Wann lohnt sich ein PIM-System für den Onlineshop?

Worum es bei der Auswahl geht

Ein PIM ist in diesem Artikel die Software, in der Sie Produktdaten an einer Stelle führen und von dort an Shop, Marktplätze, Preisvergleiche und Warenwirtschaft verteilen. Der Shop ist die Verkaufsfläche, die Warenwirtschaft führt Mengen, Preise und Aufträge. Ein PIM trennt die Produktdaten von ihrer Ausspielung, damit eine Text-, Bild- oder Merkmalsänderung nicht je Kanal neu eingegeben wird.

Die Frage lautet deshalb nicht, ob ein PIM besser ist als das Shopsystem, sondern ab welcher Größe Sie ein zweites System ernsthaft prüfen sollten und was es dann kosten darf. Ein zweites System kostet Einrichtung, Schulung, Miete und laufende Pflege; ohne es kostet jede Änderung Zeit. Dieser Artikel nennt keine Anbieter und keine Produkte, sondern Zählgrößen, Schwellen und Prüffragen, mit denen Sie Angebote selbst bewerten.

Diese Kriterien zählen

Verglichen wird nicht die Funktionsliste, sondern Ihr Engpass: Ein Betrieb mit einem Kanal hat ein anderes Problem als einer mit Shop und Marktplatz. Die Kriterien unten stehen als Frage an den Anbieter und als Prüfung, die Sie ohne ihn ausführen können.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Zählbasis Handelseinheiten	Falsch gezählt verschiebt jede Schwelle	Einheiten auszählen, die Sie einzeln bepreisen, bestellen oder fakturieren	Wie zählt das System Varianten und Sets, und kann es sie zusammenfassen?
Kanäle	Jeder Kanal hat eine eigene Vorlage und eigene Feldnamen	Liste der Kanäle mit der Vorlage je Kanal anlegen	Welche Kanäle sind angebunden, in welchem Takt und mit welcher Fehlermeldung?
Sprachen	Jede Sprache ist eine eigene Datenhaltung je Feld	Zählen, welche Felder je Sprache neu geschrieben werden	Welche Felder werden übersetzt, welche aus der Ausgangssprache vererbt?
Datenquellen je Feld	Lieferanten-, Warenwirtschafts- und Agenturdaten laufen auseinander	Je Feld notieren, woher der Wert kommt und wer ihn ändern darf	Aus welcher Quelle wird ein Wert zuerst geschrieben, und was gilt bei Widerspruch?
Merkmale je Produkt	Tiefe Attributsätze verursachen den Pflegeaufwand	Feldliste mit Pflicht, Feldregel und Einheit anlegen	Wie viele Merkmale je Kategorie, und wie werden Einheiten und erlaubte Werte geprüft?
Feldzuordnung	Ohne Zuordnung bleibt die Ausspielung Handarbeit	Einen Artikel in zwei Kanälen bis zur Ausspielung testen	Wie sieht die Zuordnung meiner Felder zu Shop und Kanal im Test aus?
Massenänderung und Protokoll	Textkorrekturen und Preisläufe betreffen ganze Gruppen	50 Artikel gleichzeitig ändern und die Änderung nachlesen	Welche Änderungen sind in Masse möglich, und was wird protokolliert?
Datenexport und Ausstieg	Der Wechsel darf nicht am fehlenden Export scheitern	Vollexport mit Bildern und Beziehungen anfordern und öffnen	In welchem Format und zu welchen Bedingungen erhalte ich bei Kündigung alle Daten?

Den Ausgangsstand bewerten Sie mit einem eigenen Raster aus Kennzahlen je Kanal und je Feld; das ist ein redaktioneller Vorschlag und keine Norm. Die Kennzahlen für die laufende Messung beschreibt Produktdatenqualität und Pflichtfelder, die Vorlagen der Kanäle Produktdaten für Marktplätze.

