Verkauf an Behörden: Vergabe, E-Rechnung, Portale

Behörden bestellen nicht wie Privatkunden. Sie schätzen den Auftragswert ohne Umsatzsteuer, wählen danach die Verfahrensart und machen die Leistung bekannt. Für einen Onlineshop entscheidet dieser Wert darüber, welches Verfahren die Behörde wählen darf, wie weit die Ausschreibung bekannt gemacht wird und in welcher Form die Zahlstelle die Rechnung erwartet.

Wie eine Vergabe abläuft

Am Anfang steht die Schätzung des Auftragswerts: der voraussichtliche Gesamtwert ohne Umsatzsteuer, einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen (§ 3 Abs. 1 VgV; § 13 Abs. 1 BVergG 2018). Besteht ein Vorhaben aus mehreren Losen, zählt der Gesamtwert aller Lose; eine Aufteilung, die nur den Anwendungsbereich verkleinern soll, ist unzulässig (§ 3 Abs. 2, 7 und 8 VgV; § 13 Abs. 5 BVergG 2018).

Dann wird die Leistung bekannt gemacht: oberhalb der Schwellenwerte in Deutschland und Österreich EU-weit im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union, in der Schweiz auf der gemeinsamen Internetplattform von Bund und Kantonen (Art. 48 Abs. 1 BöB). Unterhalb vergibt jede Stelle nach den Regeln, die für sie gelten: in Deutschland nach der UVgO oder nach Landesrecht, in Österreich nach dem Unterschwellenbereich des BVergG 2018, in der Schweiz im Einladungs- oder im freihändigen Verfahren. Wer teilnimmt, reicht ein Angebot ein; die Behörde prüft Eignung, Preis und Leistung und erteilt den Zuschlag. Abgerechnet wird nach Vertrag; welche Rechnungsform Bundesbehörden annehmen, gibt in Deutschland und Österreich das Gesetz vor.

Schwellenwerte und Verfahren je Land

Die Tabelle zeigt die Schwellenwerte für Liefer- und Dienstleistungsaufträge ohne die sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen; in Deutschland und Österreich ist der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer maßgeblich (§ 3 Abs. 1 VgV; § 13 Abs. 1 BVergG 2018). Für Sektorenauftraggeber, soziale und andere besondere Dienstleistungen, Konzessionen und verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge gelten eigene Werte (§ 106 Abs. 2 GWB; § 12 und § 185 BVergG 2018). Die Schweizer Zeilen nennen die Schwellenwerte des Bundesrechts für die Auftraggeberinnen nach Art. 4 BöB.

Land	Auftraggeber	Schwellenwert	Was darüber gilt
DE	oberste Bundesbehörden (Bundeskanzleramt, Bundesministerien), Liefer- und Dienstleistungsaufträge	140.000 Euro	EU-weite Bekanntmachung, Verfahren nach VgV
DE	sonstige öffentliche Auftraggeber, Liefer- und Dienstleistungsaufträge	216.000 Euro	EU-weite Bekanntmachung; darunter nationale Regeln
DE	Sektorenauftraggeber, Liefer- und Dienstleistungsaufträge	432.000 Euro	EU-weite Bekanntmachung
DE	öffentliche Auftraggeber, soziale und andere besondere Dienstleistungen (Anhang XIV der Richtlinie 2014/24/EU)	750.000 Euro	EU-weite Bekanntmachung; Verfahrensart nach Wahl des Auftraggebers (§ 130 Abs. 1 GWB)
DE	Sektorenauftraggeber, soziale und andere besondere Dienstleistungen (Anhang XVII der Richtlinie 2014/25/EU)	1.000.000 Euro	EU-weite Bekanntmachung
DE	Bauaufträge	5.404.000 Euro	EU-weite Bekanntmachung
AT	zentrale Auftraggeber nach Anhang III BVergG 2018, Liefer- und Dienstleistungsaufträge	140.000 Euro	Oberschwellenbereich, Bekanntmachung nach § 59 BVergG 2018
AT	alle übrigen öffentlichen Auftraggeber, Liefer- und Dienstleistungsaufträge	216.000 Euro	Oberschwellenbereich
AT	Sektorenauftraggeber, Liefer- und Dienstleistungsaufträge	432.000 Euro	Oberschwellenbereich (§ 185 Abs. 1 Z 2 BVergG 2018)
AT	öffentliche Auftraggeber, besondere Dienstleistungen nach Anhang XVI BVergG 2018	750.000 Euro	Oberschwellenbereich (§ 12 Abs. 1 Z 2 BVergG 2018)
AT	Sektorenauftraggeber, Dienstleistungen nach Anhang XVI BVergG 2018	1.000.000 Euro	Oberschwellenbereich (§ 185 Abs. 1 Z 1 BVergG 2018)
AT	Bauaufträge	5.404.000 Euro	Oberschwellenbereich
CH	Bundesverwaltung (Art. 4 Abs. 1 BöB) im Staatsvertragsbereich, Lieferungen und Dienstleistungen	CHF 230.000	offenes oder selektives Verfahren, Publikation auf der gemeinsamen Plattform
CH	Auftraggeberinnen nach Art. 4 Abs. 2 Buchstaben a bis e BöB im Staatsvertragsbereich, Lieferungen und Dienstleistungen	CHF 700.000	offenes oder selektives Verfahren
CH	Auftraggeberinnen nach Art. 4 Abs. 2 Buchstaben f bis h BöB im Staatsvertragsbereich (Abkommen Schweiz-EU), Lieferungen und Dienstleistungen	CHF 640.000	offenes oder selektives Verfahren
CH	Auftraggeberinnen nach Art. 4 Abs. 1 und Abs. 2 BöB unterhalb dieser Werte, Lieferungen und Dienstleistungen	ab CHF 150.000	Einladungsverfahren möglich; unter CHF 150.000 freihändige Vergabe

