Agentur oder Inhouse-Team für den Shop: Entscheidungshilfe

Worum es bei der Auswahl geht

Ein Onlineshop hat zwei Arten von Arbeit: Der Aufbau hat ein Ende, der Betrieb mit Änderungen läuft weiter. Im Modell dieses Artikels kauft, wer eine Agentur beauftragt, Arbeitstage ein; wer ein eigenes Team (Inhouse-Team) aufbaut, bezahlt eine Stelle unabhängig von der Auslastung. Der Vergleich deckt drei Blöcke ab: Aufbau (einmalig), Betrieb (je Monat) und Änderungen (je Monat).

Für den Aufbau lässt sich der Umfang vorher beschreiben, etwa in einer Anforderungsliste für das Shopsystem. Für den Betrieb ist er offener; belastbare Zahlen kommen aus der eigenen Vergangenheit, den Änderungen und Tickets der letzten zwölf Monate.

Im Modell liefert die Agentur Arbeit in Tagen, das eigene Team eine feste Kapazität. Mit dem Agenturtagessatz und den Monatskosten einer Stelle lassen sich beide Größen ineinander umrechnen. Geschwindigkeit, Wissen, Ausfall und Rechte entscheiden, wie belastbar diese Rechnung ist.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle stellt die beiden Wege gegenüber, ohne einen zu empfehlen. Die rechte Spalte lässt sich als Fragenliste in ein Gespräch mit einer Agentur oder mit Bewerbenden übernehmen.

Kriterium	Weg über eine Agentur	Weg mit eigenem Team	So prüfen Sie es
Arbeit je Monat	Abrechnung je Arbeitstag (Annahme dieses Artikels)	Feste Monatskosten, unabhängig von der Auslastung	Änderungen und Tickets der letzten zwölf Monate in Arbeitstage umrechnen
Tempo im Aufbau	Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig	Eine Stelle liefert, was eine Person schafft	Besetzungsplan und Zahl der zugeteilten Personen verlangen
Vorlauf	Angebot, Vertrag, Projektstart	Suche, Auswahl und Einarbeitung nach dem eigenen Besetzungsplan	Notieren, wann die erste nutzbare Arbeitsleistung beginnt
Wissen	Liegt beim Dienstleister	Bleibt im Betrieb, wenn es dokumentiert wird	Festhalten, wer eine Änderung ohne fremde Hilfe ausführt
Geschuldete Leistung	Ergebnis (Werkvertrag) oder Tätigkeit (Dienstvertrag)	Weisungsgebundene Arbeit im Arbeitsverhältnis	Vertragsart, Abnahme und Folgen von Mängeln klären
Rechte an Code	Nutzungsrechte müssen eingeräumt werden	An Programmen aus dem Arbeitsverhältnis ist der Betrieb ausübungsberechtigt (§ 69b UrhG in Deutschland, § 40b UrhG in Österreich, Art. 17 URG in der Schweiz); Deutschland und Österreich lassen abweichende Vereinbarungen zu	Nutzungsarten, Quellcode und Übertragbarkeit schriftlich regeln
Rechte an Design und Texten	Nutzungsrechte müssen eingeräumt werden	Die Rechte gehen nicht automatisch über; maßgeblich ist der Vertrag mit dem Urheber (§ 31 UrhG in Deutschland, § 26 UrhG in Österreich, Art. 16 URG in der Schweiz)	Nutzungsarten und Übertragbarkeit schriftlich regeln
Personendaten	Verarbeitet die Agentur Daten in Ihrem Auftrag, ist sie Auftragsbearbeiterin (Art. 28 DSGVO in Deutschland und Österreich, Art. 9 DSG in der Schweiz)	Die Verantwortung liegt beim Betrieb	Auftragsverarbeitungsvertrag und ein getrenntes Testkonto
Ausfall und Vertretung	Ob Ersatzkapazität zugesagt ist, steht im Vertrag	Der Ausfall trifft den Betrieb unmittelbar	Bei der Agentur nach Ersatzkapazität fragen, im Team nach Stellvertretung
Einordnung der Mitwirkenden	Freelancer können als Beschäftigte gelten	Das Arbeitsverhältnis ist eindeutig	Die tatsächliche Durchführung prüfen, nicht die Bezeichnung
Ausstieg	Übergabe und Export kosten zusätzliche Tage	Zugänge, Daten und Code liegen im Haus	Exportformat, Übergabeverzeichnis und Fristen festhalten

Wer die Angebote selbst einholen will, findet das Vorgehen unter Shopsysteme vergleichen ohne Ranking; für die Aufgabenverteilung im Haus hilft Aufgaben und Rollen im Onlineshop.