Ab wann ein PIM prüfenswert wird

Gezählt wird in Handelseinheiten, nicht in Artikelstämmen. Nach den GS1 General Specifications ist eine Handelseinheit (trade item) jedes Produkt oder jede Leistung, für die vordefinierte Informationen abgerufen werden sollen und die an irgendeiner Stelle der Lieferkette bepreist, bestellt oder fakturiert werden kann (Abschnitt 2.1.1); identifiziert wird sie über eine Global Trade Item Number (GTIN). Jede Einheit, die sich in Ausführung oder Inhalt unterscheidet, erhält eine eigene Identifikationsnummer, die gleich bleibt, solange sie gehandelt wird. Eine Gruppierung identischer oder verschiedener Einheiten wird mit einer eigenen Nummer geführt, während die Nummer der enthaltenen Einheit unverändert bleibt (Abschnitt 2.1.1.6). Bei Bündeln unterscheidet GS1 physische und virtuelle Formen (Abschnitt 2.1.1.7, Tabelle 2-1): Ein physisches Bündel mit fester Zusammenstellung ist eine neue Handelseinheit mit eigener GTIN, und jede Änderung dieser Zusammenstellung gilt als neue Handelseinheit (Abschnitt 2.1.1.7.1). Ein physisches Bündel mit wechselnder Zusammenstellung behält seine GTIN, obwohl sich die enthaltenen Artikel ändern (Abschnitt 2.1.1.7.1, Tabelle 2-1). GS1 verlangt dafür drei Bedingungen: Die Gesamtzahl der enthaltenen Handelseinheiten bleibt gleich, alle Handelseinheiten des Pools und ihre GTINs sind dem Käufer vor dem Handel mitgeteilt worden, und der Käufer hat akzeptiert, dass die Stelle, die die GTIN vergibt, das Bündel ohne vorherige Mitteilung ändert. Ein virtuelles Bündel, also eine im Shop oder auf einem Marktplatz angebotene Kombination, die nicht physisch zusammengepackt wird, braucht selbst keine GTIN, jede enthaltene Einheit braucht eine (Abschnitt 2.1.1.7.2). Für die Rechnung in diesem Artikel zählen Sie deshalb jede Größe, jede Farbe und jedes physische Set einzeln und ein virtuelles Bündel über seine enthaltenen Einheiten; wie Varianten und Bündel auseinandergehalten werden, beschreibt Produktvarianten anlegen. In der offenen Suche „Verified by GS1“ können Sie selbst prüfen, ob GS1 eine Nummer vergeben hat und welchem Unternehmen die GTIN lizenziert ist.

Die Stufen der folgenden Tabelle sind ein redaktionelles Modell, keine Marktzahlen; die Zahlen dienen als Rechenbeispiel für Ihre eigenen Werte.

Zählgröße	Stufe 1: ein System genügt	Stufe 2: Prüfung beginnen	Stufe 3: zentrale Pflege prüfen
Verkaufbare Einheiten mit Varianten und Sets	bis 300	300 bis 2.000	über 2.000
Kanäle (eigener Shop, Marktplatz, Preisvergleich, Filiale)	1	2	ab 3
Sprachen, in denen Sie verkaufen	1	2	ab 3
Datenquellen je Feld (Lieferant, Warenwirtschaft, Übersetzung, Text- oder Bilddienstleister)	1	2	ab 3
Merkmale je Produkt (Attribute und Variantenachsen)	bis 10	10 bis 30	über 30

Lesen Sie die Tabelle als Zählung: Ein Wert in Stufe 2 ist der Anlass, die Rechnung unten aufzustellen; mehrere Werte in Stufe 2 oder ein Wert in Stufe 3 sprechen für eine ernsthafte Prüfung.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Händler führt 1.200 verkaufbare Einheiten, verkauft in einem eigenen Shop und auf einem Marktplatz und ändert je Einheit dreimal im Jahr etwas. Von Hand dauert eine Änderung bis zur Ausspielung in beiden Kanälen angenommen 12 Minuten, mit zentraler Pflege und Verteilung angenommen 5 Minuten. Der interne Stundensatz ist mit 45 Euro angenommen.

Schritt	Rechnung	Ergebnis
Änderungen im Jahr	1.200 Einheiten × 3 Änderungen	3.600 Änderungen
Zeitaufwand von Hand	3.600 × 12 Minuten	43.200 Minuten = 720 Stunden
Personalkosten von Hand	720 Stunden × 45 Euro	32.400 Euro im Jahr
Zeitaufwand mit zentraler Pflege	3.600 × 5 Minuten	18.000 Minuten = 300 Stunden
Personalkosten mit zentraler Pflege	300 Stunden × 45 Euro	13.500 Euro im Jahr
Unterschied vor Systemkosten	32.400 − 13.500 Euro	18.900 Euro im Jahr

In diesem Beispiel sind die 18.900 Euro im Jahr die Obergrenze für die laufenden Systemkosten, bei der sich der Wechsel nach dieser Rechnung gerade trägt; entgegenzurechnen sind Miete oder Lizenz, Einrichtung, Schnittstellen und Schulung. Die Rechnung gilt nur mit Ihren Minuten und Ihrer Zahl verkaufbarer Einheiten; die 12 und die 5 Minuten je Änderung sind Annahmen dieses Beispiels, keine zugesagte Wirkung. Messen Sie vor der Entscheidung selbst nach, wie lange eine Änderung heute bis zur Ausspielung dauert; die Pflegearbeit entfällt auch bei zentraler Führung nicht.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Einmalig fallen Auswahl und Test, das Datenmodell mit den Feldregeln, die Übernahme der Bestandsdaten, die Anbindung von Shop, Kanälen und Warenwirtschaft sowie die Schulung der Mitarbeitenden an. Laufend kommen Miete oder Lizenz, Betrieb und Aktualisierungen, die Pflege der Feldregeln, Anpassungen bei jedem neuen Kanal und Unterstützung im Tagesbetrieb dazu.