Die Euro-Beträge für Liefer- und Dienstleistungsaufträge sind EU-Werte, die Deutschland und Österreich in gleicher Höhe anwenden. In Deutschland ergibt sich der Schwellenwert für Aufträge öffentlicher Auftraggeber aus Artikel 4 der Richtlinie 2014/24/EU, für Sektorenauftraggeber aus Artikel 15 der Richtlinie 2014/25/EU in der jeweils geltenden Fassung (§ 106 Abs. 2 Nr. 1 und 2 GWB); für 2026 und 2027 nennen die Delegierten Verordnungen (EU) 2025/2152 und 2025/2150 die Beträge. Beide Verordnungen setzen nur einen Teil davon neu fest: Artikel 1 Nr. 1 der Verordnung (EU) 2025/2152 ersetzt in Artikel 4 der Richtlinie 2014/24/EU die Buchstaben a, b und c, Artikel 1 der Verordnung (EU) 2025/2150 in Artikel 15 der Richtlinie 2014/25/EU die Buchstaben a und b. Für öffentliche Dienstleistungsaufträge über soziale und andere besondere Dienstleistungen im Sinne des Anhangs XIV der Richtlinie 2014/24/EU gelten deshalb weiter 750.000 Euro (Artikel 4 Buchstabe d) und für Sektorenauftraggeber 1.000.000 Euro (Artikel 15 Buchstabe c in Verbindung mit Anhang XVII der Richtlinie 2014/25/EU); bei solchen Aufträgen stehen dem öffentlichen Auftraggeber die Verfahrensarten des § 130 Abs. 1 GWB nach seiner Wahl zur Verfügung. Unterhalb der Schwellenwerte vergibt der Bund nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO, Bekanntmachung vom 2. Februar 2017, BAnz AT 07.02.2017 B1). Diese Verfahrensordnung ist keine Rechtsverordnung; sie wird erst durch den Anwendungsbefehl in den haushaltsrechtlichen Vorschriften des Bundes und der Länder verbindlich.

In Österreich verlautbart die Bundesministerin für Justiz die Beträge durch Kundmachung; BGBl. II Nr. 214/2026 nennt für Verfahren ab 1. Jänner 2026 140.000 Euro (zentrale Auftraggeber), 216.000 Euro (übrige Liefer- und Dienstleistungsaufträge), 5.404.000 Euro (Bau) und 432.000 Euro (Sektorenauftraggeber). Dienstleistungsaufträge gemäß Anhang XVI BVergG 2018 (soziale und andere besondere Dienstleistungen) haben eigene Schwellenwerte: 750.000 Euro nach § 12 Abs. 1 Z 2 und 1 Million Euro bei Sektorenauftraggebern nach § 185 Abs. 1 Z 1 BVergG 2018. Eine Direktvergabe ohne Bekanntmachung ist zulässig, solange der geschätzte Auftragswert bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen unter 140.000 Euro (dem Betrag des § 12 Abs. 1 Z 1 BVergG 2018) und bei Bauaufträgen unter 200.000 Euro bleibt; übersteigt er 50.000 Euro, muss sich der Auftraggeber um mindestens drei Angebote oder Preisauskünfte bemühen, sofern dem nicht sachliche Gründe entgegenstehen (§ 46 Abs. 2 und 4 BVergG 2018, Fassung in Kraft seit 1. März 2026). Die Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung reicht bei Bauaufträgen bis unter 2.000.000 Euro (§ 47 Abs. 2 BVergG 2018).

