Stammdaten-Audit: Datenqualität im Shop regelmäßig prüfen
Kurz gesagt
Ein Stammdaten-Audit prüft Produktdaten an einer Stichprobe statt am ganzen Sortiment. Nach dem GS1 Data Quality Framework ergibt sich die Stichprobengröße je Stichprobengruppe aus Wurzel aus n plus 0,1 n, wobei n die Zahl der Artikel der Gruppe ist und gleiche Artikel als einer zählen. Verglichen werden Shop, Kanal, Warenwirtschaft und bei physischen Merkmalen das Produkt selbst. Die Methode ist eine GS1-Empfehlung und kein Gesetz; sie gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleich, weil das Framework ein einziges internationales Dokument ist und nicht nach Land unterscheidet.
Das Wichtigste
- Geprüft wird eine Stichprobe, nicht das ganze Sortiment; identische Artikel zählen als einer.
- Stichprobengröße je Stichprobengruppe nach GS1: Wurzel aus n plus 0,1 n, mit n als Artikelzahl der Gruppe.
- GTIN, Kanalfelder, Preis und Verfügbarkeit werden gegen das führende System verglichen.
- Maße, Gewicht und Füllmenge vergleicht die Prüfperson mit dem physischen Produkt.
- GS1-Orientierung für die Trefferquote (Abschnitt 5.4.4): ab 95 Prozent nahezu verlässlich, unter 75 Prozent überwiegend unzuverlässig.
- Die Prüfung übernimmt eine Stelle mit ausreichender Unabhängigkeit, die an den ursprünglichen Messungen nicht beteiligt war (Abschnitt 4.2).
Ein Audit über das ganze Sortiment scheitert an der Zeit: Tausende Artikel mit Dutzenden Feldern lassen sich in einem Durchgang nicht kontrollieren. Ein Stammdaten-Audit prüft deshalb eine begründet gezogene Stichprobe und schließt von ihr auf die Datenqualität des Bestands.
Was Sie vorab brauchen
- den Prüfumfang: Kanäle, Warengruppen und Zeitraum, für die die Aussage gelten soll
- eine Merkmalsliste mit dem führenden System je Merkmal, siehe Preise und Stammdaten pflegen
- eine Auswertung aller Artikel des Umfangs mit Artikelnummer, GTIN und Kanalstatus
- Lesezugriff auf Shop, PIM, Warenwirtschaft und Kanalberichte, nicht nur auf die Anzeige
- eine Prüfperson mit ausreichender Unabhängigkeit, die an den ursprünglichen Messungen nicht beteiligt war (Abschnitt 4.2)
- für Maße, Gewicht und Füllmenge ein Maßband oder eine Lehre und eine Waage mit dokumentiertem Prüfstatus
- eine Vorlage für Prüfbericht und Maßnahmenliste
Schritt für Schritt: Stichprobe ziehen und Daten prüfen
Schritt 1: Prüfumfang festlegen
Beginnen Sie mit dem Ausschnitt, nicht mit dem Werkzeug. Der Umfang bestimmt, welche Produktarten, Warengruppen und Merkmale geprüft werden; nach dem GS1 Data Quality Framework lässt er sich über Produktart, Produktionsort, Zielmarkt oder Kategorie abgrenzen (Abschnitt 4.3.1). Halten Sie schriftlich fest, was außerhalb bleibt: Ein enger Umfang, den Sie durchhalten, liefert mehr als der Versuch, das ganze Sortiment abzudecken.
Schritt 2: Sollwert und Prüfmethode je Merkmal bestimmen
Jedes Merkmal braucht eine Quelle, gegen die Sie es prüfen: Für Preise, Bestand und Kennungen ist das die Warenwirtschaft, für Texte und Bilder der Shop oder das PIM, für physische Eigenschaften das Produkt selbst.
| Merkmalgruppe | Beispielmerkmale | Sollquelle | Prüfmethode |
|---|---|---|---|
| Kennung | GTIN, Artikelnummer | GS1-Regeln, Warenwirtschaft | Prüfziffer nachrechnen, Dubletten suchen |
| Inhalt der Ware | Nettomenge, Füllmenge, Material | das physische Produkt | Packungsangabe mit dem Datenfeld vergleichen |
| Maße und Gewicht | Höhe, Breite, Tiefe, Bruttogewicht | das physische Produkt | messen und wiegen |
| Kanalfelder | Titel, Beschreibung, Bilder, Kategorie | Kanalvorlage, Kanalbericht | Bericht lesen, Artikelseite im Kanal aufrufen |
| Preis und Verfügbarkeit | Verkaufspreis, Bestand, Lieferzeit | führendes System | Anzeige, Warenkorb, Bestellbestätigung, Rechnung vergleichen |
| Status | aktiv oder ausgelaufen | führendes System, Betrieb | Artikelliste auf Enddatum prüfen |
Ein Merkmal ohne Sollquelle lässt sich nicht prüfen.
