wert in nationaler Währung am 8. Juni 2015; dieses feste Entgelt ist mit einem Höchstprozentsatz von 0,2 Prozent kombinierbar, solange die Summe der Interbankenentgelte je Kartenzahlverfahren 0,2 Prozent des gesamten jährlichen Transaktionswerts der inländischen Debitkartentransaktionen nicht übersteigt (Art. 3 Abs. 2 lit. b). Die Grenzen betreffen das Entgelt zwischen den Zahlungsdienstleistern und gelten nur, wenn beide in der Union niedergelassen sind (Art. 1 Abs. 1); für Vorgänge mit einem in der Schweiz niedergelassenen Dienstleister greifen sie nicht, Kapitel II gilt nicht für Firmenkartentransaktionen, Bargeldabhebungen und Transaktionen mit Zahlungskarten, die von Drei-Parteien-Kartenzahlverfahren ausgegeben werden (Art. 1 Abs. 3); vergibt ein solches Verfahren Lizenzen zur Ausgabe von Karten oder zur Annahme und Abrechnung von Vorgängen an andere Zahlungsdienstleister, gibt es Karten mit einem Co-Branding-Partner heraus oder nutzt es dafür einen Vertreter, gilt es nach Art. 1 Abs. 5 als Vier-Parteien-Kartenzahlverfahren. Das Händlerentgelt in Ihrem Vertrag enthält weitere Bestandteile und ist kein Tarif, den diese Grenzen festlegen.

Typische Fehler

• Nur die Software rechnen. Versand, Verpackung, Retouren und Kundenservice fallen je Bestellung an und gehören als eigene Zeilen ins Budget, nicht in die Zeile Shopsystem.
• Eigene Arbeitszeit mit null ansetzen. Die Tabelle oben rechnet 80 bis 400 Stunden; ohne Stundensatz fehlt dieser Aufwand im Budget.
• Umsatzsteuer als neutralen Posten behandeln. Kleinunternehmer in Deutschland und Österreich sowie Shops, die in der Schweiz von der Steuerpflicht befreit bleiben, können die Umsatzsteuer ihrer Einkäufe nicht abziehen; rechnen Sie Ihre Beträge dann brutto.
• Jahrestarife und Mindestlaufzeiten übersehen. Prüfen Sie im Angebot Abrechnungsperiode, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist; eine Jahreszahlung bindet Liquidität vor dem ersten Verkauf und erscheint in einem Monatsvergleich nicht.
• Wachstum nicht vorkalkulieren. Prüfen Sie, ob Tarifstufen, Schnittstellen und Supportverträge mit dem Volumen wechseln.

So gehen Sie vor

1. Ordnen Sie jede Position als einmalig, monatlich oder je Bestellung ein.
2. Holen Sie zu jeder Position ein schriftliches Angebot mit Laufzeit, Mindestabnahme, Tarifstufen und Kündigungsfrist.
3. Rechnen Sie die Kosten je Bestellung für drei Volumen: heute, doppelt so viel, und die Menge, die Ihre Zielmarge verlangt.
4. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Sie in Ihrem Land vorsteuerabzugsberechtigt sind oder in der Schweiz von der Steuerpflicht befreit bleiben; davon hängt ab, ob Sie Ihre Einkäufe brutto oder netto rechnen.
5. Vergleichen Sie die Summe über drei Jahre statt der Monatspauschale und führen Sie die Tabelle fort.