In der Schweiz stehen die Frankenbeträge in Anhang 4 des BöB und gelten für 2026 und 2027; die letzte Anpassung trat am 1. Januar 2026 in Kraft. Anhang 4 unterscheidet Auftraggeberinnen nach Art. 4 Abs. 1 (Bundesverwaltung) und nach Art. 4 Abs. 2 (Unternehmen, die in den dort genannten Sektoren tätig sind); innerhalb des Art. 4 Abs. 2 gelten CHF 700.000 für die Buchstaben a bis e und CHF 640.000 für die Buchstaben f bis h (Abkommen Schweiz-EU). Auftraggeberinnen nach Art. 4 Abs. 2 unterstehen dem BöB nur für Beschaffungen für ihre Sektorentätigkeit (Art. 4 Abs. 3 BöB). Oberhalb schreibt die Auftraggeberin im offenen oder selektiven Verfahren aus, unterhalb kann sie im Einladungsverfahren oder freihändig vergeben (Art. 18 bis 21 BöB). Das BöB gilt für die Auftraggeberinnen nach Art. 4; wer dem kantonalen Recht untersteht, beschafft nach kantonalem Recht (Art. 5 Abs. 1 BöB).

Welche Rechnung eine Behörde annimmt

Wer an Bundesbehörden in Deutschland fakturiert, muss die Rechnung elektronisch ausstellen und übermitteln (§ 3 Abs. 1 ERechV) – grundsätzlich im Standard XRechnung oder in einem anderen Format, das die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung erfüllt (§ 4 Abs. 1 ERechV). Die Übermittlung läuft über ein Verwaltungsportal des Bundes mit Nutzerkonto; formal fehlerhafte Rechnungen werden abgelehnt (§ 4 Abs. 3 ERechV). Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). § 3 Abs. 1 ERechV gilt seit 27. November 2020. Unabhängig davon ist eine Rechnung für einen B2B-Umsatz, der nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, seit 1. Januar 2025 strukturiert elektronisch auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind (§ 14 Abs. 1 Satz 6, Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 Nr. 1 UStG); § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG erlaubt übergangsweise bis 31. Dezember 2026 Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein elektronisches Format, das nicht § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht, und bis 31. Dezember 2027 unter weiteren Voraussetzungen. Eine Rechnung über einen Kleinbetrag bis 250 Euro und eine Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 19 Abs. 1 UStG dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV); § 33 Satz 3 UStDV nimmt Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG von der Kleinbetragsregelung der Sätze 1 und 2 aus, sodass die Erleichterung des Satzes 4 für sie nicht gilt.

Österreich verpflichtet alle Vertragspartner von Bundesdienststellen zur e-Rechnung; ausländische Vertragspartner trifft die Pflicht nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten (§ 5 Abs. 2 und 3 IKT-Konsolidierungsgesetz), anzuwenden seit 1. Jänner 2014. Die e-Rechnung muss zumindest die Rechnungsmerkmale des § 11 Abs. 1 UStG 1994 enthalten (§ 5 Abs. 1 IKTKonG) und wird über das Unternehmensserviceportal oder das Peppol-Netz eingebracht. Im Oberschwellenbereich müssen Auftraggeber Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931-1:2017 in der Syntax CII oder UBL annehmen und verarbeiten (§ 368 BVergG 2018), Auftraggeber nach Anhang III seit 18. April 2019, die übrigen seit 18. April 2020.

Für die Schweiz verlangt die Bundesverwaltung von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen, sofern der Vertragswert 5.000 Franken übersteigt; für Kleinbeschaffungen unter diesem Wert können Papierrechnungen eingeliefert werden (Amtliche Information des UVEK vom 29. Juli 2025). Zulässig sind ein strukturierter Datensatz über einen Service-Provider oder ein PDF per E-Mail (Eidgenössische Finanzverwaltung). Für Rechnungen an andere Auftraggeberinnen – Kantone, Gemeinden und Unternehmen nach Art. 4 Abs. 2 BöB – klären Sie das Format mit der Zahlstelle ab.