Schritt 3: Stichprobe ziehen
- Listen Sie alle Artikel des Umfangs auf.
- Teilen Sie sie in Stichprobengruppen ein, also nach Merkmalen wie Produktart und Verpackung. Das Framework nennt als Beispiel für Handelseinheiten an Endkunden starre, flexible, hängende und zylindrische Verpackung sowie Mehrfachpackungen (Abschnitt 5.4.1).
- Berechnen Sie je Gruppe die Stichprobengröße mit der Formel Stichprobe = √n + 0,1 n, wobei n die Zahl der Artikel dieser Gruppe ist. Identische Artikel zählen als ein Artikel; das Framework gibt seine Beispielwerte in ganzen Artikeln an.
Das Framework nennt dazu unter anderem diese Beispielgrößen (Abschnitt 5.4.1):
| Artikel in der Gruppe (n) | Stichprobe |
|---|---|
| 100 | 20 |
| 500 | 73 |
| 1.000 | 132 |
| 4.000 | 464 |
- Wählen Sie die Artikel zufällig aus, etwa mit einer Zufallsfunktion der Tabellenkalkulation, nicht nach Sichtbarkeit oder Umsatz, und verteilen Sie die Auswahl über die Verpackungsarten der Gruppe. Als Prüfeinheit kann ein Artikel gelten oder eine Kombination aus GTIN, Standort und Zielmarkt (Abschnitt 4.3.2).
Die Formel ist eine GS1-Empfehlung, keine Pflicht; das Framework bezeichnet das Prüfverfahren selbst als freiwillig (Abschnitt 4.1). Halten Sie das gewählte Verfahren fest; zwei Audits mit verschiedener Methode lassen sich nicht vergleichen.
Schritt 4: Jeden Prüfpunkt abarbeiten
Die Prüfliste zeigt, was gegen was geprüft wird. Die GTIN-Prüfziffer prüfen Sie nach der Regel der General Specifications: Gewichten Sie die Stellen ohne die letzte Ziffer von rechts abwechselnd mit 3 und 1, beginnend mit 3, und ziehen Sie die Summe von dem nächsten gleichen oder höheren Vielfachen von 10 ab; die Differenz ist die Prüfziffer (Abschnitt 7.9.1).
| Prüfpunkt | So prüfen Sie | Bestanden, wenn |
|---|---|---|
| GTIN-Prüfziffer | letzte Ziffer nachrechnen | Prüfziffer stimmt, führende Nullen im Datenfeld einheitlich (Abschnitt 1.3.1) |
| Kennung je Variante | GTIN-Liste auf doppelte Nummern durchsuchen | jede Größe und Farbe hat eine eigene Nummer (Abschnitt 2.6.7.3.1) |
| Nettomenge und Einheit | Packungsangabe mit Datenfeld vergleichen | Wert, Einheit und Bezugsmenge stimmen |
| Maße und Gewicht | messen und wiegen | Abweichung innerhalb Ihrer festgelegten Toleranz |
| Kanalfelder | Kanalbericht und Artikelseite öffnen | alle geforderten Felder gefüllt und formgültig |
| Titel und Beschreibung | Text lesen | keine Platzhalter, Mengenangabe passt zur Nettomenge |
| Bilder | Bild öffnen | Artikelbild vorhanden und in der geforderten Größe |
| Preis | Anzeige, Warenkorb, Bestellbestätigung, Rechnung vergleichen | derselbe Betrag in derselben Währung |
| Verfügbarkeit | Bestand im führenden System mit der Anzeige vergleichen | kein Widerspruch |
| Status | Artikelliste prüfen | ausgelaufene Artikel tragen ein Enddatum, aktive sind bestellbar |
Notieren Sie je Prüfpunkt den Wert im führenden System, den abweichenden Wert und die Stelle. „Falsch“ ohne Fundstelle lässt sich nicht beheben.