Was unabhängig von der Rechnung in den Vertrag gehört

Die Nutzungsrechte entscheiden, was Ihnen am Ende bleibt. In Deutschland räumt der Urheber Nutzungsrechte nach § 31 Abs. 1 des Urheberrechtsgesetzes (UrhG) ein; sind die Nutzungsarten nicht ausdrücklich einzeln bezeichnet, entscheidet der Vertragszweck (§ 31 Abs. 5 UrhG). Die Sonderregel für Arbeitnehmende gilt nur für Computerprogramme und nur, soweit nichts anderes vereinbart ist: Ein Programm, das ein Arbeitnehmer in Wahrnehmung seiner Aufgaben oder nach den Anweisungen seines Arbeitgebers schafft, darf nach § 69b Abs. 1 UrhG ausschließlich der Arbeitgeber ausüben. Für andere Werke wie Design oder Texte gelten die allgemeinen Vorschriften dieses Abschnitts, soweit sich aus dem Inhalt oder dem Wesen des Arbeits- oder Dienstverhältnisses nichts anderes ergibt (§ 43 UrhG). In Österreich folgt der Umfang des Werknutzungsrechts dem Vertrag mit dem Urheber (§ 26 UrhG); an Programmen aus dienstlichen Obliegenheiten steht dem Dienstgeber ein unbeschränktes Werknutzungsrecht zu, wenn er mit dem Urheber nichts anderes vereinbart hat (§ 40b UrhG). In der Schweiz schliesst die Übertragung eines Rechtes andere Teilrechte nur ein, wenn das vereinbart ist (Art. 16 Abs. 2 URG); an Programmen aus dem Arbeitsverhältnis ist die Arbeitgeberin allein zur Ausübung der ausschliesslichen Verwendungsbefugnisse berechtigt (Art. 17 URG).

Der zweite Punkt ist der Umgang mit Personendaten. Verarbeitet eine Agentur personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie in Deutschland und Österreich einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument nach Art. 28 Abs. 3 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festhält; einen weiteren Auftragsverarbeiter darf die Agentur nur mit Ihrer vorherigen gesonderten oder allgemeinen schriftlichen Genehmigung in Anspruch nehmen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). In der Schweiz ist die Auftragsbearbeitung in Art. 9 des Datenschutzgesetzes (DSG) geregelt; der Verantwortliche muss sich danach vergewissern, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleisten kann. Für einen Verantwortlichen in Deutschland oder Österreich gilt die DSGVO nach Art. 3 Abs. 1 auch dann, wenn die Agentur ihren Sitz ausserhalb der Union hat. Umgekehrt kann die Verordnung eine Schweizer Agentur oder einen Schweizer Shop treffen, die Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anbieten oder ihr Verhalten in der Union beobachten (Art. 3 Abs. 2 DSGVO); neben dem DSG gilt sie dann zusätzlich.

Der dritte Punkt ist die Vertragsart. Ein Werkvertrag verpflichtet zur Herstellung des Werkes (§ 631 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) in Deutschland, § 1151 Abs. 1 des Allgemeinen bürgerlichen Gesetzbuchs (ABGB) in Österreich, Art. 363 des Obligationenrechts (OR) in der Schweiz). Ein Arbeitsvertrag verpflichtet dagegen zu weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit (§ 611a Abs. 1 BGB); in der Schweiz ist Arbeitnehmer, wer sich zur Arbeitsleistung im Dienst des Arbeitgebers verpflichtet (Art. 319 Abs. 1 OR).