Fragen Sie nach der Bezugsgröße: pro Nutzer, pro Handelseinheit, pro Kanal oder pauschal. Ein Preis je Einheit wächst mit dem Sortiment, ein Preis je Kanal mit jedem Marktplatz; rechnen Sie beide Wege durch.

Lassen Sie sich angeben, was ein zusätzlicher Kanal kostet und wie lange die Mindestlaufzeit ist. Preise ändern sich; verlassen Sie sich nur auf ein datiertes, schriftliches Angebot.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Datenexport beim Ausstieg ist nicht beschrieben oder kostet extra.
• Die Bezugsgröße der Miete fehlt (je Nutzer, je Einheit, je Kanal).
• Die Feldzuordnung zu Shop und Kanal ist nicht genannt; beschrieben ist die Schnittstelle ohne Feldbezug.
• Die Mindestlaufzeit ist länger als der Test, mit dem Sie das System geprüft haben.
• Kein System ist als führend benannt, obwohl Preise, Bestand und Texte in zwei Systemen liegen.
• Der Test läuft nur mit Demo-Daten und nicht mit Ihren schwierigsten Artikeln.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Betrieb	Was am schwersten wiegt	Erste Prüffrage
Startshop mit einem Kanal und unter 300 Einheiten	die Einheitenzahl allein ist kein Anlass; Merkmalstiefe, Sprachen und Datenquellen je Feld prüfen	Bleibt der Datenexport möglich, wenn Sie wachsen?
Eigener Shop und ein Marktplatz	Feldregeln, Bilder und Rückmeldung des Kanals	Wie kommen Bestand und Preis in den Marktplatz zurück?
Hersteller, der an Händler liefert	standardisierte Weitergabe der Stammdaten	Über welchen zertifizierten Datenpool tauschen Ihre Händler Stammdaten?
Shop mit mehreren Sprachen	Übersetzung und Fallback je Feld	Welche Felder sind je Sprache neu, welche vererbt?
Technischer Handel mit tiefen Merkmalssätzen	Attributschema, Einheiten und Filter	Wie viele Merkmale je Kategorie, und wer pflegt sie?
Wenige, aber datenintensive Artikel wie Ersatzteile	Vererbung von Merkmalen und Suche	Wie werden Merkmale der Baureihe auf das Teil vererbt?

Für den Austausch mit Lieferanten und Händlern gibt es mit GS1 GDSN einen Standard, über den Unternehmen Produktstammdaten über zertifizierte Datenpools beziehen und mit Handelspartnern synchronisieren. Nach Abschnitt 8.1 der General Specifications ist die Umsetzung der GS1-Standards freiwillig, soweit keine Regelung sie verlangt, und nationale Vorschriften können vorgehen; verbindlich werden sie für Sie erst durch Vertrag oder Kanalvorgabe, etwa wenn eine Handelskette den Barcode mit GTIN auf der Verpackung fordert.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie Ihre verkaufbaren Einheiten samt Varianten und physischen Sets aus, so wie GS1 die Handelseinheit abgrenzt, und trennen Sie virtuelle Bündel ohne eigene Nummer davon ab. Ein physisches Bündel mit wechselnder Zusammenstellung zählt als eine Einheit, wenn die Gesamtzahl der enthaltenen Handelseinheiten unverändert bleibt, der Artikelpool samt GTINs vorab mitgeteilt ist und der Käufer Änderungen ohne vorherige Mitteilung akzeptiert hat (Abschnitt 2.1.1.7.1).
2. Tragen Sie Kanäle, Sprachen und Datenquellen je Feld in die Schwellentabelle ein und notieren Sie, in welcher Stufe Sie je Zeile stehen.
3. Messen Sie zwei Wochen lang mit: Änderungen je Einheit und Minuten bis zur Ausspielung in allen Kanälen; für die Kennzahlen der Pflege hilft ein regelmäßiger Stammdaten-Audit.
4. Rechnen Sie den Jahresaufwand in Stunden und Euro und vergleichen Sie ihn mit den Kosten aus dem Angebot, einschließlich Einrichtung und Mindestlaufzeit.
5. Testen Sie ein System mit Ihren 20 schwierigsten Artikeln und fordern Sie Feldzuordnung, Bezugsgröße der Miete und Datenexport schriftlich an.