Schritt 5: Trefferquote berechnen
Zählen Sie geprüfte und richtige Werte und bilden Sie daraus die Quote. Das GS1-Framework führt dafür ein KPI-Modell mit Gesamtgenauigkeit, Merkmalsgenauigkeit, Maß- und Gewichtsgenauigkeit, Hierarchiegenauigkeit und dem Anteil aktiver beziehungsweise bestellbarer Artikel (Abschnitt 5.4.5). Die Kennzahlen unten übertragen dieses Modell auf den Shop und sind insoweit eigene Definitionen:
| Kennzahl | Berechnung | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Merkmalsgenauigkeit | richtige Werte ÷ geprüfte Werte × 100 | Anteil richtiger Angaben |
| Maß- und Gewichtsgenauigkeit | Werte innerhalb der Toleranz ÷ gemessene Werte × 100 | ob physische Angaben zum Produkt passen |
| Statusgenauigkeit | bestellbare Artikel oder Artikel mit korrektem Enddatum ÷ geprüfte Artikel × 100 | ob der Katalogstatus passt |
Als Orientierung nennt das Framework: ab 95 Prozent nahezu verlässlich, von 75 bis unter 95 Prozent deutlich verbesserungsbedürftig, unter 75 Prozent überwiegend unzuverlässig (Abschnitt 5.4.4). Das sind Orientierungswerte, keine Vorgabe; Sie können eigene Ziele setzen.
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Der Prüfumfang umfasst 4.000 Artikel, nach der Beispieltabelle des Frameworks also eine Stichprobe von 464 Artikeln. Geprüft werden sechs Merkmale je Artikel, also 2.784 Werte. Davon sind 195 falsch.
| Kennzahl | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Merkmalsgenauigkeit | 2.589 ÷ 2.784 × 100 | 93,0 Prozent |
| Maß- und Gewichtsgenauigkeit | 39 ÷ 60 × 100 | 65,0 Prozent |
| Kennungsgenauigkeit (GTIN) | 456 ÷ 464 × 100 | 98,3 Prozent |
Die Gesamtquote verdeckt das schwache Feld: Die Maßangaben liegen mit 65,0 Prozent weit unter der Orientierung von 95 Prozent. Priorisieren Sie nach der größten absoluten Lücke, nicht nach der niedrigsten Prozentzahl allein.
Schritt 6: Bericht schreiben und Fehler nachverfolgen
Der Bericht folgt einer festen Gliederung: Zusammenfassung mit Artikelzahl und Trefferquote, Umfang, Referenzdokumente mit Version, Ergebnisse je Artikel, Maßnahmenplan und Anhänge (Abschnitt 5.4.3).
Tragen Sie zu jedem falschen Wert eine verantwortliche Rolle, eine Frist und eine Gegenprüfung ein. Das Framework empfiehlt, Berichte bis zum nächsten Bericht aufzubewahren, oder fünf Jahre, wenn keine weitere Prüfung folgt (Abschnitt 4.5). Für die laufende Messung ohne manuelle Sichtung beschreibt Produktdatenqualität messen die Kennzahlen.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Der Prüfumfang ist festgehalten und die Stichprobe mit der Formel nachvollziehbar berechnet.
- Zu jedem Prüfpunkt stehen der Wert im führenden System, der abweichende Wert und die Fundstelle.
- Die Prüfperson ist ausreichend unabhängig und war an den ursprünglichen Messungen nicht beteiligt (Abschnitt 4.2).
- Jede Kennzahl nennt Artikelzahl, Feldzahl und Stichtag.
- Für jeden falschen Wert gibt es eine verantwortliche Rolle und eine Frist.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Behebung |
|---|---|---|
| Die Stichprobe enthält nur Bestseller | Auswahl nach Sichtbarkeit statt Zufall | Auswahl mit einer Zufallsfunktion wiederholen |
| Die Trefferquote steigt, es kommen aber weiter Reklamationen | nur der Shop geprüft, Kanal und Rechnung nicht | Prüfumfang auf Kanal und Bestellbestätigung erweitern |
| Maße weichen regelmäßig ab | keine festgelegte Toleranz und kein geprüftes Messgerät | Toleranz festlegen, Waage und Lehre prüfen lassen |
| Dieselbe GTIN steht auf zwei Artikeln | Nummer beim Anlegen kopiert | je Handelseinheit eine eigene Nummer vergeben (Abschnitt 2.6.7.3.1) |
| Nach dem Audit ändert sich nichts | kein Maßnahmenplan mit Frist | je Fehler Verantwortliche und Termin im Bericht festhalten |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Unterstützung, wenn niemand unabhängig von den angelegten Werten prüfen kann, wenn Maße und Gewicht viele Verpackungsarten betreffen und kein geprüftes Messgerät vorhanden ist, oder wenn das Audit eine Zusage gegenüber einem Kanal belegen soll. Für die Übertragung zwischen zwei Systemen hilft Datensynchronisation zwischen Systemen, für die Auswahl eines PIM Wann ein PIM-System lohnt.