Wo die Aufträge stehen

Ausschreibungen der öffentlichen Verwaltung Deutschlands stehen gesammelt auf service.bund.de; oberhalb der Schwellenwerte erscheinen sie zusätzlich bei TED, dem Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Unterhalb der Schwellenwerte veröffentlicht der Auftraggeber die Auftragsbekanntmachung im Anwendungsbereich der UVgO nach § 28 Abs. 1 UVgO auf seinen Internetseiten oder Portalen; einen Auftrag ab 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer, den er über eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb vergeben hat, muss er drei Monate lang auf seinen Internetseiten oder Portalen veröffentlichen (§ 30 Abs. 1 UVgO). Dort finden sich auch kleinere Aufträge, die nicht im Amtsblatt stehen.

In Österreich stellt der Auftraggeber Bekanntmachungen im Unterschwellenbereich über Metadaten, Kerndatenquelle und Standardformular bereit (§ 64 Abs. 1 BVergG 2018). In der Schweiz veröffentlichen Bund und Kantone im offenen und im selektiven Verfahren ihre Ausschreibungen auf einer gemeinsam von Bund und Kantonen betriebenen Internetplattform für öffentliche Beschaffungen (Art. 48 Abs. 1 BöB); der Zugang zu diesen Veröffentlichungen ist unentgeltlich (Art. 48 Abs. 2 BöB). Die VöB nennt für die vom Bund und den Kantonen betriebene Internetplattform für das öffentliche Beschaffungswesen als Adresse www.simap.ch (Art. 1 Abs. 2 mit Fussnote 2).

Beispielrechnung: wann sich ein Angebot rechnet

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Shop rechnet mit 16 Stunden Vorbereitung für eine Ausschreibung über Büromaterial und einem internen Stundensatz von 60 Euro, also 960 Euro Kosten. Der Rahmenvertrag läuft zwei Jahre, das erwartete Volumen beträgt 90.000 Euro netto im Jahr, der Deckungsbeitrag 22 Prozent. Erhält der Shop 30 Prozent des Volumens, sind das 5.940 Euro im Jahr und 11.880 Euro über die Laufzeit; nach Abzug der Angebotskosten bleiben 10.920 Euro. Bei einer Zuschlagschance von 30 Prozent sinkt der Erwartungswert auf 2.604 Euro. Verpackung, Versand und Zahlungsziel sind nicht enthalten.

Typische Fehler

• Den Gesamtwert aller Lose zu klein rechnen: Für die Schwelle zählt der geschätzte Gesamtwert, nicht der einzelne Abruf (§ 3 Abs. 7 und 8 VgV; § 14 Abs. 1 BVergG 2018).
• Ein PDF als Rechnung senden: Das Bundesportal in Deutschland verlangt ein strukturiertes Format und lehnt formal fehlerhafte Rechnungen ab (§ 4 Abs. 1 und 3 ERechV).
• Die Eignung zu spät belegen: Bei der Direktvergabe in Österreich muss sie spätestens zum Zuschlag vorliegen (§ 46 Abs. 3 BVergG 2018).
• Nebenkosten wie Verpackung, Versand und Zahlungsziel nicht in den Preis rechnen.
• Nur das Amtsblatt beobachten und die Vergabebekanntmachungen ab 25.000 Euro zu beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb auf den Seiten der Auftraggeber übersehen (§ 30 Abs. 1 UVgO).

So gehen Sie vor

1. Sortiment und Warenklassifikation festlegen; in Österreich ist die Verwendung des CPV geregelt (§ 30 BVergG 2018).
2. Auf den Plattformen registrieren und Suchprofile anlegen: service.bund.de, TED, simap.ch.
3. Das Rechnungsformat prüfen, das Ihre Zahlstelle verlangt: XRechnung oder ein Format nach EN 16931 in Deutschland, ebInterface oder UBL über USP beziehungsweise Peppol in Österreich, PDF per E-Mail oder ein strukturierter Datensatz über einen Service-Provider bei der Schweizer Bundesverwaltung.
4. Verfahrensart und Schwellenwert der Bekanntmachung prüfen und die Ausschreibung gegen Ihre Kalkulation rechnen.
5. Eignungsnachweise und Referenzen bereithalten und Behörden als Kundengruppe mit eigenen Preisen und Zahlungszielen führen; wie das im Shop aussieht, steht unter Geschäftskunden im Shop.