Wer Freelancer statt einer Agentur beauftragt, muss deren Einordnung als Beschäftigte oder Selbständige prüfen. In Deutschland ist Beschäftigung die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis (§ 7 Abs. 1 des Vierten Buches des Sozialgesetzbuchs, SGB IV); nach § 611a Abs. 1 Satz 6 BGB kommt es auf die tatsächliche Durchführung an, nicht auf die Bezeichnung im Vertrag. In Österreich stehen den Dienstnehmern nach § 4 Abs. 4 des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes (ASVG) Personen gleich, die sich auf Grund freier Dienstverträge zur Erbringung von Dienstleistungen verpflichten, und zwar für einen Dienstgeber im Rahmen seines Geschäftsbetriebes (Z 1) oder für eine Gebietskörperschaft oder eine sonstige juristische Person des öffentlichen Rechts (Z 2). Für Leistungen an die öffentliche Hand nennt § 4 Abs. 4 Z 2 ASVG die Merkmale ausdrücklich — ein Entgelt aus dieser Tätigkeit, die im Wesentlichen persönliche Erbringung, keine wesentlichen eigenen Betriebsmittel — und sieht die dort genannten Ausnahmen vor; nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofs (VwGH) setzen die im Wesentlichen persönliche Erbringung und das Fehlen wesentlicher eigener Betriebsmittel die Pflichtversicherung als freier Dienstnehmer auch bei einem Dienstgeber im Rahmen seines Geschäftsbetriebes voraus (VwGH 23.1.2008, 2007/08/0223; VwGH 29.1.2020, Ra 2018/08/0028).

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Gerechnet wird in drei Blöcken: Aufbau einmalig, Betrieb je Monat, Änderungen je Monat. Im Modell rechnet die Agentur Aufwandstage, Zusatzaufwand und Nebenkosten ab; beim eigenen Team bestehen die Monatskosten aus Bruttolohn, Arbeitgeberanteil, Arbeitsplatz und Geräten, Lizenzen und Werkzeugen, Weiterbildung sowie einem Anteil für Führung. Einmalig kommen dort Rekrutierung und Einarbeitung dazu, bei der Agentur das Angebot für den Aufbau.

Die folgende Tabelle zeigt die Annahmen der Beispielrechnung dieses Artikels. Alle Beträge sind erfunden, netto und in Euro; sie sind keine Marktpreise.

Posten (eigenes Team, je Monat)	Beispielannahme in Euro
Bruttolohn einer Vollzeitstelle	5.200
Arbeitgeberanteil (Annahme 21 Prozent)	1.092
Arbeitsplatz, Geräte, Software	300
Lizenzen und Werkzeuge	150
Weiterbildung	100
Summe je Monat	6.842
Rekrutierung (einmalig)	12.000

Auf der Seite der Agentur gilt ein Tagessatz von 900 Euro netto; für die eigene Stelle gelten 16 nutzbare Arbeitstage je Monat als Annahme für Urlaub, Krankheit, Weiterbildung und Verwaltungsaufwand. Gemessen ist das nicht. Die Kostenblöcke eines Shops insgesamt zeigt Gesamtkosten eines Shopsystems.

Kosten- und Risikovergleich mit Break-even

Die erste Tabelle stellt Posten und Risiken gegenüber. Sie verwendet die Annahmen aus dem vorigen Abschnitt und unterstellt, dass beide Wege dieselbe Leistung erbringen.

Posten	Agentur (Beispielannahme)	Eigenes Team (Beispielannahme)
Aufbau	900 Euro je Arbeitstag, Abrechnung nach Aufwand	6.842 Euro je Monat, auch bei langsamerem Fortschritt
Laufende Arbeit je Monat	900 Euro je Arbeitstag	6.842 Euro je Monat
Kosten je Arbeitstag	900 Euro	6.842 Euro geteilt durch 16 nutzbare Tage = 428 Euro
Ausfall	Ersatzkapazität: hängt davon ab, was der Vertrag zusagt	Im Modell eine Stelle: Wissen und Verfügbarkeit hängen an einer Person
Ausstieg	Übergabe kostet zusätzliche Arbeitstage	Zugänge und Daten liegen im eigenen Haus
Break-even	—	6.842 Euro geteilt durch 900 Euro = 7,6 Arbeitstage je Monat

Die zweite Tabelle rechnet den Break-even in Monaten. Formel: Break-even-Monat = einmalige Umstellungskosten geteilt durch die monatliche Ersparnis; die Monatsangaben sind aufgerundet. Als einmalige Umstellungskosten stehen hier die 12.000 Euro für die Rekrutierung.

Bedarf je Monat in Agenturtagen	Agenturkosten je Monat	Eigenes Team je Monat	Ersparnis des eigenen Teams je Monat	Break-even in Monaten
4	3.600 Euro	6.842 Euro	−3.242 Euro	kein Break-even, der eigene Platz bleibt teurer
8	7.200 Euro	6.842 Euro	358 Euro	34 (12.000 ÷ 358 = 33,5)
12	10.800 Euro	6.842 Euro	3.958 Euro	4 (12.000 ÷ 3.958 = 3,03)
16	14.400 Euro	6.842 Euro	7.558 Euro	2 (12.000 ÷ 7.558 = 1,59)

Bei acht Agenturtagen je Monat trägt sich der feste Platz erst nach knapp drei Jahren, bei zwölf Tagen nach vier Monaten und bei sechzehn Tagen nach zwei Monaten; unterhalb von 7,6 Tagen je Monat bleibt die Agentur günstiger, wenn sie den Bedarf zu diesem Tagessatz abdeckt. Die Rechnung enthält drei Punkte nicht: Die Zeit bis zur Besetzung und die langsamere Aufbauleistung einer einzelnen Stelle verschieben den Break-even nach hinten; bei der Qualität des Ergebnisses ist die Richtung ohne weitere Modellannahme nicht festgelegt. Redaktionelle Einschätzung: Getrennte Blöcke machen die Angebote vergleichbar, kosten aber mehr Zeit als eine Durchschnittsbetrachtung. Was der Betrieb des eigenen Teams umfasst, steht unter Wartung und Updates im Shopsystem.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Das Angebot nennt eine Pauschalsumme ohne getrennte Preise für Aufbau, Betrieb und Änderungen.
• Der Tagessatz fehlt, und die Zahl der veranschlagten Tage ist nicht angegeben.
• Nutzungsrechte, Quellcode und Übertragbarkeit sind nicht geregelt.
• Ein Abnahmeverfahren mit Prüffristen und Mängelfolgen fehlt.
• Zur Übergabe am Vertragsende gibt es keine Angabe zu Format, Umfang und Preis; Laufzeit und Kündigungsfrist stehen in einem anderen Dokument als dem Angebot.
• Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO oder die Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG fehlt, obwohl die Agentur Personendaten im Auftrag des Betriebs verarbeitet und damit Auftragsverarbeiterin ist (Art. 28 Abs. 1 DSGVO; Art. 9 Abs. 1 DSG); verarbeitet sie die Daten für eigene Zwecke, greift diese Rolle nicht.
• Angebot und Gegenangebot beruhen auf verschiedenen Annahmen zu Artikelzahl, Kanälen oder Bestellvolumen.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung. Sie sagt, welche Zeile im Modell bei einem Betrieb schwerer wiegt, und nichts über einzelne Anbieter.

Betrieb oder Vorhaben	Was im Modell schwerer wiegt
Kleiner Katalog, wenige Änderungen je Monat	Der feste Platz kostet auch ohne Arbeit; die Agentur rechnet den Bedarf ab
Wachstum mit laufenden Änderungen und mehreren Kanälen	Die Menge der Arbeit steigt; der Break-even rückt näher
Saison- oder Kampagnenspitzen	Die Agentur deckt Spitzen nach Aufwand ab, das eigene Team bis zur eigenen Kapazität
B2B mit Anbindung an Warenwirtschaft und ERP	Schnittstellenaufwand je Änderung; wer sie betreut, entscheidet über Reaktionszeiten
Aufbau mit festem Endtermin	Das Tempo im Aufbau wiegt schwerer als der Tagessatz
Daten, die das Haus nicht aus der Hand geben will	Verantwortung und Zugriffe bleiben beim eigenen Team

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Bedarf messen: Änderungen und Tickets der letzten zwölf Monate zählen und in Arbeitstage umrechnen, getrennt nach Aufbau, Betrieb und Änderungen.
2. Angebote mit Annahmen einholen: je Block einen Preis, die Zahl der veranschlagten Tage und Angaben zu Reisen, Projektleitung und Zusatzaufwand verlangen.
3. Eigenkosten rechnen: Lohn, Arbeitgeberanteil, Arbeitsplatz, Werkzeuge, Weiterbildung und Rekrutierung mit Ihrer Lohnbuchhaltung durchgehen; die Beträge aus diesem Artikel sind erfunden.
4. Break-even rechnen: erst die Break-even-Tage aus den Monatskosten und dem Tagessatz, dann den Break-even-Monat aus den einmaligen Umstellungskosten und der monatlichen Ersparnis.
5. Vertragspunkte prüfen und die Entscheidung befristen: Nutzungsrechte, Auftragsverarbeitung — falls die Agentur Personendaten im Auftrag des Betriebs verarbeitet —, Abnahme und Ausstieg klären und nach zwölf Monaten mit den dann gemessenen Zahlen erneut rechnen; für den Ausstieg siehe Anbieterbindung und Datenexport.